Документы их функции и классификация документ Слово

Документы, их функции и классификация

документ Слово «документ» происходит от латинского documentum, что означает «доказательство, свидетельство» . n В русский язык слово «документ» вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова «документ» развилось два новых значения: n узкое, бытовое — паспорт, удостоверение личности; n переносное, расширительное — все то, что может свидетельствовать о чем либо, подтверждать что либо. n

n Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. n Возник документ для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическое значение.

функции документа: n n n n информационная ; организационная; управленческая; коммуникативная; юридическая (правовая); воспитательная; научно-историческая.

классификация n n Классификация документов — распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. для организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Условно документы можно разделить на следующие группы: n по способу документирования: • письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах); • • • электронные; графические; кино , фото , фонодокументы;

n • • • по сфере использования (назначению, видам деятельности): организационно распорядительные; финансово бухгалтерские; научно технические; по труду; отчетно статистические и прочие; по месту составления: входящие (поступившие в организацию); исходящие (отправляемые из организации); внутренние (составленные и используемые в самой организации);

n • • по грифу ограничения доступа: открытые (несекретные); с грифом ограничения доступа. Документы могут иметь следующие грифы: "Для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной орга низации или отрасли); . "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности" (информация, содержащая государственную тайну); "Конфиденциально" (информация, доступ к которой огра ничен законодательством РФ); "Коммерческая тайна" (информация, которая имеет ком мерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации вве ден режим защиты);

n • • по происхождению: официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке); личные (касающиеся интересов конкретного лица и являю щиеся именными);

n • • • n n n по юридической значимости: подлинники или оригиналы (первые или единичные экзем пляры официальных документов, собственноручно подписанные автором); копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы); заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу); отпуск (копия документа, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, организации как свидетельство выполненной работы. Отпуск, как правило, не заверяется подписью; выписка из документа (заверенная часть текста подлинника); дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу);

n • • • n • • • по форме изложения (степени унификации): индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме); трафаретные (когда структура, часть документа, стандарт ные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняет ся при составлении, например, справка с места работы); типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях); примерные носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии; унифицированные — документы, которые входят в состав какой либо унифицированной системы документации. по срокам хранения: постоянного хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).

§ • • По степени обязательности: информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности предприятий, организаций; директивные — обязательные для исполнения документы, носящие характер юридической или технической нормы. По степени сложности: простые — в которых рассматривается один; вопрос; сложные — рассматриваются несколько вопросов.

n • • • § • • • государственного характера: грамоты, указы, приказы, законы, речи государственных деятелей; международного характера: протоколы государственных мероприятий, договоры, соглашения, протоколы, деловая переписка;

n связанные с политической борьбой: • программы, воззвания, речи политиков, прокламации; n исторического характера: • • декларации, хроники, анналы, летописи, исторические сочинения;

n личностного характера: • мемуары, дневники, письмена, свидетельства очевидцев; n литературного жанра: • • • проза, поэзия, драма, эпос, мифы, песни, сатира, крылатые выражения.