Документооборот и делопроизводство ГОСТ Р 51141 -98

Документооборот и делопроизводство

ГОСТ Р 51141 -98 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО Термины и определения Дата введения 1999 01 01 Делопроизводство; документационное обеспечение управления отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. . Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - (3 -е изд. , перераб. и доп. ) / В. В. Галахов , И. К. Корнеев и др. – М. : ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 480 с.

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации Принят Государственной Думой 21 апреля 2006 года Одобрен Советом Федерации 26 апреля 2006 года Обращение гражданина (далее — обращение) — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления; Заявление — просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

5. Отчет Документ, содержащий сведения о ходе выполнения или ре зультатах выполнения какой либо работы. 6. Протокол Документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений, а также сами решения на собраниях, сове щаниях, конференциях и заседаниях и других формах работы коллегиальных органов.

7. План Документ, устанавливающий точный перечень работ, подлежащих выполнению, их последовательность, объем, временные координаты руководителей и исполнителей. 8. Программа Документ, содержащий подробный обоснованный план выполнения чего-либо, отвечающий по своему содержанию определенным требованиям.

9. Постановление Муниципальный правовой акт, принимаемый главой МО, пред седателем представительного органа, главой местной админист рации, иными должностными лицами местного самоуправления, предусмотренными уставом МО при решении наиболее важных задач с учетом функций и компетенции этих лиц. 10. Распоряжение Правовой акт, издаваемый, главой муниципального образования или главой местной администрации или председателем предста вительного органа, иными должностными лицами местного самоуправления по вопросам, регулирующим оперативную дея тельность, отнесенным к их полномочиям уставом муниципаль ного образования. 11. Приказ Правовой акт, издаваемый и вводимый в действие иными долж ностными лицами местного самоуправления по вопросам, отне сенным к их полномочиям уставом муниципального образова ния. 12. Решение Правовой акт, как правило, принятый на сходе граждан (рефе рендуме), или представительным органом муниципального об разования, каким либо коллегиальным или совещательным ор ганом или несколькими органами, в целях разрешения наиболее важных вопросов, стоящих перед ними.

13. Реестр 1. Документ, в котором в виде списка приведены названия однородных объектов. 2. Документ, в котором в виде списка приведены названия однородных объектов и зафиксированы одинаковые сведения о каждом объекте. 14. Смета Документ, содержащий исчисление предстоящих расходов и доходов (Например, сметы доходов и расходов отдельных населенных пунктов, не являющихся поселениями). 15. Соглашение Документ, содержащий сведения о договоренности двух или более сторон осуществлять что-либо совместными усилиями.

16. Сведения Документ, содержащий справочные данные о чем либо(например, о ходе исполнения местного бюджета) 17. Устав муниципального образования Правовой акт, регулирующий правовое положение, взаимоотношения с иными субъектами права, деятельность, компетенцию и другие общие вопросы управления муниципальным обра зованием.

Требования к бланкам управленческих документов 1. Состав и виды применяемых в организации бланков утверждаются руководителем организации по представлению службы документационного обеспечения управления. 2. Документы организаций оформляются на бланках. Бланки документов изготавливаются на стандартных форматах бумаги А 4 (210 х297), А 5 (148 х210). Отдельные документы, содержащие табличные тексты большого объема могут изготовляться на бумаге формата А 3 (297 х420). 3. Бланки документов изготовляются средствами полиграфии (при необходимости большого тиража), на принтерной технике, путем ксерокопирования. Бланки документов рекомендуется нумеровать и учитывать в службе документационного обеспечения.

Для ОМС устанавливаются следующие виды бланков: - общий бланк (приложение 1); - бланк письма (приложение 2 и 3); бланк конкретного вида документ (если их изготовляется более 200 в год (приложение 4, 5). ОМС могут применять бланки должностных лиц (приложение 6).

Приложение 1 Образец общего бланка организации

Приложение 2 Образец углового бланка письма организации

Приложение 3 Образец продольного бланка письма организации

Приложение 4 Образец продольного бланка приказа

Приложение 5 Образец углового бланка приказа

Приложение 6 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Курганской области Образец бланка первого заместителя Губернатора Курганской области

Электронный документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11. 1 Федерального закона «ОБ ИНФОРМАЦИИ, ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЯХ И О ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ» от 27 июля 2006 года N 149 ФЗ введен Федеральным законом от 27. 07. 2010 N 227 ФЗ)

Применение в деятельности организаций электронного (безбумажного) документирования (электронных документов) определяется: её техническими возможностями; наличием в организации средств защиты информации от несанкционированного доступа; условиями использования электронных документов в правоприменительной практике. Электронные документы участвуют в документообороте организации наравне с бумажными документами.

Электронные документы (ЭД), отправленные по телекоммуникационным каналам, поступают на единый электронный адрес организации. Первичную обработку поступивших ЭД аналогично с обработкой бумажных документов. Электронные документы распечатываются на бумагу с проставлением заверительной надписи: «Документ получен в электронном виде. ЭЦП подтверждаю» . Должность, подпись, дата, регистрационный штамп. Электронная версия документа после проведения названных операций может быть уничтожена.

10 января 2002 года N 1 ФЗ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ Принят Государственной Думой 13 декабря 2001 года Одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года (в ред. Федерального закона от 08. 11. 2007 N 258 ФЗ)

Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Система электронного документооборота в действии.

Преимущества электронного документооборота: 1. Обеспечивает более эффективное управление документами за счет автоматического контроля их исполнения; 2. Поддерживается накопление, управление и доступ к информации; 3. Ведётся протоколирование деятельности предприятия в целом; 4. Сокращается оборот бумажных документов и удешевляется их хранение.

Электронная цифровая подпись в действии

ЭЦП защищает электронный документ от подделки с помощью закрытого ключа. Для проверки ЭЦП применяется открытый ключ. Так как при документообороте предполагается использование ЭЦП как физическими, так и юридическими лицами, необходимо наличие органа, идентифицирующего владельца ЭЦП и удостоверяющего открытый ключ. В качестве такого органа выступают удостоверяющие центры, которые создают по обращению пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП, приостанавливают и возобновляют действие сертификатов ключей подписей, ведут реестр сертификатов.