Документоведение Нормативно-методическая база 1 Законы РФ 2

Зарегистрируйтесь, чтобы просмотреть полный документ!

Документоведение

Нормативно-методическая база 1. Законы РФ 2. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ 3. Государственные и отраслевые стандарты 4. Общероссийские классификаторы 5. Государственные и отраслевые инструкции 6. Инструкции конкретного предприятия

Основные определения Документ (лат. «свидетельство, способ доказательства» ) - это материальный объект, с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документоведение - наука, занимающаяся классификацией документов, способами организации документооборота, построения систем документирования. Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа. Делопроизводство – это деятельность по: - разработке и оформлению документов (документирование); - организации их движения, учета (документооборот) - и хранения (архивное дело) Делопроизводство = ДОУ (документационное обеспечение управления)

Документопотоки – составные части документооборота классифицируют: • 1. По направлению 1. 1. Горизонтальные (связывают организации одного уровня) 1. 2. Вертикальные (связывают организации разных уровней) • Восходящие (из подчиненных в вышестоящие) • Нисходящие (из вышестоящих в подчиненные) • 2. По отношению к управленческой системе 2. 1. Входящие документопотоки • Руководству (директору, заместителям) • Руководителям структурных подразделений (начальникам отделов) • Специалистам 2. 2. Исходящие • Инициативные • Ответы 2. 3. Внутренние • Организационные • Распорядительные • Переписка

Основные правила оформления ОРД установлены ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов»

КЛАССИФИКАЦИЯ БЛАНКОВ 1. По способу расположения реквизитов 1. 1. угловые 1. 2. продольные 2. По структуре организации 2. 1. бланки организации 2. 2. бланки структурных подразделений 2. 3. бланки должностных лиц 3. По способу изготовления 3. 1. типографские 3. 2. копированные 3. 3. компьютерные 4. По видам документов 4. 1. общий бланк – для всех документов кроме письма 4. 2. бланк письма 4. 3. бланк конкретного вида документа, кроме письма

Общие правила оформления ОРД (организационно-распорядительных документов) Разрешенные форматы А 4 (210 х297 мм) и А 5 (148 х210 мм) Размеры полей Каждый лист документа (на бланке или без него) должен иметь поля не менее, мм: 20 – левое; 10 – правое; 20 – верхнее; 20 – нижнее. Нумерация страниц Все страницы кроме первой нумеруют арабскими цифрами без знаков препинания посередине верхнего поля листа

1. Вы или Ваши близкие родственника работали в сфере делопроизводства (секретарь, делопроизводитель, архивист и т. п. )? 2. Какие документы из перечисленных вам приходилось составлять или заполнять хотя бы раз в жизни? 1. Акт 9. Заявка 17. Приказ 2. Анкета 10. Инструкция 18. Протокол 3. График 11. Объяснительная записка 19. Распоряжение 4. Договор 12. Письмо 20. Свидетельство 5. Докладная записка 13. Положение 21. Структура и штатная численность 6. Должностная инструкция 14. Постановление 22. Устав 7. Записка 15. Правила 23. Штатное расписание 8. Заявление 16. Представление 3. Какие хотели бы научиться оформлять? 4. Какие неинтересны? 5. Теоретический материал Вам легче усваивать в следующей форме. 1. Под диктовку 4. Из учебника 2. На слух (без записи) 5. С монитора ПК 3. Презентации Укажите иной способ 6. Какая форма проведения практических занятий Вас привлекает? Можно отметить насколько вариантов 1. Самостоятельное составление документов 4. Семинар 2. Составление документов на заданную тему 5. Деловая игра 3. Исправление ошибок в документах Укажите своё 7. Вам задали подготовить доклад. Тему из какого раздела Вы предпочтёте? 1. История делопроизводства в России 6. Оформление гражданско-правовых документов 2. Современные законы, касающиеся делопроизводства 7. Секретарское дело 3. Особенности зарубежной деловой корреспонденции 8. Работа архива 4. Документ как социо-культурный феномен 9. Особенности делопроизводства в различных отраслях 5. Конфиденциальное делопроизводство Другое (укажите) 8. В какой отрасли Вы планируете работать?

Государственный герб Российской Федерации, Герб субъекта Российской Федерации (Реквизиты 01 , 02) • Герб помещают только на бланках документов министерств, ведомств, государственных служб в соответствии с ФКЗ «О Государственном гербе РФ» от 25 декабря 2000 г. № 2 -ФКЗ или в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. • Гербовые бланки изготавливаются только лицензированными типографиями и подлежат учёту. • Герб на бланке может быть только один, его располагают над серединой наименования организации

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) • Эмблему организации или ее товарный знак (знак обслуживания) размещают на бланке организации в соответствии с уставом. • Эмблема должна быть зарегистрирована в Роспатенте. • Располагается на уровне наименования организации или по центру верхнего поля.

Код организации (реквизит 04) • Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). • Код присваивается органами статистики. ОКПО 12345678

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) (Реквизит 05) • Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляют на основании, выданного налоговыми органами Свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц. • ОГРН 1234567890123

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) • Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе) • ИНН/КПП 1234567890/123456789

Документы, выдаваемые налоговыми органами

Код формы документа (реквизит 07) Перечень систем документации, входящих в ОКУД 02 - унифицированная система организационнораспорядительной документации Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). ОКУД 09010046 09 -УСД Пенсионного фонда 01 -док-ция по учету средств 004 -расчетная ведомость по страховым взносам в ПФ 6 – контрольное число 03 - унифицированная система первичной учетной документации 04 - унифицированная система банковской документации 05 – унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации 06 – унифицированная система отчетно-статистической документации 07 – унифицированная система учетной и отчетной документации предприятий 08 – унифицированная система документации по труду 09 – унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации 10 – унифицированная система внешнеторговой документации Документы, включенные в УСОРД 1. Акт 13. Положение 2. Анкета 14. Постановление 3. График 15. Правила 4. Договор 16. Представление 5. Докладная записка 17. Приказ 6. Должностная инструкция 18. Протокол 7. Записка 19. Распоряжение 8. Заявление 20. Свидетельство 9. Заявка 21. Структура и ШЧ 10. Инструкция 22. Устав 11. Объяснительная записка 23. Штатное расписание 12. Письмо

Наименование организации (реквизит 08) Наименование организации (полное и сокращенное) должно точно соответствовать наименованию, закрепленному за юридическим лицом в его учредительных документах. Федеральное агентство по образованию Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина» (ФГАОУ ВПО «Ур. ФУ имени первого Президента России Б. Н. Ельцина» )

Справочные данные об организации (реквизит 09) Содержат почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, наименование сайта и т. п. ул. Мира, д. 19, г. Екатеринбург, 620002 т. (343) 375 -45 -03, ф. (343) 374 -38 -84 Е-mail: kanc@mail. ustu. ru http: //www. ustu. ru

Продольное размещение реквизитов 08, 09, 04, 05, 06 Федеральное агентство по образованию Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина» (Ур. ФУ) ул. Мира, д. 19, г. Екатеринбург, 620002 т. (343) 375 -45 -03, ф. (343) 374 -38 -84 е-mail: kanc@mail. ustu. ru www. ustu. ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001 ________№________ На №_____от________

Наименование вида документа (реквизит 10) АКТ ПРИКАЗ ПРОТОКОЛ • Наименование вида документа, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД по классу 0200000 Унифицированная система организационнораспорядительной документации. • Пишется полностью заглавными буквами под наименованием организации.

Дата документа (реквизит 11) Обязательный реквизит всех видов документов, обеспечивает их юридическую силу. Цифровой способ : 09. 01. 2010 Недостающую цифру в обозначении дня месяца и месяца заменяют нулем. Словесно – цифровой способ (без кавычек) 09 января 2010 г. Буквенный способ – для доверенностей Девятое января две тысячи десятого года Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, 2010. 01. 09 Реквизит располагается в левой верхней части листа. В тексте дату приводят одним из способов без разрыва при переносе.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) Проставляют рядом с датой при регистрации исходящих и внутренних документов 23 -05/27 23 - № структурного подразделения 05 -индекс дела по номенклатуре 27 -порядковый номер регистрации

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) • Этот реквизит заполняется только в ответах на запрос. • В тексте эта информация не повторяется. • Располагается под реквизитами №№ 11, 12. На №______от______

Место составления или издания документа (реквизит 14) Это название населенного пункта (с учетом территориального деления), в котором находится организация, если по наименованию организации это не ясно. Реквизит располагается под наименованием вида документа, в письмах не приводится. ЗАО «Пермские авиамоторы» не указывает в названии г. Пермь ОАО «Шарикоподшипник» должен указать – Москва Для ОАО «УАЗ-СУАЛ» - г. Каменск-Уральский, Свердловская обл.

Федеральное агентство по образованию Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина» (ФГАОУ ВПО «Ур. ФУ имени первого Президента России Б. Н. Ельцина» ) ПРИКАЗ ________ г. Екатеринбург _________

Адресат (реквизит 15) 1. ГУП «Вектор» Плановый отдел 2. ГУП «Вектор» Плановый отдел Старшему экономисту Т. М. Сухаревой 3. Президенту Ур. ГУ В. Е. Третьякову 4. Директорам средних школ 5. Ур. ФУ ул. Мира, 19 г. Екатеринбург, 620002 Располагается в правой верхней части перед текстом. На одном документе д. б. не более 4 адресатов, слово «копия» перед ними не ставится. «Правила оказания услуг почтовой связи» , утвержденные Постановлением правительства РФ № 725 от 26 сентября 2000 года устанавливают следующий порядок написания почтового адреса : -название улицы, номер дома, номер квартиры; -название населенного пункта (города, поселка и т. п. ); -название области, края, автономного округа (области), республики; -страна (для международных почтовых отправлений); -почтовый индекс. Калинину П. С. ул. Садовая, д. 5, кв. 12 г. Липки, Киреевский р-н Тульская обл. , 354780 Адресование физическому лицу

Гриф утверждения документа (реквизит 16) Некоторые виды документов (акт, инструкция, устав и др. ) после подписания требуют утверждения, которое санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц. Располагается в правой верхней части первого листа документа. Бывает утверждение должностным лицом (1, 2) или отдельно издаваемым документом (3) При утверждении документа лицами равных должностей, грифы располагают на одном уровне. 1. УТВЕРЖДАЮ Ректор Ур. ФУ Личная подпись В. В. Кокшаров 12. 09. 2010 2. УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Уральский стиль» Личная подпись С. С. Егоров 12. 03. 1997 3. УТВЕРЖДЕН протоколом общего собрания акционеров от 15. 01. 2009 № 1

Реквизит «Резолюция» (реквизит 17) Зайцевой А. В. Никитину П. С. Прошу подготовить проект приказа к 12. 03. 2010 Личная подпись 05. 03. 2010 Это надпись на документе, выполненная должностным лицом, содержащая указания по исполнению данного документа.

Реквизит «Заголовок к тексту» (реквизит 18) Располагается перед текстом, выражает его краткое содержание, должен быть согласован с видом документа. О чем (о ком)? Чего (кого)? ПРИКАЗ о создании аттестационной комиссии ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря-референта ПРОТОКОЛ Заседания Ученого совета

Реквизит «Отметка о контроле» (реквизит 19) • Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. • Это буква «К» или слово «Контроль» , проставленная штемпелем или от руки в правом верхнем углу документа.

Реквизит «Текст документа» (реквизит 20) 1. Анкета 2. Таблица 3. Связный текст

Формы изложения текста 1. В приказах, распоряжениях, заявлениях, записках – 1 -е лицо, ед. число (приказываю, прошу, предлагаю) 2. В решениях, постановлениях – 3 -е л. , ед. ч. (решил, постановляет) 3. В совместных документах – 1 -е л. , мн. ч. (приказываем, договорились) 4. В протоколах – 3 -е л. , мн. ч. (слушали, выступили, постановили) 5. В положениях, инструкциях, актах, справках – 3 л. , ед. или мн. ч. (комиссия установила, в состав отдела входят) 6. В письмах возможны следующие формы: - 1 -е л. , мн. ч. (просим предоставить, направляем Вам) - 1 -е л. , ед. ч. (считаю необходимым, прошу выделить) - 3 -е л. , ед. ч. (министерство не возражает)

Реквизит «Отметка о наличии приложения» (реквизит 21) Располагается между текстом и подписью в документах, имеющих приложения. Печатается от левого поля. 1. Если полное название приложения указано в тексте Приложение: на 3 л. в 1 экз. 2. Если - не указано Приложение: 1. Копия свидетельства об окончании школы на 1 л. в 1 экз. 2. Медицинская справка на 1 л. в 1 экз. 3. Если приложение имеет приложение Приложение: Договор от 31 марта 2005 г. № 17 и приложения к нему, всего на 25 л. 4. Если приложение сброшюровано указывают только кол-во экземпляров Приложение: в 3 экз. Или Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия» в 2 экз. 5. Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес. На самом приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу пишут: Приложение № 1 к приказу директора Института от 15. 02. 2010 № 36

Реквизит «Подпись» (реквизит 22) 1. Директор Личная подпись 2. Директор ОАО «Квант» Исполнительный директор ЗАО “Партнер” Личная подпись В. И. Смирнова 3. При оформлении документа на бланке должностного лица его должность в подписи не указывают. 4. Директор Личная подпись В. И. Смирнова Главный бухгалтер Личная подпись Е. В. Еремина 5. Заместитель Министра Юстиции РФ Личная подпись В. М. Степанов Заместитель Министра финансов РФ Личная подпись А. П. Миронов 6. Председатель комиссии Личная подпись Члены комиссии Личная подпись 7. Председатель Личная подпись Л. И. Иванова Секретарь Личная подпись Н. Е. Смирнова О. Т. Маркин В. А. Орлова В. А. Яковлева

Реквизит «Гриф согласования документа» (реквизит 23) Внешнее согласование (со сторонней организацией) СОГЛАСОВАНО Ректор Ур. ГУ Личная подпись В. Е. Третьяков 18. 02. 2007 СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 21. 06. 2007 № 10

Реквизит «Визы согласования документа» (реквизит 24) Используют для внутреннего согласования проектов документов и для письменного подтверждения факта ознакомления с документом Начальник ОПОДУ Личная подпись Л. А. Ковалев 25. 11. 2006 Замечания прилагаются Начальник ОПОДУ Личная подпись Л. А. Ковалев 25. 11. 2006 Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование.

Реквизит «Оттиск печати» (реквизит 25)

Реквизит «Отметка о заверении копии» (реквизит 26) Подтверждает точность соответствия копии документа подлиннику. Верно Секретарь 14. 07. 2007 Личная подпись Т. В. Романова

Реквизит «Отметка об исполнителе» (реквизит 27) Дает возможность быстро связаться с непосредственным исполнителем документа (с тем, кто печатал документ) В. А. Петров 374 -38 -84

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (реквизит 28) Отправлен факс 01. 04. 2000 В дело 03 -16 Личная подпись 01. 04. 2007 Или Издан приказ от 01. 04. 2009 № 120/03 «О создании экспертной комиссии» В дело 03 -10 Личная подпись 01. 04. 2009

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» (реквизит 29) 02. 14/55 15. 01. 2009 02 - Административный отдел 14 -журнал регистрации входящей корреспонденции из Федерального агентства по образованию 55 – порядковый номер регистрации 15. 01. 2009 – дата поступления документа в организацию

Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» (реквизит 30) DEKRASP12022006. DOC DEK - каталог RASP - подкаталог 12022006. DOC - файл

Макет письма Герб (эмблема, товарный знак) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ (сокращенное наименование) Почтовый и телеграфный адрес, № телефона, факса и т. д. , № счета в банке ОКПО 0000, ОГРН 0000000 ИНН/КПП 00000/00000 Наименование организации и ее структурного подразделения (в И. П. ) Наименование должности И. О. Фамилия (в Д. П. ) ул. Название, № дома г. Город, почтовый индекс 00. 0000 на № 00/00 -000 от 00. 0000 Заголовок к тексту ( отвечает на вопрос «О чем ? » , начинается с предлога «О» ) Уважаемый (обращение) ! Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то письмо печатается с 5 -го знака ( от 1 -го положения табулятора). Текст без абзацев может печататься непосредственно от левого поля (от 0 -го положения табулятора). Текст письма должен включать два структурных элемента : вступление и заключительную часть. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания (вступление может содержать ссылку на организационно-правовой, распорядительный, нормативный и т. д. документ и (или) его отдельные пункты или констатацию факта, события, сложившейся ситуации). Заключительная часть представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т. д. Приложение: на …… л. , в …… экз. (если есть) Наименование должности руководителя Визы : Должность (подпись) И. О. Фамилия 00. 0000 Исполнитель И. О. Фамилия телефон 000 00 00 (подпись) И. О. Фамилия

МАКЕТ ПРИКАЗА Реквизит «Герб РФ» , «Герб СРФ» , «Эмблема, товарный знак» Наименование организации (должно точно соответствовать названию, закрепленному в учредительных документах) ПРИКАЗ 00. 0000 № 00 Реквизит «Место составления» Заголовок к тексту ( отвечает на вопрос «О чем ? » , начинается с предлога «О» ) В констатирующей части указывается основание или причина составления документа. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его Ф. И. О. (в Д. П. ), затем четко излагается содержание поручения ( начинается с глагола в неопределенной форме), срок исполнения. 2. Структура последующих пунктов аналогична. Если одному исполнителю поручается выполнение различных по характеру действий, то соответствующий пункт делится на подпункты. 3. В последнем пункте приказа указывают конкретное должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Реквизит «Подпись» Реквизит «Визы согласования» Реквизит «Отметка об исполнителе»

МАКЕТ СПРАВКИ Наименование организации (должно точно соответствовать названию, закрепленному в учредительных документах) СПРАВКА 00. 0000 № 00 Заголовок к тексту ( отвечает на вопрос «О чем ? » , начинается с предлога «О» ) Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором даются сведения (в И. П. ), затем указывают необходимые сведения : должность, время работы в организации, оклад или среднемесячную заработную плату и др. В конце текста указывают организацию, в которую предоставляется справка. Наименование должности руководителя (подпись) И. О. Фамилия М. П. Главный бухгалтер (подпись) И. О. Фамилия (если в справке указываются сведения финансового характера)

Макет докладной записки Наименование организации ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00. 0000 Реквизит «Адресат» : Наименование должности И. О. Фамилия (в Д. П. ) № 00 Реквизит «Место составления» Заголовок к тексту ( отвечает на вопрос «О чем ? » , начинается с предлога «О» ) Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, события, послужившие причиной для составления докладной записки. ( Не рекомендуется записку начинать словами : Довожу до Вашего сведения…). Заключительная часть содержит выводы и предложения по изложенным фактам. Приложение : на ……. л. , в ……. . экз. (если есть). Наименование должности руководителя (подпись) И. О. Фамилия

Макет объяснительной записки Наименование структурного подразделения ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 00. 0000 Реквизит «Адресат» : Наименование должности И. О. Фамилия (в Д. П. ) № 00 Реквизит «Место составления» Заголовок к тексту ( отвечает на вопрос «О чем ? » , начинается с предлога «О» ) Текст объяснительной записки должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. Объяснительная записка личного характера может оформляться на стандартном листе бумаги. Наименование должности составителя (подпись) И. О. Фамилия

Макет акта Наименование организации УТВЕРЖДАЮ Наименование должности АКТ 00. 0000 руководителя _____ И. О. Фамилия дата № 00 Место составления Заголовок к тексту (краткое содержание события или факта, сформулированное отглагольным существительным в Р. П. ) Основание: распорядительный, нормативный документ или устное указание руководителя, послужившее основанием Составлен комиссией: Председатель для составления акта. Фамилия И. О. , наименование должности Члены комиссии: Фамилия И. О. , наименование должности (фамилии располагаются в алфавитном порядке) Присутствовали: Фамилия И. О. , наименование должности (лица присутствующие при составлении акта, фамилии алфавитном порядке) располагаются Констатирующая часть текста акта содержит в себе описание проведенной работы, фиксирование установленных фактов, выводы и рекомендации комиссии. Может быть разделена на пункты и подпункты. Некоторые виды актов требуют грифа утверждения (акты списания, выполнения работ, экспертизы, передачи дел, ликвидации организации и т. д. ) Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами. Составлен в двух экземплярах: 1 -й – кому (куда) 2 -й – кому (куда) Приложение: (если есть) Председатель Члены комиссии: подпись Присутствовали при составлении акта: подпись • И. О. Фамилия

Макет протокола НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОТОКОЛ 00. 0000 № 00 Место составления Заголовок к тексту (наименование коллективного органа и форма проводимого заседания в Р. П. ) Председатель Секретарь Присутствовали 00 чел. Фамилия И. О. (указываются фамилии инициалы или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке). Повестка дня : 1. Первый вопрос (формулировка, начинается с предлога «О» ). Докладчик ( наименование должности, фамилия, имя, отчество в именительном падеже). 2. Второй вопрос (формулировка). Докладчик ( наименование должности, фамилия, имя, отчество в именительном падеже). 1. СЛУШАЛИ : Фамилия И. О. (в именительном падеже) – краткое или развернутое изложение содержание выступления (от третьего лица ед. числа) или ссылка на прилагаемый к протоколу текст. ВЫСТУПИЛИ : Фамилия И. О. – излагается содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего). ПОСТАНОВИЛИ : Излагается формулировка постановления по первому вопросу - указывается действие в неопределенной форме ( поручить, организовать и т. п. ), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения. Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу. 2. СЛУШАЛИ : Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому. Председатель (подпись) И. О. Фамилия

Макет доверенности Наименование организации ДОВЕРЕННОСТЬ 00. 0000 № 00 Реквизит «Место составления» В тексте доверенности указывается : доверитель ( в официальных доверенностях : полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы и Фамилия И. О. руководителя; в личных доверенностях – Фамилия Имя Отчество и паспортные данные доверителя); конкретное перечисление полномочий и действий, которые вправе совершать доверенное лицо; Фамилия И. О. и паспортные данные доверенного лица; Организация, в которой производятся действия по доверенности; Срок действия доверенности; Образец подписи доверенного лица __________; Наименование должности доверителя (подпись) И. О. Фамилия Подпись ( Фамилия И. О. доверителя в Р. П. ) удостоверяю : Наименование должности удостоверяющего (подпись) И. О. Фамилия М. П. ( в официальных доверенностях подпись руководителя заверяется печатью организации, в личных доверенностях – подпись доверителя заверяется по месту работы, учебы или нотариально)

Макет заявления ЗАЯВЛЕНИЕ 00. 0000 № 00 Реквизит «Адресат» : Наименование должности И. О. Фамилия (в Д. П. ) Заголовок к тексту ( отвечает на вопрос «О чем ? » , начинается с предлога «О» ) Текст заявления составляется в виде просьбы. Реквизит «Подпись» : Наименование должности составителя (подпись) (если заявление пишет работник организации) или Фамилия Имя Отчество (полностью), домашний адрес (в остальных случаях) И. О. Фамилия

Макеты автобиографии и резюме • РЕЗЮМЕ • АВТОБИОГРАФИЯ • 00. 00. 0000 • Фамилия Имя Отчество • Адрес: улица, дом, город, индекс. • Дата и место рождения : день месяца, месяц, год; город (населенный пункт). • Телефон: 00 -00 -00 • • Семейное положение : женат, холост. Дата и место рождения : день месяца, месяц, год; город (населенный пункт). • Образование : годы учебы, учебное заведение – в хронологическом порядке. • Гражданство: Российская федерация ( Украина и т. д. ). • Семейное положение : женат, холост, состав семьи. • Опыт работы: годы работы, место работы, занимаемая должность – в хронологическом порядке. • Образование : годы учебы, учебное заведение, специальность – хронологическом порядке. • Дополнительные сведения : участие в общественной жизни. • • Наименование должности Опыт работы: годы работы, место работы, занимаемая должность, должностные обязанности – в обратном хронологическом порядке. • Дополнительные сведения : владение иностранным языком, использование техники, наличие публикаций, водительских прав и т. д. • Черты характера : указываются три важнейших по мнению претендента на должность свойства своего характера. • Пожелания : на какую должность претендует соискатель; сфера деятельности, в которой хотел бы себя реализовать, заработная плата и т. д. Подпись И. О. Фамилия • Подпись И. О. Фамилия в

Изготовление документов (шрифты, интервалы) Шрифты Интервал Размер Примечание Times New Roman Cyr 1 -2 12 -15 Times DL 1 -2 14 -14 В таблицах размер может быть меньше Межстрочные интервалы Строки реквизитов Составные части реквизитов Реквизиты друг от друга 1 1, 5 -2 2 -4 Текст формат А 4 1, 5 -2 формат А 5 1 Максимальная длина строки многострочных реквизитов 28 печатных знаков (адресат, должность в подписи, «угловой» заголовок к тексту…)

Особенности составления писем Служебное письмо – информационно-справочный документ, служащий средством общения между организациями Требования к тексту 1. Краткость (1 страница, максимум 5 стр. ) 2. Полнота 3. Точность и объективность 4. Корректность Виды писем 1. Письмо-просьба 2. Письмо-ответ 3. Сопроводительное письмо 4. Гарантийное письмо 5. Письмо-извещение 6. Информационное письмо 7. Циркулярные письма

Обращение к адресату в письмах Уважаемый Сергей Петрович! Господин Титов! Уважаемый господин Титов! Уважаемые господа! К высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также духовным лицам обращаются по должности без фамилии Уважаемый господин президент! Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин министр! Заключительная формула вежливости: С уважением, Генеральный директор А. Н. Новиков

Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем на принципах единоначалия Текст приказа состоит из двух частей: 1. Констатирующая – указываются основания, причины (может отсутствовать) 2. Распорядительная – начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ: содержит решение руководителя, может делится на п. , пп. Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем, его заместителями и руководителями структурных подразделений по оперативным вопросам. Имеет ограниченный срок действия, распространяется на узкий круг исполнителей. Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ» Решение – распорядительный документ, издаваемый коллегиальными органами управления (муниципальные органы управления, собрания акционеров, советы – директоров, ученые, методические)

Докладная (служебная ) записка – документ, адресованный руководству, содержащий обстоятельное изложение какого-либо факта, вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию ( письменному или устному) руководителя. По составу реквизитов похожа на распоряжение. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетная докладная записка информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п. Текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, события, послужившие причиной для составления докладной записки. Во второй части обычно содержатся выводы и предложения по изложенным фактам. Слова «довожу до Вашего сведения» считаются архаизмом. Начинать следует с изложения фактов.

Акт -информационно-справочный документ, подтверждающий факты, события, действия. Акты составляются комиссиями, созданными по приказу, распоряжению или просто устному указанию руководителя. Существует акты приема-передачи дел, акты ликвидации, проведения испытаний, акты списания материальных ценностей, коммерческие акты, акты инвентаризации Факты, включенные в акт, должны быть достоверно установлены членами комиссии. Датой акта является дата события, а не дата оформления, подписания и утверждения. Текст акта делится на вводную и констатирующую части. В первой части указывается основание для составления акта (распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившее основанием для составления акта), перечисляется состав комиссии: председатель (должность с указанием организации, фамилия, инициалы), члены комиссии (должность, фамилия, инициалы) в алфавитном порядке. Во второй части акта излагаются цели, задачи актирования, фиксируются установленные события, факты, иногда содержатся выводы и рекомендации. Акты подписывают все члены комиссии без указания должностей. С ними могут знакомить и заинтересованных лиц, которые визируют акт. Некоторые виды актов (приема, законченных строительных объектов, списания, выполнения работ, экспертизы, передачи дел, ликвидации организации и др. ) утверждаются руководителем организации и заверяются печатью.

Протокол - организационно-распорядительный документ, которым фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях. Дата протокола - дата совещания, но не дата оформления или подписания протокола. Иногда совещание проводится в течении нескольких дней, тогда дату следует оформлять следующим способом : 20 -23. 12. 2010. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Текст протокола состоит из двух частей : вводной и основной. В вводной части содержатся сведения о председателе, секретаре собрания, присутствующих и приглашенных, повестке дня. Фамилии присутствующих указываются в алфавитном порядке или указывается их общее число, а поименный список прилагается к протоколу. На заседаниях, где должен быть определенный кворум, указывается число присутствующих и количество участников, необходимое для принятия решений. Вопросы повестки дня нумеруются и располагаются по степени их важности. Их начинают с предлога «О» или «Об» . Основная часть протокола делится на разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Каждый раздел строится по формуле : СЛУШАЛИ – ВЫСТУПАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое слово с новой строки, после них ставится двоеточие. Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Фамилия и Имя Отчество содокладчика и выступающего в обсуждении каждого вопроса указывается с новой строки абзаца. Содержание выступлений в тексте протокола излагают от третьего лица единственного числа. Текст решений (постановлений) должен быть конкретным и указывать действие, исполнителя и сроки исполнения. Полностью отредактированный и оформленный протокол подписывается председателем и секретарем собрания.

ЗАЯВЛЕНИЕ Заявление – документ, адресованный на имя руководителя организации и составленный в виде просьбы. Заявления часто пишутся от руки, но некоторые организации имеют трафаретные бланки для заявлений определенных видов (заявление о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, об увольнении и т. д. ). Если заявление от руки пишет работник организации, то в реквизите подпись указывается должность, инициалы, фамилия работника. Например : Инспектор О. С. Ливанов В остальных случаях в реквизите подпись указывают фамилию, имя, отчество (полностью) и домашний адрес заявителя. Например Иванович, проживающий по адресу : 129128, Екатеринбург ул. Мира, д. 8, кв. 16

Доверенность – документ, который фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица). Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок , получение денег, товарноматериальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например : - доверитель (наименование организации и ее руководитель); ФИО, должность и паспортные данные доверенного лица; вид действий; организация, в которой производятся действия по доверенности; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности. Официальные доверенности печатаются на бланке письма, подписываются руководителем организации и заверяются печатью. Максимальный срок действия доверенности – 3 года. Если срок действия доверенности не указан, то считается срок – 1 год.

СПРАВКА документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации или подтверждение каких-либо фактов, событий. Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др. ). Могут оформляться на бланках писем. Справки составляются и внутри организаций по запросу руководителя. Справки личного характера удостоверяют какой-либо юридический факт, подтверждающий сведения биографического или служебного характера. Выдаются по просьбе граждан и содержат: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, размер заработной платы, время работы в организации, место проживания, наличие иждивенцев и др. Часто печатают на трафаретных бланках. Текст справки начинается с указания ФИО лица, о котором даются сведения в И. П. Затем указывают: должность, время работы в организации, оклад и др. Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа : «Настоящая справка дана …» , «Настоящим подтверждается» и т. д. В конце текста указывается организация, в которую предоставляется справка. Справки подписываются руководителем организации и заверяются печатью. Если в справке указываются сведения финансового характера, то такую справку подписывает и главный бухгалтер организации. После подписи и регистрации справку выдают на руки заинтересованному лицу.

ГОУ ВПО «УГТУ-УПИ имени первого Президента России Б. Н. Ельцина» ул. Мира, д. 19, г. Екатеринбург, 620002 СПРАВКА 01. 10. 2009 № 115 О заработной плате Иванович работает в УГТУ-УПИ с 1999 года в должности заместителя начальника Управления кадров. Его среднемесячная заработная плата за 2008 год составляла 20 348 руб. Для предоставления по месту требования. Проректор по учебной работе (подпись) С. Т. Князев (подпись) Г. А. Агарков М. П. Главный бухгалтер

Инструкция правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие общие сведения. По стилю изложения инструкция носит распорядительный характер. В тексте инструкции используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: "Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации Президента Российской Федерации". Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшего ее, и утверждается руководителем организации или отдельно издаваемым приказом. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений.

Положение о структурном подразделении это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных подразделений. Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Текст положения может включать следующие разделы: "Общие положения" указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого оно создано, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати. "Основные задачи" – это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения. "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач.

"Права и обязанности" перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций. "Ответственность" устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей. "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия. Положение о структурном подразделении визируется руководителем кадровой службы, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе. Утверждается руководителем организации.

Основные принципы организации документооборота 1. прохождение документов должно быть оперативным; 2. каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов; 3. порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Порядок прохождения входящих документов Входящие документы – это чаще всего письма, поступающие из других организаций. 1. Прием и первичная обработка – документы принимаются на почте, по факсу, электронной почте, от курьеров. При первичной обработке проверяется правильность адресования, целостность конвертов, все конверты кроме личных писем вскрываются, проверяется наличие приложений. 2. Предварительное рассмотрение – отбираются документы, требующие рассмотрения руководством, идет сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые, документы распределяются по подразделениям. 3. Регистрация – проставление отметки и поступлении документа в организацию и запись сведений о документе в регистрационные формы (журнал входящих писем) 4. Рассмотрение документов руководителем организации – проставление резолюции 5. Доставка документов исполнителям, указанным в резолюции 6. Контроль исполнения – осуществляется при необходимости соблюдения сроков исполнения документа 7. Подшивка исполненного документа в дело

Порядок прохождения исходящих документов • составление проекта документа; • визирование проекта, его согласование (при необходимости) в отделах и службах организации; • подписание документа руководителем; • регистрация; • отправка документа адресату; • подшивка копии документа в дело (папка исходящих писем).

Порядок прохождения внутренних документов Внутренние документы (инструкции, правила, докладные и объяснительные записки) на этапах подготовки и оформления проходят те же маршруты, что и исходящие документы, а на этапе исполнения - маршруты входящих документов. Разные виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Порядок прохождения приказа: составление проекта документа; его изготовление; визирование документа; подписание; регистрация; размножение и доставка исполнителям; контроль исполнения; подшивка исполненного документа в дело. Другие внутренние документы (например, заявление, докладная записка) имеют свой порядок прохождения: составление и оформление документа; рассмотрение документа руководством; исполнение документа; подшивка исполненного документа в дело.

Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение поставленных в документе вопросов. Сроки исполнения документов: - с конкретной датой исполнения – в указанный срок; - без указания конкретной даты, имеющие пометку : • «срочно» - в 3 -дневный срок; • «оперативно» - 10 -дневный; • остальные – в срок не более 1 месяца. Порядок предварительного контроля: • задания прошлых лет – не реже 1 раза в год; • задания прошлых месяцев текущего года – не реже 1 раза в месяц; • задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Общие правила и задачи регистрации документов • Регистрация документов – проставление регистрационного номера и запись сведений о документе в регистрационных формах. • Регистрация документов необходима для учета и контроля, а также при поиске документов. Входящие документы регистрируют - в день их поступления, исходящие и внутренние - в день их подписания или утверждения. • Регистрируют не все входящие и внутренние документы, а наиболее важные из них, т. е. документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В зависимости от объема документооборота организация (подразделение) может избрать различные формы регистрации: журналы, регистрационно-контрольные карточки, ввод данных о документах в ПЭВМ.

Сравнение журнальной и карточной систем регистрации • Журнальная система регистрации затрудняет справочную работу по документам; • При журнальной системе регистрации трудно вести сроковый контроль за исполнением документов, т. к. документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. • При карточной системе регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников; • Карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях; • Карточки «подвижны» , их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки.

Номенклатура дел – основной учетный документ в делопроизводстве Составляется на основании «Перечня документов и дел, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» Разделами номенклатуры являются названия подразделений организации в соответствии с ее структурой 01 Приемная директора 02 Отдел документационного обеспечения 02. 01 Архив 02. 02 Протокольный отдел 02. 03 Группа контроля 03 Отдел кадров … Номенклатура имеет 5 обязательных граф: индекс дела, заголовок, количество томов, срок хранения, примечание. 02 Номенклатура дел Административного отдела УГТУ-УПИ 02. 01 Приказы, инструктивные письма Рособразования 02. 02 Положение об отделе, должностные инструкции 02. 03 Приказы ректора по основной деятельности 02. 04 Приказы ректора по сотрудникам 02. 05 Приказы ректора по студентам ДМН Копии ДЗН Постоянно 75 л. …

Виды номенклатур • Конкретная номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году. • Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, и является нормативным документом. • Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

Подготовка и передача дел в архив Дела краткосрочного срока хранения (до 10 лет включительно) находятся в подразделениях, дела долговременного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личные дела сдаются для хранения в архив организации. Для передачи дел в архив: • Проверяется правильность отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения и порядок размещения документов; • Удаляются все металлические скрепления; • Дела переплетаются – объем дела должен быть не более 250 листов (не толще 4 см), если больше – дело делится на тома; • Все ЛИСТЫ дела кроме листов заверительной надписи и внутренней описи нумеруются ручкой или карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста; • Оформляется обложка дела и его корешок (при необходимости).

Предельные сроки временного хранения документов в ведомственном архиве • • • Документы федеральных органов государственной власти, органов прокуратуры, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения — 15 лет; Документы областных органов государственной власти, городов федерального значения, государственных учреждений, организаций и предприятий областного подчинения — 10 лет; Документы органов местного самоуправления, организаций районного и городского подчинения, предприятий сельского хозяйства — 5 лет; Записи актов гражданского состояния – 100 лет; Документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, документы по приватизации – 75 лет; Научная документация – 15 лет; Патенты на изобретения – 20 лет; Конструкторская и технологическая документация – 20 лет; Проектная документация по кап. строительству – 20 лет; Документы на машинных носителях – 5 лет; Телеметрическая документация – 5 лет.

Требования к помещению архива • Световой режим - уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 -50 лк (люкс), на рабочих столах -100 лк (люкс); • Температурно-влажностный режим для бумажных документов - температура 17 -19° С, относительная влажность воздуха 50 -55%; • Санитарно-гигиенический режим – регулярное обеспыливание; • Охранный режим.

Скачать презентацию Документоведение Нормативно-методическая база 1 Законы РФ 2

Документоведение. Лекции.ppt

Количество слайдов: 81