Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий

Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Модуль «Электронный документооборот» Курс обучения «Использование ИКТ для повышения эффективности средней фирмы» Преподаватель: С.В.Широкова

2 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Основные понятия и определения (по тексту федеральных законов) «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» «электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме» «информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы» «информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)»

3 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Значения термина «документ» в информационных системах бумажный документ (или плёнка, фотокопия, видеозапись) и набор его свойств, имеющихся в ИС электронный образ документа – копия документа (результат сканирования) и набор её свойств электронный документ (простой или «контейнер») особый тип документов - записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, а также отчёты, динамически формируемые из различных записей различных баз данных

4 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Атрибуты документов Установленная форма Носитель Реквизиты: Регистрационный номер документа - однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию Источник документа (контрагент) - указывает на источник получения документа Ответственный исполнитель документа - указывает сотрудника, которому поручено исполнение данного документа или который разработал документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда только один Дополнительные реквизиты – у конкретных предприятий разные

5 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Реквизиты электронного документа: наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилию лица, подписавшего документ, прочие реквизиты – как у бумажного документа, но возможны дополнительные, специфичные для электронной формы

6 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Основные типы документов и их взаимосвязи

7 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Основным результатом работы канцелярии являются отчеты Оперативные. Выводятся ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления. Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.

8 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Основы организации документооборота. Основные принципы ни у кого не существует локальных архивов документов должен существовать только один канал поступления входящих документов система документооборота на предприятии не должна заканчиваться на ответственных исполнителях можно рассматривать систему автоматизации документооборота как своеобразное ядро системы автоматизации производственной деятельности предприятия

9 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Канцелярия тесно связана: с документооборотом подразделений предприятия с системами поддержки принятия решений с архивом предприятия

10 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Типы документооборота универсальный - автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации операционный - ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику, вместе с которой ведется слабоструктурированная информация

11 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Определение понятия электронного документооборота Под электронным документооборотом, как правило, понимают целый комплекс средств автоматизации: Средства создания и модификации электронных документов Средства автоматизации делопроизводства Системы электронной почты и организации коллективной работы с документами Систематизированный архив электронных документов, средства автоматизации деловых процессов обработки документов на всех этапах их жизненного цикла и управления деятельностью персонала, привлекаемого к этой работе (workflow), извлечение знаний из корпоративных хранилищ знаний (knowledge management) и многое другое

12 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Стандарты СЭД (1/2) Электронный обмен данными (EDI - Electronic Data Interchange) налагает три основных требования: - соблюдение единого синтаксиса обмена - возможность выбора элементов данных - единый формат, в котором эти элементы представлены при генерации сообщений и файлов для обмена Были разработаны: в Европе - UNTDID (United National Trade Data Interchange Standards) в Америке - ANSI X.12 Общий проект стандарта EDIFACT (Electronic data interchange for administration, commerce and transport) был принят как ISO9735

13 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Стандарты СЭД (2/2) ODMA - стандарт взаимодействия с внешними приложениями (средствами потокового ввода, офисными приложениями). Не затрагивает вопросов взаимодействия между различными СЭД XML – документ в этом формате, в отличие от сообщения формата EDIFACT, позволяет более наглядно представить объектную модель данных Использование технологий XML/EDI реализует следующие цели: - сделать EDI универсально допустимыми, используя свободное ПО и синтаксис SQL (XQL) - осуществлять разработку “последующих“ EDI-сообщений таким образом, чтобы они были полностью совместимы с существующими стандартами X12 и UN/EDIFACT - осуществлять, по возможности, единую трансляцию сообщений X12 и UN/EDIFACT

14 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Классификация СЭД Электронные архивы Системы маршрутизации и хранения документов Системы делопроизводства Системы смешанного типа (являются комбинацией систем первых трех типов)

15 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Классификация функций СЭД и смежных систем - регистрационные (картотечные) системы - реализуют основные учетные функции и автоматизируют процессы регистрации документов и событий в их жизненном цикле - OCR & Production System - средства и системы для создания электронных документов и электронных аналогов бумажных документов - системы автоматизации групповой работы с корпоративными хранилищами информации (groupware) - системы управления электронными архивами документов - системы извлечения знаний из архивов документов и других источников корпоративной информации (knowledge management) - системы управления деловыми процессами обработки документов и деятельностью персонала, привлекаемого к этой обработке (workflow) - системы управления устройствами для хранения информации (storage management system)

16 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Вспомогательное программное обеспечение: Системы распознавания Средства шифрования Системы массового ввода Системы редактирования и просмотра хранящихся документов

17 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Общие требования к системе документооборота Масштабируемость Распределенность Модульность Открытость (интегрируемость) Простота ввода в действие

18 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Основные свойства СЭД и эксплуатационные характеристики открытость для модификации и добавления модулей высокая степень интеграции с прикладным ПО особенности хранения и доступа к документам (как иерархическая организация, так и многоссылочный доступ) особенности маршрутизации документов (в форме отдельного модуля, в т.ч. и производства третьих фирм, позволяющего как "свободную", так и "жесткую" маршрутизации) разграничение полномочий, контроль за доступом, протоколирование работы, наличие механизмов обеспечения надежности наличие утилит просмотра документов разных форматов аннотирование документов (функция «красного карандаша») поддержка различных клиентских программ (многоплатформенность и Web-интерфейс)

19 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Состав СЭД Приступая к автоматизации задач документооборота, надо изначально разделить: А) собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов и Б) внедрение платформы для подобной автоматизации. Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач

20 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий А) Приложения автоматизации документооборота (примеры) регистрация корреспонденции (входящие, исходящие) электронный архив документов согласование и утверждение контроль исполнения документов и поручений автоматизация договорного процесса библиотека регламентов управленческих процедур оформление командировок организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений система контроля знаний должностных инструкций и т.д.

21 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Примеры задач ЭД, являющихся частью бизнес-процессов, уже автоматизированных при помощи других ИС поддержка процесса формирования документов в бюджетном процессе управление процессом публикаций и наполнения WEB сайта отслеживание процесса обработки накладной за границами системы складского учета архив документов и система контроля и уведомления о своевременности взаимодействий в приложении управления контактами подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами подсистема утверждения платежных документов и т.д.

22 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Б) Подсистемы автоматизации документооборота (СЭД) (идеализировано) системы автоматизации делопроизводства архивы документов системы ввода документов и системы обработки образов документов подсистемы оптимизации хранения документов подсистемы маршрутизации документов подсистемы комплексной автоматизации бизнес-процессов

23 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Структура СЭД

24 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Зарубежные производители систем электронного документооборота Microsoft. (Microsoft Exchange сервер в комплекте с Microsoft Outlook. Помимо этого - Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива документов и средства организации корпоративного Intranet/Extranet портала. Также компания предоставляет набор средств для организации On-line взаимодействий). IBM/Lotus. (Lotus Notes, помимо этого - средства организации архива документов Domino.doc, workflow подсистема Domino.Workflow, и ряд дополнительных средств для организации групповых взаимодействий). Documentum. (Documentum - мощный архив документов, с возможностью разработки учетных объектов, средствами управления жизненным циклом и автоматизации бизнес-процессов обработки документов). Humminbird. (Группа продуктов PC Docs – корпоративный сервер архива документов и Fulcrum – мощная поисковая система) StaffWare. (WorkFlow системы)

25 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (1/3) Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с документами являлась систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению). Именно исходя из этой традиции и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами, а потому неудивительно, что до сих пор многие из них переводятся у нас своеобразным словосочетанием "электронный архив".

26 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (2/3) Отечественная традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также регламентированный (и контролируемый) документооборот еще до завершения исполнения документа, предполагает три уровня иерархии: руководители служба делопроизводства исполнители

27 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (3/3)

Производители отечественных СЭД

29 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Обзор российского рынка СЭД (1/4) Анализ внедрений СЭД в январе-мае 2005 года позволяет отметить следующие факты: - только 55% СЭД проявили активность на рынке в текущем году; - из общего количества внедренных за период с января по май СЭД 80% систем являются российскими разработками. Умеренный прирост занимаемой доли рынка у большинства СЭД говорит о том, что рынок уже перешел из стадии роста и приближается к насыщению, в особенности в центральном регионе. Следует отметить, что значительное число внедрений в тех или иных отраслях обусловлено наличием на рынке отраслевых СЭД. Основной причиной внедрения СЭД в компаниях является необходимость создания единого информационного пространства. Примечательно, что небольшой процент компаний меняет ранее выбранную СЭД, а значит, большинство заказчиков тщательно подходили к вопросу выбора системы, взвешивая большое количество нюансов.

30 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Обзор российского рынка СЭД (2/4)

31 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Обзор российского рынка СЭД (3/4)

32 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Обзор российского рынка СЭД (4/4) Рейтинг СЭД, учитывая прирост занимаемой доли рынка

33 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Нужна ли СЭД малым предприятиям?

34 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий План внедрения СЭД (1/2) 1. Первоначальные этапы запуска проекта: подбор команды для работы над проектом, организация административных процессов и инфраструктур разработка стратегии развертывания системы установка аппаратного и программного обеспечения и компонентов компьютерной сети установка соответствия приложений и платформы СЭД указание направлений политики компании и процедур, на которые повлияет нововведение разработка стандартов, в соответствии с которыми будет оцениваться проект СЭД

35 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий План внедрения СЭД (2/2) 2. Основные стадии перехода, связанные с внесением изменений в управление организацией: разработка коммуникативной стратегии и подбор рабочих групп пересмотр процесса ведения дел 3. Стадии окончательной модернизации касаются разрешения проблем, возникающих по ходу развертывания СЭД: конвертация в новый формат и перенос в систему унаследованных документов и файлов данных проведение специального обучения сотрудников оценка СЭД завершение проекта

36 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Проблемы внедрения СЭД Проблема неинформированности руководителей о продуктах СЭД Организационные проблемы (расхождение с реальной оргструктурой предприятия и сложившимися бизнес-процессами) Психологические проблемы (СЭД – как постоянный «контролёр») Проблема отсутствия электронных навыков у большинства из старых кадров Иначе, другими словами, проблемы можно интерпретировать так: — консерватизм персонала — отсутствие поддержки внедрения со стороны первого лица организации — сложность формализации структуры и бизнес-процессов — отсутствие корпоративной культуры работы с документами и хоть какой-то формализации документооборота — сложность оценки эффекта от внедрения системы электронного документооборота (в т.ч. и индивидуального «Что мне за это будет?»)

37 Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий Основные тенденции развития систем электронного документооборота переход от систем, ориентированных на работу с атрибутами документа, к системам, ориентированным на работу с содержанием документа повышение спроса на создание электронных архивов организаций и их наполнение более активное применение средств электронно-цифровой подписи активный переход к электронному документообороту не только внутри отдельной организации, но и между различными организациями и физическими лицами