Документы для прессы PR-текст это

Документы для прессы

PR-текст – это текст • содержащий PR-информацию • функционирующий в пространстве публичных коммуникаций • служащий целям формирования, приращения имиджевого капитала базисного субъекта PR • адресованный определенной группе общественности • обладающий в основном скрытым авторством • распространяемый через СМИ, путем прямой рассылки, посредством личной доставки.

Источники PR-текста • ПЕРВИЧНЫЕ • Устные (информация от первого лица) • Письменные (управленческие документы) • ВТОРИЧНЫЕ • Устные и письменные (выступления и публикации в СМИ)

Классификация PR-текстов PR-текст По сфере (коммерческая социально-культурная, политическая) По группе общественности По способу распространения (внутренняя, внешняя) (СМИ, личные контакты, внутрикорпоративные Каналы)

Документы для СМИ • Пресс-релиз • Бэкграундер (бэкграунд, информационное письмо, информационная справка) • Биография • Факт-лист (фактическая справка) • Заявление для СМИ • Медиакит (пресс-кит, пресс-папка, пресспакет)

ПРЕСС-РЕЛИЗ • Пресс-релиз (press release – выпуск для прессы) - документ, представляющий оперативную информацию о новостном событии в деятельности субъекта PR. • Цель написания пресс-релиза: распространение информации в готовой для публикации форме. Стандартный размер пресс-релиза • Одна страница формата А 4, шрифт 12 (14) кегль Times New Roman, полуторный интервал (международный стандарт 2 интервала и поля 3 -5 см. ) • В редких случаях 2 страницы (в конце первого листа в нижнем правом углу ставится пометка «см. далее» ) • Объём пресс-релиза 300 -500 слов.

Структура пресс-релиза • 1. Шапка документа (фирменный блок информации о компании, распространяющей пресс-релиз) • логотип компании, полное название и почтовый адрес компании • контактная информация (иногда в конце пресс-релиза)

Структура пресс-релиза 2. Наименование документа (в самом верху страницы в углу при помощи слова «пресс-релиз» или его русского эквивалента «информация для прессы» указывается характер документа) 3. Заголовок (размещается по центру страницы. Необходимо стремиться, чтобы он укладывался в одну строку). Два подхода к заголовку пресс-релиза: 1. Журналистский заголовок - яркий, броский, привлекающий внимание. 2. Жесткая новость - "сухой" заголовок, кратко, емко и четко формулирующий основное содержание прессрелиза

Способы создания заголовка (второй подход) 1. Обещать новое, интересное. • Новый способ хранения свежих продуктов длительное время. • Новое слово в эволюции средств связи. 2. Использовать отзывы известных и/или авторитетных источников. • Журнал «Форбс» признал эту книгу самым толковым пособием о том, как стать миллиардером. • Самый правдоподобный фильм об автомобильных гонках по мнению Шумахера.

Способы создания заголовка (второй подход) 3. Сосредоточить внимание на положительном конечном результате. • Продлить молодость теперь доступно всем. • Теперь в любую точку мира вы можете добраться на своем автомобиле. 4. Использовать в заголовке вопрос «Kaк? » . • Как приобрести свой дом. • Как найти достойную школу для вашего ребенка. 5. Использовать в заголовке вопрос «Почему? » . • Почему раньше не удавалось сделать жилье более дешевым. • Почему наши часы никогда не опаздывают.

Способы создания заголовка (второй подход) 6. Намекнуть на наличие доводов в пользу того или иного решения. • Семь причин, чтобы прочесть эту книгу. • Пять фактов из жизни туристов в пользу дорожных чеков. 7. Использовать сопоставления. • Что выбрать - новый или подержанный автомобиль. • Плюсы и минусы перехода на новую систему учета складских запасов. 8. Избегать использования юмора или иронии. 9. Не писать длинных заголовков.

Структура пресс-релиза 4. I вариант: Дата написания и отправления прессрелиза (в углу) II вариант: Дата и место создания пресс-релиза в начале первого абзаца • Дата события, отправления и получения прессрелиза должна совпадать. • Если пресс-релиз длинный, дату стоит повторить в нижнем левом углу последней страницы • Если необходимо, чтобы пресс-релиз не был опубликован до определенного срока, используется временное эмбарго (н-р: «Для публикации 1 сентября 12: 00» ) • Если новость готова к немедленному обнародованию, специалисты иногда ставят пометку «к публикации» или «для немедленного распространения» .

Структура пресс-релиза 5. Первый абзац - «лид» (lead) - краткое изложение • • • всего сообщения 1 - 3 предложения (4 -5 строчек) В первом абзаце помещается информация, отражающая суть новости. Лид-абзац должен давать ответы на 6 вопросов: Кто является участником события? Что это за событие? Когда оно произошло или произойдет, сколько продлится? Где? Почему оно произошло? Как или каким образом?

Структура пресс-релиза 6. Основной текст. Основная часть полностью раскрывает содержание пресс-релиза. • Каждый последующий абзац будет сообщать читателю уже менее важную информацию. Чем дальше от начала, тем менее существенные подробности сообщаются. 1 -й абзац 2 -й абзац 3 -й абзац и т. д. форма содержание

Структура пресс-релиза • Абзацы должны быть краткими (6 строк максимум) • Правило: один абзац – одна мысль • Абзац должен заканчиваться на странице, а не переноситься на следующую. • Слова не следует разрывать для переноса.

Структура пресс-релиза 7. Если это расширенный вариант прессрелиза, то в конце, после основного текста пресс-релиза, должна быть представлена история или краткая характеристика (бэкграундер) компании, выпускающей пресс-релиз. • Объем этого фрагмента не должен превышать 10 -12 строк. 8. Фотографии.

Требования к оформлению пресс-релиза • Изложение сообщения от третьего лица ( «Компания является инициатором» , «Генеральный директор заявил» ) • Нейтральная и максимально объективная форма изложения. Конкретные факты. Отсутствие общих рассуждений. • Отсутствие скрытой, а тем более прямой рекламы товаров и услуг. Отсутствие прилагательных в превосходной степени (н-р, «Самая передовая технология!» ). Отсутствие эмоциональных эпитетов. • Логическая и хронологическая последовательность изложения. • Простые и короткие предложения. Нежелательны длинные слова.

Требования к оформлению пресс-релиза • Текст должен быть доступен и ясен для восприятия. Не перегружайте текст сложными понятиями и терминами, канцеляризмами (исключение: специализированные СМИ) • Не перегружайте текст сравнительными оборотами, сложными образами и метафорами, прилагательными и наречиями, причастными и деепричастными оборотами. • Анонимность пресс-релиза • Пресс-релиз должен содержать цифры и цитаты руководителей компании и проекта. Цитаты должны быть достоверными. Цитируемые слова передаются прямой, а не косвенной речью. В качестве доказательств лучше приводить не округленные, а точные цифры.

Требования к оформлению пресс-релиза • Активное использование существительных и глаголов придает тексту динамизм • Необходимо избегать плеоназмов - односложных слов, не несущих смысловой нагрузки (н-р, своя автобиография) • Не должны использоваться слова «вчера» , «завтра» , «на днях» , «недавно» и т. д. ; должны указываться точные даты, которые обычно пишутся так: 15 мая 2009 г. , а не 15 -го мая 2009 года • В аббревиатурах не ставятся точки (BMW, но не B. M. W. )

Требования к оформлению пресс-релиза • Числительные от одного до девяти пишутся прописью, от десяти и далее - цифрами. В очень больших числах используются слова «тысяча» , «миллион» , «миллиард» . Эти слова сокращаются следующим образом: «тыс. » , «млн» , «млрд» (точка только в сокращении тысячи). • Если предложение начинается с числительного, то предпочтительнее давать его прописью. • Цифрами пишутся даты, адреса, телефоны, серийные номера; • В интервалах значений сохраняются нули (длина 2000 -5000 м, а не 2 -5000 м) • Символ процентов предпочтительнее выражать в виде слов (20 процентов, а не 20% • Дробные числа, как и целые, делятся пробелами на группы по три знака (51 254 342, а не 51254342) • Температурные данные обозначаются словами (25 градусов Цельсия);

Стиль пресс-релиза в зависимости от направленности СМИ • Деловые СМИ предпочитают лаконичные прессрелизы, и обязательно с наличием цифр и фактов • Для специализированных СМИ важны подробности. В пресс-релизы по темам отрасли необходимо добавлять значительно больше деталей, чем для деловых. • Пресс-релиз для общественно-политических СМИ должен подчёркивать, что тема интересна широкой аудитории. • Радиостанциям лучше отправлять укороченные варианты пресс-релизов.

БЭКГРАУНДЕР • Бэкграундер (background notes) - это информационный материал, содержащий дополнительную информацию по теме, событию, организации (история компании, ее профиль), ее продуктам и услугам и т. п. • Бэкграундер не имеет оперативно-новостного аспекта, содержит информацию о «фоне» (background), о том, что окружает само событие, что ему предшествовало или стало его причиной. • Представляет собой единый и законченный текст, «историю» , построенную в повествовательной манере. • Структура и композиция бэкграундера относительно свободны. Бэкграундер обязательно имеет заголовок.

ФАКТ-ЛИСТ • Фактическая справка (факт-лист) - это документ, с помощью которого журналист получает в сжатой форме наиболее важную фактическую информацию об организации или событии. • Представляет собой набор фактов, цифр или тезисов, предназначенных для использования и цитирования журналистами. • Объем фактической справки обычно не превышает одной-двух страниц,

БИОГРАФИЯ • Биография (биографическая справка) - это специальный документ, содержащий фактическую информацию о конкретном человеке. • Предоставление биографий СМИ позволяет предотвратить возможные неточности и ошибки журналистов, вызванные отсутствием биографических данных о первых лицах организации. • Биографии обычно иллюстрируются фотографиями • Разновидности: биография-конспект, биографиярассказ

ЗАЯВЛЕНИЕ ДЛЯ СМИ • Заявление для прессы— краткий документ, призванный объявить или объяснить общественности официальную позицию организации, государственного деятеля или политика по какомулибо вопросу • Может носить наступательный, оборонительный характер или служить для предупреждения нежелательных событий • Цель этого документа — препятствовать подрыву имиджа организации. • В этом типе текстов отсутствуют цитаты.

Приглашение для СМИ • Приглашение — это текст о новостном событии (мероприятии), касающемся базисного субъекта PR, в котором адресату предлагается принять участие. • По характеру адресата текста приглашения подразделяются на два вида: для общественности и для узких целевых групп (акционеров, журналистов). • Обязательными компонентами приглашения являются: сообщение о характере мероприятия, месте и сроках его проведения, условиях участия.

Приглашение для СМИ • В приглашении для журналистов информация о событии, мероприятии должна быть конкретизирована. • Приглашение может быть построено по схеме пресс-релиза: лид, детали новостного события, список приглашенных VIP-гостей, программа мероприятия и — факультативно — просьба о подтверждении участия. • Контактные лица и телефоны указываются в конце текста.

Пресс-кит • Пресс-кит – пакет документов потенциально полезных для СМИ • Цель пресс-кита— предоставить СМИ исчерпывающую информацию о происходящем событии и его основных действующих лицах, чтобы облегчить журналистам процесс написания будущих материалов • Количество, состав материалов в пресс-папке, зависят от характера новостного события Способы оформления: • бумажная папка • сброшюрованная книга

Минимальный набор документов для пресс-кита • пресс-релиз; • информационное письмо (бэкграундер) и/или фактическая справка (факт-лист); • один или несколько дополнительных материалов (в зависимости от характера проводимого мероприятия).

Примерная структура пресс-кита

Примерная структура пресс-кита для распространения на пресс-конференции • • пресс-релиз; программа мероприятия; информационное письмо о теме пресс-конференции; фактическая справка о предмете пресс-конференции, где указаны необходимые цифры и графическая информация; тексты выступлений основных действующих лиц пресс-конференции; список почетных гостей; биографии основных участников с их фотографиями; фотографии и другие визуальные материалы по теме пресс-конференции.

Состав пресс-кита, посвященного годовому собранию членов Санкт-Петербургского отделения Американской Торговой палаты (АТП). • пресс-релиз на трех страницах о работе АТП в 2000 г. ; • факт-лист «Список компаний-членов Санкт-Петербургского отделения Американской Торговой палаты» ; • семистраничный годовой отчет «Итоги 2000 года для членов Американской Торговой палаты» .

Структура пресс-кита, посвященного проведению в ноябре 2001 г. «Кубка России — Gallina Blanca» по фигурному катанию на коньках. • пресс-релиз • четырехстраничный факт-лист, отражающий характер данного события (название, дату, место проведения и его вместимость, призовой фонд, руководство Кубка), а также историю развития фигурного катания в Санкт-Петербурге и имена призеров последних кубков; • факт-лист «Расписание работы пресс-центра» с именами руководителей пресс-службы и ее телефонами; • двухстраничный факт-лист с указанием списка участников соревнований; • двухстраничный факт-лист с расписанием тренировок и соревнований.

Программа пресс-конференции • Программа пресс-конференции представляет собой в большой степени стандартизированный документ, в котором указываются: • тема • дата, место • адрес проведения • ведущий • основные участники • регламент проведения.