Елементи посилення контролю Основні правила спрощеного аудиту

Елементи посилення контролю

Основні правила спрощеного аудиту З метою покращення дисципліни у 1 -2 -1 структурі, пропонується спрощена система аудиту, результатом якого може бути звільнення консультанта одразу за таких умов: 1. Якщо під час аудиту консультант не виконував своїх безпосередніх обов'язків, наприклад: • Консультанта не було на робочому місці*; • Консультант займався сторонніми справами (читав, слухав музику, тощо); • Очевидно не звертав увагу на споживачів, що підпадають під критерії ЦА (при умові того, що консультант, в цей момент не спілкувався з іншими споживачами). 2. Спрощені аудити мають право проводити: 1. AM, RM, BCM, BUM, Ho. T 2. Представники ЦО: Ret. Com Executive (Active), Shopper Marketing Manager, MSDM, Brand Team. 3. Результатом даного звільнення має бути обов'язково заповнений наступний бланк: *Кожні останні 5 хв. години роботи консультанта є перервою, під час якої консультант може бути відсутній на робочому місці (останньої години)

Основні правила спрощеного аудиту (подробиці) Запропонований сценарій проведення аудиту: § На початку тижня необхідно отримати від інфокоординатора адресну програму по роботі консультантів на поточний тиждень; § В день перевірки отримати відповідальної особи всі зміни, які відбулися; § При плануванні пересування по місту (проведення аудиту, тощо), враховувати можливість відвідання т. т. , в якій працює консультант; § При проведенні аудиту, бажано не давати можливості консультанту зрозуміти, що проводиться аудит (не паркувати авто перед т. т. , не використовувати одяг або аксесуари з лого ВАТ або торгових марок ВАТ); § При проведенні аудиту, необхідно, на протязі 10 -15 хвилин спостерігати за роботою консультантів, не ідентифікуючи себе; § Для чистоти аудиту, не потрібно враховувати тих споживачів, які вже знаходяться в т. т. , так як, консультант, можливо, вже спілкувався з ними. § Заповнений бланк аудиту має бути переданий інфокоординатору

Основні правила спрощеного аудиту § Консолідацією всієї інформації по проведеним аудитам має займатись інфокоординатор. § Всі бланки проведених аудитів, мають збиратися в окремій папці та фіксуватися в ел. формі. § Звіт, в ел. формі по проведеним аудитам мають бути передані БУМу, АМ та у відділ активної комунікації (Анастасія Кривошей). § Зведені дані по проведеним аудитам будуть зберігатися на ЕМФ 2. § Формат ел. звітності:

Основні правила спрощеного аудиту § Кількість аудитів на цикл Позиція Кількість перевірених консультантів Супервайзер (до 40 консультантів у підпорядкуванні) 100% за тиждень Інфокоординатор (до 160 консультантів у підпорядкуванні) Не менше 50% за цикл (80 консультантів) АМ 20 консультантів за цикл БУМ 12 консультантів за цикл (бажано, в підпорядкуванні у різних супервайзерів) § Зведена інформація по кількості проведених аудитів буде надаватись за вимогою.

Основні правила спрощеного аудиту (Для торгових представників) § Торговий представник може перевірити роботу консультантів під час руху по маршруту або отримавши коментарі від адміністрації т. . § В разі появи будь-яких коментарів по роботі консультантів, торговий представник має повідомити АМ. § В подальшому, АМ має повідомити ІК та БУМа про отримані коментарі. § Зверніть увагу – торгові представники не мають права приймати рішення відносно звільнення консультанта.

Додаткові елементи контролю роботи § Кожен Супервайзер / Бек ап має, на початку тижня, надати ІК плани по проведенню аудитів. § Всі плани мають зберігатися на протязі 2 тижнів, для порівняння зі звітами. § Наприкінці тижня, Супервайзери / Бек апи мають представили звіти по проведених аудитах, вкл. фото звіти.

Правила роботи з адресними програмами § Задля уникнення зловживань зі сторони персоналу, починаючи з квітня 2013 починають діяти наступні правила роботи з адресними програмами: - Всі адресні програми складаються інфокоординаторами з переліку - - торгових точок, наданих торговими командами; Перелік т. т. , наданий торговими представниками, має містити коментарі відносно рекомендованого часу роботи в т. т. (дні тижня, та проміжок, на протязі дня). Перелік має бути наданий, не пізніше ніж за 2 тижні до початку роботи; Інфокоординатор має підготувати, не пізніше ніж за 1, 5 тижні до початку роботи запропоновану адресну програму. При складанні адресної програми, інфокоординатор має керуватись наступними принципами: - Регулярне оновлення т. т. , в яких розміщується консультант для того, щоб працювати з - унікальними споживачами (що є особливо важливим за умови роботи без винагород); Постійна робота в місцях де трафік є постійним, концентрованим та регулярно оновлюється (вокзали, ринки і т. д. ). - В процесі підготовки, інфокоординатор може відмовлятися від використання певних т. т. , в разі якщо результати роботи на даних т. т. , в різні дні та різний проміжок, на протязі дня, є низькими (згідно зі звітами).

Правила роботи з адресними програмами § Адресна програма на поточний тиждень, має бути відправлена в ЦО не пізніше ніж у останній робочий день тижня, який передує звітному; § Зміни в відправлену адресну програму можуть бути внесені тільки у письмовому вигляді, не пізніше ніж на 12 годин до початку роботи консультанта; § Якщо на протязі перших 2 -х години, консультант не виконує плани, він має повідомити про це супервайзера. В коментарях, у звіті, необхідно вказати, інформацію про причини невиконання цілей. § По результатах дня, якщо план не буде виконано, т. т. , потрібно замінити. Інформація про зміни має бути ОБОВ`ЯЗКОВО відображено в коментарях у звіті. § Про зміни в адресній програмі, має бути обов'язково проінформований Інфокоординатор, АМ відповідної території та представник ЦО (Ірина Колісник).

Правила роботи з адресними програмами § Матриця вирішення проблем Опис можливих негараздів Шлях вирішення Відмова консультанта від виходу на т. т. , більше ніж за 12 годин до початку роботи Заміна консультанта, в разі наявності запасної уніформи та підготовленого консультанта. Якщо немає уніформи / консультанта: • Листами / смс мають бути повідомлені ІК, АМ, представник ЦО; • АМ має узгодити з власником т. т. перенесення дати роботи на т. т. . Відмова консультанта від виходу на т. т. , менше ніж за 12 годин до початку роботи • • • Відсутність домовленості з т. т. на проведення активності / Відсутність достатнього товарного запасу • • Закінчилися сигарети в т. т. , під час роботи консультанта • • Листами / смс мають бути повідомлені ІК, АМ, представник ЦО; АМ має узгодити з власником т. т. перенесення дати роботи на т. т. ; До Консультанта буде застосовано штрафні санкції. Листами / смс мають бути повідомлені ІК, АМ, представник ЦО; Консультанта необхідно переставити на іншу т. т. (якщо є можливість); У звіті, необхідно ОБОВЯЗКОВО відобразити зміни та причину зміни; Консолідована інформація про подібні зміни буде надаватися по вимозі. На початку робочого дня, консультант має зняти запас, в разі недостатнього запасу – має повідомити супервайзера; Супервайзер має з ІК / АМ узгодити можливість переставити консультанта на іншу т. т. , в разі закінчення запасу; У коментарях, має бути вказана причина зміни т. т. ; Листами / смс мають бути повідомлені ІК, АМ, представник ЦО. § У звіті супервайзера буде додано можливість фіксувати причину зміни т. т. – «З ініціативи торгової команди» , «З ініціативи БТЛ команди» , «Закінчилися сигарети під час роботи» .

Правила роботи консультантів 1. Кожен регіон має затверджений ліміт людино-годин на місяць (окремо Роздріб і Хо. Ре. Ка) 2. Максимальна тривалість однієї зміни консультанта - 6 годин (без перерви) 3. Максимальна тривалість роботи консультанта в день – 8 годин (2 зміни, при умові наявності перерви між змінами, не менше 1 години) 4. Мінімальна тривалість роботи консультанта в одній точці – 2 години (виключення в наступному пункті) 5. Якщо, на протязі першої години роботи, консультант зробить менше 50% запланованої кількості контактів, він має повідомити супервайзера, який, в свою чергу, має вирішити з Інфокоординатором, чи має сенс продовжувати роботу на даній т. т. , або знімати консультанта з т. т. (при цьому, консультанту має бути зарахована додаткова година, в якості компенсації, а у звіті має бути відображена ситуація). 6. Робоча зміна консультантів в каналі Хо. Ре. Ка розпочинається не раніше 18: 00. Виключення має бути зафіксовано разом з Хо. Ре. Ка представником та БУМом. 7. У кожного консультанта в тиждень має бути мінімум 1 вихідний день

Правила затвердження оплати консультантам 1. Раз на місяць працівник ЦО, на основі консолідованого звіту супервайзера, перевіряє дотримання правил роботи консультантів (що зазначені у слайді вище). 2. Якщо правила дотримані, працівник ЦО готує звіт по роботі консультантів (нарахування оплати) для кожного регіону та відправляє на затвердження / коригування координатору. 3. Відкоригований звіт відправляється на затвердження бізнес юніт менеджерам. 4. Після затвердження проводиться виплата консульантам. 5. Якщо було виявлено т. т. , яких немає в адресках або в змінах – відносно

Додаткові елементи § По завершенню тижня, перелік т. т. , в коментарях по яких вказано «немає ЦА» , «не було споживачів» і т. д. , відправляється БУМу. § Всі консультанти, під час роботи мають знімати залишки на початку робочого часу та наприкінці. Виключення – супермаркети. § Домовленість про зняття залишків має стати складовою домовленості торговим представником з т. т. .

Корективи по змінах в структурі зарплатні консультантів § З зарплатні прибираємо бонус. § Сума буде фіксована. § Штрафні санкції будуть посилені. * § За неактивну роботу, в разі, якщо консультант займається на робочому місці сторонніми справами –звільнення. *- на даний момент, штрафні санкції лишаються незмінними, мається на увазі збільшення частоти застосування

Процедура звільнення § В разі виявлення дій консультанта, за які передбачено звільнення – необхідно зафіксувати це в бланку аудита та повідомити ІК (якщо повідомляти на місці – виникає ризик неповернення матеріалів). § ІК узгоджує процес звільнення. § Консультанту виплачується винагорода за попередньо відпрацьований час.