Документационное обеспечение Выполнила : Парфенова В. А. Группа 0911 Гму.
• Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации. Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа[2]. Общеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка. Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.
• Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу. Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления. В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
• В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены Федеральным законом “Об информации, информатизации и защите информации” от 20 февраля 1995 г. № 24 ФЗ. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления
• документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления • делопроизводство: документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами • архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов
Организация делопроизводства • • • Делопроизводство подразделяется на три стадии: Создание документов (документирование); Организация движения и учёта документов (документооборот); Хранения документов (архивное дело). В российских организациях ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учёт и сохранность документов. • Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» [2]
• Документооборот как основа деятельности органа власти. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477. 1 На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству. Действие этих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну. Документы оформляются на бланках (стандартных листах бумаги формата А 4 или А 5) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя органа исполнительной власти. Все документы делятся на входящие, исходящие и внутренние. Входящие документы, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передаются руководству на рассмотрение, а затем попадают к исполнителям. После исполнения документы помещаются в дела.
• Каждый орган формирует собственный документальный фонд. Номенклатура дел органа согласовывается с экспертнопроверочной комиссией соответствующего федерального государственного архива. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив. В Постановлении установлен порядок работы с электронными документами.
• В России сложилась единая технология работы с управленческими документами государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). • Государственная система документационного обеспе чения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. • Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение
• По содержанию документы подразделяются на организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личному составу и т. д. По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т. д. По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения. По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами. По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц. По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.
Требования к оформлению и реквизиты управленческих документов • В перечень реквизитов входят: 1. Государственный герб. 2. Эмблема предприятия. 3. Код организации по общегосударственному классификатору организаций. 4. Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации. 5. Наименование министерства. 6. Наименование организации. 7. Наименование структурного подразделения. 8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке. 9. Название вида документа. 10. Дата. 11. Индекс. 12. Ссылка на индекс и дату входящего документа. 13. Место составления или издания. 14. Гриф ограничения доступа к документу.
15. Адресат. 16. Гриф утверждения. 17. Резолюция. 18. Заголовок к тексту. 19. Отметка о контроле. 20. Текст. 21. Отметка о наличии приложения. 22. Подпись. 23. Гриф согласования. 24. Визы. 25. Печать. 26. Отметка о заверении копии. 27. Фамилия исполнителя и номер его телефона. 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 29. Отметка о поступлении
«российская модель» делопроизводства: • • контроль за документом с момента его поступления; * централизация контрольных функций; * единые нормы документооборота. В российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в организацию, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно. • Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала передан руководителю, а затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям
• В российских органах государственной власти и местного самоуправления сложились определенные правила организации этой работы: Документ сначала должен быть зарегистрирован. (ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал вместе с информацией о документе. После этого документ начинает движение по органу власти. • В начале движения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу – "выносят" резолюции. Эти резолюции детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. • Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетами руководителям – авторам резолюций, которые должны оценить результаты исполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело. • Как правило, в результате исполнения резолюции исполнителем создается внутренний или исходящий документ. Однако в отдельных случаях под исполнением резолюции могут подразумеваться активные действия служащих. Например – организация инспекций "по факту заявления о нарушении норм" и прочие мероприятия. Отчет о таком мероприятии является внутренним документом, регистрируемым делопроизводителем.
• Функции системы документооборота и требования к ней. • Основная задача качественной работы с документами является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления следующих функций: • 1. Приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам. • 2. Учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов. • 3. Контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения. • 4. Приём и учёт заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей. • 5. Приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив. • С момента поступления или создания документа, до сдачи в архив, все действия придерживаются регламентирующих правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства в учреждениях.
• если документ предназначен для внутреннего использования, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу – как исходящий. • Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти. Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то есть разработки и согласования проекта документа.
• ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая своевременное и правильное создание документов, а также организацию работы с ними (получение, передача, обработка, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов к сдаче в архив, уничтожения). • Грамотное и эффективно организованное ДП способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений. • Снижению степени их риска экономии времени руководителей. • Организацию ДП осуществляют операционисты, а при больших объемах работы – целое подразделение (канцелярия, общий отдел и т. д. ). •
• • • Руководители: − заведующий службой ДОУ; − заведующий протокольным отделом; − начальник секретариата; − заведующий архивом; − заведующий копировальным бюро и т. д. Основные функции руководителя: 1. Планирование и распределение работы. 2. Подбор и расстановка кадров. 3. Координация деятельности подразделения, его структурных звеньев и отдельных сотрудников. • 4. Контроль за выполнением работы. • 5. Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа ДП персонала. • Далее идут специалисты и технические исполнители
• Управление документацией складывается из 4 основных составляющих: • 1) Создание документов (установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов). • 2) Хранение и использование документированной информации. (формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы)).
• 3) Передача документов на постоянное (государственное) хранение (составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований). • 4) Управление архивами (проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах).
• Электронный документооборот • В отдельных организациях введена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внешними получателями). • Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер(как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний). • Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии иерархической структурой подразделения организации. • Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.
• Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и за крепляется в табеле документов. • Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). • Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управле ния в определенной сфере деятельности. • УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
• органы управления издают распорядительные документы: § решения, § постановления, § распоряжения, § приказы, § указания, § поручения, § инструкции. следующие
Служебное письмо • Служебные письма государственных органов управления образованием готовятся: - как ответы о выполнении поручений Министерства образования Российской Федерации; - исполнение поручений администрации исполнительных органов субъектов Российской Федерации; - как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; - как инициативные письма. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Скачать презентацию Документационное обеспечение Выполнила Парфенова В А Группа
Документационное обеспечение.ppt