Эффективная работа в Microsoft Access Фролова Наталья

* «Эффективная работа в Microsoft Access» Фролова Наталья Борисовна

Навигация в базе данных осуществляется с помощью: • Кнопочной формы • Области переходов Одним из средств навигации в базе данных Access является Область переходов.

Область переходов состоит из набора средств и элементов управления: 1. Меню. Задает и изменяет категории, с помощью которых группируются объекты базы данных. 2. Кнопка «Открыть/закрыть границу области переходов» . Расширяет и сворачивает область переходов. 3. Поле «Поиск» . Отбирает объекты, скрывая ненужные группы по мере ввода запроса. 4. Группы. Содержат наборы объектов БД. Имена групп в каждой категории свои собственные. 5. Объекты базы данных. Таблицы, формы, отчеты, запросы и другие объекты базы данных. В каждой группе отображаются только те объекты, которые логически ей принадлежат. 6. Пустое пространство. Служит для выбора вариантов настройки области переходов посредством контекстного меню.

Представление объектов в области переходов можно менять по своему усмотрению, можно выбрать представление: • по типу объектов • по дате создания • по дате изменения • таблицы и связанные объекты • пользовательская категория • либо настройка собственной категории.

Область переходов создается для конкретной базы данных и переносится вместе с ней. Область переходов состоит из набора категорий, встроенных по умолчанию или созданных по пользователем. каждая категория состоит из одной или нескольких группы состоят из конкретных объектов: таблиц, форм, запросов, отчетов и др. элементов, к которым необходимо иметь доступ пользователям

Параметры переходов – позволяют провести настройку и управление категориями.

После создания категорий и групп, в группы добавляются объекты: • Перетаскиванием из списка неназначенных объектов • Добавлением из контекстного меню нужного объекта

В итоге конечному пользователю доступны только выбранные объекты. В области переходов в пользовательских категориях хранятся не сами объекты, а ссылки на них (ярлыки), поэтому при удалении или перемещении объектов в группах исходные объекты останутся не тронутыми. При желании (или необходимости) некоторые объекты, группы или категории можно делать скрытыми.

Кнопочная форма – аналог области переходов, но имеет вид обычной формы с набором кнопок. Кнопочную форму можно создать двумя способами: • автоматически встроенными средствами Access – раздел Работа с базами данных → Диспетчер кнопочных форм; • вручную, в режиме конструктора, создав элементы управления типа кнопок и связанных с ними надписей и набора макросов, позволяющих получить нужный доступ к объектам, либо создать встроенные макросы.

Добавление нового элемента на кнопочную форму: • создание кнопки, • указание текста надписи, • выбор команды, которая будет выполняться при нажатии на кнопку или текст, привязанный к ней, • выбор конкретного объекта для открытия.

Вместе с кнопочной формой создается таблица Switchboard Items, содержащей текст надписи, названия открываемых объектов, тип объектов, хранящая настройки кнопочной формы.

Настройка текущей базы данных Кнопка «Office» → Параметры Access → Текущая база данных.

Параметры приложения: • Заголовок приложения – имя, которое будет отображаться в строке заголовка. • Значок приложения – точечный рисунок или ICO-файл значка. • Значок форм и отчетов – значок приложения будет помещен на вкладки поверх форм и отчетов в открытой базе данных. Форма просмотра – задает, изменяет или удаляет форму, открывающуюся автоматически при открытии базы данных (главная кнопочная форма). • Строка состояния – отображает или скрывает строку состояния в нижней части рабочей области Access.

Параметры окна документа: Перекрывание окон – позволяет открыть и просмотреть несколько элементов одновременно, т. е. каждый элемент будет отрыт в своем окне и каждый последующий будет перекрывать предыдущий.

Вкладки – позволяют использовать интерфейс одного документа и отображать один объект в данный момент на разных вкладках. Этот параметр используется по умолчанию.

Центр управления безопасностью Используется для создания или изменения надежных расположений, для настройки параметров безопасности. Эти параметры определяют поведение новых и существующих баз данных при их открытии в Access.

Современные средства Access позволяют осуществить многоуровневую защиту базы данных.

В частности, существуют следующие возможности: • Просмотр данных даже при отключенном коде VBA или отключенных компонентах в базе данных. • Файлы базы данных, расположенные в надежном месте, будут открываться и обрабатываться без сообщений с предупреждениями и запроса о включении или отключении содержимого. • Базы данных, могут быть подписаны (иметь цифровую подпись) как надежные и иметь соответствующий сертификат надежности. • Используется стойкий алгоритм шифрования баз данных с использованием пароля базы данных.