Документирование систем стандартизации процедуры стандарты инструкции положения формы

Документирование систем стандартизации: процедуры стандарты, инструкции положения, формы Е. В. Чибир

Пирамида документации СМК

Документация:

Политика в области качества - это, во-первых, документ, в котором формализована концепция организации, во-вторых, инструмент доведения намерений высшего руководства до потребителей и персонала. • Следовательно, политика должна • соответствовать целям организации, • быть осуществимой, • четко сформулированной, • доступной для всех заинтересованных сторон

Руководство в области качества Руководство по качеству является обобщающим документом системы качества предприятия и должно содержать описание политики в области качества, основных положений системы качества, а также сведений о предприятии и его деятельности в области качества. Каждая документально представленная процедура должна охватывать полный элемент системы качества или его часть, либо последовательность взаимосвязанных мероприятий, связанных более чем с одним элементом системы качества. Документально представленные процедуры системы качества не должны подробно описывать чисто технические детали, которые обычно документируются в детальных рабочих инструкциях. Руководство по качеству включает или ссылается на документально оформленные процедуры системы качества, предназначенные для общего планирования и управления процессами, которые оказывают влияние на качество продукции.

Руководство по качеству в общем случае содержит следующее: • • • • • титульный лист; - содержание; - область распространения и применения; - введение; - политику и задачи предприятия в области качества; - описание организационной структуры, ответственности и полномочий; - описание элементов системы качества; - раздел определений, в случае необходимости; - приложения - лист изменений. - обозначение Руководства по качеству; - дату введения; - номер редакции (при переиздании); - сведения о проверке (дату и подпись ответственного за систему качества); - утверждающую подпись руководства; - номер экземпляра и сведения о пользователе; - год издания.

а) Утверждение документов на предмет их адекватности до их выпуска 25 Обычная практика: определение «адекватности» отсутствует; дается ссылка лишь на необходимость согласования документов без указания предмета согласования b) Проведениепо мере необходимости анализа и актуализации документов, а такжеутверждение их новых редакций c) Обеспечение того, чтобы внесенные в документы изменения и статус действующей на текущий момент редакции документов были идентифицированы 75 — 90 — d) Обеспечение того, чтобы соответствующие(со статусом «действующие» ) версии/редакции применимых документов были доступны в местах их использования 25 Обычная практика: выдача учтенных копий документов исполнителям работ

e) Обеспечение сохранности документов в состоянии, позволяющем их прочитать 50 Обычная практика: прямое цитирование данного требования без каких-либо комментариев и легко идентифицировать 10 Обычно на этот счет вообще никаких механизмов и/или требований процедуры не содержат f) Обеспечение того, чтобы документы внешнего происхождения, определенные организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества, были выявлены 10 Обычная практика: описание действий ПОСЛЕ того, как необходимость в документе внешнего происхождения выявлена, т. е. без установления того, КАК ИМЕННО эта потребность была выявлена и их распространение находилось под управлением 90 — g) Предотвращение непреднамеренного использования устаревших (вышедших из употребления) документов и ихподходящая идентификация в случае, когда их сохраняют для каких-либо целей 90 —

Вместо хоть каких-то комментариев к требованиям по управлению документами просто процитирован соответствующий текст стандарта. В переводном специализированном издании [2] пояснения к разделу «Управление документами» занимают 3, 5 страницы, из которых собственно комментарии к требованиям занимают 0, 75 страницы (20%). В аналогичном издании [3] общие пояснения к этому разделу занимают 2 страницы, из которых комментарии — лишь четверть страницы (10%)

Не очень большим помощником в нашем случае выступает и Интернет. В публикации [4] приведен пример процедуры управления документами СМК, но он вообще не содержит никаких комментариев к требованиям ISO 9001. В публикации [5] содержится 14 рекомендаций по управлению документами, но непосредственно к требованиям интересуемого нас раздела относится только одна: «Обеспечить, чтобы все документы имели необходимые идентификационныепризнаки (например: название, обозначение, принадлежность, дата введения, номер редакции, номерстраницы, общее количество листов)» .

К документам стандартизации можно отнести: • • • • • • политика и цели предприятия в сертифицируемых областях деятельности; Руководство по системе менеджмента; описания процессов; документированные процедуры, методологические инструкции, стандарты организации и т. п. документы; общефирменные положения, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции; технические условия на продукцию; технические требования на материалы; проектная документация; конструкторская документация; технологическая документация; общепроизводственные инструкции, рабочие и контрольные инструкции, инструкции по охране труда; планы ликвидации аварийных ситуаций; организационно-распорядительная документация; другие документы внутреннего происхождения; законодательные акты; государственные и международные стандарты, общегосударственные правила и положения; международные стандарты; техническая документация потребителей; нормативные документы внешнего происхождения; методические материалы и справочники; другие документы внешнего происхождения.

Документы: • • • устанавливают порядок и правила осуществления процессов и видов деятельности в системе; обеспечивают правильное понимание требований к процессам и отдельным видам деятельности; способствуют воспроизводимости процессов внутри системы, обеспечивают их наглядность и демонстрацию взаимосвязей; помогают обеспечить соответствие требованиям и постоянное улучшение системы менеджмента; позволяют проводить анализ и оценку результативности функционирования системы менеджмента; предупреждают возникновение и способствуют разрешению спорных вопросов, возникающих при выполнении процессов и деятельности; уменьшают риск ошибочных действий; служат основой для проведения проверочных (контрольных) действий; позволяют проводить соответствующую подготовку персонала; обеспечивают фиксирование «ноу-хау» организации.

Общие требования к документам систем менеджмента • текст документа, независимо от его вида, должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований, логически последовательным, необходимым и достаточным для понимания и использования в соответствии с областью его применения; • избыток информации в документе так же вреден, как и ее недостаток; • документацию целесообразно структурировать по иерархическим уровням; • документ должен содержать только практически выполнимые работы; • документ должен быть адресным, т. е. в не должен быть определен состав лиц, для которых исполнение документа в целом или его отдельных положений является обязательным; • документ должен быть изложен в понятной для всех пользователей форме и обеспечить однозначное его информационное восприятие; • степень детализации документа должна отвечать цели его разработки и здравому смыслу

Содержание деятельности по управлению документами. В отношении СОДЕРЖАНИЯ управления документами организациями сформулировано очень много вариантов. Например, в общем виде под управлением документами понимают: • комплекс действий, осуществляемых для создания и использования документов предприятия, необходимых для функционирования организации; • деятельность по управлению сетью процессов, влияющих на документооборот, осуществляемую на всех стадиях жизненного цикла документа и направленную на выполнение требований, предъявляемых к документации; • деятельность по организации учета, распространения, хранения документации системы менеджмента и внесения в них изменений; • организацию учета, движения и хранения документов, обеспечения поиска и использования содержащихся в них данных

Предназначение процедур управления документами • разработка необходимой документации о качестве и поддержание ее в рабочем состоянии; • обеспечение поддержания СМК в рабочем состоянии и ее описание, поддержка результативного и эффективного выполнения процессов; • обеспечение наличия, доступности и актуальности находящихся в обращении документов; • поддержка в рабочем состоянии процедуры разработки, утверждения, внесения изменений и обращения документов, а также своевременного изъятия устаревшей документации из всех пунктов ее рассылки и применения

Стандартная процедура включает: • • •  ель процесса;  тветственного исполнителя процесса;  ходные данные (источник);  ыходные данные (потребитель);  правляющие воздействия (нормативные, законодательные требования к порядку осуществления, содержанию процесса);  есурсы, необходимые для функционирования процесса (кадровые, материальные, финансовые);  ритерии результативности (эффективности) процесса;  етоды мониторинга и измерения процессов;  аписи, которые ведутся для обеспечения процесса;  аспределение ответственности между персоналом организации при осуществлении процесса

Основная цель управления документацией - обеспечение персонала нужной информацией при помощи системы ее распространения и сведения к минимуму риска ошибки благодаря наличию четких процедур. Информация, содержащаяся в документе, может быть представлена в любой форме: письменной, электронной, видео- и аудиозаписи; графические плакаты, блок-схемы и др

Таким образом, возможно два варианта ведения документации по системе менеджмента: 1.  уководство по качеству и все документированные процедуры, рабочие инструкции, положения объединены и представляют собой один документ, который содержит всю информацию о системе. 2.  окументация представляет собой совокупность: •  уководства по качеству (не является обязательным при внедрении системы менеджмента по ИСО 22000) - краткий документ, в котором изложены область распространения СМК, политика, цели и философия в области качества, основная система, процедуры и методы в области качества, ссылки на соответствующие процедуры, инструкции, записи (обычно состоит из 30 -40 траниц); •  окументированных процедур - подборка основных документов, в которых подробно изложены цель и область распространения конкретных процессов и определено, какую работу, кто, когда, где, почему и как выполняет; •  абочих инструкций - порядки выполнения процесса, относящиеся к конкретным товарам, услугам, оборудованию, операциям, которые предоставляют сотрудникам достаточную информацию для выполнения работы; •  орм записей - примеры форм отчетов, журналов, относящихся к конкретной процедуре.

В рамках выполнения требований п. 5. 2 ИСО 9001 необходимо определить: - еречень основных потребителей, партнеров; - роцедуру работы с потребителями, определения их требований к продукции, ее характеристикам на основе маркетинговых исследований, анализа информации сайта, «горячей линии» организации и т. п. ; - еречень требований потребителей, принимаемых во внимание при производстве продукции, хранении, транспортировании, поставках; - тветственность внутри организации за определение, анализ, доведение до всего персонала требований потребителей (порядок изучения всех требований к продукции и формирование требований к характеристикам, в том числе по отдельным процессам производства).

Выходом процесса планирования качества является программа совершенствования системы менеджмента качества и безопасности, которая включает: - лан мероприятий по достижению целей в области качества; - ланы по всем процессам системы менеджмента качества и безопасности; - ланы работ подразделений; - водный бюджет по выделяемым ресурсам.

Для обеспечения внутреннего обмена информацией целесообразно: - порядочить систему внутреннего документооборота, - пределить механизм доведения информации (о законодательных требованиях и требованиях потребителей, планов, инструкций, распорядительных документов) до персонала и сбора данных о выполнении требований по всем документам (отчеты, записи). Методами доведения информации до сведения всего персонала являются: - нформирование на рабочих местах; - перативные производственные совещания; - спользование досок объявлений, информационных стендов; - бучение по вопросам создания и функционирования системы менеджмента качества

Записи создаются как результат определенного вида деятельности и являются отражением фактов, имевших место в определенное время и, следовательно, не могут быть пересмотрены или изменены. Записи способствуют выявлению, исправлению и предотвращению дефектов и предоставляют объективное свидетельство того, насколько работа соответствует критериям и требованиям, предъявляемым к ней. Записи обычно включают следующие документы: - аписи, демонстрирующие соответствие работы определенным требованиям (результаты технического контроля и испытаний, записи результатов поверки и калибровки оборудования, рабочие и регистрационные журналы); - аписи, демонстрирующие работу системы менеджмента (результаты аудита, отчет о несоответствии продукции требованиям, отчет об обучении персонала); - аписи об управляющих действиях (протоколы заседаний, совещаний, записи об управлении производственным процессом); - аписи о совершенствовании процесса производства (отчеты о совершенствовании процедур, модернизации оборудования)

Записи соответствуют требованиям, если они: • подписаны и датированы (на регистрационных и рабочих журналах целесообразно указывать ответственного за его ведение); •  одержат сведения об авторе информации; •  оставлены своевременно, содержат полную и точную информацию; •  редставлены на надежных носителях и с учетом возможного влияния производственной среды; •  обираются систематически; •  истематически регистрируются и обрабатываются; •  адежно хранятся и обслуживаются (на регистрационных журналах, папках целесообразно указывать место их хранения); •  егко восстанавливаются; •  воевременны; •  х путь можно проследить; •   них не вносятся коррективы

Документирование на всех уровнях

Источники к прочтению: • http: //www. rae. ru/monographs/128 (гл. 4. 74. 9) • http: //www. qcert. ru/rus/docs/publications/? action=assortment&parent=5

Спасибо за внимание!