Документационное обеспечение органов власти

Делопроизводство Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – важнейшая функция в деятельности любой организации, учреждения, предприятия. В современной социально экономической обстановке первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ)

Делопроизводство Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. Недостаточная научно теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т. д.

Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Согласно определению (ГОСТ Р 51141 98) [10], документооборотом является «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления» , то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

Делопроизводство, или «документационное обеспечение управления» , согласно этому же источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами» . То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.

Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. Если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

В чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества: контроль за документом начиная с момента его поступления; централизация контрольных функций; единые нормы документооборота.

Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб — экспедиций, канцелярий, групп контроля — регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

Автоматизация учета

Во многих МО бухгалтерия и исполнение бюджета уже автоматизированы и теперь они имеют возможность автоматизировать другие важные функции. Деятельность администраций муниципальных образований связана с необходимостью учета, хранения, обработки и анализа разнородной информации, поэтому одной из важных задач является автоматизация деятельности администраций муниципальных образований по ведению похозяйственного учета, учета земель и имущества.

В связи с этим задача компьютеризации похозяйственного учета приобретает особо важное значение. Теперь поселениям переданы функции планирования и исполнения бюджета. Соответственно, их администрациям необходимо не только иметь полную информацию, но и уметь планировать собственные доходы, анализировать источники их поступления. Рассчитать налоги на землю и имущество, которые полностью поступают в доходы поселений, можно, только используя данные нехозяйственных книг, а также до полнительную информацию о земельных участках и имуществе.

Функции системы документооборота

СДОУ это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

Операции СДОУ: 1. Контроль за соблюдением стандартов на документы. 2. Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям. 3. Регистрация документов и учётно-справочная работа. 4. Контроль за исполнением документов. 5. Формирование, оформления, хранения и использования дел. 6. Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений. 7. Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

Управление документацией складывается из четырех основных составляющих: 1. Создание документов. 2. Хранение и использование документированной информации 3. Передача документов на постоянное (государственное) хранение 4. Управление архивами

Система управления документами должна выполнять следующие функции : организовывать среду хранения осуществлять поиск (полнотекстовых и других) документов вести историю работы с документом обеспечивать возможность работы с многокомпонентными, многоформатными документами, а также приложениями к документу и различными его версиями обеспечивать учет ассоциаций и ведение коллекций документов устанавливать права на работу с документом обеспечивать сканирование документа и восстановление его текста по изображению обеспечивать открытый интерфейс со специализированными, национальными и другими полнотекстовыми поисковыми модулями обеспечивать настройку на потребности пользователя, в первую очередь, регистрационных карточек документов.

Нормативное обеспечение документационного обеспечения Управления

ДОУ основывается на нормативно методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления.

К нормативно методическим документам, ряд положений которых может применяться и в настоящее время, относятся Единая государственная система делопроизводства(ЕГСД) и Государственная система документационного обеспечения управления.

Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений. Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы: Унификация и стандартизация документов; Рациональная организация документооборота; Организация труда делопроизводственного персонала; Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства;

Применение рекомендаций ЕГСД в современных условиях значительно облегчает организацию контроля за сроками исполнения документов. Сроковые картотеки можно вести как в традиционном, так и в автоматизированном режимах. Для обобщения и анализа данных об исполнении документов вполне могут быть применимы формы, приведенные в приложении к ЕГСД: перечень не исполненных документов и сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов: 1. Документирование управленческой деятельности; 2. Организация работы с документами (управление документацией); 3. Механизация и автоматизация работы с документами; 4. Служба документационного обеспечения управления.

Анализ и оценка организации управления документооборотом в органах власти

Служба документационного обеспечения управления С целью регламентации делопроизводственного процесса, оп ределения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководите ля учреждения.

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразде лениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных доку ментах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы: общие положения; основные функции и задачи; обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается долж ностная инструкция руководителя); организация работы; управление подразделением.

Основные направления совершенствования управления документооборотом

Перспективы внедрения автоматизированных систем документооборота в органах местного самоуправления

Основное содержание работы большинства органов государственной власти – это выработка управленческих решений, протекающая в форме работы с документами. Поэтому эффективность осуществления ими своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами, принятой в организации. В российских ведомствах повсеместно используется традиционная российская система делопроизводства. Эта система, основанная на централизованном контроле документов на всех стадиях их исполнения, обладает рядом важных достоинств.

Однако при больших объемах обрабатываемых документов все равно возникают проблемы, неизбежные при работе с бумажными документами: длительные процедуры передачи документов внутри организации; возможность утери информации о местонахождении документов; отсутствие эффективного контроля как за работой отдельных чиновников, так и за деятельностью организации в целом со стороны вышестоящих органов и общества; высокие издержки на инфраструктуру хранения и движения бумажных документов; высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности чиновников и нехватка времени на подготовку качественных решений.

Зачастую эти проблемы приводят к неоправданно затянутым срокам рассмотрения вопросов, неэффективности работы и плохой управляемости организации. Существует два возможных подхода по применению информационных технологий для решения этой проблемы: повышение эффективности существующих процедур работы с документами (автоматизация делопроизводства); переход к электронному документообороту.

Автоматизация делопроизводства основана на том, что при регистрации бумажного документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов

Совершенствование нормативно-правового обеспечения документооборота в органах власти

В настоящее время совершенствованию нормативно правового обеспечения документооборота уделяется значительное внимание. Так, в последние годы принят закон «Об электронной цифровой подписи» , закон «Об информации, информатизации и защите информации» существует проект закона «О документационном обеспечении управления» и некоторые другие.

К 2010 году намечалось завершить переход всех органов государственной власти к электронному документообороту, который обеспечивает использование электронной цифровой подписи и учитывает требования информационной безопасности

Обращение граждан в органы власти

Право на обращения В настоящее время законодательство об обращениях граждан состоит из Конституции РФ, федеральных конституционных законов, нормативных правовых актов Российской Федерации, конституций (уставов) субъектов Российской Федерации и законодательства субъектов Российской Федерации, а также международных договоров Российской Федерации в области прав человека и гражданина.

Понятие «обращений граждан»

Согласно статьи 32 ФЗ от 06. 10. 2003 г. № 131 ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» , граждане РФ имеют право обращаться лично или через своего законного представителя, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения (петиции) в органы местного самоуправления, их руководителям и другим должностным лицам, к депутатам представительных органов муниципальных образований.

Обращения граждан в органы местного самоуправления можно рассматривать в трёх аспектах: как форму участия населения муниципального образования в осуществлении местного самоуправления; как право каждого гражданина РФ; как гарантию прав граждан при осуществлении местного самоуправления.

Виды обращений граждан Классифицируя обращения граждан к муниципальным органам и их должностным лицам, следует иметь в виду, что обращения граждан содержат неодинаковую информацию, не совпадают по общественной направленности. Они разнятся по своей юридической характеристике и, соответственно, влекут разные правовые последствия.

Предложения это мнение людей о том, какими путями можно усовершенствовать работу органов местного самоуправления, что следует сделать для решения проблем местной жизни экономических, социальных, производственных и других.

Заявление это обращение гражданина в органы местного самоуправления, к должностным лицам данных органов, по поводу реализации принадлежащего ему права, предусмотренного Конституцией РФ или текущим законодательством РФ. Обычно заявления содержат просьбы об удовлетворении нужд и потребностей людей

Ходатайство это обращение с просьбой о признании за лицом определенного статуса, прав или свобод

Жалоба это обращение гражданина по поводу нарушенного действиями (бездействием), решениями юридических или физических лиц (должностных лиц, государственных или муниципальных служащих и т. д. ) права или законного интереса, где содержится просьба устранить данные нарушения.

Коллективное обращение - это обращение двух и более граждан, а также обращение, принятое на митинге или собрании и подписанное организаторами этого митинга или собрания. Такие обращения уместны в тех случаях, когда затрагиваются права и законные интересы группы людей.

Заключение Существенным изъяном этих актов является и то, что они не обеспечивают правовыми средствами ответственность органа и должностного лица перед гражданином за надлежащую реализацию права граждан на обращение. Недостаточно чётко разграничены и правовые режимы основных видов обращений с позиции реагирования тех или иных конкретных органов на такие обращения.