Документирование Выполнил Герасимов Е Классификация документирования

Документирование Выполнил : Герасимов Е.

Классификация документирования Существует множество различных классификаций документов в делопроизводстве. Приведенная ниже классификация документов является наиболее распространенной. по способу документирования; по грифу ограничения доступа (степени гласности); по сфере использования; по происхождению; по наименованию; по юридической силе; по содержанию; по форме изложения (степени унификации); по характеру содержания; по срокам исполнения; по месту составления; по срокам хранения; по степени обязательности

Социальная роль документа Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение» . Информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т. е. служить источником информации, знаний.

Гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т. п. ) Коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т. е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т. п. Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых

Правила оформления гербов и эмблем организаций Пример оформления реквизита "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)" на бланке письма

Расположение реквизита "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)" на формате А 4 углового бланка 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 справочные данные об организации; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Особенности систематизации документов Для осуществления обоснованного распределения документов, установления единой системы формирования дел, их учета, быстрого отыскания документов по содержанию и разновидностью, отбора документов для государственного хранения в процессе делопроизводства в учреждении должна быть создана номенклатура дел.

В делопроизводстве учреждений при составлении номенклатуры дел и формировании дел в соответствии с нею, при подготовке дел к последующему хранению и использованию; В архивах организаций ( «ведомственных архивах» ) при подготовке документов для передачи в государственные архивы; В государственных архивах при составлении и переработке описей архивных фондов. Систематизация дел в пределах фонда складывается из разработки схемы систематизации и распределения дел в соответствии со схемой систематизации. Схема систематизации документов – архивоведческое понятие, обозначающее структурную модель фонда. Она представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности, предназначается для распределения документов фонда по этим делениям.

При разработке схем систематизации применяются следующие признаки систематизации дел: Структурный (в соответствии со структурой учреждения); Хронологический (по периодам и датам деятельности учреждения); Функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов); Номинальный (по родам дел, видам и разновидностям документов); Корреспондентский (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы); Географический – в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты; Авторский (по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Ведение электронной документации Основные плюсы системы электронного документооборота 1. Сокращение расходов на бумагу, электроэнергию, оборудование и прилагающиеся к нему чернила и запчасти, а также на услуги по пересылке и доставке. К тому же, для электронного ведения документации необходимо меньшее число сотрудников. 2. Хранение документов в цифровом виде намного проще. Обычно для архивов бумажной документации необходимо много места, в крупных компаниях на это задействованы целые помещения. С использованием СЭД подобные проблемы отпадают - все можно копировать на цифровые носители или хранить в интернете. 3. Простота поиска и экономия времени на обработке и редактировании. При наличии необходимых паролей вы в любой момент получите доступ к необходимым документам, а легкость поиска поможет сделать это быстро. Кроме того, создание, изменение, рассылка документации и отчетов с помощью СЭД сэкономит ваше время.

Основные минусы системы электронного документооборота 1. Угроза сохранности документации все-таки существует - может подвести оборудование или система дать сбой. Но этот недостаток легко исправить если создавать резервные копии ваших документов на разных носителях. 2. Человеческий фактор на начальных этапах. Обычно многие сотрудники болезненно переживают переход на СЭД - не хватает знаний и навыков. Но это временное затруднение, которое исчезнет после консультаций профессиональных специалистов. 3. Первичные затраты при переходе на электронный документооборот могут показаться слишком высокими, но с учетом вышеперечисленных плюсов и они со временем полностью окупятся.