ЭКОНОМИКА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ Тема 3 Анализ планирование

ЭКОНОМИКА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Тема 3. Анализ, планирование и управление расходами на персонал 1. Сущность, структура и факторы формирования затрат на персонал 2. Управление затратами на персонал 3. Планирование и бюджетирование затрат 4. Направления оптимизации затрат на персонал

Сегодня предприятия концентриуются на решении проблем повышения эффективности персонала, привлечения и удержания талантливых сотрудников. Формирования действенных систем мотивации и стимулирования и т. д. , при этом реализация кадровых стратегий ставится в зависимость от того, насколько текущие и будущие расходы на персонал будут способствовать успеху предприятия. Поэтому специалисты в сфере управления персоналом должны решать задачи, требующие применения не только эффективной методологии управления персоналом, но и использования инструментария экономики.

Вопрос 1. Сущность, структура и факторы формирования затрат на персонал Затраты на персонал – все виды расходов предприятия , связанные с формированием, использованием и развитием его человеческих ресурсов, включающие не только явные издержки организации, но и те, которые возникают в связи с реализацией функций по управлению персоналом

Структура затрат на персонал В соответствии с международной классификацией расходов на рабочую силу, рекомендованной Международной организацией труда (МОТ) эти затраты делятся на 10 групп.

Структура затрат на персонал 1. Оплата за отработанное время. 2. Оплата за неотработанное время. 3. Единовременные поощрительные выплаты. 4. Оплата питания, жилья, топлива, включаемая в заработную плату. 5. Расходы по обеспечению работников жильем

Структура затрат на персонал 6. Расходы на социальную защиту работников. 7. Расходы на профессиональное обучение. 8. Расходы на культурно-бытовое обслуживание. 9. Налоги и сборы, связанные с использованием рабочей силы. 10. Расходы не отнесенные к другим классификационным группам.

Классификация затрат на персонал 1. По фазам процесса воспроизводства персонала: а) затраты на формирования персонала: - найм внешней рабочей силы; - развитие собственных работников; - адаптация; - первичное обучение; - внутриорганизационное перераспределение; - высвобождение работников.

Классификация затрат на персонал 1. По фазам процесса воспроизводства персонала: б) затраты по использованию персонала: - оплата и вознаграждение труда; - поощрительные выплаты; - компенсации за использование персонала сверх нормативного времени, в отклоняющихся от нормальных условиях труда, при работе по нестандартным графикам; - поддержание работоспособности персонала (медобслуживание, оздоровление, профилактика заболеваемости).

Классификация затрат на персонал 1. По фазам процесса воспроизводства персонала: в) затраты по развитию персонала: - проведение оценочных процедур; - подготовка кадрового резерва; - внутриорганизационные перемещения; - адаптационные мероприятия; - развивающее обучение; - корпоративные программы повышения вовлеченности и лояльности персонала.

Классификация затрат на персонал 2. По целевому назначению: - приобретение рабочей силы; - оплата труда и материальное вознаграждение; - подготовка переподготовка и повышение квалификации работников; - подготовка кадрового резерва; - социальные программы; - улучшение условий труда.

Классификация затрат на персонал 2. По целевому назначению: План кадровой работы – 1 год, 3 -5 лет: перечень мероприятий и их приоритетность в соответствии с организационными целями. Так бюджет программы подготовки кадрового резерва крупной компании может включать целый комплекс мероприятий - от обучения и стажировки за рубежом до психологической поддержки в период адаптации при назначении на новую должность. В небольших организациях, как правило, ограничиваются тренингами по лидерству и ротацией.

Классификация затрат на персонал 3. По источникам финансирования: а) предприятие: - затраты, включаемые в себестоимость продукции ( основная и дополнительная оплата труда, вознаграждения, командировочные расходы, обучение и повышение квалификации) - прибыль (премиальные выплаты по итогам года, корпоративные мероприятия, культурноразвлекательные программы. а) государство: госбюджет, внебюджетные фонды (софинансирование переподготовки работников).

Классификация затрат на персонал 4. По обязательности осуществления работодателем. а) обязательные затраты: - оплата труда; - страховые взносы в социальные фонды; - выходные пособия; - оплата неотработанного времени – отпуска и больничные листы; - доплаты и компенсации за сверхурочные работы (выходные и праздничные дни, вечернее и ночное время; - обеспечение работников средствами защиты. б) дополнительные затраты ( премии, материальная помощь, 13 -ая зарплата, питание, медицинские услуги обучение, организация досуга, развлекательные мероприятия)

Классификация затрат на персонал 5. По отношению к процессам управления человеческим капиталом. А) Воспроизводственные (текущие): - поддержание профессиональноквалификационного уровня работника; - сохранение здоровья. Б) Инвестиционные (долгосрочные вложения): в обучение и развитие сотрудников ожидается более высокая производительность труда, повышение конкурентоспособности организации за счет применения лучших методов и приёмов работы, инноваций и лояльности.

Классификация затрат на персонал 6. По времени возмещения: а)текущие; б) долгосрочные. 7. По степени влияния на эффективность: а) эффективные; Б) неэффективные.

Классификация затрат на персонал 8. По функциям управления: - планирование; - проектирование (в т. ч. структур управления); - организация производства и труда; - контроль; - принятие управленческих решений; - администрирование управленческих процессов; - информационное обеспечение.

Явные и скрытые затраты на персонал Затраты на персонал – сумма расходов на персонал и потерь, вызванных проблемами в системе управления персоналом Явные затраты: зарплата, премии, начисления, оплата обучения, оплата больничных листов, отпускные. Скрытые затраты – потери: оплата неотработанного времени (опоздания, неофициальные отгулы, ожидание заданий), брак и низкое качество обслуживания, ущерб собственности организации из-за низкой квалификации работника (поломка оборудования, аварии), расходы на администрирование процессов, расходы, связанные с текучестью.

Потери, их источники и затраты на персонал 1. Производственные Источник потерь: -организация производства; - система нормирования труда. Виды затрат: 1. Оплата времени на исправление ошибок, брака. 2. Оплата простоя из-за отсутствия материалов, инструментов, инструкций, несвоевременности постановки задач. 3. Оплата работы, выполненной по заниженным нормам трудозатрат 4. Оплата непроизводительных трудозатрат.

Потери, их источники и затраты на персонал 2. Управленческие Источник потерь: система управления персоналом Виды затрат: 1. Необоснованные затраты на привлечение, оценку и отбор кандидатов. 2. Затраты на обучение и развитие персонала, если оно не дало ожидаемого результата. 3. Оплата труда по завышенным тарифам, часовым ставкам, сдельным расценкам. 4. Стимулирующие выплаты без учета динамики индивидуальной производительности труда. 5. Затраты на премирование сотрудников, если оно не приводит к росту производительности труда. 6. Затраты на корпоративные программы и социально-бытовое обслуживание, если текучесть персонала не снижается.

Потери, их источники и затраты на персонал 3. Индивидуальные Источник потерь: индивидуальные приоритеты и интересы работника. Виды затрат: 1. Оплата фактического присутствия на работе без учета результатов труда. 2. Оплата отсутствия на работе (кроме отпусков и дней нетрудоспособности). 3. Оплата низкопроизводительного труда. 4. Оплата непроизводительного труда в период, предшествующий увольнению.

Факторы формирования затрат на персонал 1. Законодательство РФ устанавливает: - МРОТ; - величину выплат за сверхнормативное использование рабочей силы; - нормы компенсаций за работу в отклоняющихся от нормальных условиях труда и режимах рабочего времени; - требования к обеспечению безопасности труда: - порядок и размеры компенсаций отдельным категориям работников; - Налоговое законодательство- размеры отчислений предприятий, связанных с использованием наемной рабочей силы. - Административное и уголовное законодательство – основания и меру наказания за нарушения обязательств работодателя в социально-трудовой сфере ( задержка заработной платы, несчастные случаи на производстве).

Факторы формирования затрат на персонал 2. Отраслевая специфика – расходы, связанные с территориальным размещением предприятий, с риском для здоровья человека, оплатой труда: - технический уровень производства; - районное регулирование заработной платы.

Факторы формирования затрат на персонал 3. Рынок труда: - квалификация и цена рабочей силы; - конкуренция между работодателями;

Факторы формирования затрат на персонал 4. Организация производства и использование рабочей силы: - формы и системы оплаты труда; - нормирование трудовых затрат; - напряженность и интенсивность работы; - условия труда.

Факторы формирования затрат на персонал 5. Стратегия предприятия: - выбор путей повышения эффективности организации - выход на новые рынки или производство новой продукции; - сокращение затрат, например, на обучение, корпоративные социальные программы – это ведет к увеличению других издержек – потеря клиентов, исправление ошибок, текучесть, низкая дисциплина.

Факторы формирования затрат на персонал 6. Кадровые стратегия и политика организации: - способы и методы достижения ориентиров (премирование или обучение работников для повышения производительности труда).

Факторы формирования затрат на персонал 7. Культура организации - традиции и поведенческие модели в социальной сфере: - обращение с ресурсами (экономное или наоборот, воровство); - потери рабочего времени (опоздания ранний уход с работы); - порядок на рабочем месте.

Вопрос 2. Управление затратами на персонал – сфера управленческой деятельности предприятия, в которой решаются задачи анализа затрат на персонал, принятия обоснованных управленческих решений в области управления персоналом, а также разрабатываются и реализуются мероприятия, направленные на оптимизацию расходов на персонал с точки зрения их целесообразности и ожидаемого экономического и социального эффекта.

Последовательное решение задач: 1. Анализ затрат на персонал. 2. Поиск областей, где затраты чрезмерны 3. Оценка факторов формирования затрат 4. Выработка решений 5. Оптимизация затрат на персонал

Направления управления затратами: 1. Управление затратами на оплату труда 2. Управление затратами на обучение и развитие персонала 3. Управление затратами по социальным обязательствам и гарантиям работодателя.

1. Управление затратами на оплату труда Цель- оптимальное распределение расходов на оплату труда. 1. Основная (базовая) заработная плата. 2. Доплаты и надбавки, предусмотренные законодательством РВ, а также выплачиваемые работодателем добровольно. 3. Стимулирующие выплаты (бонусы, премии) определяемые с учетом индивидуального вклада работника в результаты деятельности подразделения (предприятия). Особое внимание следует уделять структуре средств (на доплаты и компенсационные выплаты), не связанных с результатами и условиями труда – в идеале их не должно быть.

1. Управление затратами на оплату труда Основные принципы: а) гарантированная работодателем часть заработка должна составлять 70 -80 % индивидуального ФОТ, куда включаются помимо базовой зарплаты компенсации за работу во вредных и опасных условиях труда, доплаты за стаж, секретность и другие постоянные выплаты; б) выплаты, связанные со сверхурочными работами, работой в выходные и праздничные дни, внутрисменные простои не по вине работника, сокращенное время работы по причинам, связанным с деятельностью предприятия необходимо сокращать до минимального уровня; в) премиальные вознаграждения должны выплачиваться только за признанные предприятием результаты труда – выполнение особо сложных заданий, рост индивидуальной производительности труда, высокий вклад в успех деятельности организации.

1. Управление затратами на оплату труда Показатели эффективность затрат на оплату труда: 1. Зарплатоемкость продукции (Зе): Зе = Зфот/ V Зфот - затраты на оплату труда с учетом всех отчислений; V - выпуск продукции в денежном выражении.

1. Управление затратами на оплату труда Зарплатоемкость продукции (Зе) по факторам: Зе = (ср. спис. ЧР / V) * (Зфот/ V) -снижение трудоемкости; - снижение затрат на персонал. 2. Зарплатоодача – обратный зарплатоемкости показатель.

2. Управление затратами на обучение и развитие персонала а) Калькуляция затрат на проведение обучающих мероприятий (оплату услуг внешних провайдеров и оплата труда преподавателей; затраты, связанные с использованием технических средств обучения, изготовлением раздаточного материала; затраты на выплату заработной платы работников, направляемых на обучение).

2. Управление затратами на обучение и развитие персонала б) Выявление дополнительных затрат, связанных с реализацией функций обучения и развития систем управления персоналом (доплаты работникам замещающих обучающихся, потери от увольнения обучающихся сотрудников).

2. Управление затратами на обучение и развитие персонала в) оценка экономических результатов обучения и развития по показателям.

Показатели экономической эффективности затрат на обучение и развитие персонала 1. Соотношение затрат на обучение и финансовых результатов организации. 2. Рост производительности труда после обучения. 3. Снижение трудоемкости работ. 4. Снижение потерь, связанных с выпуском некачественной продукции (услуг). 5. Снижение затрат на компенсацию вреда здоровью работников из-за уменьшения количества случаев травматизма и заболеваемости на производстве. 6. Снижение уровня выплат за неотработанное время.

Оценка экономических результатов обучения персонала 1. Количество работников, прошедших обучение (всего, по подразделениям, по категориям). 2. Общий объем обучения (дни, часы). 3. Объем обучения на одного работника (чел-час. , чел. -дни) – по подразделениям, по категриям работников.

Оценка экономических результатов обучения персонала 4. Доля затрат на обучение в фонде рабочего времени в %. 5. Общая стоимость обучения в рублях. 6. Стоимость обучения одного работника (руб. /чел. ) – по подразделениям, по категориям. 7. Стоимость одного дня (часа) обучения.

Оценка экономических результатов обучения персонала 8. Стоимость одного дня (часа) обучения на одного работника – по подразделениям, по категориям работников. 9. Доля затрат на обучение в себестоимости, выручке, в прибыли. 10. Соотношение затрат на обучение и ФОТ. 11. Объем заработной платы, выплаченной работникам за период обучения.

Оценка экономических результатов обучения персонала 12. Объем заработной платы, выплаченной работникам за период обучения на одного работника. 13. Полные затраты на обучение. 14. Текучесть персонала, прошедшего обучение.

Оптимизация затрат необходима, когда: 1. Результаты, обусловленные обучением не дают нужного эффекта- показатели труда не улучшаются или улучшаются незначительно. 2. Затраты на обучение высоки –нет финансовых возможностей или они ограничены. 3. Объемы требуемого обучения постоянные высоки из-за необходимости регулярной подготовки работников.

3. Управление затратами по социальным обязательствам и гарантиям работодателя Это инвестиции в здоровье и благополучие работников. То есть различные льготы для персонала – оздоровление, питание, отдых, решение личных и семейных проблем. Социальные льготы не приводят к повышению результатов труда, но оказывают положительное влияние на на мотивацию занятости. Дают ощутимый результат в долгосрочной перспективе.

Социальные обязательства и гарантии организаций 1. Дополнительное медицинское страхование. 2. Доплат по листкам нетрудоспособности. 3. Доплаты по беременности и родам. 4. Дополнительное страхование от несчастных случаев. 5. Награждение работников ценными подарками (за особые достижения)

Социальные обязательства и гарантии организаций 6. Социальная поддержка низкооплачиваемых категорий сотрудников, имеющих детей с проблемами здоровья. 7. Материальная помощь. 8. Программы, направленные на формирование здорового образа жизни. 9. Организация (или оплата) отдыха и оздоровления сотрудников и их детей, семейный отдых.

Социальные обязательства и гарантии организаций 10. Корпоративные мероприятия для сотрудников и их детей, в т. ч. спортивные и культурные мероприятия. 11. Дополнительное пенсионное страхование. 12. Финансирование строительства жилья для работников предприятия.

Подходы к управлению затратами на реализацию социальной политики предприятия - равное распределение льгот меду всеми штатными сотрудниками; -распределение льгот в зависимости от статуса и заслуг работника (стаж работы, важные достижения); -распределение льгот в зависимости от ценности рабочего места, занимаемого сотрудником( например на основе грейдов); - долевое участи сотрудника в оплате тех или иных льгот.

Меры социальной политики: - способствуют формированию имиджа привлекательного работодателя; - обеспечивают минимизацию затрат на привлечение и наем лучших работников; - способствуют стабильности высокопрофессионального трудового коллектива; - обеспечивают устойчивый рост производительности труда.

Вопрос 3. Планирование и бюджетирование затрат Планирование затрат – увязка планов деятельности с ресурсами, требуемыми для ее осуществления.

Бюджетирование затрат на персонал Процесс планирования и управления затратами на персонал при помощи системы показателей, определяющих вклад персонала и службы управления персоналом в достижение целей организации

Этапы процесса бюджетирования 1. Разработка бюджета. 2. Утверждение бюджета. 3. Котроль исполнения бюджета

Задачи бюджетирования: 1. Оценка планов по управлению персоналом в соответствии с целью организации, бюджетной политики и затрат на персонал. 2. Оценка трудоемкости работ по реализации плана в сфере управления персоналом. 3. Калькуляция затрат на персонал и определение стоимости деятельности по каждому запланированному направлению. 4. Разработка бюджета затрат на персонал. 5. Защита и утверждение бюджета. 6. Контроль исполнения бюджета.

1. Оценка планов по управлению персоналом 1. Матрица SWOT- анализ для оценки факторов увеличения затрат при реализации запланированных мероприятий. Позволяет изучить в деталях факторы внешней и внутренней среды организации, которые можно использовать как преимущества или предупреждение о неблагоприятных последствиях при планировании затрат на каждую деятельность.

1. Оценка планов по управлению персоналом 2. Матрица приоритетов по четырем критериям оценки этих действий: значимость- затраты – окупаемость – риски. Матрица выбора приоритетов в заданных условиях внешней и внутренней среды предприятия лает возможность выбрать кадровые мероприятия и оптимальную структуру затрат на персонал.

2. Оценка трудоемкости работ по реализации плана в сфере управления персоналом. Определение уровня затрат на управление персоналом в сравнении с предыдущим периодом. Выявление наибольшего удельного веса направлений в процессе управления персоналом.

3. Калькуляция затрат на персонал и определение стоимости деятельности по каждому запланированному направлению. Применяется калькуляция затрат на запланированные мероприятия по статьям расходов и их сопоставление с данными отчетов за предшествующие периоды (определение потребности в кадрах, привлечение персонала, развитие кадров, использование персонала и стимулирование производительности труда, высвобождение кадров, кадрово-информационное обеспечение, прочие расходы).

4. Разработка бюджета затрат на персонал Основана на перенесение деталей планирования в общую форму бюджета, который формируется по целевым затратам и местам возникновения.

4. Разработка бюджета затрат на персонал 1. Численность работников. 2. Фонд оплаты труда: - заработная плата; - оплаты и компенсации; - премиальные выплаты. 3. Социальная политика: - дотации на питание; - оплата проезда; - профилактические мероприятия (вакцинация); - оплата абонементов в бассейн.

4. Подбор и адаптация персонала: - объявления в СМИ; - услуги рекрутинговой компании; - доплата за наставничество. 5. Обучение персонала: - внешние тренинги; - внутреннее обучение. 6. Общие расходы: - празднование дня рождения компании; - проведение соревнований по горнолыжному спорту.

5. Защита и утверждение бюджета. Согласование с финансовой службой и утверждение первым лицом компании. Важнейшая проблема утверждения бюджета – обоснование планируемых затрат

6. Контроль исполнения бюджета. Строгий учет и контроль за соблюдением графика поступления и расходования средств. Анализ бюджета – сопоставление объемов и динамики издержек в рамках статей затрат базового и планового периодов.

Модель контроля стоимости рабочей силы Ст. РС = ЧП * Ср. ОТ Ст. РС – стоимость рабочей силы; ЧП- численность и форма занятости персонала (основная, дополнительная); Ср. ОТ – средняя оплата труда (базовая + переменная) + средняя стоимость льгот + средние затраты на обувчение.

Вопрос 4. Направления оптимизации затрат на персонал 1. Сокращение персонала. Помимо экономии ФОТ, размеров отчислений на соцстрахование, сокращение офисных расходов возникают затраты и потери.

Потери, обусловленные сокращением персонала 1. Прямые затраты, связанные с высвобождением персонала (выходное пособие, дополнительные компенсации, выплаты с учетом стажа работы в компании, сохранение страховых льгот, стимулирование добровольного ухода из компании, повышение квалификации и обучение с целью трудоустройства, консультирование, снижение производительности труда у высвобождаемых работников)

Потери, обусловленные сокращением персонала 2. Косвенные потери и затраты на тех работников, которые остаются работать (обучение и переобучение, снижение производительности труда). 3. Социальные потери на уровне предприятия (снижение доверия к руководству, стресс, психологическая травма)

Потери, обусловленные сокращением персонала 4. Проблемы на уровне общества (утрата профессиональных навыков в связи с отсутствием работы в течение длительного времени, нарушение привычных социальных связей и круга общения в период безработицы, вредные привычки, вступление в криминальные структуры в условиях долговременной безработицы.

2. Борьба с текучестью персонала: - создание бренда работодателя; - поиск новых источников способных сотрудников; - налаживание постоянных потоков потенциальных работников из учебных заведений; - установление более конкурентоспособного общего вознаграждения и условий занятости;

3. Привлечение и удержание «талантов» Меры кадровой политики: нахождение талантливых работников, которым предоставляются лучшие оклады и пособия, индивидуальные пакеты компенсаций и льгот, возможность участвовать в корпоративной прибыли, увеличение числа возможных путей карьеры для удержания сотрудников, мониторинг уровней вовлеченности работников со способностями.

4. Борьба с потерями рабочего времени. Издержки абсентеизма и показатели их оценки: а) прямые затраты – страховые взносы, компенсация краткосрочной и долгосрочной инвалидности, компенсация по оплате дней нетрудоспособности;

4. Борьба с потерями рабочего времени. Издержки абсентеизма и показатели их оценки: б) косвенные расходы – оплата сверхурочной работы других сотрудников, доплата за совмещение работ, доплата за заместительство, оплата питания и проживания других сотрудников, стоимость замещения работников и их обучения, расходы найма, увеличение некачественных результатов труда, пропущенные сроки выполнения контракта;

4. Борьба с потерями рабочего времени. Показатели: Ø Количество и доля рабочего времени по факторам (болезнь, опоздания, прогулы, отгулы) Ø Стоимость и доля издержек абсентеизма в выручке (прибыли) компании. Ø Стоимость и доля издержек на оплату заместительства в выручке (прибыли).

5. Оперативное регулирование численности и качества персонала Современные программные продукты позволяют планировать схемы наиболее продуктивной работы, точно учитывать начало, окончание и продолжительность работы каждого сотрудника и в текущем режиме отслеживать использование фондов рабочего времени и оплаты труда.

6. Формирование структур персонала по типу «ядро- периферия» . Основной подход к построению структуры штата состоит в том, чтобы выделить кадровое ядро – категории и отдельных работников, чии способности и возможности труднее всего воспроизвести в случае их увольнения.