ЭФФЕКТИВНЫЙ ИНСТРУМЕНТ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (ВЕРСИЯ 8. 5. 0) Москва 2004
Документооборот, как инструмент эффективного управления q 85% информационных ресурсов организации – в документах q. Около 30% времени тратится на поиск, перемещение и согласование документов q. Эффективность работы с документами – это своевременность принятия и эффективность контроля исполнения решений в организации
Электронный документооборот – вызов времени Автоматизация службы делопроизводства Автоматизация всей организации Контроль прохождения бумажных организационнораспорядительных документов по подразделениям Организация работы специалистов и руководителей над всеми видами электронных и бумажных документов Обеспечение доступа к документам через рассылку Обеспечение доступа к документам через интернет-порталы
Эффект от внедрения электронного документооборота q Прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами) q Унификация делопроизводственной деятельности организации, уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала q Сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства q Полный контроль за движением документов и исполнительской дисциплиной
Функции системы «ДЕЛО» , обеспечивающие электронный документооборот q Подготовка и согласование документов в электронной форме; q Электронная подпись файлов документов; q Криптозащита документов, отправляемых электронной почтой; q Обеспечение поточного сканирования документов; q Интеграция с приложениями MS Office; q Web-доступ к информации
Основные функции системы «ДЕЛО» q Регистрация документов, в том числе обращений граждан; q Ввод резолюций и контроль их исполнения; q Создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме; q Маршрутизация и контроль движения по спискам; документов, рассылка q Многоаспектный поиск документов с сохранением запроса; q Работа с взаимосвязанными документами; q Сканирование и прикрепление файлов документов, полнотекстовой поиск по ним; q ЭЦП файлов документов; q Обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования; q Справочно – аналитическая работа, формирование отчетов; q Web –доступ к базе данных
Что отличает «ДЕЛО» ? q Наиболее полный учет реальной управленческой практики; q Возможность поэтапного перехода от автоматизации традиционных технологий к современному электронному документообороту; q Промышленный продукт (коробочное ПО), отлаженные технологии ввода в действие и техподдержки. Постоянное развитие; q Масштабируемость: от отдельного рабочего места до территориально распределенной системы управления q Возможность обеспечения юридической значимости и секретности сообщений с помощью электронной цифровой подписи
«ДЕЛО» – лидер автоматизации делопроизводства в России и странах СНГ Используется: На 40 тыс. рабочих мест во всех регионах России и в странах СНГ в 500 организациях и предприятиях Некоторые проекты: Совет Федерации, Государственная Дума, Конституционный Суд РФ, Счетная палата, Судебный департамент ВС РФ, Банк России, Госатомнадзор, Госнаркононтроль, Комитет РФ по финансовому мониторингу, Министерство культуры, «Росавиакосмос» , Саха (Якутия), Московская область, адм. Алтайского края, ФОМС, ГАС «Выборы» , Татнефть, Мосэнерго, Мосгортранс, Мострансгаз
Структура системы ДЕЛО П О Д С И С Т Е М Ы
Организация проверки электронной подписи
Обмен документами по e-mail с использованием ЭЦП
Интеграция с приложениями MS-Office
Система поточного ввода бумажных документов 4. Опр ответственных за обеспечение методического руководства и организацию работы системы САДД. 5. Дать поручения начальникам подразделений организации по: · возложению на них ответственности за работу системы в подразделении; · недопущению работы в САДД неподготовленных работников; · использованию возможностей САДД для укрепления исполнительской дисциплины. 6. Назначить ответственных за техническое обеспечение работы САДД. 7. Дать указание о подготовке предложений по расширению использования САДД. Приложение: «Временный Регламент работы с документами с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)» Директор В. И. Петров
Интеграция с другими системами ODMA ДЕЛО Архивное дело Кадры Электронные архивы
Требования к серверу Требования к серверной части Требования к аппаратному обеспечению: • Минимальные: Pentium II, RAM 128 Mb, HDD 1 Gb; • Рекомендуемые: Pentium III, RAM 256 Mb, HDD 9 Gb. Требования к программному обеспечению для версии под MS SQL Server: • Windows NT 4. 0, Service Pack 4+ или Windows 2000 Server; • Options Pack 4. 0 (Internet Information Server, Index Server) или Windows 2000 Server; • MS SQL Server 7. 0, Service Pack 2 или MS SQL Server 2000. Требования к программному обеспечению для версии под Oracle: • системное программное обеспечение определяется платформой (Win NT, UNIX, SCO UNIX, Novell Netware и т. п. ); • Oracle 7. x, 8. x.
Требования к клиентской части Требования к аппаратному обеспечению: • Минимальные: Pentium 133, RAM 32 Mb, HDD 1 Gb; • Рекомендуемые: Pentium II, RAM 64 Mb+, HDD 3 Gb. Требования к программному обеспечению: • Windows 98, 2000, NT 4. 0, NT Workstation 4. 0; • клиентская часть MS SQL Server или Oracle соответственно; • MS Office 97 (Word, Excel) и выше; • MAPI-совместимый почтовый клиент (MS Exchange, MS Outlook). Требования к свободному месту на HDD Для установки серверной части системы Дело в зависимости от предполагаемого объема БД из расчета 40 Mb на системные нужды + по 2 Kb на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов). Для установки клиентской части системы Дело - 80 Mb. данных системы размещается на сервере БД (сервере сети) под управлением одной из операционных систем: Windows NT, UNIX, Novell Netware.
Подсистема «Архивное дело» 1. Составление номенклатуры дел; 2. Систематизация дел в пределах фонда на основе хронологически-структурной схемы; 3. Ручная регистрация дел и документов, отсутствующих в системе ДЕЛО; 4. Поиск дел и документов, контроль сроков их хранения; 5. Учет и контроль движения дел и документов; 6. Передача исполненных документов из системы «ДЕЛО» в подсистему «Архивное дело» для формирования и оформления дел; 7. Формирования отчетных форм в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации; 8. Поточный ввод документов
Система КАДРЫ q Организация территориально-распределенного кадрового учета; q Ведение штатного расписания предприятия; q Ведение картотеки личных карточек работников; q Введение табеля учета использования рабочего времени; q Ведение карточек приказов по личному составу, карточек командировок; q Поиск необходимой информации по произвольно заданным критериям; q Формирование отчетов и справок; q Интеграция с системой Дело;
Этапы внедрения системы Руководство Служба ДОУ Подразделение
Почему выбирают Дело? q Поддержка бумажного и электронного документооборота q Функциональная полнота, учет множества традиционно сложившихся и недокументированных технологических правил и процедур, q Коробочный, динамично развивающийся продукт, снабженный подробной документацией q Открытость системы q Комплект дополняющих технологий (архивное дело, средства ЭЦП, средства распознавания текстов и поточное сканирование) и взаимодействие с другими системами q Легкая настраиваемость и быстрая внедряемость (10 мест – 1 -2 недели, 100 мест – 1 -2 месяца), гибкая перенастройка при изменении схем документооборота и структуры организации q Полный набор услуг по внедрению и сопровождению
По вопросам автоматизации документооборота и обеспечения его юридической значимости Вы можете обратиться в компанию «Удостоверяющий центр. Оренбург» 460018 г. Оренбург пр. Победы 141 телефон (3532) 581 -781, 77 -32 -58 orn. ekey. ru org@orn. ekey. ru
Скачать презентацию ЭФФЕКТИВНЫЙ ИНСТРУМЕНТ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ВЕРСИЯ
9e64ea99676a54ae94ce5ffd7db737ad.ppt