Документирование управленческой деятельности предприятия Тема 5 Организация документооборота

Документирование управленческой деятельности предприятия Тема 5. Организация документооборота Пшеничная Е. А. , ст. преподаватель кафедра Менеджмента институт Права и управления 1

Документирование управленческой деятельности предприятия Тема 5. Организация документооборота 5. 1. Основные термины 5. 2. Характеристики документооборота и документопотоков 2

5. Организация документооборота 5. 1. Основные термины Документооборот – движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения использования или отправки (ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ). 3

5. Организация документооборота 5. 1. Основные термины Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов на предприятии. 4

5. Организация документооборота 5. 1. Основные термины Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления (получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки). 5

5. Организация документооборота 5. 1. Основные термины Правила организации документооборота на предприятии: 1) максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке и управленческих звеньев, не обусловленных производственной необходимостью); 6

5. Организация документооборота 5. 1. Основные термины 2) исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов; 3) максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов (исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным). 7

5. Организация документооборота 5. 2. Характеристики документооборота и документопотоков Документопоток - сложившееся в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении. 8

5. Организация документооборота 5. 2. Характеристики документооборота и документопотоков К качественным характеристикам документооборота относятся: 1) характеристики документопотоков (состав документов, их содержание); 1) маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции); 2) периодичность (цикличность). 9

5. Организация документооборота 5. 2. Характеристики документооборота и документопотоков Документопотоки классифицируют по направлению: а) горизонтальные (между организациями одного уровня управления); б) вертикальные (восходящие и нисходящие). 10

5. Организация документооборота 5. 2. Характеристики документооборота и документопотоков Документопотоки классифицируют по отношению к управленческому объекту: - входящий документопоток; - исходящий документопоток; - внутренний документопоток. 11

5. Организация документооборота Основные компоненты документооборота предприятия (при классификации по отношению к управленческому объекту) Входящие документы Внутренние документы ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ Исходящие документы ВНЕШНИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ 12

5. Организация документооборота 5. 2. Характеристики документооборота и документопотоков Входящий документопоток складывается из: 1) документов вышестоящих организаций или органов власти (указы, законы, постановления, письма, инструкции и пр. ); 2) документов от подведомственных организаций (отчеты о финансовой, хозяйственной деятельности, докладные записки, акты); 13

5. Организация документооборота 5. 2. Характеристики документооборота и документопотоков 3) документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий (письма, договоры, счета, заявки и пр. ); 4) обращений граждан (заявлений, жалоб и т. п. ). 14

5. Организация документооборота 5. 2. Характеристики документооборота и документопотоков Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых на предприятии и отправляемых за его пределы (приказы, распоряжения, справки, письма, договоры, отчеты, отзывы и т. п. ). 15

5. Организация документооборота 5. 2. Характеристики документооборота и документопотоков Внутренний документопоток оставляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления и не выходящие за его пределы. 16

5. Организация документооборота 5. 2. Характеристики документооборота и документопотоков Объем документооборота рекомендуют записывать в виде дробей: 34 / 108 В числителе указывают количество документов (34) В знаменателе – количество их копий (108). 17

5. Организация документооборота 5. 2. Характеристики документооборота и документопотоков 18

5. Организация документооборота 5. 2. Характеристики документооборота и документопотоков Цель документационного обеспечения управления – упорядочение документооборота, совершенствование работы аппарата управления. 19

5. Организация документооборота 5. 2. Характеристики документооборота и документопотоков Оптимизация системы документооборота должна основываться на положениях: 1) однократность пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя; 2) участие каждой инстанции должно быть обусловлено необходимостью обработки документа; 20

5. Организация документооборота 5. 2. Характеристики документооборота и документопотоков 3) операции желательно проводить параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения; 4) учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов следует передавать в службу ДОУ с помощью регистрационных карточек, устно, по телефону, исключая возвратное движение самих документов. 21

5. Организация документооборота Контрольные вопросы: 1) Что понимается под организацией документооборота? 2) Какие виды документопотоков вы знаете? 3) Назовите характеристики документооборота. 4) Каковы принципы оптимизации документооборота предприятия? 22

5. Организация документооборота Основная литература: 1. 2. 3. 4. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – М. : Управление персоналом, 2007 – 528 с. Непогода А. В. Делопроизводство организации: Подготовка, оформление и ведение документации. - М. : Омега –Л, 2008. – 480 с. Пшеничная Е. А. Документирование управленческой деятельности предприятия: Учебное пособие. Владивосток: Изд-во ВГУЭС, 2006. – 104 с. Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. - М: Издательство РДЛ, 2006. – 408 с. 23

5. Организация документооборота Дополнительная литература: 1. 2. 3. 4. Басаков М. И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – Ростовна-Дону: Феникс, 2008. - 480 с. Клоков И. В. Эффективное делопроизводство. – С-Пб. : Питер, 2008. - 224 с. Новикова М. М. Документационное обеспечение управления. – М. : Ось-89, 2006. Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. – М. : Академия, 2008. - 176 с. 24