Effective meetings. REC TOMSK 2011 How to prepare

Effective meetings. REC TOMSK 2011 How to prepare and run team meeting

• Зачем мы проводим встречи? • Почему встречи часто бывают неэффективны? • Что нужно, чтобы встреча была эффективной? • Как провести эффективную встречу? • Как работать в конфликтами во время встреч?

Что меньше всего вам нравилось на тех встречах, где вы присутствовали?

Неэффективная встреча — Решение не было принято — Тянулась слишком долго — Цель встречи была неясна — Не было адженды — Обсуждение часто уходило в стороны от существа вопроса- Неудобное место проведения, плохая слышимость, освещение — Не началась во время, не закончилась во время — Не было возможности выразить свое мнение — По окончании встречи осталось совершенно не понятно, что нужно делать- Встреча была бесполезной (нет никакой разницы, был я там или нет

При подготовке встречи необходимо ответить на вопросы: • Какова цель встречи? • Какой результат мы должны получить? • Сколько будет участников? • Кто они? • Сколько времени продлится встреча?

У эффективной встречи есть: Необходимость Цель Agenda Организатор Временные рамки Минимум участников Результат

Цель • S — specific • M — measurable • A — achievable • R — relevant • T — time-based

Agenda • дата • время • место проведения • регламент выступлений (если они предусмотрены)

Agenda • Легкие решения • Трудные, спорные решения • Умеренные, не спорные решения

Временные рамки и участники • Эффективность встречи • обратно пропорциональна • ее длительности и количеству участников

Как вести встречу • Начинайте в точно назначенный час. • Длительность встречи не должна превышать 2 часа. • Ознакомьте присутствующих с аджендой встречи. • Будьте гибкими! • Распределите роли и обязанности участников. • Установите правила проведения встреч. • Обобщите итоги встречи.

Методы и техники фасилитирования • Классический Мозговой Штурм

Результат Решение по каждому вопросу следует доводить до согласованной письменной формулировки, включающей в себя: • содержание решения, • сроки его выполнения, • ответственного за выполнение решения.

Управление конфликтами • 15% рабочего времени расходуется на конфликты и постконфликтные состояния Если это время принять за 100%, то • по вине руководителя — 52% ; • из-за психологической несовместимости — 33% ; • по причине неправильной расстановки кадров — 15%.

Управление конфликтами • Факты против мнений Переведите обсуждение на язык фактов , а не мнений.

ВОПРОСЫ? : -) saveleva. yana@gmail. com Skype: solo

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!