Эффект практического применения системы электронного документооборота 38% компаний рейтинга Fortune Global 500 считают что внедрение СЭД является важным для успешного ведения их бизнеса. Источник: Forester Reserch
Документ – инструмент коммуникаций Внутри организации Организационно распорядительные документы (ОРД): • Приказы • Распоряжения • Указания • Постановления • Протоколы совещаний • Решения и прочие Внутренние документы: • Служебные записки • Докладные записки • Планы • Отчеты • Инструкции • Заявки • Бюджеты • Ведомости и прочие С внешним миром Внешняя корреспонденция: • Письма • Коммерческие предложения • Уведомления • Сопроводительные письма • Запрос • Прочее Торговые документы: • Договора • Контракты ВЭД • Доп. соглашения • Протоколы • Акты • Накладные • Прочее
Жизненный путь документа • • Списание Сопровождение БП • Резолюции, поручения • Контроль исполнения, контрольные точки • Создание новых документов на основании • Запуск новых процессов Списание в архив Архивное делопроизводство • Регистрация Рождение Формирование дел • • Утверждение • • Разработка Уничтожение
Бумажные документы 6% - документов теряется 80% из них - никогда не находятся каждый внутренний документ дублируется в среднем 20 раз Затраты рабочего времени: Секретарь - 75% Руководитель - 45% Сотрудник - 30% На согласование, утверждение - 60% Поиск информации – 80% 20 -30% поставленных задач не решаются.
7 поводов перейти на электронный документооборот Сближение отделов, служб Информация хранится централизовано в одном месте. СЭД регламентирует доступ к информации, создавая единое информационное пространство. Ускоряются документопотоки между структурными подразделениями. Комфортная работа вне физического офиса (поддержка мобильных сотрудников). Коллективная работа географически отдаленных подразделений. Глобальный доступ к информации в режиме 24/7.
7 поводов перейти на электронный документооборот Структурирование информации В электронном виде любая информация сортируется легче. Информация располагается в строго определенном порядке. К нулю сводятся временные затраты при поиске и сортировке информации. Бизнес процессы прозрачны, легко определяются узкие места. Приведение документов и бизнес-процессов к стандартам ISO.
7 поводов перейти на электронный документооборот Быстрый поиск В электронном виде документы всегда под рукой. Исследования Prisewaterhouse Coopers при бумажном документообороте: 6, 5% документов теряется 3, 5% документов перепутаны 11% и выше – сложно найти. Яркий пример: о. Фиджи – признав потерю Декларации независимости от Англии, после 5 лет поиска запросили копию у правительства Великобритании.
7 поводов перейти на электронный документооборот Конфиденциальность В электронном виде разграничить доступ к конфиденциальной информации проще. СЭД имеет: Механизм аутентификации Цифровые подписи Многоуровневое разграничение доступа к информации согласно должностным инструкциям Шифрование данных при передаче.
7 поводов перейти на электронный документооборот Страховка в чрезвычайных ситуациях Яркий пример: 4 августа 2008 г. в Управлении земельных ресурсов Днепропетровска возник пожар, который сжег 360 кв. м. площади помещений и уничтожил архив бумажных документов. Электронная база УЗР не пострадала. На сервере сохранилась вся информация по государственному земельному кадастру.
7 поводов перейти на электронный документооборот Экономия ресурсов Статистика: при бумажном документообороте, 30% рабочего времени тратится на рутинные операции с документами, при переходе на электронный документооборот этот показатель равняется 10%. Экономия средств фонда оплаты труда: 100 чел * 2000 грн. /мес. *20%=40 000 грн. /мес. 480 000 грн. /год Дополнительная экономия: • канцелярия • расходные материалы • курьерская доставка.
7 поводов перейти на электронный документооборот Привлечение инвестиций Унификация бизнес процессов. Автоматизированный контроль соблюдения регламентов бизнес-процессов. Прозрачность управления. Улучшение экономических показателей. Инвестиционная привлекательность.
Система электронного документооборота
Скачать презентацию Эффект практического применения системы электронного документооборота 38 компаний
Презентация к лекции 1 по документообороту.ppt