EVENT MANAGEMENT Dosen Dra Lidia Evelina MM EVENT

EVENT MANAGEMENT Dosen: Dra Lidia Evelina MM EVENT DIKLAT Jenis-jenis Pendidikan dan Latihan: 1. 2. 3. 4. Workshop Seminar Pelatihan Lokakarya Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 1

Definisi-definisi event diklat n n Seminar adalah bentuk kegiatan pertemuan yang membahas masalah terkini di berbagai bidang. Konferensi hampir sama dengan seminar, tetapi lebih luas, menyangkut masalah nasional dan internasional, misalnya konferensi lingkungan hidup. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 2

n n Lokakarya adalah kegiatan yang bersifat peningkatan keahlian suatu profesi. Dengar pendapat: dilaksanakan oleh organisasi pemerintah atau internasional tujuannya adalah melakukan diskusi publik tentang berbagai hal yang menyangkut orang banyak. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 3

Alasan mengadakan event diklat 1. 2. Meningkatkan kinerja, kemampuan, ketrampilan, keahlian, wawasan. Menstandarisasikan karyawan meliputi pengetahuan tentang profil perusahaan(termasuk manajemen perusahaan) dan rencana jangka pendek dan jangka panjang perusahaan Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 4

Kinerja n Kinerja adalah hasil kerja yang dicapai oleh individu sesuai dengan peran atau tugasnya dalam periode tertentu, yang dihubungkan dengan suatu ukuran nilai atau standar tertentu dari organisasi dimana individu tersebut bekerja. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 5

n n Physical Quotient (PQ), Intelligence Quotient (IQ), Emotional Quotient (EQ) dan Spritual Quotient (SQ) Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 6

n n n Kemampuan untuk memilih ini memberikan arti bahwa kita bukan sekedar hasil dari masa lalu kita atau dari gen kita semata; Kita bukan merupakan produk dari perlakuan orang terhadap diri kita. Tentu saja semua itu mempengaruhi kita, tapi tidak menentukan diri kita. Kita menentukan diri kita sendiri melalui pilihan-pilihan kita sendiri. Kalau sekarang ini kita telah membiarkan masa kini kita ditentukan oleh masa lampau kita, akankah kita membiarkan masa depan kita ditentukan juga Oleh masa lampau kita? Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 7

Tujuan dari Event diklat 1. 2. 3. 4. 5. 6. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan Untuk memberikan motivasi Untuk Pengembangan diri Untuk menjadi SDM yang kompeten dan mampu menghadapi persaingan Untuk Memenuhi standarisasi yang dibutuhkan oleh pasar. Untuk pencerahan terhadap masing-masing individu Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 8

Dasar event dibuat n n Trend : Event Diklat dibuat untuk memberikan sosialisasi dari suatu hal yang ada di masyarakat. Issue: Event Diklat dibuat untuk mengantisipasi keadaan yang ada di masyarakat. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 9

Model rancangan pelatihan n n Beberapa model evaluasi pelatihan antara lain : 1) Model CIPP, 2) Model Empat level, 3) Model ROTI (Return On Training investment), Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 10

1. Model CIPP n n n Model CIPP merupakan model untuk menyediakan informasi bagi pembuat keputusan Jadi tujuan evaluasi ini adalah untuk membuat keputusan. Komponen model evaluasi ini adalah konteks, input, proses dan produk Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 11

n n Konteks : Bagaimana kita dapat memecahkan setiap masalah-masalah yang ada di dalam organisasi tersebut. (Problem solving) Input : Bagaimana kita menanggapi opini-opini atau masukan-masukan dari karyawan kepada atasan. (Brains Storming) Process : Langkah-langkah untuk membuat keputusan dalam melaksanakan program kerja. (Decision Making) Product : Hasil dari kerja keras anggota-anggota organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. (Team building) Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 12

2. Model Empat level n n Merupakan model evaluasi pelatihan yang dikembangkan pertama kali oleh Donald. L. Kirkpatrick (1959) dengan menggunakan empat level dalam mengkategorikan hasil-hasil pelatihan. Empat level tersebut adalah level reaksi, pembelajaran, perilaku dan hasil. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 13

Menggunakan pre test dan post test n n Level reaksi : Bagaimana reaksi daripada karyawan ketika diberikan pengarahan dari atasan/manager. Pembelajaran : Mengetahui sejauh mana daya serap peserta program pelatihan pada materi program pelatihan yang diberikan. Perilaku : Diharapkan setelah melakukan pelatihan terjadi perubahan tingkah laku peserta Hasil : Untuk menguji dampak pelatihan terhadap kelompok kerja atau organisasi secara keseluruhan. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 14

3. Model ROTI (Return On Training Investment ) n n Model ROTI yang dikembangkan oleh Jack Phillips merupakan level evaluasi terakhir untuk melihat cost-benefit setelah pelatihan dilaksanakan. Kegunaan model ini agar pihak manajemen perusahaan melihat pelatihan bukan sesuatu yang mahal dan hanya merugikan pihak keuangan, akan tetapi pelatihan merupakan suatu investasi. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 15

Model roti ini digunakan untuk menunjang hasil dari evaluasi pelatihan yang valid. Formulasi ROTI : Total keuntungan dikurangi dengan total biaya dibagi total biaya dikali 100% Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 16

n Level Pembelajaran Para peserta diberikan pengarahan dan tugas, lalu diberikan praktik kerja agar terlihat kesungguhan apakah para peserta mengikuti dan memperhatikan materi pelatihan yang diberikan. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 17

Komponen-komponen berikut indikator-indikatornya : n Level reaksi - Instruktur / pelatih : keahlian pelatih dalam bidang materi. - Fasilitas pelatihan : kelengkapan alat-alat yang digunakan. - Jadwal pelatihan - Media pelatihan - Materi pelatihan - Konsumsi selama pelatihan berlangsung - Pemberian latihan atau tugas - Studi kasus - Handouts : apakah handouts yang diperoleh membantu atau Management Event Semester tidak. Lidia Evelina MM Genap, 2009, UMB 18

n - Level perilaku Para peserta setelah mengikuti pelatihan diharapkan terjadi perubahan tingkah laku Level Hasil akhir, meliputi : peningkatan hasil produksi dan kualitas, penurunan harga, peningkatan penjualan. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 19

3 aspek dalam penyelenggaraan event diklat 1. 2. 3. Aspek kognitif diharapkan peserta diklat mendapatkan pengetahuan dari materi yang disampaikan. Aspek afektif diharapkan peserta mampu berubah sikap sesuai dengan harapan. Aspek konatif diharapkan peserta melakukan tindakan sesuai dengan tujuan dari diklat tersebut. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 20

3 tahap dalam melaksanakan sebuah pelatihan yang efektif : 1. 2. 3. Pre training (perencanaan atau persiapan pelatihan) On going training (pelaksanaan termasuk kontrol dalam pelaksanaan pelatihan ) Post training (Evaluasi) Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 21

Elemen masing-masing tahap pelatihan : 1. 2. 3. Pre Training : - Identifikasi kebutuhan pelatihan - Menciptakan sasaran pelatihan yang tepat - Mempersiapkan Materi On Going Training : - Memilih metode - Teknik komunikasi Post Training - Mempersiapkan dan membuat evaluasi pelatihan. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 22

Model pelatihan pengalaman (Michalak dan Yager, 1979): • pengalaman, yang meliputi pengawasan suatu latihan yang mengizinkan peserta pelatihan menghadapi suatu aspek realitas sejauh hal itu membangkitkan suatu respons emosional pada peserta pelatihan tersebut • informasi, yang merupakan penyajian teori yang menerangkan apa yang terjadi pada peserta pelatihan atau mengapa latihan tersebut dapat membangkitkan respon Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 23

• analisis meliputi bantuan terhadap peserta untuk memahami pengalaman dengan menggunakan teori tersebut yang menerangkan apa yang terjadi, untuk merumuskan prinsip-prinsip bagi penggunaan selanjutnya, dan mengidentifikasi serta mengenal keterampilan spesifik yang berbeda dalam realitas • praktik, terdiri dari penyiapan dan pembimbingan peserta pelatihan melalui pengenalan dan latihan keterampilan yang disiapkan untuk mengalihkan keahlian itu ke tempat mereka. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 24

Model rancangan pelatihan, Carnarius (1981) terdiri dari 7 langkah : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Kenali dan buatlah garis besar Daftar aktivitas yang mungkin Tulis tujuan Pikirkan metode dan sesuaikan dengan tujuan Urutlah bagiannya Periksa agenda Siapkan bahan Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 25

Siapa yang mengadakan Event: n n n Event Organizer Panitia Lokal (misal dari Lembaga/Departemen pemerintah/swasta). Marketing Communication Perusahaan. Departemen Humas Perusahaan dan Organisasi. Departemen Promosi Lembaga atau Perusahaan. Bagian SDM/HRD/HRM/Bidang kesejahteraan karyawan. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 26

Pre test dan Post Test n n Pre test: Kuisioner tentang hal-hal yang diketahui berkaitan dengan topik diklat diberikan sebelum diklat dimulai. Post test: Kuisioner untuk mengukur pemahaman materi yang diberikan dalam diklat. Diberikan menjelasng event diklat berakhir. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 27

Point penting dalam Merencanakan Event diklat n n Pemilihan venue yang memperhatikan berorientasi pada pengunjung, akses masuk segi keamanan dan kenyamanan, kelengkapan fasilitas, Pemilihan waktu tergantung sifat seminar (masalah serius atau hal ringan berupa informasi pengetahuan). Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 28

Point penting dalam Merencanakan Event diklat n Pemilihan topik seminar Didasari masalah yang tren atau And memunculkan sebuah isu baru yang bermanfaat bagi banyak orang. n Pemilihan pembicara Tentunya sesuai dengan topik dan target peserta di samping faktor kesediaan waktu untuk hadir. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 29

Promosi dan pemasaran n Peserta seminar yang bersifat massal berkisar 50 orang ke atas tentu membutuhkan promosi yang bersifat massal pula. Peserta seminar untuk skala kecil di bawah 50, promosi lebih bersifat personal, dengan agresif melalui email, fax dan lebih efektif melalui call. Promosi bellow the line dapat digunakan seperti selebaran dan spanduk. Untuk peserta seminar dari satu lembaga/organisasi atau perusahaan dapat dilakukan promosi melalui Media Internal (Buletin, Papan Pengumuman, Web Site, Surat edaran, Leaflet dll. ) Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 30

Pemasukan Event Diklat n n Anggaran Biaya dari Departemen (diambil dari APBN atau APBD) Anggaran Lembaga/Organisasi Instansi/Perusahaan (diambil dari anggaran khusus untuk DIKLAT). Dari Para sponsor Uang pendaftaran peserta. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 31

Penetapan biaya konstribusi n 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Besar jumlahnya ditentukan dari Target jumlah peserta Biaya venue dan F/B Biaya penginapan (bila menginap) Biaya promosi Biaya pembicara Biaya operasional Ditambah Profit keuntungan yang ingin dicapai. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 32

Anggaran Pengeluaran Event, antara lain: n n n Honor Pembicara dan Moderator. Biaya Hotel, Sewa Ruang Meeting beserta perlengkapan sound system dan meja dan kursi peserta. Biaya Catering dan snack untuk coffee break. Biaya Fotocopy Materi Seminar. Biaya Sertifikat, plakat untuk peserta dan pembicara. Spanduk Selamat datang. Backdrop dan bunga meja. Biaya Souvenir untuk peserta misalnya tas. Dokumentasi Foto dan Video Shooting. Sewa kendaraan bila diperlukan. Fee untuk panitia. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 33

Lokasi Event n n n 1. 2. Pemilihan tempat sangat berpengaruh pada minat peserta. Kesan bergengsi/prestis Di Meeting room sebuah Hotel. Pertimbangan lain, mungkin untuk menghemat biaya atau tujuan lain bisa menggunakan Di Aula dan Auditorium Gedung Pertemuan, sekolah dan Perguruan Tinggi. Di ruang training di perusahaan/organisasi yang bersangkutan. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 34

Persiapan di ruang meeting n n n n White Board dan Flip Chart serta Spidol (Board maker) Komputer dan Lap Top dan LCD, pointer Backdrop dan panggung Setting Kursi Peserta, Kursi dan meja pembicara bentuk U atau class Sound system Taplak dan Bunga Meja Papan Nama di meja peserta dan pembicara Name Tag Buku tamu/undangan dan Absensi hadir peserta Block note dan Ball Point Tas seminar Seminar Kit Sertifikat Pembicara dan Peserta Dokumentasi foto atau Video Shooting Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 35

Format Event n n n Format 1: Event Full Day dibagi menjadi 2 Session dengan 2 kali Coffee break, Mulai Jam 8. 00 – 16. 00 WIB. Format 2: Event ½ Hari, dengan 1 kali Coffee break dan makan siang mulai jam 9. 00 hingga 13. 00. WIB atau jam 13. 00 hingga 17. 00. Format 3: 4 session untuk 2 hari pertemuan. Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 36

Mengatasi masalah n n 1. 2. n Before Event : Kekurangan peserta During Event: Pengaturan peserta (mis: letak tempat duduk, penuhi bagian depan) penempatan pembicara (terkait dengan waktu perform, pembicara yang penuh humor segar, tampil setelah makan siang). After event: Pemberian honor, penyerahan plakat, pengumuman, dan mengantar para pembicara (siapkan petugas khusus) Lidia Evelina MM Management Event Semester Genap, 2009, UMB 37