ДОКУМЕНТООБОРОТ ТЕМЫ: Организация документооборота; Организационные

ДОКУМЕНТООБОРОТ

ТЕМЫ: Организация документооборота; Организационные формы работы с документами; Прием и первичная обработка документов; Передача документов; Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами; Общие правила регистрации документов; Формы регистрации документа.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Основные понятия: Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (прием, передача, составление, согласование, оформление, удостоверение и отправка документов). Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документопоток – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Правилo организации документооборота – прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, т. к. централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Виды документопотоков По направлению : горизонтальные - это потоки , связывающие организации одного уровня управления; вертикальные - это потоки связывающие организации различных уровней; восходящие – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций; нисходящие – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Виды документопотоков По отношению к управленческому объекту: Входящий –это документопоток состоящий из документов вышестоящих организаций, документов от подведомственных организаций , документов от несоподчиненных организаций; Исходящий –это документопоток состоящий из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы; Внутренний –это документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самой организации.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФОРМЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Формы работы с документами: Централизованная форма –предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в введении одного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника. Децентрализованная форма – создается в том случае, когда структурное подразделение одной организации создает свою службу для работы с документами. Смешанная форма- форма при , которой часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства , а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов (печати), их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ Этапы первичной обработки: 1. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ; 2. Конверты с документами вскрывают ( за исключением конвертов с пометкой «лично» ); 3. Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов; 4. На полученном документе проставляется регистрационный штамп; 5. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации , и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации; 6. Движение документов задается резолюцией руководителя; 7. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение; 8. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой, рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа , откуда документы забирают секретари структурных подразделений. Если документы неправильно оформлены то они возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата!

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ v Согласно рекомендациям ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц , которые отвечают за работу с документами; v Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

ИСПОЛНЕНИЕ И РАБОТЫ ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ Ø Проект документа проходит этап согласования – сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов; Ø Обмен информацией между структурными подразделениями по донному проекту документа; Ø После получения на проекте документа всех виз, документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю; Ø Получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства (указывает адресата); Ø Поступивший документ , копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело , сделав соответствующие отметки об исполнении.

ОБЩИЕ ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ Регистрация документов – это ключевой момент в организации делопроизводства, предопределяет быстрый поиск необходимой информации и документов. Цели регистрации: ü учет документов; ü контроль за их исполнением; ü справочная работа с документами. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

ОБЩИЕ ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ Документы должны регистрироваться один раз! q внутренние документы должны регистрироваться день в день подписания или утверждения; q входящие – в день поступления; q исходящие – в день отправки.

ОБЩИЕ ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ Из входящего документа в регистрационную форму выписываются следующие сведения: Ø дата получения; Ø входящий регистрационный номер, присваиваемый получателем; Ø дата документа; Ø регистрационный номер документа, присвоенный ему отправителем; Ø автор (корреспондент) – тот чей это документ; Ø заголовок (о чем документ); Ø резолюция; Ø срок исполнения; Ø исполнитель (кто с ним работает); Ø ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения); Ø номер дела (куда документ помещен после исполнения).

ОБЩИЕ ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ При регистрации исходящих документов вписывают следующие сведения: ü указывается название подразделения, подготовившего документ; ü исходящий номер (переносится на исходящий документ); ü дата документа ( подписания, утверждения, отправки); ü адресат (название организации, которой посылается документ); ü исполнитель; ü если на документ ожидается ответ, заполняется «контрольная дата» ; ü если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов; ü номер дела, в которое подшита копия отправленного документа.

ОБЩИЕ ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ При регистрации внутреннего документа заполняются следующие поля регистрационной карточки: v порядковый номер; v вид документа; v дата документа ; v количество листов документа и количество листов приложения; v краткое содержание документа; v подразделение, ответственное за исполнение; v исполнитель (ФИО); v срок исполнения ( «Контрольная дата» ); v отметка об исполнении; v ход исполнения; v связанные документы; v дело, в которое подшит документ. Регистрационную форму дозаполняют резолюцией, исполнителем и сроком исполнения после передачи документа руководителю.

ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТА Формы регистрации документов: Ø журнальная; Ø карточная; Ø автоматизированная электронная.

ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТА Недостатки журнальной формы: запись в журнале ведется в последовательности поступления документов, поэтому при большом количестве поступающих документов процесс регистрации занимает значительное время; при журнальной системе документ регистрируется повторно во всех отделах. через которые он проходит; невозможно осуществлять справочную работу по документам , т. к. при хронологической записи документа надо знать хотя бы приблизительную дату документа; невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольные карточки.

ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТА Форма регистрационного журнала входящих документов имеет такие графы: Дата Регист Коррес Номер Содер Резолю Исполн Срок Отметк Номер получе рацион пон- и дата жание ция итель исполн а об дела ния ный дент докуме ения исполн номер нта ениии 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТА Преимущество карточной системы заключается в следующем: регистрацией одновременно могут заниматься несколько сотрудников; карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость повторной регистрации документов в структурных подразделениях; карточки «подвижны» . Их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу; карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТА Пример регистрационно-контрольной карточки Лицевая сторона 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 (обвести срок исполнения) Корреспондент (автор) Дата получения Входящий № Дата документа № документа Заголовок ( о чем) Резолюция Исполнитель (указывается фамилия и инициалы) Оборотная сторона Ход исполнения _______ № дела

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!