Документирование бизнес-процессов 1 Как это работает 2

Документирование бизнес-процессов 1

Как это работает? 2

Основные понятия Бизнес-процесс – совокупность различных взаимосвязанных (взаимодействующих) видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате которой «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя. Модель бизнес-процесса – информационный объект, представляющий собой отображение (образ) бизнес-процесса и его существенных компонентов (свойств). Схема (блок-схема, диаграмма) бизнес-процесса – графическое отображение модели бизнес-процесса и его компонентов с использованием определенной нотации. Нотация – являющаяся частью методологии устойчивая совокупность правил, в соответствии с которой описывается бизнес-процесс. 3

Зачем моделировать бизнес-процессы? Проблемы взаимодействия и результата “Кто сшил пиджак? ” Я спрашиваю: кто шил пиджак? Они говорят: Мы! Я, например, пуговицы пришивал. К пуговицам претензии есть? - Нет, пришиты намертво, не оторвёшь. . 4

Зачем моделировать бизнес-процессы? Проблемы документации 5

6

7

Что нам дает моделирование бизнес-процессов? 10 наиболее часто решаемых задач с использованием технологий процессного управления 1. Оптимизация бизнес-процессов: • Повышение производительности • Снижение издержек • Уменьшение времени процессов • Повышение качества процессов 2. Прозрачность, контролируемость и управляемость системы, реализация стратегии, поддержание роста. 3. Построение эффективной организационной структуры. 4. Проектирование новых направлений и бизнес-процессов. 5. Тиражирование существующих направлений и бизнес-процессов. 6. Автоматизация бизнес-процессов. 7. Правильный подбор персонала. Мотивация. Уменьшение персоналозависимости. 8. Регламентация. Высвобождение времени руководителей. Повышение эффективности работы персонала. 9. Финансы. Управленческий учет. Бюджетирование. 10. Повышение уровня доверия, формирование имиджа, сертификация. 8

Идентификация и выделение бизнеспроцессов • Выделение бизнес-процессов является первым этапом при построении процессной системы управления Организация Ресурсы Бизнес-процессы Продукты и услуги (Основные, обеспечивающие, управленческие и развития) Структуризация деятельности по модели «черного ящика» 9

Выделение и классификация бизнес-процессов верхнего уровня 10

Типы бизнес-процессов 11

Система бизнес-процессов в развитии Проекты и программы развития Бизнес-процессы верхнего уровня “как будет” Бизнес-процессы развития Бизнес-процессы верхнего уровня “как есть” Декомпозиция процесса в соответствии с уровнем описания: 1 ………………. …. 1. 1 ………. …… 1. 1. 1 ……… 1. 1. 2 ……… 12

Технология описания бизнес-процессов Модели -M Системы - S Система - S ие рован одели М Карта Земли (круг вопросов - география) Модел ирован и е Земля Внутренне строение земли (круг вопросов - геофизика) 13

Способы горизонтального описания бизнеспроцессов ü Текстовый “Договорной отдел на основании технического задания, полученного от заказчика составляет договор и согласует его в юридическом отделе. Согласованный договор передается заказчику юридическим отделом. ” ü Табличный ü Графический Договор Составить договор 1 Договорной отдел Согласовать договор 2 Юридический отдел 14

Задача Льва Толстого Продавец продает шапку, которая стоит 10 рублей. Подходит покупатель, меряет и согласен взять, но у него есть только 25 рублей. Продавец отсылает мальчика с этими 25 рублями к соседке разменять. Мальчик прибегает и отдает купюры 10+10+5. Продавец отдает шапку и сдачу 15 рублей. Через какое-то время приходит соседка и говорит, что 25 рублей фальшивые, требует отдать ей деньги. Делать нечего, продавец открывает кассу и возвращает ей деньги. Вопрос: на сколько обманули продавца? 15

Схема взаимодействий участников в задаче Льва Толстого 16

«Золотые» правила описания бизнеспроцессов 4 Составляйте, уточняйте, подтверждайте схемы с ответственными / участниками деятельности 4 Используйте подручные средства при составлении схемы, способствующие повышению эффективности работы в группе (подвесной блокнот, самоклеющаяся бумага для записей) 4 Используйте язык, понятный ответственным / участникам деятельности 4 Создавайте схемы деятельности, а не организационных структур 4 Избегайте излишней детализации, особенно на схеме «как есть» 4 Избегайте составления схемы ради схемы, не ведущей к дальнейшему анализу и действиям 4 Не смешивайте понятия «как есть» , « как должно быть» , «как будет» 17

Нотация IDEF 0 (Function Modeling) Нотация моделирования, разработанная в 1981 году департаментом Военно-Воздушных Сил США в рамках программы автоматизации промышленных предприятий, которая носила обозначение ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing). Набор стандартов IDEF унаследовал свое название от этой программы (ICAM DEFinition). Используется для описания процессов верхнего уровня. Диаграмма процесса в нотации IDEF 0 представляет собой отображение организации как набора функций (процессов) со следующими обязательными атрибутами - вход, управление, механизм, выход. Каждая функция (процесс) детализируется на нижележащих уровнях диаграммы. 18

Управление Входы Выходы Механизмы 19

20

Нотация Процедура (Cross Functional Flowchart, функциональная блок-схема, “дорожки бассейна”, Swimlane) Нотация моделирования, разработанная в 90 -х годах на основе диаграмм, использовавшихся для представления алгоритмов и описания логики компьютерных программ. Используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации Процедура представляет собой упорядоченную комбинацию процессов (действий) и решений, сгруппированных в строки (по горизонтали) или колонки (по вертикали) в соответствии с выполняющими их субъектами. Каждый процесс может быть декомпозирован на более низкие уровни. 21

Основные элементы (Процедура) Элемент Название Описание элемента Процесс (действие) Действие или набор действий с целью получения заданного результата. Решение (управляющее действие) Событие Связь предшествования Действие, определяющее вариативность развития процесса в зависимости от управляющих критериев (решений). Состояние, запускающее или останавливающее процесс. Отображает последовательность выполнения процессов (действий). Поток объектов Отображает входящие и исходящие потоки объектов (документов и т. п. ) Колонка, строка (дорожка) Субъект, связанный с выполнением действий, может представлять собой как конкретного субъекта (должность, подразделение, организация), так и роль (исполнитель, координатор, учредитель). 22

23

Нотация EPC (Event-driven process chain, цепочка процесса, управляемого событиями) Нотация моделирования, разработанная в 1992 году профессором Август. Вильгельмом Шеером, создателем компании IDS Scheer AG и основателем науки об управлении бизнес-процессами (Business process management, BPM) в современном ее понимании. Используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации EPC представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие её, а также проведена декомпозиция на более низкие уровни. 24

Основные элементы (EPC) Элемент Название Описание элемента Функция (действие) Действие или набор действий с целью получения заданного результата. Временная последовательность выполнения функций задается расположением функций на диаграмме процесса сверху вниз. Событие Состояние, оказывающее влияние или контролирующее дальнейшее развитие одного или более бизнес-процессов. Элемент отображает события, активизирующие функции или порождаемые функциями. Субъект, связанный с выполнением функций, может представлять собой как конкретного субъекта (должность, подразделение, организация), так и роль (исполнитель, координатор, учредитель). Стрелка Отображает связи элементов между собой. Связь может быть различной в зависимости от соединяемых элементов и типа связи. Оператор “И” (AND) Используется для обозначения слияния/ветвления как функций, так и событий. Пример: должно наступить и Событие 1 и Событие 2, чтобы началась Действие. При наступлении только одного из событий Действие не выполняется. Оператор “ИЛИ” (OR) Используется для обозначения слияния/ветвления функций и для слияния событий. Пример: после Действия могут наступить все 3 варианта сочетаний События 1 и События 2 (2 варианта только с одним событием и вариант когда наступают оба события). Оператор “Исключающее ИЛИ” (XOR) Используется для обозначения слияния/ветвления функций и для слияния событий. Пример: Действие выполняется либо после наступления События 1 либо после наступления События 2 25

Правила применения логических операторов на диаграмме EPC Соединение (связывание) событий Оператор Соединение (связывание) функций Инициирующие Инициируемые события И ЗАПРЕЩЕНО ИЛИ ЗАПРЕЩЕНО исключающее ИЛИ 26

27

28

«Мягкие» правила построения схем бизнес-процессов ü Придерживайтесь метода моделирования, не изобретайте колесо ü Не пытайтесь моделировать все, слишком детальное моделирование отвлекает время, ведет к затратам и запутывает ü Делайте модели проще - отразив существенные свойства, останавливайтесь ü Придерживайтесь принципа равнозначности ü Соблюдайте оптимальное количество объектов ü Название процесса = Действие + Объект, над которым действие осуществляется 29

Примеры “нестандартных” схем бизнеспроцессов 30

Примеры “нестандартных” схем бизнес-процессов 31

Примеры “нестандартных” схем бизнес-процессов 32

Общая информация о проекте Название проекта: Проведение комплекса мероприятий, направленных на повышение эффективности и результативности процессов подготовки, принятия и реализации решений на основе регламентации бизнес-процессов Основания реализации: • Концепция повышения эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области на период до 2014 года (Постановление Правительства области от 12. 08. 2008 № 405 -п «О повышении эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области» ) • Областная целевая программа «Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти» на 20092011 годы (Постановление Правительства области от 26. 11. 2008 № 615 -п «Об областной целевой программе «Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти» на 2009 -2011 годы» ) 33

Причины инициации и цель проекта Причины инициации по результатам SWOT-анализа (Концепция повышения эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области на период до 2014 года): • Непонимание процессных подходов и методов проектного управления, отсутствие последовательного описания и стандартов основных бизнес-процессов • Недостаточный уровень ИT-поддержки бизнес-процессов, существенное различие в уровне ИT-обеспечения различных ОИВ ЯО и различных рабочих мест Цель проекта: • Создать процессную модель и документировать основные бизнес-процессы Проект обеспечивает следующие стратегические направления повышения эффективности и результативности деятельности ОИВ ЯО: • Освоение и внедрение современных управленческих технологий в ОИВ ЯО 34 • Формирование клиентоориентированной организационной культуры в ОИВ ЯО

Показатели проекта 2009 2010 2011 Доля структурных подразделений аппарата Правительства области и органов исполнительной власти, задокументировавших основные бизнеспроцессы (план) 5 -10% 15 -20% 25 -30% Доля структурных подразделений аппарата Правительства области и органов исполнительной власти, задокументировавших основные бизнеспроцессы (факт) 6% 16% 26 -30% Затраты времени на поиск управленческой информации (план) 420 -480 минут 50 -60 минут 30 -40 минут Затраты времени на поиск управленческой информации (факт) до 480 минут 60 минут 40 минут 35

Задачи проекта и направления практического использования его результатов Задачи проекта: • • • Разработка методических рекомендаций по использованию технологии процессного управления в ОИВ ЯО и СППО Описание основных бизнес-процессов с использованием специализированного программного комплекса Business Studio 3. 5 Внесение изменений в Постановление Губернатора ЯО от 14. 12. 2006 N 1033 “О рекомендациях к форме и содержанию положения об органе исполнительной власти Ярославской области, структурном подразделении аппарата Правительства области” Направления практического использования результатов проекта: • • Совершенствование отдельных процессов в соответствии с компетенцией Актуализация Положений ОИВ ЯО и СППО и должностных регламентов сотрудников на основе анализа описания основных бизнес-процессов Обоснование штатной численности ОИВ ЯО и СППО Обеспечение задач внедрения системы электронного документооборота 36

Готовы ли мы к изменениям? 37

Харлуков Максим Александрович, т. 401 -054, harlukov@region. adm. yar. ru Спасибо за внимание! 38