ДОКУМЕНТООБОРОТ ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ

ДОКУМЕНТООБОРОТ ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ к. э. н. , преподаватель ТАТЬЯНА ВЯЧЕСЛАВОВАНА КУГУШЕВА Соборный, 26, к. 103 2990 -672 mba_2004@inbox. ru

Основные подразделения предприятия Внешняя среда организации ПРЕДПРИЯТИЕ Администрация Службы управления Канцеляр Отдел Бухгалте Архив Другие ия кадров рия службы Службы обеспечения Производственные подразделения 2

ВНЕШНИЕ СВЯЗИ ПРЕДПРИЯТИЯ ВНЕШНЯЯ СРЕДА Контролирующие органы Вышестоящие органы ПРЕДПРИЯТИЕ Смежные предприятия Домашние хозяйства 3

ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ Внешняя среда организации Отчеты, Законы, указания, договора, письма и др. ПРЕДПРИЯТИЕ Администрация Решения Службы управления Акты, протоколы, Службы Приказы, заключения производства задания Службы контроля Исполнители Служебные записки, отчетность 4

ГРУППЫ УЧАСТНИКОВ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Руководители – управляющие (директора) и их заместители, осуществляющие общее руководство организацией, а также ее структурными подразделениями; Технические работники – секретари и помощники руководителей организации, обеспечивающие работу всей организации с документами на этапах их получения, создания, отправки, хранения, контроля за исполнением поручений и т. д. ; курьеры, заведующие архивом, экспедиторы и т. д. Исполнители – все остальные сотрудники, непосредственно работающие с документами. 5

СХЕМА РАБОТЫ С ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ВНЕШНАЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ Входящий документ ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ ТЕХНИЧЕСКИЕ Экспедиционная обработка РАБОТНИКИ (прием документов) Сортировка регистрация Рассмотрение РУКОВОДИТЕЛЬ Сортировка –резолюция (что, кому, в какие сроки необходимо выполнить) Регистрация после резолюции руководителя ИСПОЛНИТЕЛИ Исполнение документов Контроль за исполнением документов РУКОВОДИТЕЛЬ Принятие решения по исполнению Подшивка в дело ТЕХНИЧЕСКИЕ РАБОТНИКИ Передача в архив 6

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ • Номер документа • Индекс документа • Дата документа • Автор документа (внешняя организация) • Краткое содержание (заголовок) • Резолюция • Исполнитель • Подпись исполнителя; • Срок исполнения; • Отметка об исполнении; • Номер дела – заполняется в архиве 7

СХЕМА РАБОТЫ С ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ РУКОВОДИТЕЛЬ Составление задания Составление проекта документа ИСПОЛНИТЕЛИ Согласование Рассмотрение РУКОВОДИТЕЛЬ Подписание Регистрация ТЕХНИЧЕСКИЕ РАБОТНИКИ Экспедиционная обработка ВНЕШНАЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ 8

СХЕМА РАБОТЫ С ВНУТРЕННЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ РУКОВОДИТЕЛЬ Составление задания Составление проекта документа ИСПОЛНИТЕЛИ Согласование Рассмотрение РУКОВОДИТЕЛЬ Подписание Регистрация ТЕХНИЧЕСКИЕ РАБОТНИКИ Подшивка в дело 9

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К СДАЧЕ В АРХИВ ДЕЛО – СОВОКУПНОСТЬ ДОКУМЕНТОВ, СФОРМИРОВАННЫХ ПО КАКОМУ-ЛИБО ПРИЗНАКУ, ПОМЕЩЕННЫХ В ТВЕРДУЮ ОБЛОЖКУ, ОФОРМЛЕННУЮ ПО ОПРЕДЕЛЕННЫМ ПРИЗНАКАМ ДЕЛО Совокупность Признак Оформление документов по правилам 10

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Перечень Указание Оформление заголовков дел сроков по правилам хранения 11

12

НАПРАВЛЕНИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1. Для создания документов используются текстовые редакторы и табличные процессоры. 2. Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена. 3. Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. 4. Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. 13

СОСТАВ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ 14

МОДЕЛЬ ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА ОРГАНИЗАЦИИ 1 -ГО УРОВНЯ БАЗА ДАННЫХ Бухгалтерский учет Административный учет Оперативный учет Налоговый учет T P L I База данных – объективная форма представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ) 15

КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ • ГАЛАКТИКА КАДРЫ 16

ФУНКЦИИ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ СЛУЖБОЙ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ РЕКРУТМЕНТ ОЦЕНКА И ОБУЧЕНИЕ ☺Подбор персонала ПЕРСОНАЛА ☺Изучение рынка трудовых ресурсов ☺Работа со специализированными СМИ КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ☺Мониторинг трудового законодательства ☺Разработка и корректировка штатного расписания, структуры организации, положений о подразделениях ☺Прием, перевод, увольнение ☺Ведение трудовых книжек ☺Издание приказов и распоряжений ☺Оформление пенсионных дел ☺Выдача справок 17

ЧИСЛЕННОСТЬ СОТРУДНИКОВ, НЕОБХОДИМАЯ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ ПО КОМПЛЕКТОВАНИЮ И УЧЕТУ КАДРОВ (Санкина Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству. М. : МЦФЭР, 2003. – С. 30 -32, Рогожкин М. Ю. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практическое пособие. – М. : ТК Велби, издательство Проспект, 2007 – с. 245 -256) vгде Ч – численность работников (человек); v. То – суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по нормативам за год; v. Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1910 ч). 18

ПРИМЕР ТАБЛИЧНОГО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ИСХОДНЫХ ДАННЫХ ДЛЯ РАСЧЕТА ЧИСЛЕННОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документациионному обеспечению утверждены постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. № 72. 19