EU-s K F projektek pénzügyi elszámolása FP 7 Balázs

EU-s K+F projektek pénzügyi elszámolása: FP 7 Balázs Katalin EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 1

Kutatás, Innováció és Oktatás célú legfontosabb Közösségi programok 2007 -13 • Hetedik Kutatási és Fejlesztési Keretprogram / 7 th Framework Programme for Research and Development, FP 7 • Versenyképességi és innovációs keretprogram / Competitiveness and Innovation Programme (CIP, 2007 -13) • Élethosszig Tartó Tanulás Programm / Lifelong Learning Programme (LLP): (Comenius, Erasmus, Leonardo d. V, Grundtvig, Jean Monnet) --------------------------------------------2014. január 1 -től új keretprogram: Horizont 2020 Kutatási és Innovációs KP: FP (kutatási, technológiafejlesztési és demonstrációs keretprogram) CIP (innovációs és versenyképességi keretprogram) EIT (Európai Innovációs és Technológiai Intézet) EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 2

Az EU 7. Keretprogram FP 7 2007 -13 szerkezete: specifikus programok transznacionális konzorciális együttműködések (szűkebb értelemben vett „FP 7 projektek”) alapkutatás erősítése, fokozni az európai kutatás dinamizmusát, kreativitását és kiválóságát a tudás határterületein végzett kutatómunkák támogatásával (ERC ösztöndíjak) humán erőforrás erősítése, oktatás és kutatóképzés, kutatói hivatás elismerése, a kutatói mobilitás, nők a kutatásban (pl. Marie Curie) kutatási infrastruktúrák erősítése, optimális hasznosítás elősegítése, a régiók kutatási potenciáljának kiteljesítése, KKV-k innovatív kapacitásának bővítése EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 3

specifikus programok (Specific Programmes) a 7. KP céljait felölelő szerkezet FP 7 alapfogalmak munkaprogram (Work Programme) konkrét pályázati kiírások (Call for proposals) Projektformák (Funding Schemes) tevékenység típusok (activity types) közösségi támogatás (Grant) formái Pályázat (Proposal) szerződéskötés előkészítése (Negotiation) szerződés Grant Agreement GA EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 4

http: //ec. europa. eu/research/participants/portal/ FP 7/CIP: pályázati/projekt kezelő ill. információs felület Participant Portal: Pályázati felhívások keresése Pályázatok feltöltése Szerződéskötési folyamat/ szerződés módosítás Elnyert pályázatok kezelése: tudományos és pénzügyi jelentések Intézményi adatok kezelése (LEAR szerepkör) European Commission Authentication Service): személyes azonosítás a Bizottság weblapjain EU-s K+F projektek FP 7 Calls: élő pályázati felhívások, pályázati csomagok FP 7 Doc: minden FP 7 infó forrása …jogi háttér, éves munkaprogramok, útmutatók: szerződéskötés, admin. és pénzügyek, projekt jelentések, audit, IPR, konzorciumi megállapodás stb. K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 5

specifikus programok (Specific Programmes) a 7. KP céljait felölelő szerkezet . munkaprogram (Work Programme) konkrét pályázati kiírások (Call for proposals) Projektformák (Funding Schemes) tevékenység típusok (activity types) közösségi támogatás (Grant) formái Pályázat (Proposal) szerződéskötés előkészítése (Negotiation) szerződés Grant Agreement GA EU-s K+F projektek • évente adják ki (ált. július közepén) • specifikus programonként / alprogramonként • meghatározzák a tematikus prioritásokat, támogatható témakörök leírását • pályázati felhívások azonosítói/ ütemezése • projektformák, bírálati kritériumok K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 6

http: //ec. europa. eu/research/participants/portal/ specifikus programok (Specific Programmes) a 7. KP céljait felölelő szerkezet . munkaprogram (Work Programme) konkrét pályázati kiírások, pályázati kör (Call for proposals, call fiche) Call for proposals Projektformák (Funding Schemes) Munkaprogramokban szereplő témakörök, várható ütemezés tevékenység típusok és pályázati azonosító (activity types) (call identifier) alapján hirdetik közösségi támogatás meg a konkrét pályázati (Grant) formái felhívásokat Pályázat (Proposal) pályázati csomag ezekről az oldalakról tölthetők le szerződéskötés előkészítése (Negotiation) A pályázatok hivatalos közzétételre kerülnek az EU szerződés Grant Agreement Közlönyében (OJ, Official GA Journal) EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 7

specifikus programok (Specific Programmes) a 7. KP céljait felölelő szerkezet . munkaprogram (Work Programme) konkrét pályázati kiírások (Call for proposals, call fiche) Projektformák (Funding Schemes) tevékenység típusok (activity types) közösségi támogatás (Grant) formái Pályázat (Proposal) szerződéskötés előkészítése (Negotiation) szerződés Grant Agreement GA EU-s K+F projektek Projektforma rövidítések: CP IP STREP CSA CA SA CP-CSA No. E a munkaprogram és a konkrét pályázati kiírás határozza meg a projekt lehetséges formáját K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 8

Legfontosabb projektformák (Funding Schemes) 1. Együttműködési (collaborative) projekt (CP) – STREP: kis vagy közepes méretű fókuszáló kutatási akciók: specifikus tárgyra irányul, előre meghatározott eremények, max. 3 mio Eur, 1, 5 -3év tevékenységek: K+F, demonstráció, menedzsm. – IP: nagy méretű integráló projekt: K+F+I, projekt iránya és elvárt eredmények változhatnak, max. 6 mio Eur, 3 -5 év időtartam tevékenységek: K+F, demo. , menedzsm. , techtranszfer, tréning, tudásmenedzsment 2. Koordináló és támogató akciók (coordinating & supporting actions, CSA): – CA: koordináció és hálózatépítés (coordinating actions): 1 -2 mio Eur, cél: európai kutatásban javuljon az együttműködés, tevékenységek: rendezvények szervezése, tanulmányok készítése, munkatársak cseréje, közös információs rendszerek kiépítése, szakérői csoportok létrehozása – SA: támogató akciók (support actions): 0, 5 -1 mio Eur, cél: az FP 7 végrehajtásának elősegítése, KKV-k, civil szervezetek, új és perifériás kutatási központok bevonása az FP 7 be, tevékenységek: ua. mint CA EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 9

. További projektformák (Funding Schemes) 3. Networks of Excellence (No. E), kiválósági hálózatok: virtuális kutatóközpontok, közös tevékenységprogram, 3 -7 partner, 48 -60 hónap 4. Individual projects: nemzeti vagy nemzetközi projektek (European Research Council) 5. Support for training and career development of researchers (People Spefic Programme: Marie Curie Actions) 6. Research for the benefit of specific groups (SMEs, civil society organisations) 7. Special funding opportunities (ERA-NET scheme, Article 185, Joint Technology Initatives) EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 10

konkrét pályázati kiírások, pályázati kör (Call for proposals, call fiche) . Projektformák (Funding Schemes) Tevékenység típusok és maximális támogathatóságuk tevékenység típusok (activity types) közösségi támogatás (Grant) formái Pályázat (Proposal) szerződéskötés előkészítése (Negotiation) szerződés Grant Agreement GA EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 11

Tevékenység típusok és maximális támogathatóságuk 75% 50% 100% A v. TI állami kutatóintézet. RTD tám. intenzitás: 50 % vagy 75%? Számoljuk ki a v. TI max. EU támogatását! Feladat: A v. TI állami kutatóintézet. RTD 385 840. - EUR * 75% = 289. 380. - EUR Számoljuk ki a v. TI max. EU támogatását! DEM 0. - EUR * 50% = 0. - EUR MNGT 78 300. - EUR *100% = 78 300. - EUR OTH 52 800. - EUR *100% = 52 800. - EUR Összesen kért EU támogatás: EU-s K+F projektek 420 480. - EUR K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 12

EU-s K+F projektek Management tevékenység – Konzorciumi szerződés szabályozza – Jogi, etikai, pénzügyi, adminisztratív menedzsment, – az audit igazolás – Pályázati felhívás megjelentetése, – Minden olyan tevékenység, melyet a melléklet ekként definiál • Tudományos koordináció és adminisztrációs koordináció szétválhat. EKKOR • Adminisztrációs koordináció támogatási intenzitása 100% • Tudományos koordináció (RTD) támogatási intenzitása az adott tevékenységhez kötődik. Csak kutatás- fejlesztési projekteknél !! EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 13

Projektformák (Funding Schemes) . Közösségi pénzügyi hozzájárulás/támogatás (Grant) formái tevékenység típusok (activity types) közösségi támogatás (Grant) formái Pályázat • (Proposal) Elszámolható szerződéskötés • Egyösszegű előkészítése (Negotiation) közvetlen költségek (direct costs) megtérítése kifizetés (lump sum) pl. 3. országok* részvételekor • Átalánydíjas kifizetés (flat rate) – pl. közvetett ktg. (indirect szerződés costs) Grant Agreement GA • Ösztöndíjak és díjak (Marie Curie) A támogatás formáját a Munkaprogram (Work Programme) és a pályázati felhívás (Call for proposal) adja meg *International Cooperation Partner Country (ICPC) EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 14

EU-s K+F projektek A Közösségi támogatás jellemzői • nem naptári év alapú elszámolás (a GA írja elő az elszámolási periódusok számát, időpontját) • társfinanszírozás jellegű (mindig van saját erő: a Közösségi támogatás feltételeként biztosítandó intézményi ráfordítás szabályos és elszámolható költségekkel való elszámolással, könyvelési háttérrel!) • a jogos (elszámolható: eligible) költségeket téríti • az számolható el, ami szükséges a projekt végrehajtásához (nincsenek költségkategóriák) • ÁFA nem lehet része az elszámolt költségeknek • a költségeket a projektrésztvevő számviteli szabályai szerint kell megadni (az FP 7 projektek pénzügyi elszámolására vonatkozó ajánlások figyelembevételével) • számlákat, számlamásolatokat nem kell benyújtani • a projekt ideje alatt a saját részt nem kell igazolni, de el kell költeni ahhoz, hogy a teljes térítést megkapják • Van előleg (átlagperiódus 160%-a) a pénzügyi jelentések elfogadásáig az EU tulajdona! EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 15

Projektformák (Funding Schemes) . tevékenység típusok (activity types) közösségi támogatás (Grant) formái Pályázat (Proposal) szerződéskötés előkészítése (Negotiation) szerződés Grant Agreement GA EU-s K+F projektek Pályázat (proposal) benyújtás • elektronikus benyújtás: Electronic Proposal Submission Service – EPSS rendszeren keresztül • „A” rész: konzorcium: intézményi adatok és költségvetés • „B” rész: szakmai háttér és munkaterv (csak PDF formátumban lehet feltölteni) • csak a pályázati felhívásban meghatározott dokumentumok feltöltésére van lehetőség Már a pályázat előkészítési szakaszában időben elindítani az egyetemi eljárásrendet: Kapcsolatfelvétel az egyetemi pályázati irodával, Egyetemi elektronikus pályázati rendszerbe történő rögzítés Önerő biztosítás: Gazdasági Tanácsi véleményeztetés, szenátusi jóváhagyás K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 16

http: //ec. europa. eu/research/participants/portal/ Pályázat benyújtás- EPSS elérése: A konkrét pályázati felhívás oldalán: Participant Portal Submission Service Electronic Proposal Submission Service – EPSS A belépéshez személyes ECAS longin kell. Koordinátor regisztrálja a pályázatot az EPSS-ben, a partnereknek megküldi a parteri belépőt, a partner intézményi adatok felviteléhez (A 2 form) EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 17

http: //ec. europa. eu/research/participants/portal/ Azonosítási és hozzáférési szintek a Participant Portalon: Lehetséges szerepkörök egy pályázatban/projektben a belépés után: Jogi személy által kinevezett képviselő: Legal Entity Appointed Representative (LEAR) EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 18

A LEAR szerepe • egyszer feltölti a rendszerbe a szükséges intézményi adatokat, tk. : • Organisation legal name, short name • Legal address, VAT nr. • 1 st authorised representative, 2 nd authorised representative • Status of organisation, legal status (non-profit, public body, non-commercial, higher education, HE) • ezt követően az intézmény pályázója már a PIC (Participant Identification Code) kóddal egyértelműen azonosíthatja az anyaintézményét az EU számára. • elkerülhetők a téves adatközlések, adathibák. • BME PIC kódja: ? ? ? ? (9 jegyű) • BME LEAR: ? ? ? , elérhetősége: … EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 19

Pályázatok bírálati szempontjai • Minőség • Koncepció és célkitűzések • Előrelépés a tudomány aktuális állásához képest • Munkamódszer és munkaterv • Kivitelezés • Menedzsment struktúra • A résztvevők jártassága • A konzorcium, mint egész • Erőforrások megoszlása • Hatás • Megfelelés a munkaprogramban leírtaknak • A kutatási eredmények alkalmazása, terjesztése • Pontozás • Mind a három kritériumot 1 -5 -ig pontozzák • Minimum 3 pontot kell elérni valamennyi kritériumban • Összesen legalább 10 pontot kell elérni EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 20

Participants Portal: (ECAS) login utáni funkciók My projects: . futó v. szerződés alatt álló My roles: szerepköreim My proposals: beadás előtt álló Negotiation Faciltiy (NEF): nyertes pályázat szerződés előkészítési felülete EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 21

EU-s K+F projektek Finanszírozás: Garancia Alap Az egyes résztvevők pénzügyi felelőssége a saját tevékenységükre, saját tartozásukra terjed ki Garancia Alap: - Bizottságtól elkülönülten, az Európai Befektetési Bank (EIB) kezeli - elmaradt fizetések behajtásának biztosítására, kockázat fedezésére szolgál - az Alaphoz való hozzájárulás mértéke a közösségi támogatás 5%-a (előlegből kerül levonásra), minden résztvevő köteles befizetni - Problémamentes elszámolás esetén visszajár - Az Alap által generált kamat az Alap pénzeszközét képezi. EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 22

Finanszírozás: EC kifizetések: előleg… • • • Egyszer fizeti EB A szerződés hatályba lépését követő 45 napon belül a koordinátor részére, Csak azok részére utalhatja át a koordinátor, akik csatlakoztak a szerződéshez ÉS csak azután, miután a csatlakozott kedvezményezettek száma megfelel a részvételi szabályban lefektetett minimum követelményeknek. Egy munkaszakaszra eső átlagtámogatás 160%-t is elérheti (egy munkaszakaszos projekt esetén 60 -80%) ez változhat!!! A támogatási szerződés 6. cikkében (GA) kerül pontosan rögzítésre. teljes támogatás 5%-a átutalásra kerül a Garancia Alapba (az előlegből kerül levonásra) Példa: 3. 000 € támogatást kap a projekt 3 évre, három beszámolási időszak: átlag közösségi támogatás munkaszakaszonként: 1. 000 € előleg: 1. 000 € 160%-a ---> 1. 600. 000 € mínusz a Garancia Alapba történő befizetés: 3. 000 € 5%-a ---> 150. 000 € Ténylegesen megkapott előleg : 1. 600. 000 €-150. 000 €= 1. 450. 000 € EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzu, 2012. március-április, BME kurzus, 2012. március-április, BME K+F projektismeretek 23

EU-s K+F projektek Finanszírozás: EC kifizetések: …közbenső/végső • Közbenső kifizetés(ek) – Pénzügyi beszámolón alapul – 10%-t EB visszatart és csak a végső beszámoló után fizeti ki • Végső kifizetés – a végső konzorciumi beszámoló maradéktalan elfogadását követően, a jelentés kézhezvétele után 105 nappal (+a beszámolót érintő esetleges kérdések megválaszolására fordított idő) - ekkor fizetik vissza a Garancia Alapba befizetett 5%-ot is EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 24

Pénzügyek: elszámoló árfolyam EUR alapon, - a költség felmerülésekor - vagy: a beszámolóval érintett időszakot követő hónap 1. napján aktuális árfolyam (ECB) szerint http: //www. ecb. int/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxref-graph-huf. en. html EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 25

Pénzügyek: Pénzügyesek „bibliája” EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 26

Pénzügyek: Nem elszámolható költségek - azonosítható közvetett adók (áfa, vámok) - illetékek, kamatok - tartalékok a jövőbeni veszteségekre képezve - árfolyamveszteség - tőkehozamhoz kapcsolódó költség - más közösségi projektben már elszámolt költség - adósságterhek - túlzott, meggondolatlan kiadások EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 27

Pénzügyek: ÁFÁ-val kapcsolatos kérdések -Az EU csak nettó számlaértéket térít -Nem adóalany szervezet nem igényelhet vissza ÁFÁt, az EUtól sem kapja meg annak összegét, ezért az Áfa fedezésére más forrás bevonására van szükség -EUn belüli termékbeszerzéseknél és speciális szolgáltatásoknál figyelni kell a fordított adózás szabályaira EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 28

Pénzügyek : Elszámolható költségek Együttes feltételek: • Aktuális, projekttel kapcsolatban felmerült tényleges költség • Igazolhatóan a kedvezményezettnél (könyvelés) és a beszámoló időszaka alatt merült fel (számlák, bizonylatok) • a projekt céljainak, a várt eredmények elérése érdekében, a gazdaságosság, hatékonyság elvén történt költés • szerepel a résztvevő könyvelésében és kifizették (banki kivonat) • A személyi költségeknek meg kell felelniük a résztvevőnél alkalmazott gyakorlatnak. Direkt/Közvetlen költségek • Személyi (personnel • Utazási(travel & subsistence) • Eszköz (durable equipment) • Dologi (consumables) • Alvállalkozói (subcontracting) • Könyvvizsgálói igazolás (CFS) EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 29

Pénzügyi szabályok a költségtervezéshez Együttes feltételek: Személyi költségek • a munkavállaló a Kedvezményezettől kapja a bért, • a Munkáltató utasítása alapján dolgozik, • a teljes személyi költség járulékokkal együtt elszámolható • a Projektre fordított munkaidő (időkimutatás, timesheet) alapján • munkaidő nyilvántartás vezetése szükséges az elszámoláshoz • Az intézményben „szokásosan” alkalmazott munkabért alapul véve ha a mb. díjat/munkabért nem a közalkalmazotti bértábla alapján adják, akkor a Kedvezményezettnek rögzíteni kell a díjazás számítására alkalmazott módszert. A díjazás összegének összhangban kell állnia az adott intézményben hasonló feladatkört ellátó munkatárs díjazásával. Már a tervezésnél a reális bérviszonyokat kell figyelembe venni A túltervezett személyi költségek nehézséget okoznak – Nem költhető el a teljes költségvetés – Az lehívható indirekt költségek is csökkenek Új alkalmazás közalkalmazotti jogviszonnyal A közalkalmazott kiválasztásának folyamatát nyílttá kell tenni és dokumentálni kell, a pályázati szabályoknak megfelelően létre kell hozni a 3 -5 tagú pályázati bíráló bizottságot. Feltétel a pályázó büntetlen előélet igazolása. EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 30

Pénzügyi szabályok a költségtervezéshez Személyi költségek Megbízási szerződés (magánszeméllyel) • egyetemi szerződésminta, • a megbízott kiválasztásának folyamatát nyílttá kell tenni (hirdetés) és dokumentálni kell, • saját alkalmazottal akkor köthető, ha a munkakörében képzettsége és végzettsége alapján számára a feladat (többletfeladatként) nem írható elő, • alaptevékenység (oktatás, kutatás) ellátására megbízási szerződés nem köthető saját dolgozóval, • teljesítésigazolás módját rögzíteni kell, • a szerződésben a feladatot részletezni (munkaköri leírás a projektben végzett munkáról), • munkaidő és a munkavégzés helye nem határozható meg, viszont az időtartam (mennyi idő alatt készül el a feladat) megjelölése, valamint a díjazás teljes összegének megadása kötelező. • rendszeres tevékenységre megbízási szerződés nem köthető (ebben az esetben határozott idejű közalkalmazott jogviszony létesíthető) EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 31

Pénzügyi szabályok a költségtervezéshez Többletfeladat - illetménykiegészítés Személyi költségek • egyetemi formanyomtatvány • timesheet vezetése • max. heti 20 óra lehet a többletfeladat ellátására fordított idő • számítás a pályázat tervezéskor: – azonos gyakorlottságú, azonos képesítéssel rendelkező, azonos (vagy hasonló) munkakörű közalkalmazottak előző évben elért egy havi átlagbére / a teljes munkaidős foglalkoztatás havi osztószáma (174 óra) x a teljesítéshez szükséges munkaóra számával ( + max. 25% eltérítéssel). • A személyi kifizetéseket – vagy név szerint, munkavállalónként kell, az ellátott pontos feladatkörrel együtt kell megtervezni. – vagy a pontos feladat meghatározáshoz min. alkalmazási feltételeket kell meghatározni és az ahhoz tartozó átlagbérrel kell kalkulálni, és ettől a későbbiekben nem lehet eltérni, csak a többi tervezett bér terhére (pl. ha docensre tervezett feladatot egyetemi tanár végez el, a docenshez kalkulált díjazást lehet kifizetni, vagy a többi projektrésztvevő béréből kell kikalkulálni a különbözetet) • Tervezendő adatok: – név/munkakör/pozíció; időráfordítás (munkaóra/hét, munkaóra/hónap) ; pontos feladat (work package, task); díjazás (bruttó); fizetendő járulék (27%) • Többletfeladatot célszerű teljes hónapra elrendelni. EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 32

Elszámolható a bérszámfejtésben szereplő: • Bér, ösztöndíj és járulékok (valakit a projekt terhére foglalkoztathatunk, a bérköltség egyből a projekt témaszámra kerül elszámolásra) Szerződés (+ meglévő vagy új; munkaköri leírás vagy melléklet!) • Alkalmazott bérének egy része (csak az arányos rész kerül a témaszámra rávezetésre) • Többletfeladat / Túlóra: bizonyos feltételek mellett – Ha ténylegesen kifizetésre kerül – Nemzeti jogszabályokkal összhangban van, – Munkáltató által szokásos • Betegszabadság nem vehető figyelembe a ténylegesen ledolgozott órákba • Természetbeni juttatás: ha gyakorlat a munkáltatónál ennek biztosítása • Humán erőforrás felvételének költsége- nem személyi költség, hisz a projekt kezdetére rendelkezésre kell állnia a szükséges humán erőforrásnak. DE: ha projekt időtartama közben mégis szükséges, akkor ez az intézmény normál közvetett költségei közé tartozik + ha gyakorlat EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 33

Pénzügyi szabályok a költségtervezéshez Személyi költségek • Tanácsadó (in house consultant): személyi költségként elszámolható Irreleváns az elszámolás szempontjából, hogy mi a tanácsadó státusza (önálló vállalkozó, megbízott stb), ha fennállnak a következő együttes feltételek: ü szerződés a projekttel kapcsolatos feladatokra ü Kedvezményezett szakmai irányításával ü a Kedvezményezett irodájában ü az eredmény a Kedvezményezett tulajdonába kerül ü a tanácsadó bérezése nem jelentősen tér el más munkavállalókétól ü az utazási és rezsiköltségeket a Kedvezményezett fizeti és számolja el az EC felé ü a számlán legyen rajta a projekt azonosítója, az elvégzett feladatok és a ráfordított óraszám People SP: flat-rate értékek, de bérszámfejtésben kimutatható legyen! EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 34

Pénzügyi szabályok a személyi költségek elszámolásához Munkaidő nyilvántartás személyenként és projektenként bontott munkaidő nyilvántartás Minimum információtartalom: – Kedvezményezett jogalany teljes neve – Munkavállaló neve és aláírása, aki a projekten dolgozik, – a projekt (GA szerinti) címe és száma – A kitöltés periodicitása (pl. napi, heti, havi) a Kedvezményezett gyakorlata szerint – A naponta ténylegesen projektre fordított munkaóra – Projektre vonatkozó (megbízható módon igazolható) órák száma, – Felettes /Projektvezető aláírása Ami még ajánlott, hogy rajta legyen, de nem kötelező: - munkacsomagra vagy feladatra való hivatkozás (egyszerűsíti az összesítést) - Tevékenység típusa (K+F, MNGT, DEM, OTH, stb) - (Tevékenység leírása) - szabadnapok, betegszabadság jelölése - nem projektes munkaidő jelölése Ha több projekten dolgozik egy illető, akkor az összes tevékenység/órák száma követhető legyen EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 35

Pénzügyi szabályok a személyi költségek elszámolásához Teljes munkaidő nyilvántartás – EUs javaslat … EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 36

Munkaidő nyilvántartás … EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 37

Személyzeti költségösszesítés a munkaidő nyilvántartás alapján elszámolási időszakra vonatkozó tényleges egyéni produktív munkaórák alapján … EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 38

Produktív órák számítása a személyi költségek számításához a résztvevő személyekre meg kell állapítani a produktív órákat produktív órák: az az effektív idő, amelyben az alkalmazott az intézményénél (kutatási + nem kutatási) tevékenységet végez. 1680 óra/év az EUs iránymutatás Két módszer: - Standard produktív órák számítása – minden alkalmazottra használható - Tényleges egyéni produktív órák számítása minden egyes alkalmazottnál Példa a standard produktív órák számításához: 1 éves jelentési időszakot feltételezve: Éves összes nap: Hétvége: Fizetett ünnep: Fizetett szabadság: Betegség miatti hiányzás: Egyéb távollét: Ledolgozott napok száma: 365 -104 -9 -25 -8 -3 216 Kizárólag a projekten ledolgozott munkaidő produktív órabérrel számított értéke számolható el. EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 39

Pályázati tervezéshez: egyéni produktív órák cca. számítása EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 40

Pénzügyek: Alvállalkozói (Subcontract) • Közvetlen költség; • Projekt csak korlátozott feladataira; • Kiválasztás: átláthatóság, esélyegyenlőség és verseny elvén (közszféra: KB tv. , magánszféra: saját eljárásai az EC elvárásokkal összhangban- 3 ajánlat, kiválasztás a partner szabályzatai szerint stb. ) • Jellemzői: ellenérték fejében, maga végzi, IPR sorsát rendezni kell, a kedvezményezett felel az EC felé, csak nem lényeges feladatra • Kedvezményezett között alváll. szerz. megkötése TILOS • Jogi személynek kell lennie; • GA 1. sz. mellékletében rögzített igény mely feladatok ellátására vesz igénybe a jogalany alvállalkozót; (váll. maga nem kell, DE már pályázat beadásnál jelezni kell, mely feladatot lát majd el alvállalkozó), • Az igénybevevő részére az EB a tevékenység típustól függő mértékben térít (K+F esetén 75%, demonstráció esetén 50%, CA/SA 100%) • A támogatási szerződés 2. sz melléklete meghatározza, melyek azok a koordinátori (mngt) feladatok, melyeket nem lehet kiszervezni • Szerződés + számla • Közbeszerzési szabályoknak megfelelően (legalább ’best offer’) • Korábbi 20% limit megszűnt, de nagyobb értéknél mindenképpen előzetes egyeztetés! • Overhead számításba nem számít bele EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 41

Pénzügyi szabályok a költségtervezéshez Szolgáltatás igénybevétele • megrendeléskor a közbeszerzési értékhatárokat figyelembe kell venni, közbeszerzés hatálya alá tartozik, az egybeszámítási szabályokat is alkalmazni kell • a kiválasztási folyamatot és feltételeket dokumentálni kell, legalább 3 ajánlat bekérése kötelező, a tervezésre referenciaajánlat benyújtása szükséges • egyetemi szerződésminták használatával és a szerződéskötésre vonatkozó szabályzatok betartásával • A teljesítésigazolást dokumentálni kell, a teljesítés és a kifizetés közötti arányosságot igazolni kell • kincstári kötelezettségvállalást bejelentése (nagy összegű kifizetéskor) EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 42

Pénzügyek: Harmadik fél (Third party) • Az a jogalany, mely nem írta alá a támogatási szerződést (pl alvállalkozó) • DE: ami alvállalkozót megkülönbözteti a többi 3. személytől- PROFIT!! • Tárgyalásokon kitárgyalni + Annex I-ben szerepeltetni+ támogatási szerződés special clause • 2 módon járulhat hozzá projekthez 1. Saját erőforrásait a kedvezményezett rendelkezésére bocsátja 2. Ő maga végez el bizonyos tevékenységet. EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 43

Leggyakrabban előforduló hibák harmadik fél/alvállalkozói költségek elszámolásakor • harmadik fél/alvállalkozó által elvégzendő munkát már a támogatási szerződés előkészítésekor (negotiations) azonosítani kell a munkaleírásban (GA Annex I. Do. W), vagy • a projekt végrehajtása során szerződésmódosítási kérelem jóváhagyását követően válik elszámolhatóvá harmadik fél/alvállalkozó költsége • konzorciumi partnerek közötti alvállalkozás minden körülmények között tilos • alvállalkozói költséget illetve a harmadik fél által rendelkezésre bocsátott, de nem a kedvezményezett munkavégzési helyén felhasznált, erőforrások értékét nem lehet figyelembe venni az indirekt költség számításánál. A rezsi nem a kedvezményezettnél merül fel. EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 44

Eszközbeszerzés • Amortizáció és használati idő arányos nettó: Csak az időarányos és használatarányos értékcsökkenés számolható el, nem az eszköz teljes beszerzési értéke: Pl. 3 éves projektben a 2. évben veszünk 100 e. Eur-ért egy 5 év alatt egyenletes amortizációval leírható gépet. Ha kizárólag a projekt keretében 100%-os munkaidőben kerül a gép használatra, akkor a projekt maradék két évére 100 e/5*2=40 e Eur amortizáció számolható el. • Minél előbb el kell indítani az eszközök beszerzését, hogy minél nagyobb hányada legyen elszámolható a költségeknek • Számla és gépkönyv + szakmailag igazolható szükségesség • Amortizációs szabályok • ÁFA és a VÁM: nem elszámolható költségek • Korábbi beszerzések esete • Csak pénzügyi lízing esetében számolható el a lízing díj, operatív lízingnél (ha visszakerül a tárgy a lízingelőhöz) nem EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 45

Pénzügyek: Utazási költségek (Travel) Utazás (Travel) • napidíj: átalány vagy költségtérítéses – intézmény szabályai szerint – Egyetemen: munkabérként kerül számfejtésre, munkáltatói járuléka is elszámolható • Utiköltség: az egyetem nevére szóló szlával elszámolható (csak dologi kiadás, étkezés nékül) • ÁFA: EU-n belüli utazásoknál az ÁFA tételeket megnézni http: //ec. europa. eu/taxation_customs/taxation/vat/how_ vat_works/rates/index_en. htm • Reptéri illeték (TAX) nem adó (hanem szolgáltatás), így elszámolható költség! • Kiküldetések: közbeszerzési szabály (egyetemi keretmegállapodás utazási irodával, árajánlata a tervezés alapja) • A kiküldetés időtartamára távolléti díj/(megbízási díj)+ járulék is tervezendő EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 46

Pénzügyek: Egyéb közvetlen költségek (Other) Rendezvényszervezés • Résztvevők étkeztetéséhez kapcsolódó költségekre, ill. a résztvevőknek térítésmentesen átadott eszközök, tárgyak költségekre – reprezentációs járulék: nem elszámolható • Megoldás: külső partner végzi a konf. teljes lebonyolítását (alvállalkozói), repi járulékterheket ő fizeti, az egyetem felé kiállított számlán egyösszegű szolgáltatási díjat szerepeltet. • Saját terem igénybevételéhez kapcsolódó belső átvezetés nem elszámolható bizonylat EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 47

Pénzügyek: Rendezvényszervezés • Résztvevők étkeztetéséhez kapcsolódó költségekre, ill. a résztvevőknek térítésmentesen átadott eszközök, tárgyak költségekre – reprezentációs járulék: nem elszámolható • Megoldás: külső partner végzi a konf. teljes lebonyolítását (alvállalkozói), repi járulékterheket ő fizeti, az egyetem felé kiállított számlán egyösszegű szolgáltatási díjat szerepeltet. • Saját terem igénybevételéhez kapcsolódó belső átvezetés nem elszámolható bizonylat EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 48

Pénzügyek: közvetett/indirekt költségek Mi számít indirekt költségnek: • Minden, amely nem teljes egészében a projekthez kapcsolódik (pl. rezsi, folyóirat előfizetés, épület felújítás) • Általános adminisztráció és menedzsment (pl. vezetők, jogászok, számviteli alkalmazottak, stb. bére) • A munkatársak folyamatos szakmai továbbképzése • Az épületekkel, irodákkal, laborokkal kapcsolatos infrastruktúrális költségek (fűtés, áram, víz, fenntartás, biztosítás, felügyelet, amortizáció vagy bérleti díj) • Kommunikációs (tfon, internet), postaköltségek, irodai felszerelés • Irodai felszerelés amortizációja, szoftver, karbantartási munkák • Vegyes, rendszeresen vásárolt eszközök, anyagok Overhead és Consumables/Equipment közötti határ: Fénymásolópapír, tonerek Overhead Speciális papír, névkitűzők Consumables Asztali számítógép Overhead (a munkakörnyezet része) Speciális szuperszámítógép a laborba Equipment Notebook: szürke terület, speciális kell legyen, feladat szerint indokolt Szoftver: tartós eszköz DE: szoftver licensz teljesen elszámolható EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 49

Pénzügyek: közvetett költség elszámolási típusok 1. Tételes elszámolás (actual indirect costs) – a valós felmerült költségeken alapul (real costs incurred) 2. egyszerűsített módszer (simplified method) 3. A közvetlen költségek átalány %-a: 20% (tk. nagy cégek) 4. A közvetlen költségek átalány %-a: 60% Közintézmények, non-profit kutatóintézetek, KKV-k, közép- és felsőoktatási intézmények esetében 5. Coordination & Support Action esetén: közvetlen költségek 7%-a Melyik indirekt költségmodellt alkalmazzuk? • Intézményi szintű döntés • Intézmény típusa (egyetem, kutató intézet, KKV, stb) • Könyveléstechnika: Közvetett és közvetlen költségek elkülönítése, analitikára való képesség • ha analitikus könyvelési rendszert alkalmaz az intézmény, akkor vagy a tételes vagy a 20% átalány rendszert köteles alkalmazni • ha nem lehet megállapítani tételesen a valós rezsi költséget, akkor az átalány módszer alkalmazandó EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 50

Pénzügyek: közvetett költség • Egyetem esetében tehát 60% költségátalány módszer: a közvetlen költségként elszámolt összeg 60%-a számolható el közvetett költségként • A választott módszer az intézmény minden részlegére vonatkozik • kivétel: ha egy jogi személy önálló karokkal, intézetekkel, stb. rendelkezik, amelyeknek eltérő a számvitele • A választott módszer az FP 7 teljes időtartamára vontakozik, minden az intézmény által beadott projektre • A választott módszertől csak egy irányban lehet eltérni: átalány (flat rate) actual indirect (tételes) EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 51

Pénzügyek: közvetett (indirekt) költség Példa: Az egyetemnek egy projektben a következő közvetlen költségei (direct costs) vannak: K+F : 100 000. - € Demonstrációs : 100 000. - € Menedzsment : 100 000. - € Összes közvetlen költség: 300 000. - € A közvetett költségek kiszámítása: K+F: 100 000. - € * 60% = 60 000. - € Demonstráció: 100 000. - € * 60% = 60 000. - € Menedzsment: 100 000. - € * 60% = 60 000. - € Összes közvetett ktg: 180 000. - € Összes elszámolt ktg: 480 000. - € A Közösségi költségtérítés mértéke (tevékenységek eltérő max. finanszírozása): K+F: (100 000. - € + 60 000. - € )* 75% = 120 000. - € Demonstráció (100 000. - € + 60 000. - €)* 50% = 80 000. - € Menedzsment: (100 000. - € + 60 000. - €)*100% = 160 000. - € EU költségtérítés = 360 000. - € EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 52

Pénzügyek: Átcsoportosítás • Költség nemek és résztvevők között át lehet csoportosítani EB jóváhagyása nélkül; • EB jóváhagyás akkor kell, ha az átcsoportosítás jelentős kihatással van az I. sz mellékletben szereplő feladatok elvégzésére • NEM LEHET átcsoportosítani: lump sum és lump sum között valamint lump sum és grant között – ekkor módosítani kell a szerződést (kivétel: ICPC országok) EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 53

Pénzügyek: Tanúsítványok (Certificates) A. Pénzügyi beszámoló igazolása (Certificate on the Financial Statements, CFS) – Könyvvizsgálói igazolás • akkor szükséges, ha az előleg és közbenső kifizetések (kumulatíve) elérik a 375. 000 eurót • Ki kell, hogy terjedjen valamennyi elszámolható költségre, nem csak a kapott támogatásra, • HA támogatás nagysága nem éri el a 375. 000 eurót, CFS-re nincs szükség • HA támogatás nagysága eléri a 375. 000 eurót DE 2 éves vagy annál rövidebb kifutású projekt akkor elegendő a projekt végén a CFS, még akkor is, ha már az első beszámolási időszakban meghaladta a 375. 000 eurót a kifizetés nagysága. • útmutató a 7. KP-ból finanszírozott támogatási megállapodás alapján igényelt költségekről szóló független ténymegállapító jelentés elkészítéséhez: ftp: //ftp. cordis. europa. eu/pub/fp 7/docs/fp 7 -ga-annex 7 d-v 2_hu. pdf EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 54

Pénzügyek: Tanúsítványok (Certificates) 2. A. Pénzügyi beszámoló igazolása (Certificate on the Financial Statements, CFS) - folytatás • nincs szükség: amikor a támogatás teljes egészében átalány formában történik • közszervezetek, kutatószervezetek, közép-és felsőfokú oktatási intézmények esetében lehet alkalmazott a könyvvizsgáló • Miért fontos már a pénzügyi tervezésnél? – költsége elszámolható management költség alatt: – 1. ha cég csinálja az ÁFA nélküli összeg 100%-a (subcontract) – 2. ha költségvetési szerv könyvelője, akkor a ráfordított munkaóráknak megfelelő munkabér munkáltatói járulékokkal együtt !!!! EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 55

Pénzügyek: Tanúsítványok (Certificates) 3. B. Certificate on methodology (CM) • Alkalmazása nem kötelező, • FP 7 -ben intenzíven részt vevő intézményeknek szól: feltételek: legalább 8 FP 6 projekt, melyek mindegyike 375 000 EUR feletti elszámolható költségű volt • célja: adminisztratív egyszerűsítés, megszűnik a CFS benyújtási kötelezettség • Előre elfogadott kulcs jóváhagyása a személyi és a közvetett költségekre (rezsi) • Kérelem ---> EC --->auditor által igazolt módszer--->EC (60 nap) • Következő igazolásig, lényeges változtatásig érvényben marad • CM része lehet a Simplified methodology EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 56

Pénzügyek: Tanúsítványok (Certificates) 4. C. Átlag személyi költségek elszámolása (Certificate on average personnel cost) • célja: a személyi költségek elszámolásának megkönnyítése • Nem különbözhet lényegesen az aktuális személyi költségektől • Kötelező, ha átlag személyi költséget kíván a pályázó elszámolni, kivéve certificate on methodology megléte esetén (akkor ez utóbbi helyettesíti) • EC igazolást kell kikérni az elszámolási módszer elfogadásáról(60 nap) • nem szünteti meg a 375000 korlátot (CFS benyújtás) • 7. KP alatt bármikor be lehet nyújtani, de legkésőbb azon támogatási szerződés megkötése előtt, melytől használni akarja pályázó • Ha pályázó teljesíti certificate on methodology-nál felsorolt feltételeket, akkor inkább az legyen Elfogadása után – átlag személyi költség elszámolható, – Valamennyi 7. KP projektben alkalmazható, ha csak nem változott meg a kedvezményezett módszertana újat kell benyújtani. Ennek elfogadásáig kedvezményezett nem számolhat el átlag személyi költséget – Közbenső CFS-ket be kell nyújtani, – Könyvvizsgálónak azt kell vizsgálnia, hogy a benyújtott módszer alapján történik a személyi költség elszámolása EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 57

Pénzügyek: Pénzügyi életképesség vizsgálata • Pénzügyi életképesség vizsgálata: – Csak koordinátorok esetében vagy ha az EB támogatás nagysága várhatóan több mint 500. 000 euró – NEM: költségvetési szervek és olyan magánjogi jogalany, ami mögött ott van az állam Bevételekkel kapcsolatos főbb szabályok Kamatbevételek: koordinátor esetében a projekt célra elkülönített bankszámlán az előre megkapott pénzösszegek után keletkezett kamatok összegével az igényelt támogatást csökkenteni kell Más jogcímen keletkezett bevétel: a projekt futamideje alatt projekttevékenységhez kötődően, szintén a támogatást csökkenti Legfontosabb szabály: támogatásból profit nem képződhet. EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 58

EU-s K+F projektek Jelentések • Periodikus jelentések (60 nappal a periódus lezárulta után): – Tevékenység jelentés+pénzügyi jelentés • EU-s K+F projektek Zárójelentés (max. 60 nappal a projekt záródátumát követően) K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 59

SESAM – szakmai jelentések feltöltése. EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 60

Pénzügyi jelentés: Form C editor (FORCE). EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 61

Form C. • Számítás a partnerek felelőssége • Koordinátor: konzisztenziát ellenőriz: tevékenységek arányosak-e a költségekkel • Legyen harmonikus a pénzügyi jelentés a költségvetési tervvel ÉS a technikai végrehajtással, eredményekkel is! EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 62

Pénzügyek: háttérszámítások a Form C-hez Példa: Összesítő EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 63

Pénzügyek: háttérszámítások a Form C-hez Példa: személyzeti ktg összesítő EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 64

Pénzügyek: háttérszámítások a Form C-hez Példa: Kiküldetések költségének összesítése EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 65

Pénzügyek: háttérszámítások a Form C-hez Példa: Kiküldetések költségének összesítése EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 66

Auditok • Auditok típusai – teljes projekt audit (1: 1000 – ritka) – pénzügyi audit (2 -3 projektet néznek egyszerre) Audithoz vezető tényezők Az intézmény • sok projektben érintett • nagy költségvetéssel bír egy projektben • érezhetően adminisztratív nehézségekkel küzd (sok a módosítás) • súlyos technikai, tudományos nehézségekkel küzd • + vakszerencse EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 67

Ellenőrzés (Audit) • Projekttel kapcsolatos 5 éves általános dokumentum megőrzési kötelezettség • Együttműködési kötelezettség az ellenőrökkel (hozzáférés, átadás stb. ) • Kivitelezheti a Bizottság és a European Court of Auditors • Ellenőrzési jelentést készül melyet a Kedvezményezett véleményezhet és kommentálhat, ez alapján készül a végső jelentés Mit kell tenni ha audit értesítő levelet kapnak? Tfonon felhívni az audit koordinációs hivatalt: mi az audit pontos dátuma? Hány napig fog tartani? Számlákból/szerződésekből az eredeti kell vagy másolat elég? A levél melléklete tartalmazza a bekért dokumentumok listáját. Min. 1 hónap kell a felkészülésre. EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 68

Hogyan zajlik az audit? 3 -4 napig vizsgálódnak, adjunk nekik önálló munkát! Praktikumok: Külön terem, ásványvíz, kávé, fénymásoló Hagyjuk őket önállóan dolgozni (naponta 2 x rájuk nézünk) Könyvelői attitűd: 1. szeretnek dokumentumokat egyeztetni (szeparáltan adjuk nekik az anyagokat) 2. „mindig kell hiba legyen, kell hogy hibát találjak” – hadd találjanak apróbb hibákat Mit vizsgálnak? - a projekt teljesítése a munka és költségtervekkel összhangban van-e - A projekt céljainak tudományos jelentősége, relevanciája - Költések hatékonysága, indokoltsága - Projekt menedzsment eljárások, Kedvezményezettek összehangolt munkája, bevonása a munkába - A várt és elért hatások, eredmények realitása • Futó projekt Form C-vel lezárt részét is ellenőrizhetik EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 69

Tipikus hibák • Nem a kedvezményezett közvetlen alkalmazásában álló (nem közvetlenül fizetett) személy költségének visszaigénylése (pl. tanácsadó céggel kötött szerződés alapján a projektben dolgozó in-house consultant költsége – nincs munkaszerződés, piaci ár) • Személyi költséget tervezett, átlagolt vagy becsült ráta alapján igényel vissza • A ténylegestől lényegesen eltérő átlagos óradíjat számol el. • Számlázható (billable) órákat számol a ledolgozható (workable) órák helyett • Nincs munkaidő nyilvántartás • Munkaidő nyilvántartást a projektvezető nem hagyta jóvá (alárás) EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 70

Tipikus hibák 2. • Rossz óradíj számítás: a bérkartonon szereplő költséget (csak) a projekten töltött produktív munkaórákkal osztja az összes produktív óra helyett • A dolgozóknak ki nem fizetett túlóra költségét igényli vissza • A személyi költség kalkulációba rezsihányaddal is számol • Rossz átváltás EUR-ra • Nem az elszámolási időszak alatt felmerült, rögzített költségek • Túlzott és gazdaságtalan költségek (utazás) • Nem a projekthez kapcsolódó költségek (pl. vendéglátás – hospitality/entertainment costs) • Költségek, amelyek a könyvelésben nem követhetőek és háttérdokumentációval (számlák, jegyek, munkaidő nyilvántartás) EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 71

Ellenőrzés (Audit) A Kedvezményezett jogai és kötelezettségei az ellenőrzés során: - az EC által kijelölt vizsgáló elutasítása üzleti titkok védelmére való hivatkozással - Az ellenőrzés a munkavégzés helyén váratlanul is folytatható - Az ellenőrt mindenhová be kell engedni és minden iratot át kell neki adi, amit bekér, segíteni kell a munkája során - Az ellenőrzési jelentést a kedvezményezett 1 hónapon belül véleményezheti és a végső jelentés ezt követően készül el EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 72

Ellenőrzés (Audit) Döntési lehetőségek - Eredmények elfogadása vagy elutasítása - A projekttel kapcsolatos szerződésmódosítás elfogadása vagy elutasítása - A szerződés lényeges kérdéseinek módosítása kerül elrendelésre a projekt folytathatóságához - A szerződés megszüntetésének kezdeményezése - Visszafizetés elrendelése - Büntetés (EC hozzájárulás 2 és 10% között, ismételt szabálysértés esetén 4 és 20% között) - Auditok 95%-a sikertörténet! Hogyan lehet elkerülni, hogy támogatást vissza kelljen fizetni? A támogatási plafont meghaladó elszámolható költséget tegyünk be Pl. teljes lejelentett összköltség 120 e Eur, totál EU finanszírozási plafon: 115 e. Eur, audit által elfogadott költségek: 119 e Eur – nincs visszafizetés Mindenki örül: auditor, mert talált hibát/ Partner, mert nem kell visszafizetnie EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 73

Köszönöm a figyelmet!!!!! EU-s K+F projektek K+F projektismeretek kurzus, 2012. március-április, BME 74