Документирование управленческой деятельности кафедра Экономики и менеджмента

«Документирование управленческой деятельности» кафедра «Экономики и менеджмента» кандидат экономических наук Кашапов Рафаэль Фаритович

ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА n ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО n КОЛЛЕЖСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО n ИСПОЛНИТЕЛЬНОЕ ( «МИНИСТЕРСКОЕ» ) ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО n ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО (ГОСУДАРСТВЕННОГО) УПРАВЛЕНИЯ

Соборное уложение 1649 г. Глава 1 «О богохулниках и церковных мятежниках»

ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА n ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО n КОЛЛЕЖСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО n ИСПОЛНИТЕЛЬНОЕ ( «МИНИСТЕРСКОЕ» ) ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО n ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО (ГОСУДАРСТВЕННОГО) УПРАВЛЕНИЯ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

ДОКУМЕНТ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать. n. НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ n. СРЕДСТВО ФИКСАЦИИ И ПЕРЕДАЧИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ n СПОСОБ ДОКАЗАТЕЛЬСТВА n. ИСТОЧНИК ФАКТОВ

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА n. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ n. ИНФОРМАЦИОННАЯ n. СОЦИАЛЬНАЯ n. КОММУНИКАТИВНАЯ n. ПРАВОВАЯ n. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ n. ВОСПИТАТЕЛЬНАЯ n. НАУЧНО-ИСТОРИЧЕСКАЯ

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ ОСНОВА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ РЕГУЛИРУЕТСЯ: n Федеральными законами РФ; n Нормативными актами Президента и Правительства РФ; n Документами федеральных органов исполнительной власти; n Государственными стандартами; n Другими документами

ЗАКОНЫ РФ n Федеральный закон от 27. 07. 2006 № 149 -ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ; n Федеральный закон от 10. 01. 2002 № 1 -ФЗ «Об электронной цифровой подписи» ( с изм. от 08. 11. 2007) n Федеральный закон от 22. 10. 2004 № 125 -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» n Закон РФ от 21. 07. 1993 № 5485 «О государственной тайне» (с изм. и доп. вступившими в силу с 15. 12. 2007) n Гражданский кодекс n Трудовой кодекс n Уголовный кодекс

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними ГРУППЫ ДОКУМЕНТОВ: 1) по способу документирования 2) по сфере использования 3) по месту составления 4) по грифу ограничения доступа 5) по происхождению 6) по юридической значимости 7) по форме изложения 8) по срокам хранения

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным. Электронный документооборот - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.

ЕДИНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ НЕОБХОДИМЫ: n n n для придания юридической силы документам; качественного и оперативного составления и исполнения документов; удобного и быстрого поиска документов. СУЩЕСТВУЮТ НЕЗАВИСИМО ОТ ТОГО: n n n государственное это предприятие или коммерческое; каким видом деятельности занимается предприятие; как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА – обязательный элемент оформления официального документа. ПОСТОЯННЫЕ РЕКВИЗИТЫ n в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. ПЕРЕМЕННЫЕ РЕКВИЗИТЫ n наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ГОСТ Р 6. 30 -2003 УСТАНАВЛИВАЕТ СЛЕДУЮЩИЕ РЕКВИЗИТЫ: 01 - государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак; 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа.

Реквизит 01 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Государственный Герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации". Государственный герб РФ в многоцветном варианте Государственный герб РФ в одноцветном варианте Государственный герб РФ без геральдического щита

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В МНОГОЦВЕТНОМ ВАРИАНТЕ помещается на бланках: ¨ ¨ ¨ ¨ федеральных конституционных законов и федеральных законов; указов и распоряжений Президента РФ; постановлений Совета Федерации Федерального Собрания РФ; постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ; постановлений и распоряжений Правительства РФ; решений Конституционного Суда РФ; решений Верховного Суда РФ; решений Высшего Арбитражного Суда РФ; Президента РФ; Совета Федерации Федерального Собрания РФ; Государственной Думы Федерального Собрания РФ; Правительства РФ; Конституционного Суда РФ; Верховного Суда РФ; Высшего Арбитражного Суда РФ.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ОДНОЦВЕТНОМ ВАРИАНТЕ помещается на бланках: ¨ ¨ ¨ ¨ федеральных конституционных законов и федеральных законов; указов и распоряжений Президента РФ; постановлений Совета Федерации Федерального Собрания РФ; постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ; постановлений и распоряжений Правительства РФ; решений Конституционного Суда РФ; решений Верховного Суда РФ; решений Высшего Арбитражного Суда РФ; Президента РФ; Совета Федерации Федерального Собрания РФ; Государственной Думы Федерального Собрания РФ; Правительства РФ; Конституционного Суда РФ; Верховного Суда РФ; Высшего Арбитражного Суда РФ.

ОДНОЦВЕТНЫЙ ВАРИАНТ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РФ БЕЗ ГЕРАЛЬДИЧЕСКОГО ЩИТА помещается на бланках: ¨ Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; ¨ органов, организаций и учреждений при Президенте РФ; ¨ органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ; ¨ федеральных судов; ¨ органов прокуратуры РФ; ¨ дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами РФ.

Реквизит 02 ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ Порядок использования изображения на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти: §республик, §краев, §областей, §городов федерального значения, §автономной области, §автономных округов.

Реквизит 02 ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГЕРБОВАЯ ЭМБЛЕМА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ n может изображаться на бланках муниципального образования (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления n размещается на бланках документов в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Реквизит 03 ЭМБЛЕМА ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ТОВАРНЫЙ ЗНАК (ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ) - Логотип чайной компании «Липтон» - Логотип и эмблема автомобильной компании «Volvo» - Эмблема Международного движения Красного Креста - Товарный знак компании «Zepter International» ® - товарный знак - зарегистрированный ™ (trade mark) товарный знак ЛОГОТИП (лого) — оригинальное начертание, изображение полного или сокращенного наименования фирмы или товаров фирмы. ЭМБЛЕМА — условное или символическое изображение какой-либо организации, призванное символизировать ее основную идею. ТОВАРНЫЙ ЗНАК И ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ — обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц

РАЗМЕЩЕНИЕ ЛОГОТИПА НА ФИРМЕННЫХ БЛАНКАХ ОРГАНИЗАЦИИ

Реквизит 04 КОД ОРГАНИЗАЦИИ (ОКПО) Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКОГУ) Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления

Реквизит 05 ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА ПРОСТАВЛЯЮТ В СООТВЕТСТВИИ С ДОКУМЕНТАМИ, ВЫДАВАЕМЫМИ НАЛОГОВЫМИ ОРГАНАМИ.

Реквизит 06 ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА (ИНН) КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (КПП) ПРОСТАВЛЯЮТ В СООТВЕТСТВИИ С ДОКУМЕНТАМИ, ВЫДАВАЕМЫМИ НАЛОГОВЫМИ ОРГАНАМИ.

Реквизит 07 КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД); n служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и для сокращения количества возможных ошибок; n является элементом идентификации документа и средством достижения информационной совместимости документационных систем. n

Реквизит 07 КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА n Код состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа.

Реквизит 07 КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА ПРИМЕР кодового обозначения унифицированной формы документа ОКУД: 02112418 Учредительный договор. ПРИМЕРЫ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ Приказ о приеме на работу Приказ о направлении работника в командировку

Реквизит 08 НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ АВТОР ДОКУМЕНТА n n n организация структурное подразделение отдельное должностное лицо НА БЛАНКЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО ДОЛЖНО УКАЗЫВАТЬСЯ ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ, ЗАКРЕПЛЕННОЕ В ЕЕ УЧРЕДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХ

Реквизит 08 СОКРАЩЕННОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним

Реквизит 08 НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ частные организации должны указывать организационноправовую форму

Реквизит 08 НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ частные организации должны указывать организационноправовую форму

Реквизит 08 НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ n При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование (полное наименование вышестоящей организации указывают над наименованием организации n Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации

Реквизит 08 НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации

Реквизит 09 СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ВКЛЮЧАЮТ: n почтовый адрес n номера телефонов n код организации n ОГРН юридического лица n ИНН/КПП n номера факсов n счет в банке, n адрес электронной почты, n адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете) n другие сведения по усмотрению организации

Реквизит 09 СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке n n ул. Заварыкина, д. 2, г. Лениногорск, Республика Татарстан, Россия, 423250 название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т. п. ); n название района; n название республики, края, области, автономного округа (области); n почтовый индекс.

Реквизит 10 НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА n должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000)

Реквизит 11 ДАТА ДОКУМЕНТА ДАТОЙ ДОКУМЕНТА ЯВЛЯЕТСЯ n Дата подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др. ), n Дата утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др. ), n Дата события, зафиксированного в документе (протокол)

Реквизит 11 ДАТА ДОКУМЕНТА ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ: Последовательность: день месяца, месяц, год. Примеры: 05. 06. 2010 05 июня 2010 года – цифрой – словесно - цифрой Последовательность: год, месяц, день месяца. Пример: 2010. 06. 05 – цифрой (используется в архивах) Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – ОБЯЗАТЕЛЬНО

Реквизит 11 ДАТА ДОКУМЕНТА Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки

Реквизит 12 РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Реквизит 12 РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера n n. Порядковые номера для распорядительных и информационно- справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа n. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954

Реквизит 13 ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА И ДАТУ ДОКУМЕНТА Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ

Реквизит 14 МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации"

Реквизит 15 АДРЕСАТ В КАЧЕСТВЕ АДРЕСАТА МОГУТ БЫТЬ организация, ¨ структурные подразделения организации, ¨ должностные лица ¨ физические лица ¨ ВКЛЮЧАЕТ СЛЕДУЮЩИЕ ЭЛЕМЕНТЫ: — наименование учреждения, организации; — наименование структурного подразделения; — указание должности получателя; — инициалы и фамилия; — почтовый адрес.

Реквизит 15 АДРЕСАТ АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ СТРУКТУРНОМУ ПОДРАЗДЕЛЕНИЮ 1. Наименования указывают в именительном падеже Например: ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО 2. Если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации. Например: ЗАО "ТЕРМИКА" УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫМИ СИСТЕМАМИ 3. Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. 4. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например: АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНОВ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Реквизит 15 АДРЕСАТ АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА ДОЛЖНОСТНОМУ ЛИЦУ 1. Должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел. 2. Должность получателя и его фамилия указываются, если известно, кто конкретно занимается вопросом, изложенным в документе. Например: Генеральному директору ЗАО "Термика" А. Г. Цицину или ЗАО "Термика" Генеральному директору А. Г. Цицину

Реквизит 15 АДРЕСАТ Почтовый адрес – местонахождение пользователя с указанием почтового индекса соответствующего объекта почтовой связи. n При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. ЗАО "Термика" ул. Орджоникидзе, д. 11, Москва, 115419 n При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Образцову О. П. Волгоградский пр. , д. 5, кв. 12, Москва, 109316 n При адресовании внутренних документов указывается только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя. n При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес допускается не указывать.

Реквизит 16 ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию

Реквизит 16 ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне УТВЕРЖДАЮ Коммерческий директор ЗАО "Термика" Технический директор ЗАО "Термика" Личная подпись Ярославцева 15. 04. 2009 Е. Н. Личная подпись Воробьев 15. 04. 2009 К. В.

Реквизит 16 ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА ПРИ УТВЕРЖДЕНИИ ДОКУМЕНТА ПОСТАНОВЛЕНИЕМ, РЕШЕНИЕМ, ПРИКАЗОМ, ПРОТОКОЛОМ гриф утверждения состоит: n n n из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) наименования утверждающего документа в творительном падеже его даты номера Например УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10. 05. 2009 № 5

Реквизит 16 ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА Примерный перечень документов, подлежащих утверждению: n n n n акты задания инструкции номенклатура дел организации; нормативы отчеты планы положения программы сметы расходов структура и штатная численность; тарифные ставки; формы унифицированных документов; штатные расписание.

Реквизит 17 РЕЗОЛЮЦИЯ ДОКУМЕНТА - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение

Реквизит 18 ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание ЗАГОЛОВОК МОЖЕТ ОТВЕЧАТЬ НА ВОПРОСЫ: • о чем (о ком)? например: Приказ о создании аттестационной комиссии • чего (кого)? например: Должностная инструкция ведущего эксперта

Реквизит 19 ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. ОБОЗНАЧАЮТ • буквой "К « • словом или штампом "КОНТРОЛЬ"

Реквизит 20 ТЕКСТ ДОКУМЕНТА ТЕКСТ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа ТЕКСТ ДОКУМЕНТА СОСТАВЛЯЮТ n на государственном языке Российской Федерации n на государственных языках субъектов Российской Федерации ОФИЦИАЛЬНАЯ ПЕРЕПИСКА между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.

Реквизит 20 ТЕКСТ ДОКУМЕНТА СТИЛЬ ТЕКСТА К основным стилевым чертам деловой речи относятся: n нейтральный тон изложения; n точность и ясность изложения; n лаконичность и краткость текста. СОКРАЩЕНИЯ n n Сокращения должны быть понятны адресату. При первом употреблении сокращения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка.

Реквизит 20 ТЕКСТ ДОКУМЕНТА ПРИ СОСТАВЛЕНИИ ТЕКСТА В ВИДЕ АНКЕТЫ наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены: n именем существительным в именительном падеже ("фамилия", "возраст", "место рождения") или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т. д. ). n

Реквизит 20 ТЕКСТ ДОКУМЕНТА ПРИ СОСТАВЛЕНИИ ТАБЛИЦЫ 1. Графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. 2. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. 3. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных 4. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. 5. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. 6. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. 7. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы.

Реквизит 20 ТЕКСТ ДОКУМЕНТА СВЯЗНЫЙ ТЕКСТ состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Реквизит 20 ТЕКСТ ДОКУМЕНТА В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: n наименование документа n наименование организации - автора документа n дату документа n регистрационный номер документа n заголовок к тексту

Реквизит 20 ТЕКСТ ДОКУМЕНТА Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д. , то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Реквизит 21 ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

Реквизит 21 ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Пример: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Реквизит 21 ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ n Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Приложение: Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде "Кодекс. Сервер" для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз. n Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05. 06. 2003 № 02 -6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: n Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Реквизит 21 ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ n В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Приложение № 2 к приказу ЗАО "Термика" от 05. 04. 2009 № 25 n Если приложение одно, порядковый номер не указывается. Приложение к приказу ЗАО "Термика" от 05. 04. 2009 № 25 n Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами. ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО "Термика" от 05. 04. 2009 № 25

Реквизит 22 ПОДПИСЬ В состав реквизита входят: 1. наименование должности лица, подписавшего документ; 2. личная подпись; 3. расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Реквизит 22 ПОДПИСЬ При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя, подпись оформляется следующим образом И. о. генерального директора Ярославцева Т. П. Ярославцева или: Исполняющий обязанности генерального директора Ярославцева Т. П. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Генеральный директор ЗАО "Термика" А. Г. Цицин

Реквизит 22 ПОДПИСЬ Пример оформления реквизита на бланке должностного лица

Реквизит 22 ПОДПИСЬ n Пример подписании документа несколькими должностными лицами Генеральный директор Главный бухгалтер n А. Г. Цицин Е. О. Сенина Пример подписании документа несколькими лицами равных должностей Технический директор Коммерческий директор Личная подпись Воробьев Личная подпись Ярославцева К. В. Е. Н.

Реквизит 22 ПОДПИСЬ В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Председатель комиссии Личная подпись А. Г. Цицин Члены комиссии Личная подпись Т. П. Ярославцева Личная подпись К. В. Воробьев Личная подпись Е. Н. Ярославцева

Реквизит 23 ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА — это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа сторонней организацией в лице ее должностного лица или коллегиального органа. ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. РЕКВИЗИТ ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ СОСТОИТ: ¨ из слова СОГЛАСОВАНО; ¨ должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации); ¨ личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) ¨ даты согласования

Реквизит 23 ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА Примеры оформления грифа согласования документа n Согласование с должностным лицом СОГЛАСОВАНО Коммерческий директор ЗАО "Термика" Личная подпись Е. Н. Ярославцева Дата n Согласование письмом СОГЛАСОВАНО Письмо ЗАО "Термика" от 06. 04. 2009 № 430 n Согласование протоколом СОГЛАСОВАНО Протокол заседания собрания акционеров ЗАО "Термика" от 06. 04. 2009 № 10

Реквизит 23 ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА Пример листа согласования СОГЛАСОВАНО ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО "Термика « Личная подпись А. Г. Цицин Дата Генеральный директор ЗАО Торговый дом "Амур" Личная подпись В. Е. Афанасьев Дата СОГЛАСОВАНО Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления Банка "Прогресс « Личная подпись Н. М. Титов Дата Личная подпись А. С. Лунев Дата

Реквизит 23 ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА ВНЕШНЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ В СЛЕДУЮЩЕЙ ОЧЕРЕДНОСТИ: n n n с подчиненными и неподчиненными организациями; с научными организациями; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области. ВНЕШНЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ МОЖЕТ БЫТЬ ОФОРМЛЕНО: n n грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа

Реквизит 24 ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА ВИЗА ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. РЕКВИЗИТ ВИЗА СОГЛАСОВАНИЯ ВКЛЮЧАЕТ: ¨ должности лица, визирующего документ ¨ личную подпись, расшифровку подписи (инициалов, фамилии) ¨ дату подписания

Реквизит 24 ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА ПРИМЕРЫ ОФОРМЛЕНИЯ • Виза согласования должностного лица Руководитель юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов Дата • Виза согласования при наличии замечаний к документу Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов Дата

Реквизит 25 ОТТИСК ПЕЧАТИ заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Реквизит 25 ОТТИСК ПЕЧАТИ ПЕЧАТЬ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ помещается на печатях : n n n федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений; органов, организаций и учреждений наделенных отдельными государственновластными полномочиями; органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЛАВНАЯ ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ n Акты n Доверенности n Договоры и соглашения n Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения, справка по заработной плате. n Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы. n Командировочные удостоверения. n Нормы расхода материалов. n Копии, требующие особого удостоверения их подлинности. n Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. n Письма гарантийные n Представления и ходатайства n Протоколы согласования цены, сроков поставок и др. n Реестры (чеков, бюджетных поручений и т. д. ). n Сметы расходов n Справки n Спецификации

Реквизит 26 ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа. В ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСИ УКАЗЫВАЮТ: n n n слово Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Пример оформления Верно Инспектор службы кадров Левченко Т. С. Левченко 06. 04. 2009

Реквизит 27 ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа РЕКВИЗИТ ВКЛЮЧАЕТ В СЕБЯ: • инициалы и фамилию исполнителя документа • номер его телефона.

Реквизит 28 ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Реквизит 28 включает в себя : • ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; • слова "В дело"; • номер дела, в котором будет храниться документ; • подпись; • дата.

Реквизит 29 ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ Реквизит содержит: • очередной порядковый номер • дату поступления документа • часы и минуты (при необходимости)

Реквизит 30 ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА РЕКВИЗИТ СОДЕРЖИТ: • наименование файла на машинном носителе • дату и другие поисковые данные

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа ГОСТ Р 6. 30 -2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО РАСПОЛОЖЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ПРОДОЛЬНЫЙ БЛАНК Расположение реквизитов и границы зон Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО РАСПОЛОЖЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ПРОДОЛЬНЫЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА Продольное расположение реквизитов на бланке приказа Продольный бланк письма При продольном расположении реквизиты n "Наименование организации", n "Вид документа" n и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются)

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО РАСПОЛОЖЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ УГЛОВОЙ БЛАНК Расположение реквизитов и границы зон Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО РАСПОЛОЖЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ УГЛОВОЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА n Центрированный способ расположения реквизитов n Флаговый способ расположения реквизитов

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО АВТОРУ ДОКУМЕНТА n БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ n БЛАНК СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ n БЛАНК ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО ВИДУ ДОКУМЕНТА ОБЩИЙ БЛАНК Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма ВКЛЮЧАЕТ В СЕБЯ реквизиты 01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); n 08 - наименование организации; n 14 - место составления или издания документа n ограничительные отметки для реквизитов n n «даты документа» «Регистрационный номер документа»

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО ВИДУ ДОКУМЕНТА БЛАНК ПИСЬМА ВКЛЮЧАЕТ В СЕБЯ реквизиты 01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)) ¨ 04 - код организации ¨ 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица ¨ 06 - идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) ¨ 08 - наименование организации ¨ 09 - справочные данные об организации ¨ ограничительные отметки для реквизитов ¨ 11 - дата документа; ¨ 12 - регистрационный номер документа; ¨ 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов ¨ 15 – адресат; ¨ 18 - заголовок к тексту; ¨ 19 - отметка о контроле; ¨ 20 - текст документа.

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ПИСЬМА Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ПИСЬМА Бланк письма организации с реквизитами на двух языках

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ПИСЬМА Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ПИСЬМА Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО ВИДУ ДОКУМЕНТА БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА Бланк конкретного вида документа включает в себя: - реквизиты 01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); n 08 - наименование организации; n 10 - наименование вида документа; n 14 - место составления или издания документа, n - ограничительные отметки для реквизитов: n n 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа. 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле.

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ ФОРМАТ БЛАНКА ДОКУМЕНТА n n n А 4 (210 х 297 мм) А 5 (148 х 210 мм) А 3 (420 х 297 мм)- для изготовления документов, текстовая часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ n Каждый лист документа должен иметь поля не менее § 20 мм - левое § 10 мм - правое § 20 мм - верхнее § 20 мм – нижнее n При использовании оборотной стороны листа § левое поле должно составлять не менее 10 мм § правое – не менее 20 мм НУМЕРАЦИЯ СТРАНИЦ n Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа

ЮРИДИЧЕСКОЕ ЗНАЧЕНИЕ - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ: ¨ ¨ ¨ ¨ наименование организации (должностного лица) - автора документа; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер; гриф утверждения документа; текст; подпись; печать.

Язык служебных документов - это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Особенности: ¨ точность и ясность; ¨ лаконичность; ¨ убедительность; ¨ нейтральность тона изложения; ¨ использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов); ¨ использование общепринятых сокращений.

ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ n являются правовой основой деятельности организации содержат положения, основанные на нормах административного права n n n обязательные для исполнения в обязательном порядке проходят процедуру утверждения: ¨ уполномоченным органом: - вышестоящей организацией, - руководителем данной организации, - коллегиальным органом. ¨ руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа.

ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ К ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫМ ДОКУМЕНТАМ ОТНОСЯТСЯ: • устав • учредительный договор • положение об организации • положение о структурном подразделении • положение о коллегиальном (совещательном) органе организации • регламент • штатное расписание • инструкция • должностная инструкция

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ n фиксируют решения административных и организационных вопросов деятельности n регулируют и координируют деятельность n позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач

РУКОВОДСТВО ОРГАНИЗАЦИИ НАДЕЛЯЕТСЯ ПРАВОМ n n осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность издавать распорядительные документы СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ СВЕРХУ ВНИЗ n n от управляющего органа к управляемому от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО СФЕРЕ СВОЕГО ДЕЙСТВИЯ ДЕЛЯТСЯ НА: nправовые акты федерального уровня nправовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации nправовые акты организаций, учреждений, предприятий

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ делятся на две группы: n документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений n документы, издаваемые в условиях коллегиальности

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ИЗДАВАЕМЫЕ В УСЛОВИЯХ ЕДИНОЛИЧНОГО ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ Ø ПРИКАЗЫ Ø РАСПОРЯЖЕНИЯ Ø УКАЗАНИЯ В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю

СТАДИИ ИЗДАНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ в условиях единоличного принятия решений 1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа) 1. 2. 3. 4. 5. 6. Сбор и анализ информации по вопросу. Подготовка проекта распорядительного документа. Согласование проекта документа. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям. Принятие решения (подписание документа). Доведение распорядительного документа до исполнителей

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ИЗДАВАЕМЫЕ В УСЛОВИЯХ КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ Ø Ø ПОСТАНОВЛЕНИЯ РЕШЕНИЯ Эти распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п. )

СТАДИИ ИЗДАНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ в условиях коллегиального принятия решения 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа. Принятие решения по рассмотренным материалам. Оформление протокола заседания. Издание распорядительного документа. Доведение решения до исполнителей

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях разрешения основных и оперативных задач.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ n реорганизация, ликвидация учреждения n утверждение и изменение структуры и штатов n в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др. ) n при необходимости регулирования вопросов ¨ ¨ ¨ финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ n регулируют прием, перемещения, увольнения работников n предоставление отпусков n присвоение разрядов n вынесение взысканий и поощрения работников

ТЕКСТ ПРИКАЗА В КОНСТАТИРУЮЩЕЙ ЧАСТИ указывают ¨ основания издания приказа. Основанием являются: n n n нормативные документы государственных или муниципальных органов; решения совета директоров, общих собраний акционеров; производственная необходимость. В РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ указывают: ¨ слово "ПРИКАЗЫВАЮ"; ¨ "кому"; "что сделать"; ¨ срок исполнения ¨ ответственное лицо

РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов – имеет ограниченный срок действия – касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

ТЕКСТ РАСПОРЯЖЕНИЯ КОНСТАТИРУЮЩАЯ ЧАСТЬ § основания издания распоряжения. § РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ § слово "ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)"; § "кому", "что сделать"; § срок исполнения § ответственное лицо §

УКАЗАНИЕ – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, по вопросам информационно-методического характера, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" – в зависимости от содержания указания

РЕШЕНИЕ - ЭТО ПРАВОВОЙ АКТ, ПРИНИМАЕМЫЙ КОЛЛЕГИАЛЬНЫМИ И СОВЕЩАТЕЛЬНЫМИ ОРГАНАМИ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ В ЦЕЛЯХ РАЗРЕШЕНИЯ НАИБОЛЕЕ ВАЖНЫХ ВОПРОСОВ ИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. - СОВМЕСТНЫЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ПРИНИМАЕМЫЕ ДВУМЯ ОРГАНАМИ УПРАВЛЕНИЯ И БОЛЕЕ, ОДИН ИЗ КОТОРЫХ ДЕЙСТВУЕТ НА ОСНОВЕ КОЛЛЕГИАЛЬНОСТИ, А ДРУГОЙ – НА ОСНОВЕ ЕДИНОНАЧАЛИЯ

ТЕКСТ РЕШЕНИЯ В КОНСТАТИРУЮЩЕЙ ЧАСТИ ¨ состояние вопроса, цели, задачи или основание решения. В РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ ¨ слово "РЕШИЛ (РЕШИЛИ)"; ¨ "что сделать" (указывают конкретную работу, перечень мероприятий или действий, предписываемых решением); "до какого числа" (срок окончания работ); ¨ исполнителя (структурные подразделения предприятия или должностные лица).

ПОСТАНОВЛЕНИЕ – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ n сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения n позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия n не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения n играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам

ОСОБЕННОСТИ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ Документы идут снизу вверх по системе управления: o от работника к руководителю подразделения, o от руководителя подразделения к руководителю организации, o от подведомственной организации в вышестоящую

СОСТАВ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ 1. все разновидности переписки 8. протокол 2. докладная записка 10. справка 3. служебная записка 11. заключение 4. объяснительная записка 12. отзыв 5. предложение 13. сводка 6. представление 14. список 7. заявление 15. перечень 9. акт

n Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами n Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО n служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

ПИСЬМО-ПРОСЬБА n служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации автору.

ПИСЬМО-ЗАПРОС n служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

ПИСЬМО-ОТВЕТ n служебное письмо, составляемое как ответ на письмопросьбу или письмо-запрос.

ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ n служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ n служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. n n носят типовой характер рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО n служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждения n подписывается двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером n удостоверяется печатью

ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ n служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п. )

ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ n служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ n служебное письмо, разновидность письма-извещения n может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет.

ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ n служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. n в коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ – служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности n n СОСТОИТ ИЗ ДВУХ ЧАСТЕЙ: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, просьбы выполнить те или иные действия

ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА § документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя § информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения

ТЕКСТ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ СОСТОИТ из двух или трех смысловых частей I. излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; II. анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения; III. содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу

ТЕКСТ СОСТОИТ ИЗ ДВУХ ЧАСТЕЙ: n первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, n вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

ЗАЯВЛЕНИЕ n документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу

ЗАЯВЛЕНИЯ подразделяются на две группы по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т. п. ); n сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т. д. n

ПРОТОКОЛ n документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов

АКТ документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события

СПРАВКА 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Работа с входящими, исходящими и внутренними документами n Входящий документ - документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию. n Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. n Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы. К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

ФОРМЫ НАПИСАНИЯ ЧИСЕЛ В ТЕКСТЕ ДОКУМЕНТОВ Существуют три формы: n цифровая; Пример: «Подтверждаем, что нашим предприятием было получено 3 тонны цемента» n буквенная (словесная); Пример: «Десять станков необходимо отправить в филиал предприятия «Экотехника» n буквенно-цифровая Пример: 50 млрд рублей, 50 тыс. руб. , 10 млн рублей

n Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: « 80 -е годы» . n Однобуквенные окончания пишутся тогда, когда последней букве числительного предшествует гласный звук. Например, 4 -й (четвертый), 4 -я (четвертая), 5 -е (пятое, пятые), 5 -м (пятом, пятым). n Двубуквенные окончания используют, если последней букве числительного предшествует согласный звук. Например, 5 -го, 5 -му, 6 -му. n При написании порядковых числительных гораздо реже могут использоваться римские цифры, которые в этом случае пишутся без наращения: «специалист II категории» , «юрисконсульт I категории» . n Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: ¨ 500 -летие, ¨ 3 -месячный срок, ¨ 10 -процентный, ¨ 3 -дневный.

в документах, где суммы необходимо прописывать, это делается в следующем порядке: n n указывается сумма в цифровом выражении, затем данная сумма повторяется прописью, при этом копейки обозначаются цифрами