Электронный документооборот в Уд. ГУ – Система

Электронный документооборот в Уд. ГУ – Система «DIRECTUM» Широков В. А. Уд. ГУ 2010

Система электронного документооборота (СЭД) – определение (Википедия) • Система документооборота — организационно- техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Уд. ГУ 2010 Широков В. А. ЦМИТ 2

Система электронного документооборота – определение (Википедия) • Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141 -98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. • Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде. Уд. ГУ 2010 Широков В. А. ЦМИТ 3

Система электронного документооборота – определение (Википедия) • Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. • Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. Уд. ГУ 2010 Широков В. А. ЦМИТ 4

Система электронного документооборота– основные принципы (Википедия) • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в пределах данной системы. • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить дублирование документов. • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. Уд. ГУ 2010 Широков В. А. ЦМИТ 5

Система электронного документооборота – суть коротко • Бегают файлы, а не люди • Всё – под контролем • Один документ – много ярлыков • Один источник - правильный • 24/7/365 • Документы - не потерять! • Сроки – не «забыть» ! • В чужую папку – не заглянуть! Уд. ГУ 2010 Широков В. А. ЦМИТ 6

Система электронного документооборота – преимущества для организации: • Концентрация и накопление информационного и интеллектуального потенциала на сервере СЭД: файлы документов с разрозненных компьютеров пользователей упорядочиваются в хранилище СЭД (упорядоченный массив СЭД сосредотачивает до 80% документов против средней цифры 20%) • Информационные потоки разделяются строго по полномочиям (безопасность) • Появляется «прозрачность» управления до самых нижних уровней • Меняется корпоративный стиль делопроизводства и исполнительской дисциплины в сторону повышения ответственности и надежности. В. А. ЦМИТ Уд. ГУ 2010 Широков 7

Система электронного документооборота – преимущества для руководителя: • Все документы – под рукой (т. е. по настоящему – все: ) • Все – в срок: если не выполнится – то напомнится • Стол – для работы, а не для папок • Всё – под контролем (исполнительская дисциплина, прозрачность выполнения поручений) • Ничего не теряется – ни в «верхах» , ни в «низах» • Поиск – любым способом: по тематике, по названию, по тексту, по дате, по автору, …. Уд. ГУ 2010 Широков В. А. ЦМИТ 8

Система электронного документооборота – преимущества для сотрудника: • Бегают файлы, а не люди • Все нужное – подготовлено и проверено • Все указания – зафиксированы и конкретны • Все выполненное – отмечено и доложено Уд. ГУ 2010 Широков В. А. ЦМИТ 9

Система электронного документооборота – основные функции: • Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, Corel. Draw и пр. ; полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами. • Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес- процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow) • Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов; Уд. ГУ 2010 Широков В. А. ЦМИТ 10

Система электронного документооборота – Управление электронными документами: Модуль "Управление электронными документами" обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки Visio и Corel. Draw, звуки, видео и пр. ). Одно из основных понятий, используемых в системе DIRECTUM, – электронный документ. Каждый электронный документ состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т. д. ), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий, при этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Для каждого вида документа (договоры, счета и пр. ) определяется свой жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в ходе работы с ним. Уд. ГУ 2010 Широков В. А. ЦМИТ 11

Система электронного документооборота – Управление деловыми процессами : Основа любой действующей организации – это деловые процессы (обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т. д. ). Большинство деловых процессов регламентировано нормативными документами (внутренними стандартами предприятия, положениями, уставами, приказами и т. д. ), и прохождение этих процессов должно строго соблюдаться и контролироваться. • в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, т. е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. • Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута. Уд. ГУ 2010 Широков В. А. ЦМИТ 12

Система электронного документооборота – Канцелярия : модуль "Канцелярия" облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства: • единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек; • регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководством, согласование проекта документа, исполнение и т. д. ; • осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства; • списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; • быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов; • получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации. Уд. ГУ 2010 Широков В. А. ЦМИТ 13

Система электронного документооборота – дополнительные функции: • Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д. ) • Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания • Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий Уд. ГУ 2010 Широков В. А. ЦМИТ 14

Спасибо за внимание. Готов ответить на Ваши вопросы Широков Владимир Анатольевич shirokov@udsu. ru 8 -912 -855 -3792 Уд. ГУ 2010 Широков В. А. ЦМИТ 15