Довідково інформаційна документація Довідково-інформаційні документи надають інформацію

Довідково інформаційна документація

Довідково-інформаційні документи надають інформацію, спонукають приймати відповідні рішення (ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб дій )

Довідково-інформаційними документами є: акт; протокол; витяг з протоколу; пояснювальна, доповідна записка; оголошення; довідка; звіти, доповіді; службові телеграм; телефонограми; факси.

АКТ документ, складений декількома особами (комісією), що під тверджує будь які встановленіфакти або події. 1 • обстеження; 2 • прийому-передачі; 3 • ревізії; 4 • інвентаризації.

• Усі акти оформлюються на папері формату А 4 (п. 3. 28 Інструкції з ведення ділової документації. . . ). • За необхідностіакт затверджується вищою організацією або керівником підприємства. • Акт оформлюєкомісія, яку створює та затверджує відповідним наказом керівник установи.

Група Зміст Законодавчі Рішення щодо законів, указів, постанов Підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних із Адміністрадіяльністю установ, тивні підприємств, організацій, окремих осіб

Реквізити : 1. Гриф затвердження • (за необхідності). 2. Автор документа • (назва відомства, організації). 3. Заголовок 4. Дата, номер, місце складання 5. Підстава • (наказ керівника організації). 6. Склад комісії 7. Присутні 8. Текст 9. Відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження 10. Перелік додатків до акту. 11. Підписи всіх членів комісії та присутніх • Текст акту являє собою зв'язне висловлювання, кожен пункт плану якого висвітлюється в новому абзаці. • (відповідно до п. 3. 28 Інструкції з ведення ділової документації у ЗНЗ І-ІІІ ступенів). • (обов'язково!).

Структура тексту : Вступ (підстави для складання акту, перераховані члени комісії, їх завдання). Констатувальна частина (суть і характер проведеної роботи, установлені факти, пропозиції, висновки).

Акт складають не менше ніж у трьох примірниках. Важливо! • В актах, висновках і подібних документах, укладених групою або комісією, позначають не посади осіб, які підписували документ, а розподіл їх обов'язків у конкретній комісії. • Після підпису голови – підписи членів комісії за абеткою.

Важливо! Не варто вимагати від класних керівників проведення обстеження кожної сім'ї без винятку. Цій процедурі підлягають лише такі категорії учнів: діти, постраждалі внаслідок аварії на ЧАЕС; діти сироти; діти, що перебувають під опікою; напівсироти;

Важливо! діти, батьки яких інваліди; діти з багатодітних сімей; діти військовослужбовців, працівників органів внутрішніх справ, журналістів, які загинули під час виконання посадо вих обов’язків; діти самотніх матерів; діти з сімей переселенців з районів військових дій; діти з малозабезпечених сімей; діти інваліди.

А також категорія учнів, що потрібують особливой педагогічної уваги: діти, схильні до девіантної поведінки; діти, що стоять на обліку. . . Оскільки комісія з класним керівником здійснює обстеження двічі на рік, доцільно акт пронумерувати: № 1 – той, що складають на початку навчального року, № 2 – той, що складають на початку II семестру.

Групи протоколів Протокол документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття Стислі рішень на засіданнях педагогічної ради, зборах, нарадах, засіданнях Повні органів шкільного самоврядування тощо. Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт, - секретар. Стено графічні

Групи протоколів Стислі де фіксують лише ухвали. У них вказують: • порядок денний, • прізвища доповідачів, • прізвища тих, хто виступив під час обговорення, ухвали рішень

Групи протоколів Повні що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів (нарад, засідань) і дають можливість скласти враження не лише про характер зборів чи нарад а й про діяльність структури в цілому.

Групи протоколів Стенографічні де всі виступи записують дослівно

Протоколи оформляють на основі чорнових записів ходу засідання, стенограми або звуко аудіозапису, матеріалів, підготовлених до засідання, на бланках організації. Реквізити протоколу: • Назва документа (посередині) та порядковий номер (після слова «ПРОТОКОЛ» ). • Дата проведення заходу, засідання та ін. (ліворуч). Якщо засідання (збори, конференція) триває більше одного дня, то через тире зазначають дати початку й завершення. • Місце проведення– назва населеного пункту (праворуч).

Реквізити протоколу Заголовок до тексту: § назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори; установча, наукова конференція; виробнича, позачергова нарада тощо); § Назва установи, організації, закладу чи їхнього структурного підрозділу, де відбувається захід.

Реквізити протоколу Текст протоколу: вступна частина § прізвища та ініціали особи, яка веде збори, голови; § прізвища та ініціали особи, яка укладає протокол, секретаря; § склад учасників заходу (більше 15 чол. – вказують загальну кількість, до 15 чол. – прізвища й ініціали учасників за абеткою; якщо відсутніх менше 10 чол. – зазначають причину відсутності, якщо більше 10 чол. – то лише загальну кількість відсутніх); § посада, звання, прізвище та ініціали керівників установи, службових осіб, почесних гостей та ін. запрошених; § у протоколах постійно діючих нарад і комісій посади присутніх не зазначають.

Реквізити протоколу текст основної частинимає бути: Ø точним, лаконічним, складеним на основі виступів Ø текс поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного Ø Кожний розділ містить пункти: «СЛУХАЛИ: » , «ВИСТУПИЛИ: » , «ПОСТАНОВИЛИ: » (ці слова подаються із нового рядка великими літерами § Перелік додатків до протоколу (із зазначенням кількості сторінок і примірників) § Посади керівників засідання або наради (ліворуч), підписи та їх розшифрування (праворуч).

Важливо! 1. У тексті основної частини протоколу вживають речення з непрямою мовою: • Іванова З. І. , шкільна медична сестра, – порушила питання про неробочий стан фізіотерапевтичного кабінету. Не допускається формулювання у формі прямої мови: Іванова 3. І. , шкільна медсестра, – Чому в інтернаті не працює фізіотерапевтичний кабінет? 1. Підписи голови та секретаря засідання в протоколі є обов'язковими (п. 3. 26 Інструкції з ведення ділової документації). 2. Голова й секретар підписують протоколи загальних зборів (засідань, нарад), а протоколи засідань комісій – усі члени комісії. 3. Якщо на зборах проводять вибори таємним голосуванням, результати оформляють окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому – результати голосування. Результати голосування з кожної кандидатури записуються так: За Василишина І. Г. – 50 голосів, проти – 0, утримав ся – 1. 4. У багатьох фахових періодичних виданнях та методичній літературі для педагогічних працівників трапляються зразки оформлення протоколів, але, на жаль, далеко не кожний зразок (бланк для копіювання, шаблон та под. ) відповідає вимогам чинної Інструкції з ведення ділової документації. Звертайте увагу на: наявність усіх необхідних реквізитів; їх правильне найменування; їх правильне розміщення на сторінці.

Витяг із протоколу • Це частина протоколу, оформлена належним чином на загальному, спеціальному (бланку) або чистому аркуші паперу формату А 4 • У протоколі, з якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, коли й кому його надано чи надіслано. Реквізити • Назва виду документа (ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ). • Номер документа, із якого роблять витяг. • Назва організації, установи, яка проводила засідання, нараду.

Реквізити • Дата проведення (переноситься з оригіналу). • Місце складання чи видання (з оригіналу). • Текст (!!! Божко О. П Шкільна документація, стор. 108. ) • Посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто підписав оригінал (без його підпису). • Посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг. • Дата укладання витягу. • Позначка про відповідність оригіналу. 27

Особливу увагу під час оформлення витягу з протоколу слід звернути на відтворення тексту. Із вступної частини тексту оригіналу протоколу до витягу переносять прізвища та ініціали голови, секретаря засідання, присутніх та запрошених; із порядку денного беруть лише ті питання, які цікавлять замовника витягу з протоколу; з основної частини тексту переносять тільки той розділ (розділи), що стосується відповідних питань порядку денного.

Доповідна записка – документ, адресований керівникові чи вищій установі з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора. Групи: Звітні Інформаційні Ініціативні

Доповідна записка оформлюється на папері формату А 4 із вказівкою реквізитів: назва виду документа (доповідна записка); адресат (посада, прізвище, ініціали посадової особи); дата; заголовок (стислий зміст тексту). Заголовок доповідної записки формулюється у формі знахідного відмінка як відповідь на запитання про що? (як, наприклад, і в наказі): Про невідвідування уроків (п. 3. 30 Інструкції з ведення ділової документації); кількість складених примірників та їх місцезнаходження (зазначають після тексту доповідної записки перед підписом з нового рядка); Підпис.

Важливо! • Дата чи період часу, до якого відносяться відомості, викладені в доповідній записці, входять у заголовок (п. 3. 30 Інструкції з ведення ділової документації). • Доповідну записку складають у декількох примірниках. Причому обов'язковою умовою є реєстрація кожного примірника як вхідної документації з присвоєнням номера (кожному примірнику однаковий номер) у секретаря школи. Третій примірник класний керівник має обов'язково залишити собі.

• Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи з підписом керівника. • У разі систематичних пропусків занять учнем без поважної причини (прогули) класний керівник складає та подає доповідну записку не в 10 денний термін, а трохи раніше, оскільки саме через 10 днів керівник ЗНЗ має скликати комісію й складати відповідний акт саме на підставі доповідної.

ОГОЛОШЕННЯ – це інформація про будь який масовий захід. Реквізити: заголовок; дата; час і місце проведення заходу; назва заходу; порядок денний (за необхідності); адреса та способи приїзду (за необхідності); підпис від імені організації, що проводить захід. Отже, формулювання в тексті оголошення стислі. В оголошенні обов'язково вказується, хто й про що повідомляє. Дату бажано виділяти іншим шрифтом (або кольором).

Довідка– документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів і подій. Реквізити : 1. Назва міністерства, якому підпорядкована організація, установа (для державних). 2. Повна назва організації, установи, що видає довідку. 3. Адресат – посада, назва установи, прізвище й ініціали (для службових). 4. Дата видачі. 5. Місце укладання.

Довідка 1. 2. 3. Назва документа та його номер (посередині). Заголовок до тексту (для службових). Текст: прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається довід ка (у н. в. ); статус; спеціальність, класність, розряд, посада, звання та ін. ; місце проживання, площа помешкання, зручності тощо, (якщо потрібно); розмір заробітної плати (цифрами й літерами) на місяць (якщо потрібно); назва установи, закладу, до яких подається довідка. Текст довідки особистого характеру доцільно починати з подання в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. У тексті слід уникати архаїчних, надлишкових зворотів типу: «Цим повідомляємо. . . » , «Пред'явник цього. . . » , «. . . дійсно проживає. . . » , «. . . справді працює. . . » , «. . . зараз навчається. . . » та ін.

Довідка 9. Посада укладача керівника (ліворуч), ініціали та , прізвище (для зовнішніх). 10. Посада керівника фінансового відділу, його підпис, ініціали та прізвище (якщо в довідці йшлося про матеріальні кошти). 11. Печатка(якщо довідку укладено не на бланку). • Аналітичні довідки можуть бути шаблонними, як, наприклад, ті, що оформлюють психологи і соціальні працівники. Вони містять дані про контингент досліджуваних, традиційно мають цілепокладаючу, загальну, результативну й аналітичну частини, а також висновки та рекомендації психолога.

Реквізити : гриф затвердження (підпис, дата); назва документа (звіт); назва закладуустанови, організації; період за який складається звіт; , текст; підпис ; дата складання звіту, індекс документа.

• Текст звіту викладається послідовно за пунктами виконання планових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного або часткового невиконання плану, викладаються перспективи його виконання. • Звіти про результати виконання одноразових завдань не затверджуються, а адресуються керівникам: зазначають назву посади та прізвище керівника (праворуч угорі на першій сторінці звіту). • Текст такого звіту розпочинається посиланням «Відповідно до Вашого доручення від. . . » , «За Вашим завданням. . . » тощо.

Практична робота • Підготуйте оголошення про свято останнього дзвоника. • Складіть посадову інструкцію для студентів навчального закладу, що навчаються. • Складіть протокол зборів навчальної групи із приводу відвідуваності уроків.

Контрольні питання Назвіть види й призначення інформаційно довідкових документів. Охарактеризуйте інформаційно-довідкові документи: 1. Протокол. 2. Доповідна записка. 3. Пояснювальна записка. 4. Заява. Вимоги до складання й оформлення: 1. Актів. 2. Протоколів, витягів з протоколу. 3. Оголошень. 4. Звітів. Що являють собою: 1. Довідка. 2. Звіт.