Должность и должностные полномочия 1 Должность и ее

Должность и должностные полномочия 1. Должность и ее разновидности. 2. Виды должностных полномочий. 3. Распределение должностных полномочий. 4. Делегирование полномочий подчиненным. 5. Регламентация должностных прав и обязанностей. 6. Пути рационализации должностной структуры.

Должность и должностные полномочия 1. Должность и ее разновидности.

Должность и ее разновидности. Должность — это штатная единица организации, первичный элемент в структуре управления ею, характеризующийся совокупностью прав, обязанностей и ответственности работника, выполняемыми ими трудовыми функциями, границами компетенции, правовым положением. Все эти характеристики являются производными от функций и особенностей подразделения. Частично они должны быть органически присущи именно данной должности, а частично относиться к разряду «прочих» , входящих в круг общих функций подразделения, приходящихся на долю данной должности и поручаемых руководителем отдельно.

Должность и ее разновидности. Возможность распоряжаться людскими, материальными и информационными ресурсами выражается в праве подписи должностным лицом соответствующих документов; Возможность содействовать или препятствовать тем или иным действиям — в праве визировать документ, подписываемый или утверждаемый руководством; Возможность предлагать собственные варианты действий и оценивать предложения других — в праве участвовать в разработке документа; Возможность должностного лица проверять, как реализуются отраженные в документе решения, — в предоставлении ему права контроля над ними.

Должность и должностные полномочия 2. Виды должностных полномочий.

Виды должностных полномочий. Каждая должность является носителем определенных полномочий, т. е. совокупности официально предоставленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять те или иные действия в интересах организации. Выделяется несколько видов должностных полномочий: распорядительные, рекомендательные, координационные, контрольно-отчетные, согласительные.

Виды должностных полномочий. Распорядительные полномочия Их обладатели имеют право принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются. Эти полномочия могут быть линейными и функциональными. Линейные полномочия Предполагают наличие прямой должностной связи между руководителями и исполнителями, в рамках которой первые могут предписывать вторым что, когда и где те должны делать, или, наоборот, не делать, чтобы обеспечить достижение поставленной цели. Функциональные полномочия осуществляются в условиях косвенных связей. Они сводятся к принятию соответствующими руководителями обязательных для исполнения решений, регулирующих деятельность работников, непосредственно подчиняющихся другим (линейным) руководителям.

Виды должностных полномочий. Рекомендательные полномочия Обладатели этих полномочий при необходимости могут давать советы нуждающимся в них руководителям или исполнителям, каким образом лучше всего решить тот или иной узкий вопрос. Но в отличие от предыдущего случая эти советы не являются обязательными для исполнения и не носят инициативного характера. Контрольно-отчетные полномочия Предоставляют возможность их носителям осуществлять в официально установленных рамках проверку деятельности руководителей и исполнителей, требовать от них предоставления обязательной информации, осуществлять ее анализ и направлять его результаты вместе с собственными выводами в соответствующие инстанции. Координационные полномочия Реализуются в процессе выработки и принятия совместных решений. Лица, которые ими наделяются, имеют право от имени высшего руководства согласовывать деятельность отдельных субъектов управленческой структуры и направлять ее в русло, соответствующее целям организации.

Виды должностных полномочий. Согласительные полномочия Их обладатель в обязательном порядке высказывает в пределах компетенции свое отношение к решениям, принимаемым в рамках линейных или функциональных полномочий. Согласительные полномочия могут быть предостерегающими или блокирующими. Подстерегающие полномочия Например, юрист, который проверяет соответствие решений руководителей действующим правовым нормам, указывает на содержащиеся в них ошибки и нарушения и предлагает их исправить. В противном случае он не ставит своей визы под документом, свидетельствующей о его правильности с юридической точки зрения. В то же время руководители могут игнорировать мнение юриста, беря на себя всю полноту ответственности за возможные негативные последствия. Блокирующие полномочия Обладает, к примеру, главный бухгалтер. Без его согласия, оформляемого личной подписью, решение, реализация которого связана с затратой денежных средств, вообще не может появиться.

Виды должностных полномочий. Управленческие полномочия неотделимы от ответственности, т. е. необходимости отдавать отчет за принятые решения, активные действия и их последствия. Различают два вида ответственности: общую и функциональную. Общая ответственность имеет своим объектом создание условий, необходимых для осуществления той или иной деятельности Функциональная ответственность связана с выполнением конкретной работы и является уделом исполнителя

Виды должностных полномочий. Степени ответственности Низкая степень Средняя степень Высшая степень ответственность только за порученное дело при условии, что работа не связана с возможностью аварий, простоев, поломок, брака, нарушающего ход дальнейших процессов, приемом и выдачей материальных ценностей, их расходованием. Здесь имеет место только основная функциональная ответственность и отсутствует дополнительная ответственность руководителей за денежные средства, безопасность подчиненных, материальные ценности, с которыми они работают; ответственность исполнителей за работу в опасных условиях, за материальные ценности и важные документы. Таким образом, в данном случае речь идет о дополнительной общей и функциональной ответственности ответственность руководителя организации (подразделения) за все аспекты деятельности и за подчиненных, т. е. общая дополнительная ответственность

Должность и должностные полномочия 3. Распределение должностных полномочий.

Распределение должностных полномочий. При распределении управленческих полномочий учитывается ряд важных обстоятельств: 1) полномочия должны быть достаточными для достижения стоящих перед данным субъектом целей; 2) полномочия каждого субъекта должны увязываться с полномочиями тех, с кем ему приходится сотрудничать, чтобы обеспечить их взаимодополнение и сбалансированность системы управления, а следовательно, и ее эффективное функционирование; 3) линии полномочий в организации должны быть четкими, чтобы каждый сотрудник точно знал, от кого он получает задания, кому их передает, перед кем отвечает и кто должен отвечать перед ним; 4) за исключением особо оговоренных случаев разделения полномочий, они полностью передаются исполнителю только одним руководителем; 5) исполнители обязаны все проблемы, не выходящие за рамки их полномочий, решать самостоятельно, не переадресовывая руководителю, и нести перед ним полную ответственность за свою деятельность и ее результаты.

Распределение должностных полномочий. Усложнение производственных и информационных связей, увеличение числа субъектов, входящих в организацию, степени их самостоятельности обусловили тенденцию к децентрализации управления, которая позволяет: 1. быстро разрабатывать и принимать самостоятельные инициативные решения, в том числе при участии непосредственных исполнителей; 2. более определенно отражать в этих решениях объективную ситуацию; 3. отказаться от получения детальных инструкций из центра, снизив этим его перезагруженность второстепенными проблемами и сократив информационные потоки; 4. ориентировать исполнителей на конкретные результаты, а не на показатели.

Должность и должностные полномочия 4. Делегирование полномочий подчиненным.

Делегирование полномочий подчиненным. Обычно делегируются следующие виды полномочий: решать частичные, узкоспециальные проблемы, в которых исполнители разбираются заведомо лучше руководителя; осуществлять подготовительную работу (обобщение материала, формулировка первичных выводов, написание различных проектов), носящую в большинстве случаев рутинный характер, но тем не менее дающую возможность продемонстрировать свои способности; присутствовать на различных мероприятиях информационного характера, выступать с сообщениями, делиться опытом.

Делегирование полномочий подчиненным. Подчиненным делегирование полномочий позволяет: максимально продуктивно использовать имеющиеся у них способности, знания, опыт и приобрести новые; проявить инициативу и самостоятельность; развить себя как личности; продемонстрировать окружающим собственные возможности, повысить в их глазах свой престиж и создать «стартовую площадку» для дальнейшего продвижения по служебной лестнице; наконец, просто получить большую удовлетворенность от работы.

Должность и должностные полномочия 5. Регламентация должностных прав и обязанностей.

Регламентация должностных прав и обязанностей. Совокупность должностей служащих находит свое отражение в штатном расписании — документе, утверждаемом первым руководителем и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.

Регламентация должностных прав и обязанностей. Требования, предъявляемые к той или иной должности Краткий перечень основных обязанностей и функций Конкретные обязанности, ответственность Участие в планировании и принятии решений Участие в информационном обмене Подотчетность Внешние контакты Условия труда

Регламентация должностных прав и обязанностей. Для характеристики рабочих должностей используется Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий (ЕТКС) или аналогичные отраслевые справочники. В них для каждой профессии и разряда перечисляются такие параметры, как «характеристика работ» , содержащая перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения того или иного соответствующего выполняемой работе разряда; «должен уметь» , под чем подразумевается минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду, а также «примеры работы» , наиболее характерные для этой профессии. Кроме того, любой рабочий должен знать и уметь выполнять правила эксплуатации оборудования, ухода за ним, техники безопасности и предохранения от пожара.

Регламентация должностных прав и обязанностей. Таблица 1. Матрица распределения прав и ответственности Должности Функции отделы А Общие: Межличностные Управленческие Информационные Конкретные: Планирование Организация Контроль Маркетинг Специальные: Информационная и т. п. Задачи Операции Б руководители В специалисты исполнители А А А Б В Б В технический персонал А Б В

Регламентация должностных прав и обязанностей. Таблица 2. Карта распределения ответственности № Кто несет ответственност ь Функц ии I 1 А 2 Б 3 В 4 Г I I I V V Оценка в баллах качества важност и

Должность и должностные полномочия 6. Пути рационализации должностной структуры.

Пути рационализации должностной структуры. Совмещение должностей означает выполнение сотрудником в течение рабочего дня нормальной продолжительности дополнительных работ, относящихся к одной или нескольким должностям, что позволяет уплотнить его рабочий день. Чаще всего эта практика имеет место в относительно небольших организациях с ограниченными объемами работ при отсутствии перспектив изменения ситуации. Она позволяет сократить затраты, повысить удовлетворенность работников, предоставить им возможность творчества, большей мобильности.

Пути рационализации должностной структуры. Виды совмещения эпизодическое (например, при подмене заболевших); периодически повторяющееся; постоянное; простое (в рамках одинаковых должностей по одной и той же функции); комбинированное (разные должности в пределах одной и той же или разных функций); частичное или полное (охват всей совокупности должностных обязанностей или только их части); последовательное или параллельное (выполнение работ, следующих одна за другой, или смежных); одинаковой или различной (более высокой или низкой) сложности; индивидуальное или в рамках коллективной организации труда