ESF een rijke bron die werkt Best Practices

ESF; een rijke bron die werkt Best Practices door Charles Simons

Programma • • Toelichting organisatie Gilde-BT Resultaten ESF periode 1994 – 1999 ESF: voor wie? ESF: welke projecten? ESF: van oriëntatie tot einddeclaratie ESF: planning ESF-project ESF: de projectorganisatie ESF: beheerssystemen en administratieve organisatie • ESF: voorbeeldprojecten • ESF: vragen en info

Gilde-BT; de organisatie • Gilde-BT, i. s. m. uitvoeringsorganisatie ROC Gilde Opleidingen verzorgt: – Cursussen (aanbodgericht) – Bedrijfstrainingen (maatwerk) – BBL maatwerk opleidingsprogramma’s voor werkenden (BBL-bedrijfsgroepen) – Projectadministratie & -management – Softwaresystemen t. b. v. scholing (via Edu Office) • Regionale en landelijke klanten • Diverse sectoren: industrie, retail, zorg, zakelijke dienstverlening, bouw, etc.

Resultaten, periode 1994 -1999 • 25 ESF-projecten doelstelling 2, 3, 4 en 5 B • Diverse sectoren; met name industrie / bouw • Diverse aanvragers: – – Scholingsfonds A+O, OOM, SOG Arbeidsvoorziening Limburg Kamer van Koophandel Noord en Midden Limburg Provincie Limburg • 3695 werknemers opgeleid met ondersteuning vanuit ESF • Gerealiseerde ESF-projectkosten € 6, 5 milj. • Gerealiseerde ESF-middelen € 2, 0 milj.

ESF: voor wie? • • • Brancheorganisaties Bedrijven Instellingen Samenwerkingsverbanden Stichtingen

ESF: welke projecten? • Scholingsprojecten, ontwikkelingsprojecten voor deelnemers van niveau 1 tot 4 in het kader van de WEB • Scholingstrajecten moeten aansluiten bij de kwalificatiestructuur van de WEB (brancheerkenning) • Aantonen dat geschoold wordt naar een volgend kwalificatieniveau

Oriëntatiefase ESF: van oriëntatie tot implementatie Oriëntatie • Uitleg ESF 3 -systematiek • Positionering Gilde-BT • Globale inventarisatie wensen Quick scan/Analyse • Analyse globale gegevens bedrijf • Analyse subsidiabiliteit • Analyse kosten en baten Primair Advies • Haalbaarheid en geraamde omvang • Organisatie en administratie • Controle en positionering accountancy

ESF: van oriëntatie tot implementatie Voorbereidingsfase Inventarisatie • Exacte scholingswensen bedrijf • Realistische kosten • Opties voor AO/IC door bedrijf + accountancy 1 e concept programma • Aanzetten (beleid, omvang, inhoud, begroting, controlesysteem) • 1 e toetsing door bedrijf / Gilde-BT / registeraccountant • 1 e bespreking met O&O-fonds 2 e concept programma • Verfijning / concretisering 1 e concept • primaire beschrijving adm. organisatie (AO) • 1 e informele toetsing door Agentschap SZW/ESF 3

ESF: van oriëntatie tot implementatie Implementatiefase Implementatie AO • Realiseren ontwikkelde projectadministratie • Introductie gebruik van formulieren voor bewijslastvorming • Introductie controle en correctiesysteem (stuurgroep / coördinator) Definitief projectplan • Formeel vastleggen projectplan door bedrijf • Formeel toetsen en accorderen AO door registeraccountant • Formeel voorleggen projectplan aan O&O-fonds Project implementatie • 1 e bijeenkomst stuurgroep • Benoemen ESF 3 -projectmedewerkers • Opstarten (project-, financiële- en deelnemers-) administratie

Planning ESF-project De subsidie van het Europees Sociaal Fonds (ESF 3) vereist een strak geregisseerd proces. Doel is optimaal nut te hebben van de financiële middelen met een minimaal risico. Onderstaand proces geeft de optimale procedure hieromtrent weer. Planning ESF Subsidie Project

Planning ESF-project Inventarisatie processen Voorbereiding Doel: ·inrichting administratieve organisatie ·Koppelen ESF processen met bedrijfsprocessen zoals scholingsplanning en urenregistratie. Resultaat: ·Model Administratieve Organisatie (AO). ·Verantwoordelijkheden Administratieve Organisatie ·Vaststellen Short en Long Protocol Inspanning organisatie: Leveren van informatie, interviews Uitvoering: ESF Procesconsultant Inventarisatie opleidingen Voorbereiding Doel: ·Analyse huidig opleidingsaanbod ·Vaststellen gewenst opleidingsaanbod Resultaat: ·Basis voor aanbesteding ·Basis voor central onderwijs beleid ·Inrichten POP/COP Inspanning organisatie: Leveren van informatie, interviews Uitvoering: Onderwijsexpert Aanbesteding Voorbereiding Doel: ·Verkrijgen uitvoerende diensten conform Europese regels. Resultaat: ·Zeker stellen subsidiabiliteit van diensten ·Sterke vereenvoudiging van de ESF administratie ten opzichte van modellen als werkelijke kosten Inspanning organisatie: Feitelijke aanvrager Uitvoering: Aanbestedingsexpert Administratieve organisatie Voorbereiding Doel: ·Kunnen verwerken van de ESF administratie Resultaat: ·Tussentijdse en eindrapportages ·Management informatie ·Management letter (noodzakelijk voor ESF) Inspanning organisatie: Leveren van informatie, Uitvoering: ESF Procesconsultant / Accountant Communicatie Voorbereiding Doel: ·Communiceren administratieve processen. Resultaat: ·Eenduidig en consistent toepassen ESF administratie ·Juiste brondocumenten ·Snel centraal beschikbaar Inspanning organisatie: marketing materiaal, tijd van medewerkers om zich hierin te verdiepen Uitvoering: ESF procesconsulent Aanvraag Voorbereiding Resultaat: ·Formeel indienen van de aanvraag voor subsidie Uitvoering: ESF Administratiebureau

Planning ESF-project Scholing Beheer ESF Uitvoering Doel: ·Leveren van brondocumenten ·Opbouwen administratie lopende trajecten en reeds lopende trajecten (reconstructie ESF administratie lopende trajecten) Resultaat: ·Basis informatie voor tussentijdse en eindrapportages ·Management informatie Inspanning organisatie: Uitvoerders, deelnemers en begeleiders, Uitvoering: ESF Administratiekantoor Eindrapportage Verslaglegging Doel: ·Eindrapport met accountantsverklaring Resultaat: ·Basis voor het uitbetalen van de subsidie Inspanning organisatie: projectbegeleiding Uitvoering: ESF Administratiekantoor / Accountant

ESF: de projectorganisatie a) b) c) Deelnemersadministratie Financiële administratie Verantwoordelijkheid voor beleid en organisatie Bedrijf / klantorganisatie Voorzitter met vetorecht Gilde-BT Registeraccountant Directie Gilde-BT Bedrijf / klantorganisatie Projectleider ESF projectleider Gilde-BT ESF projectadminitratie

ESF: beheersystemen en administratieve organisatie Inrichten administratieve organisatie • Tijdsregistratie en urenverdeling • Salarisadministratie • Deelnemersadministratie • Financiële administratie • Projectadministratie (zie handleiding Agentschap SZW)

ESF: beheersystemen en administratieve organisatie Systemen van Edu Office (onderdeel GBT) • Inschrijfproces • Planning • Registratie en verwerking • Leerling- / cursistvolgsysteem • Managementinformatie • Evaluatie

Voorbeelden ESF-projecten 1) Project Uitvalpreventie TOC Probleemstelling Voorkomen van uitval in technisch onderwijs Doelgroep 45 VMBO leerlingen (zonder startkwalificatie niveau 2) Programma 1 -jarig geïntegreerd praktijk / theorie scholingsprogramma Uitstroom doelstelling >75% instroom niveau 2 BBL/BOL Uitvoerders VMBO regio Noord en Midden Limburg / ROC Gilde Opleidingen / TOC Noord en Midden Limburg Projectmanagement & administratie Gilde-BT Projectfinancering Gemeente Venlo en Venray / VMBO NML / ROC Gilde Opleidingen / Provincie Limburg / TOC NML / ESF - CERES

Voorbeelden ESF-projecten 2) BBL-scholingsproject voor werkenden Probleemstelling Upgraden van kennis en vaardigheden van de interne organisatie d. m. v. gekwalificeerde MBOBBL scholingsprogramma’s (WEB niveau 1 t/m 4) Programma Diverse BBL-scholingsprogramma’s, bedrijfstrainingen en cursussen Doelgroep 250 medewerkers van klantorganisatie Projectkosten Projectfinanciering

Bedankt voor uw aandacht Voor meer informatie: Gilde-BT Contracting Venraysweg 32, Venlo-Blerick Postbus 3189, 5902 RD Venlo T: 077 -3202000 F: 077 -3202001 I: www. gilde-bt. nl E: info@gilde-bt. nl