Документационное сопровождение к подготовки к мероприятию

Документационное сопровождение к подготовки к мероприятию

№ Наименование Срок Порядок и сроки подготовки необходимых документов 1. Положение. 1, 5 месяца до мероприятия 2. Сценарный план. 1 месяц до мероприятия 3. Информационное письмо участникам 1 месяц до мероприятия 4. 1 месяц до мероприятия 6. Если участвует от 150 человек, то приглашение милиции и врачей округа. Если участвует от 1000 человек, то проект распоряжения префекта. Технический план мероприятия 7. Схема размещения объектов 3 недели до мероприятия 8. Пресс-релиз 3 недели до мероприятия 9. Пригласительные вип-гостям 3 недели до мероприятия 10. Отчет. Текстовый и фото. Пост релиз. 1 неделя после мероприятия 5. 1 месяц до мероприятия

Положение о мероприятии Правила оформления

Утверждаю _____________________________ «__» ___________20__г Согласовано ___________________________ «___» _________20__г. Оформление титульного листа Согласовано ___________________________ «___» _________20__г. Принято ___________________________ «___» _________20__г. Положение о (название мероприятия) Москва 20__г.

Оформление разделов 1. Общие положения 1. 1. Указывается формат мероприятия. 1. 2. В соответствии с чем и во исполнение чего проводиться мероприятие. 1. 3. Другие основные положения.

Оформление разделов 2. Цели и задачи мероприятия 2. 1. Цели: 2. 2. Задачи:

3. Учредители и организаторы мероприятия Оформление разделов 3. 1. Учредители: управа района_______; - Молодёжный совет района_________ВАО г. Москвы. - иные (если есть) 3. 2. Организаторы: Молодёжный совет района_______ВАО г. Москвы; иные (если есть) 3. 3. Подготовку и проведение мероприятия осуществляет организационный комитет мероприятия. В состав оргкомитета входят представители учредителей, организаторов и спонсоров мероприятия. Оргкомитет решает следующие задачи: разрабатывает и утверждает регламент мероприятия; утверждает план подготовки и проведения мероприятия; утверждает состав жюри мероприятия; подводит итоги мероприятия. проводит отбор заявок на участие в мероприятии; обеспечивает изготовление и распространение информационной и печатной продукции мероприятия приобретает призы и подарки для победителей и участников мероприятия, привлекает спонсоров. Прочее.

4. Условия участия в мероприятии. Оформление разделов 4. 1. В мероприятии могут принимать участие _____________; 4. 2. Участники принимают участие в мероприятии на основании заявки установленного образца, поданной в Оргкомитет не позднее, чем за ____дней до проведения мероприятия;

Оформление разделов 5. Порядок участия в мероприятии. 5. 1. Мероприятие проводится по схеме (в N этапов): 5. 2. Условия, соблюдение которых, необходимо для участия в мероприятии: 5. 3. Мероприятие проводится в срок с ______ по ________ на территории ________________ 5. 4. Условия проведения мероприятия (заявки, как проходит отбор участников, критерии выявления победителей). 5. 5. Прочие условия.

Оформление разделов 6. Жюри мероприятия 6. 1. Жюри формируется оргкомитетом из числа _______, представителей учредителей и спонсоров Турнира; 6. 2. Председателем жюри является Глава управы района _______ Восточного административного округа г. Москвы; 6. 3. Жюри выполняет следующие функции: просматривает ______________; определяет победителей мероприятия и присуждает призы.

Оформление разделов 7. Подведение итогов и Награждение мероприятия 7. 1. По решению жюри определяются победители мероприятия, которые награждаются _____________; 7. 2. Все участники награждаются ______________. 7. 3. Спонсоры мероприятия вправе учредить свои специальные призы, о чем должны заранее проинформировать Оргкомитет.

Оформление разделов 8. Финансирование 8. 1. Финансирование мероприятия осуществляется за счет средств _____.

Оформление разделов 9. Консультирование и поддержка 9. 1. ФИО, электронный адрес, сайт, контактный телефон, факс. Далее идут приложения

Требования к оформлению При оформлении необходимо использовать: номера страниц справа внизу, без номера на первом листе. текст положения должен быть выполнен в шрифте Times New Roman в 14 -ом размере. Обязательно использовать сквозную нумерацию разделов и пунктов положения.

Технический план подготовки к меропритяию

Утверждаю ________________________ «____» _____20__г Согласовано ______________________________ «___» ____________20__г. Требования к оформлению Технический план (название мероприятия, дата проведения) № Название направления работы 1. Согласование Мероприятия с властными и силовыми структурами Время проведения (в день проведения с указанием часового интервала) Место проведения Ответственн Необходимы Примечание ый от й инвентарь районного организации молодежног или о совета официально (конт. е лицо (конт. телефон) 1. Подготовка документации и организационные мероприятия. 20 ноября 2012 года Префектура ВАО Пупкин Хлопин 2. Полиграфия и информирование 3. Материально-техническое обеспечение 4. Подготовка территории для Мероприятия 5. Программа мероприятия 6. Организация закрытия Мероприятия Лист согласования

№ Название направления работы Время проведения (в день проведения с указанием часового интервала) Место провед ения Ответственный от районного молодежного совета (конт. телефон) Примеры заполнения 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ответственный от организации или официальное лицо (конт. телефон) 1. Подготовка документации и организационные мероприятия. Подготовка Положения Мероприятия Подготовка технического плана Мероприятия Подготовка сценарного плана Мероприятия Подготовка прессрелиза Мероприятия Подготовка схемы размещения объектов Составление Сметы Мероприятия Письма в УВД и Медицинскую службу И т. д. Необходим ый инвентарь Прим ечани е

№ Название направления работы Время проведения (в день проведения с указанием часового интервала) Место провед ения Ответственный от районного молодежного совета (конт. телефон) Примеры заполнения 2. Полиграфия и информирование 1. Подготовка списка VIP-гостей 2. Разработка макета приглашений 3. Разработка макета афиш Мероприятия А 4 4. Печать приглашений 5. Печать афиш 6. Разработка баннеров Мероприятия Приглашение к участию известных людей, артистов и коллективов. Публикация пресс-релизов и приглашение СМИ Информирование на сайтах 7. 8. 9. 10. Распространение информационного материала 11. Фото и видеосъёмка Украшения сцены и прилегающей территории 12. Ответственный от организации или официальное лицо (конт. телефон) Необходим ый инвентарь Прим ечани е

№ Название направления работы Время проведения (в день проведения с указанием часового интервала) Место провед ения Ответственный от районного молодежного совета (конт. телефон) Примеры заполнения Ответственный от организации или официальное лицо (конт. телефон) 3. Материально-техническое обеспечение 1. 2. 3. 4. Транспортировка оборудования и иных необходимых материалов Посадочные места Палатки для гримерок артистов, хранения музыкального оборудования, регистрации награждаемых семей, мастер-классов Звуковое оборудование, микрофоны, колонки, усилители, иная звуковая аппаратура Необходим ый инвентарь Прим ечани е

Спасибо за внимание, я знаю вы уже устали!