Электронный документооборот. Системы управления документооборотом.

Электронный документооборот. Системы управления документооборотом.

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства»

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Как хранить электронные документы? • Хранилище документов также включает в себя и управление тех же самых документов, которое оно хранит; также хранилище обеспечивает миграцию с одного носителя на другой и обеспечивает целостность данных. • Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде СУБД (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в СУБД может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных.

пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для офисных пакетов и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование открытых стандартов та-ких как: ODMA, LDAP, Web. DAV и SOAP.

Принципы и цель внедрения СЭД • Главное назначение СЭД (Системы Электронного Документооборота) – организация создания и хранения электронных документов, а также управление их жизненным циклом. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах. • Система электронного документооборота учреждения предназначена для использования ее сотрудниками, осуществляющими работу с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними документами, а также осуществляющими контроль исполнения документов.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА • В сформулированной ранее концепции «Электронное правительство Узбекистана» отмечается, что основной целью е-правительства Узбекистана является повышение эффективности деятельности государственных органов власти и управления на основе широкого использования информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), а также перевода взаимоотношений государства с обществом на уровень, соответствующий требованиям информационного общества. К программному обеспечению для СЭД предъявляются особые требования, необходимые для обеспечения выполнения всех задач. • Программные функции • При создании программных систем разработчики пытаются соответствовать следующим техническим задачам: • В основе системы лежат потоки работ, в ходе выполнения которых создаются и перемещаются документы; • В СЭД обязательно должна быть учтена специфика документооборота и делопроизводства существующего в Узбекистане (вертикальная организация документооборота, соответствие ГОСТам и др. ); • В СЭД должны быть реализованы возможности совместной работы (календарное групповое планирование, совместное использование информации, "доски объявлений", форумы и др. ); • Должны быть реализованы функции оперативного контроля исполнения документов и работ (передача работ между исполнителями в соответствии с определённой технологией, контроль состояния выполняемого процесса, выявление отклонений от его нормативного хода и др. ); • Простота и гибкость при установке, наладке и эксплуатации;

Основные принципы работы СЭД • Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением (ПО). • Это возможность СЭД является ключевой и реализуется за счет использования специальных технологий (ОLЕ Automation, DDE, Active X, ODMA, MAPI и других). Это означает, что к примеру, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. • Особенности хранения документов. • СЭД используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. Наиболее рациональной считается система хранения документов, получившая название «шкаф-полка-папка» . Количество вложений может не ограничиваться. Один документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения ссылок, а исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится в определенном месте. • Маршрутизация документов. • Движение каждого электронного документа в системе может быть организовано по «жесткому» либо «свободному» маршруту, т. е. маршрут документа может задаваться (изменяться) любым участвующим в документообороте пользователем. • Разграничение доступа. • В СЭД реализуются средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. Распространены следующие виды доступа: • Полный контроль над документом; • Право редактировать, но не уничтожать документ; • Право создавать новые версии документа, но не редактировать его; • Право аннотировать, но не редактировать его и не создавать новые версии; • Право читать документ, но не редактировать его; • Право доступа к карточке, но не к содержимому документа; • Полное отсутствие прав доступа к документу. • Отслеживание версий и подверсий документов. • При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (например, согласование одного документа между отделами одного министерства, или между министерствами) очень важной функцией является использование версий и подверсий документа. Преимуществом СЭД является возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия / подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или по времени их создания).

Системы управления документооборотом • Информационный облик любой компании определяется эффективной системой документооборота. От того, как организовано управление документами на предприятии, зависит эффективность управления работами и бизнес-процессами. • Аргументы в пользу внедрения системы управления документооборотом: • 6% всех бумажных документов безвозвратно теряется, • 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов, • до 20 раз копируется каждый внутренний документ, • 90% всей корпоративной информации остается на бумаге, • общий объем информации каждые пять лет увеличивается в 2 раза, • соотношение количества бумажных и электронных документов через 10 лет составит 30% к 70%. • Системы электронного управления документами обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в корпоративных компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов включают текстовые и графические документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web • Современная система управления документооборотом решает следующие задачи: • Учет и обработка документов. • Хранение электронных документов. • Управление движением документов. • Аутентификация пользователей и разделение прав доступа. • Контроль исполнительской дисциплины. • Интеграция с внешними системами электронной почты. • Преимущества использования системы управления документооборотом: • Рост производительности труда персонала. • Экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами. • Унификация документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от навыков персонала в области ИТ. • Сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства. • Полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной. • Рост степени удовлетворения заказчиков и удовлетворенности сотрудников в своей работе. • Повышение уровня коммуникаций и совместной работы. • В рамках автоматизации управления документооборотом компания «Систематика» использует программные продукты компаний Documentum, Hummindbird, а также продукты семейства

Специалисты «Систематики» выполняют полный спектр услуг по разработке и внедрению системы электронного управления документами: • разработку концепции документооборота, • построение систем автоматизации делопроизводства, • построение систем электронного документооборота, Enterprise Content Management (ECM), • построение архивных, информационно-справочных систем и банков данных, • построение систем динамического управления информационным содержанием корпоративных интернет- и интранет-ресурсов, • интеграцию систем электронного документооборота в существующую инфраструктуру