Документационная грамотность общества Кушнерук, С. П. Документная лингвистика (русский деловой текст). Волгоград, 1999; 2008. Колтунова, М. В. Язык и деловое общение: Нормы, риторика, этикет. Учеб. пособие для вузов. - М. , 2000. Культура русской речи: Учебник для вузов / Отв. ред. Л. К. Граудина, Е. Н. Ширяев. М. , 1998; 2000; 2004. Давыдова, Э. Н. , Рыбаков, А. Е. Делопроизводство. Мн. , 1998. Рахманин, Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М. , 1988; 1997; 2002.
Соблюдение всех языковых норм позволяет деловой письменной речи соответствовать таким качествам, как точность, чистота, ясность, логичность, которые прежде всего характеризуют жанры официальноделового стиля.
Высокая степень унификации, стандартизация синтаксиса, высокая степень терминированности лексики, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов и отличают его от устной деловой диалогической речи.
лексико-фразеологические особенности стиля Однозначность текста является принципиальным качеством документа. Поэтому в текстах ОДС преобладают однозначные слова (моносемантическая лексика). Многозначные слова употребляются значительно реже, чем в других функциональных стилях. Обычно многозначные слова используются в устойчивых словосочетаниях, что позволяет сузить их значение. Ради однозначного понимания текста избираются единицы с минимальной коннотацией.
лексико-фразеологические особенности стиля Однозначность достигается употреблением терминологической и близкой к терминам лексики. Деловой термин или номенклатурное наименование выступает как базовая номинация в тексте. Номенклатурный знак — утвержденное обозначение товара, должности, юридического лица. номенклатура — перечень наименований товаров, должностей, учреждений
лексико-фразеологические особенности стиля Используются специальные термины или близкие к терминам однозначные языковые единицы, например: приказ, распоряжение, справка – в канцелярском подстиле; председательствующий, депутатский корпус, оппозиционные фракции – в парламентском подстиле. • юридические термины: собственник, закон, акт, регистрация, передача объектов, приватизация, личное дело…; • экономические термины: дотация, затраты, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета. . . ; • экономико-правовые термины: погашение кредита, права собственности, сертификат качества. . .
лексико-фразеологические особенности стиля Среди технических терминов много аббревиатур: АСУ — автоматическая система управления; АИС — автоматическая информационная система; КПД — коэффициент полезного действия. Кроме терминов сокращаются названия известных правовых актов: ГК — Гражданский кодекс; УК — Уголовный кодекс. Сокращаются и номенклатурные знаки: наименования организаций (МВФ — Международный валютный фонд); наименования, указывающие на форму собственности предприятия (ООО — общество с ограниченной ответственностью, ОАО — открытое акционерное общество); наименования должностей (ИО — исполняющий обязанности).
лексико-фразеологические особенности стиля Однородность стилистической окраски лексики деловой письменной речи достигается и за счет высокой частотности процедурной лексики.
лексико-фразеологические особенности стиля Процедурная лексика называет конкретное действие, предмет или признак в официально -правовой интерпретации: нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка на работу в нетрезвом виде и т. д. ), нести ответственность (подвергаться в случае нарушений штрафам, уголовному преследованию…)…
лексико-фразеологические особенности стиля Процедура представления связана с предпочтением родовых лексем видовым: продукция — книги, доски, гвозди. . . ; помещение — комната, квартира, зал. . . ; постройка — сарай, дом, ларек … - и с тяготением к расчлененным понятиям действий и предметов: производить расчет — рассчитываться, торговый процесс — торговля, денежные средства — деньги…
лексико-фразеологические особенности стиля Важнейшая особенность процедурной лексики – употребление слова в тексте в одном возможном значении. Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой документа: Стороны обязуются обеспечить взаимные бартерные поставки. . . При всей многозначности слово стороны прочитывается только в юридическом аспекте - "юридические лица, заключающие договор".
лексико-фразеологические особенности стиля Шарль Балли: «Сущность административного языка заключается в том, что он имеет в своей основе научный характер и в то же время соприкасается с обыденной жизнью» . Этим обусловлена двойственная природа текста: соединение максимальной конкретности содержания и абстрагированности средств выражения. Высокая степень обобщенности и абстрактности основной стилеобразующей лексики (расторжение, разногласия, наименование) в деловой письменной речи сочетается с конкретностью значения номенклатурной лексики.
лексико-фразеологические особенности стиля Термины, номенклатурная и процедурная лексика составляют стилеобразующую лексику языка документов - от 50 до 70% всех словоупотреблений. Номенклатурная лексика с ее конкретнным значением как бы дополняет высокий уровень обобщенности терминов и процедурной лексики. Эти типы слов используются параллельно: в тексте договоров - термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам - номенклатурная лексика.
лексико-фразеологические особенности стиля Профессионализмы возникают как синонимы официальных терминов: профессионализм термин платежка платежное поручение безнал (по безналу) безналичный расчет оперативка оперативное совещание кадровик работник отдела кадров оптовик оптовый покупатель
лексико-фразеологические особенности стиля Профессионализмы уместны в обстановке устного делового общения, но недопустимы в языке документов. Использование профессионализмов в деловых письмах так же некорректно, как и употребление канцеляризмов в бытовой беседе, поскольку значение профессионализма не обеспечивает необходимую в документе точность передачи смысла.
лексико-фразеологические особенности стиля Требование точности ограничивает возможность синонимических замен, что приводит к частому повторению одних и тех же слов в тексте. Из синонимического ряда выбирается единица, унифицированная для группы документов: товар ненадлежащего качества.
лексико-фразеологические особенности стиля Объективность документа исключает функционирование разговорных слов и эмоционально-окрашенных слов. Ради однозначности понимания смысла в документах преобладают средства логической оценки. В документах недопустимо употребление диалектных, просторечных слов и фразеологизмов.
лексико-фразеологические особенности стиля Этика делового общения требует составлять деловые документы без учета национальности, возраста, религиозных взглядов, биологического пола и физических недостатков адресата документа и лиц, названных в документе.
лексико-фразеологические особенности стиля В сфере экономики, политики, информационных технологий активно используется англоязычная лексика: фьючерсные кредиты, консалтинг, франчайзинг, тендер… Однако даже эти часто употребляющиеся слова не всегда используются корректно. Размывается лексическое значение слов. Слово презентация часто заменяет открытие, а бизнес-план — план хозяйственной деятельности или план мероприятий. Незнание или неточное знание лексического значения слова является причиной ошибок
лексико-фразеологические особенности стиля Фразеология в деловой коммуникации имеет особенности. Широко используются фразеологические термины (административно-производственная ситуация), клише, отсутствуют мифологизмы и библеизмы, а также фразеологизмы с эмоциональнообразной окраской.
морфологические особенности стиля Основная морфологическая особенность – именной характер текста: Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Унифицированные документы» используется при решении следующих задач: унификации форм документов; автоматизации процессов сбора, обработки, анализа и учета информации, содержащейся в реквизитах применяемых форм документов. По наблюдениям М. Н. Кожиной, в текстах официально-делового стиля имен существительных в 7 раз больше, чем глаголов.
морфологические особенности стиля Глаголы часто заменяются отглагольными существительными: не соблюдать законы – несоблюдение законов. Высокая частотность отглагольных существительных обусловлена тем, что они обозначают опредмеченное действие: погашение кредита - погасить кредит, решение вопроса - решить вопрос, использование кредита - использовать кредит.
морфологические особенности стиля Обилие абстрактных отглагольных существительных осложняет понимание текста. Стилисты советуют заменять их глаголами, например: Подписание платежей является обязанностью контролера – Контролер обязан подписывать платежи.
морфологические особенности стиля Называющие людей по профессии или должности существительные мужского и женского рода различаются стилистической окраской: директор (нейтральное) – директриса (разговорное). В документах существительные, называющие людей по специальности, профессии, должности или званию функционируют только в форме мужского рода: директор, учитель, редактор.
морфологические особенности стиля Основное требование к официальным документам – требование точности – ограничивает возможности заменять имена существительные и числительные местоимениями.
морфологические особенности стиля Неличный характер изложения определяется особенностями общения через представительных лиц. В языке документов широко используются конструкции с возвратными глаголами, имеющими обобщенно-личное значение – в них субъект действия мыслится предельно обобщенно. В переписке между организациями частотны формы 1 -го лица множественного числа.
морфологические особенности стиля Глагол придает динамику высказыванию, является главным конструктивным элементом предложения. Официально-деловой стиль характеризует активное употребление инфинитива, выполняющего задачи волеизъявления.
морфологические особенности стиля Валентность глагола — способность сочетаться с существительными и местоимениями в определенной падежной форме.
морфологические особенности стиля Русские глаголы чаще бывают двух- и трехвалентными. Глаголы в языке документов реализуют все валентности, создавая трех- и четырехкомпонентные словосочетания: Указать службе подстанций на недостатки в работе.
морфологические особенности стиля Неполнота выражения особо нетерпима в официально-деловой и научной речи. Поэтому некорректно составленными будут словосочетания, в которых не реализована хотя бы одна валентность глагола.
морфологические особенности стиля Некорректно предложение: Просим выразить благодарность и наградить денежной премией коллектив филиала Агробанка в связи с предстоящим 10 -летним юбилеем.
морфологические особенности стиля Требование полноты выражения предполагает использование словосочетаний в полном виде: Просим выразить благодарность коллективу филиала Агробанка за успешную работу и наградить сотрудников денежной премией в связи с предстоящим 10 -летним юбилеем деятельности филиала.
морфологические особенности стиля Обилие пассивных конструкций характеризует официально-деловой стиль в целом: В ОКУД использован иерархический метод классификации унифицированных документов с тремя ступенями деления; Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов.
морфологические особенности стиля Предложения с активным залогом однозначно называют исполнителя действия, однако пассивный залог выполняет в тексте документа несколько функций: – обращает внимание на само действие, а не на исполнителя; – актуализирует и действие, и его исполнителя: Доклад комиссии одобрен парламентариями на утреннем заседании; – скрывает личность исполнителя действия: Законопроект сегодня был утвержден; – передает негативную информацию безличностно, без упреков в адрес исполнителей необходимого действия: Доклад еще не подготовлен.
морфологические особенности стиля Наречия определяют признак действия и обычно дают оценку событию, факту – этим обусловлено их частое функционирование в документах.
морфологические особенности стиля Предлоги помогают максимально точно передать значение падежной формы, поэтому тексты документов отличает более частое, чем в текстах других функциональных стилей, использование предлогов. Частотны отыменные предлоги: в связи, в соответствии, в счет, в ходе, в целях, по мере, по адресу, по истечении, по причине, при наличии, при содействии, при условии…
синтаксические особенности стиля Синтаксические особенности определяются условиями письменной формы коммуникации – в отсутствии собеседника автор документа вынужден подробно описывать ситуацию.
синтаксические особенности стиля Доминанта ОДС – точность и однозначность текста. Достичь этих свойств текста автору помогают клишированные конструкции.
синтаксические особенности стиля Клишированные словосочетания исходя из (чего? ) имеющейся потребности в заключение (чего? ) отчета сообразно с (с чем? ) принятым ранее решением впредь до (до чего? ) особого распоряжения… - создают жесткий текстовой каркас, проявляющийся во взаимообусловленности текстовых частей и фрагментов предложения.
синтаксические особенности стиля Клишированное предложение в языке документов легко воспроизводимо в определенной типовой ситуации. Так, в предложении: Договор вступает в силу со дня подписания трудно выделить сказуемое и второстепенные члены предложения — настолько слова слиты в единое смысловое целое. Нельзя написать Договор вступает и поставить точку. Тем самым мы разрываем сказуемое вступает в силу. Договор вступает в силу — с правовой и лингвистической точек зрения тоже незаконченное предложение: непременно нужно указать, с какого момента.
синтаксические особенности стиля Таких клишированных предложений в тексте документа бывает немного, однако текстообразующая роль их велика. Как правило, клишированные предложения начинают и завершают текст договора, приказа, распоряжения и других типов документов.
синтаксические особенности стиля Требованию точности соответствует прямой порядок слов в предложении. Порядок слов в предложении в текстах официально-делового стиля отличается строгостью и консерватизмом.
синтаксические особенности стиля Прямой порядок слов заключается в предшествовании подлежащего сказуемому – исполнитель выполняет обязательства; определение предшествует определяемому слову - кредитные отношения; управляющее слово стоит перед управляемым дополнением или обстоятельством - фиксировать цены, направить документ в министерство…
синтаксические особенности стиля В безличных предложениях и пассивных конструкциях первую позицию вместо подлежащего обычно занимает второстепенный член предложения: У начинающего работника нет необходимого опыта. Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.
синтаксические особенности стиля Для языка деловой письменности характерны цепочки родительных падежей: распоряжение Главы администрации города; Исходя из необходимости разграничения балансовой принадлежности эксплуатационной ответственности сторон подряда. . . Однако превышая оптимальную длину (4 - 5 слов), такие цепочки словоформ затрудняют восприятие текста. Предложения легко исправить с помощью глагола: Исходя из необходимости разграничить балансовую принадлежность
синтаксические особенности стиля В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенность их функционирования - передают информацию, которая по объему равна смыслу сложного предложения.
синтаксические особенности стиля Как простым предложением выразить смысл, передаваемый сложным? Увеличивается длина предложения и возрастает его семантическая емкость. Отдельные словосочетания могут передавать такую же информацию, как придаточные предложения. По обоюдному согласию возможны изменения условий договора, которые являются неотъемлемой частью данного договора = Если будет достигнуто обоюдное согласие, возможны изменения. . .
синтаксические особенности стиля Подобные словосочетания выполняют в тексте несколько функций: называют событие и поэтому могут заменять собой предложение занимая меньший объем, чем предложение, уплотняют информацию мотивируют действие, являясь неразложимым и необходимым компонентом высказывания создают структуру, в которой один компонент зависит от другого: В случае задержки оплаты. . . Для принятия решения. . . С целью скорейшего принятия решения…
синтаксические особенности стиля Высказывание разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда - длиннее.
синтаксические особенности стиля Статья 12. Основные права нанимателей Наниматель имеет право: 1) заключать и расторгать трудовые договоры с работниками в порядке и по основаниям, установленным настоящим Кодексом и законодательными актами; 2) вступать в коллективные переговоры и заключать коллективные договоры и соглашения; 3) создавать и вступать в объединения нанимателей; 4) поощрять работников; 5) требовать от работников выполнения условий трудового договора и правил внутреннего трудового распорядка; 6) привлекать работников к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом; 7) обращаться в суд для защиты своих прав.
синтаксические особенности стиля Есть жанры, в которых текст равен предложению: служебная записка, телеграмма, приказ, постановление.
синтаксические особенности стиля В документах превалируют осложненные предложения. С помощью причастных и деепричастных оборотов, вставных конструкций автор текста уточняет оттенки смысла передаваемого сообщения. Не считается принудительным трудом: работа, выполняемая вследствие вступившего в законную силу приговора суда под надзором государственных органов, ответственных за соблюдение законности при исполнении судебных приговоров.
синтаксические особенности стиля Точное выражение смысла достигается и обилием однородных членов предложения: Правовая и содержательная стороны документационного обеспечения регламентируются соответствующими законами Республики Беларусь, указами и распоряжениями Президента Республики Беларусь, постановлениями и распоряжениями органов государственной власти и управления, определяются положениями и уставами предприятия, должностными инструкциями работников аппарата управления.
синтаксические особенности стиля Широко функционируют в документах односоставные предложения. Из односоставных предложений активны безличные и инфинитивные.
синтаксические особенности стиля Инфинитивные предложения побуждают адресата к действию и синонимичны императивным предложениям, однако выражают крайнюю жесткость волеизъявления. Сравните: Встаньте – Встать. все императивные формы, кроме инфинитивной, могут сочетаться с вежливыми словами: Помолчите, пожалуйста, но невозможно: Помолчать, пожалуйста. Инфинитивный императив выражает социальное превосходство говорящего, право требовать. В технических инструкциях инфинитивные предложения выражают предписания или предупреждения, наставления неопределенному, потенциальному адресату-пользователю: При необходимости ремонта – разъединить диски.
синтаксические особенности стиля В документах предпочтительнее простых предложений сложные синтаксические конструкции, особенно сложноподчиненные предложения. Они однозначно отражают последовательность фактов и логические отношения между событиями (придаточные причины, следствия, условия, уступки). Полеты проходят успешно, так как им предшествует большая подготовительная работа.
синтаксические особенности стиля Понимать короткие предложения легче, чем длинные. Тем не менее, составитель документа обязан учитывать, что текст, состоящий из одних коротких предложений, воспринимается как примитивный. Последовательность однотипных по структуре предложений создает впечатление монотонности, поэтому следует чередовать простые и сложные, односоставные и двусоставные предложения, предложения с простым глагольным и составным именным сказуемым.
способы изложения в документе (функционально-смысловой тип речи): описание, повествование, рассуждение, объяснение, определение, констатация, предписание. Тексты констатирующего типа реализуются в функционально-смысловых типах речи описание, повествование, объяснение, определение, констатация. Тексты аргументирующего типа реализуются в функционально-смысловом типе речи рассуждение (аргументация). Тексты предписывающего (рекомендательного) типа реализуются в функционально-смысловом типе речи предписание.
способы изложения в документе Цель создания документа определяет функционально-смысловой тип речи и композицию документа. Что важно для автора данного официальноделового текста? Констатировать факт; описать предмет или ситуацию; сообщить о событии или их последовательности; обосновать положение; высказать предписание выполнить некое действие?
способы изложения в документе: описание Если нам нужно создать у адресата общее впечатление от предмета речи, представить предмет в его качественной определенности, перечислить его признаки, оценить предмет речи, в тексте будет преобладать описательный тип изложения.
способы изложения в документе: описание Признаки, свойства, особенности события перечисляются в последовательности, указывающей на степень их важности. Например, в характеристике сотрудника, составляемой для рекомендации его на новую должность, вначале говорится об уровне его профессиональной подготовки, умении самостоятельно принимать решения, инициативности. Увлечения сотрудника, его хобби могут быть не учтены или названы в конце текста.
способы изложения в документе: описание В деловом описании не допускается употребление слов в переносном значении. В художественном описании дается образное, яркое представление о предмете, отражаются настроение, чувства, мысли автора.
способы изложения в документе: описание Логическая структура описания - последовательность равноправных элементов, объединенных сочинительной связью.
способы изложения в документе: описание Синтаксическая связь осуществляется соединительными союзами, синтаксическим параллелизмом (однотипным построением). Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у нанимателя. Примерная форма трудового договора утверждается Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. Статья 18. Форма трудового договора.
способы изложения в документе: описание Описание должно включать наиболее характерные, существенные детали, расположенные в такой последовательности, чтобы читатель мог представить целостную картину, не перегруженную лишними подробностями и не вызывающую чувства неудовлетворенности неполнотой. Принцип систематизации элементов должен последовательно выдерживаться.
способы изложения в документе: описание Глаголы употребляются в форме настоящего времени (настоящего вневременного), они обозначают свойства, характеризуют предметы. Художественное описание опирается на слова категории состояния, отвлеченные имена существительные, называющие чувства и состояния, качественные прилагательные и наречия. Это описание внешнего или внутреннего мира субъекта через эмоциональное впечатление наблюдателя.
способы изложения в документе: повествование Если же адресату необходимо узнать о последовательности событий – что произошло вначале, как развивались события, была ли кульминация события (точка наивысшего напряжения) и как события закончились, каков итог чьих-либо действий, то удобнее использовать повествовательный тип изложения.
способы изложения в документе: повествование Сообщая о последовательности событий, автор документа обычно строго соблюдает хронологический принцип. Типичный пример – автобиография. Принцип обратной хронологии выдерживается в резюме.
Автобиография Я, Кирсанова Ольга Эдуардовна, родилась 2 февраля 1970 г. в г. Челябинске (Российская Федерация). В 1987 г. окончила среднюю школу и поступила на работу на Челябинский тракторный завод в качестве лаборанта. С 1988 г. училась в Челябинском педагоги-ческом институте. Окончила институт в 1993 г. с крас-ным дипломом. С 1993 г. по настоящее время работаю учителем русского языка и литературы в СШ № 9 г. Минска. С 1993 г. состою в браке с Кирсановым Игорем Алексеевичем, имею троих детей. Мать – Ожейко Надежда Ивановна – пенсионерка, живет в с. Бреды (Российская Федерация). Отец – Ожейко Виталий Ильич умер в 1995 г. 10 сентября 2005 г. О. Э. Кирсанова
Резюме – текст с краткой информацией о себе, составляемый ищущим работу для последующего предложения работодателю. Информация делится на четыре разновидности. Открывает текст справочная информация: полное имя, точный адрес, телефон. Далее сообщается о полученном соискателем работы образовании: указывается дата окончания учебного заведения, серия и номер документа, выданного по его окончании. Если образование прошло несколько ступеней, начинают с самой высокой (или ею ограничиваются). Престижность вуза повышает шансы соискателя. Затем описывается опыт работы: указываются места работы, начиная с последнего, награды и поощрения. В графе «дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных работ, профессиональные навыки по другой специальности.
способы изложения в документе: повествование В повествовании необходимо выделить главные события, наиболее важные детали. Отступление от хронологического принципа объясняется целью подчеркнуть зависимость внутренне связанных, но разъединенных во времени событий. Отступления фиксируются оборотами: предвещая события; вспомним, что…
способы изложения в документе: повествование Существуют два основных способа повествования — эпический и сценический. В первом случае дается общее представление о свершившихся событиях, результатах каких-то действий, во втором — события осмысливаются образно, внимание читателя обращается на подробности.
способы изложения в документе: повествование Глаголы фиксируют смену событий, поэтому часто функционируют глаголы совершенного вида. Близкое к описанию повествование — тексты, в которых динамика действия передается не глагольными, а номинативными формами: Мимо дома — рысью в садок. Глухой говор. Звяк стремян. Скрип седел. Ближе. (М. Шолохов. Тихий Дон)
способы изложения в документе: повествование Структуры повествования опираются на стереотипы. Привычность формы способствует концентрации внимания читателя на фактах — выявляет для него смысл и новизну события или явления, помогает извлечь из текста адекватное действительности знание. Текст соотносит событие со временем его совершения, констатирует факт или представляет его как то, что обязательно должно совершиться (ответы на вопросы, что, где и когда произошло или обязательно произойдет).
способы изложения в документе: рассуждение Достичь успеха в деловом общении означает убедить собеседника в своей правоте. Порядок определений и аргументов в рассуждении помогает доказать положения документа, раскрыть внутреннюю связь явлений и событий, убедить читателя в наличии причинно-следственных связей между явлениями.
способы изложения в документе: рассуждение Цель рассуждения — углубление наших знаний о мире: исследование явлений, выяснение их причин, обоснование выводов, доказательство истинности или ложности тех или иных положений. Характерна модель оформления фрагмента текста (абзаца): тезис — доказательство — вывод (заключение или обобщение)
способы изложения в документе: рассуждение Текст правильно построенного рассуждения фиксирует процесс вывода нового знания. Суждения располагаются в логически обусловленной последовательности: одно суждение с необходимостью вытекает из другого, развивает его и дает основание для нового суждения.
способы изложения в документе: рассуждение Если в описании и повествовании между предложениями сочинительная связь, то в рассуждении – логическая подчинительная связь. Часто используются вводные слова, подчинительные союзы и союзные слова. Средства связи могут отсутствовать. Функционируют термины, абстрактная лексика, глаголы употребляются в переносном значении.
способы изложения в документе: рассуждение Дополнительный содержательный компонент заявления как вида документа – мотивировка просьбы. Используются следующие конструкции для ввода аргументации: ввиду того, что…; в связи с тем, что…; на основании того, что…: В связи с вызовом на экзаменационную сессию прошу предоставить мне отпуск без сохранения содержания для сдачи экзаменов сроком с 15 по 30 января с. г.
способы изложения в документе: предписание Важная стилевая черта официальноделового стиля – императивность – обусловлена регламентирующей функцией многих видов документов. Задачу выразить директивы, рекомендации, передать обязательные для исполнения указания выполняет тип речи предписание.
способы изложения в документе: предписание Автор не доказывает своих положений, не убеждает адресата, а выражает волеизъявление. Этот тип речи характеризует изложение в правовых и служебных распорядительных документах. Правовые нормы основаны на трех «китах» : должно, разрешено и запрещено, поэтому предписание реализуется в трех подтипах: долженствовании, разрешении и запрещении.
способы изложения в документе: предписание Долженствование, как правило, выражается инфинитивными конструкциями: обеспечить соблюдение порядка; признать невиновным. Императивный инфинитив категорично и кратко называет действие, которое надлежит выполнить названным в документе людям.
способы изложения в документе: предписание Пример приказа: ПРИКАЗ О подготовке отчета по расходованию бюджетных средств. ПРИКАЗЫВАЮ: Главному бухгалтеру Тимофеевой Т. В. подготовить отчет о расходовании бюджетных средств за второе полугодие 2008 года к – 15. 01. 2009. Директор ООО «Профигрупп» А. И. Колпакова
способы изложения в документе: предписание Распоряжение должно быть конкретным: следует избегать обобщенных формулировок: улучшить состояние условий труда, усилить контроль за качеством продукции, принять меры по обеспечению необходимыми материалами и т. п.
способы изложения в документе: предписание В законодательных документах идею долженствования передают модальные слова: При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю: 1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность…
способы изложения в документе: предписание В правовом или распорядительном документе, а также во многих дипломатических документах двусоставное предложение с глагольными сказуемыми в форме настоящего времени может передавать идею долженствования и без использования модальных слов: Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования означает должно вступить.
способы изложения в документе: предписание Степень выражения императивности может быть различной: жесткая директива, рекомендация, руководство к действию или пожелание. Предписание активно используется и в научно-технических текстах.
способы изложения в документе: констатация В документах, основная цель которых волеизъявление автора, преамбула или первый абзац документа объясняет причину распоряжения или принятия документа. Констатирующая часть логически подводит читателя к основному центру документа – регламентирующей части.
способы изложения в документе: констатация В типе речи, который называется констатацией, реализуется коммуникативное задание удостоверения того или иного факта, установление этого факта в статусе закона. Констатация поэтому распространенный в официально-деловом стиле тип речи. Констатирующий тип речи может оформить и весь документ, например, вербальную ноту.
способы изложения в документе: констатация Пример справки: Белорусский Негосударственный Управление жилыми и институт правоведения административными домами СПРАВКА Батюк Надежда Ивановна работает преподавателем кафедры теории и истории права Белорусского Негосударственного института правоведения. Ректор БНИП профессор Сокол С. Ф.
способы изложения в документе: объяснение и определение Коммуникативное воздействие текста наиболее успешно осуществляется в том случае, если адресат точно понимает смысл текста и цели его автора. Следовательно, в тексте, а особенно в документе, требующем однозначности понимания, должна быть реализована категория объяснительности. Поэтому функционально-смысловые типы речи объяснение и определение функционируют во многих видах документов.
способы изложения в документе: объяснение и определение Цель определения — раскрыть содержание понятия. Прагматика функционально-смыслового типа речи объяснение — добиться понимания. Этот тип речи реализуется в научнопопулярных, учебных текстах, во многих видах документов.
способы изложения в документе: объяснение Объяснение позволяет автору документа установить причинно-следственные связи между явлениями и показать их читателю: Семинарское занятие доцента Поповой Г. В. переносится на 12 февраля по причине болезни преподавателя; Нуждаюсь в материальной помощи в связи с рождением ребенка, так как мой муж погиб и на моем попечении находятся еще двое детей и моя мать.
способы изложения в документе: объяснение Пример объяснительной записки: Директору центра «Кадры» Иванову Н. И. О срыве занятий в группе секретарейреферентов 09. 04. 09 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек. В результате этого занятия пришлось отменить. Преподаватель (подпись) Г. И. Григорьева 10. 04. 09.
способы изложения в документе: определение В основе текстовой конструкции определений лежит строгая логическая схема. Структура их всегда двухчастна. Она включает определяемую и определяющую части. Определяющая часть не должна включать неизвестные для читателя понятия. Части определения быть соразмерными (объемы определяемого и определяющего понятий должны быть равны). Нельзя допускать противоречий и круга в построении определений, когда определяющая часть повторяет определяемое, нежелательно строить определение на отрицании.
способы изложения в документе: определение Традиционны определения классификационные (через ближайший род и видовое отличие) и генетические (через указание на происхождение предмета). Определения могут быть номинальными (объясняется значение слова) и реальными (раскрывается содержание понятия), аналитическими (раскрывается значение установленного понятия) и синтетическими (привносится новое в содержание понятия).
способы изложения в документе: определение В отличие от рассуждения, закрепляющего процесс выведения нового знания, определение фиксирует уже известные существенные признаки предмета или класса предметов. Установление таких признаков — результат предшествующего исследования и обобщения, они не могут быть сформулированы в ходе непосредственного наблюдения, как это происходит при формировании описания.
способы изложения в документе Хотя в деловом документе преобладает тип речи, позволяющий выразить основную цель автора, в пределах целого текста документа наблюдаем различные варианты чередования и взаимодействия типов речи.
композиция документа и связность текста Изложение материала в деловых документах, как и в научных текстах, должно идти по четко продуманному плану. Необходимо соблюдать законы логики как в частях текстах, так и в переходах от одной части документа к другой его части.
композиция документа и связность текста Композиция документа – пространственная соотнесенность частей документа, взаиморасположение тематически завершенных микроконтекстов. Стабильность композиции позволяет прогнозировать последующие блоки текста. Обязательная информация связывается с определенной позицией в документе.
композиция документа и связность текста Строго логическое развитие текста соответствует требованию точности и предполагает соблюдение хронологического принципа сообщения – от первого события к последнему или от последнего к первому.
композиция документа и связность текста Раскрытие сложной темы следует начинать с более легких для понимания читателем моментов и постепенно переходить к более сложным понятиям.
композиция документа и связность текста Решающие положения в тексте располагаются по нисходящей «лесенке» важности. Последовательность важных фактов может определяться их ценностью.
композиция документа и связность текста Связность текста, согласованность предложений друг с другом, облегчает восприятие текста читателем.
композиция документа и связность текста В деловых документах желательно формально выразить синтаксические связи. Для этого используются средства: повтор слов; местоимения, относящиеся к слову в предыдущем предложении; союзы и вводные слова: следовательно, таким образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны…
композиция документа и связность текста В качестве средства связи в текстах документов также выступают причастия, которые замещают в тексте номенклатурные наименования и термины: указанный, приведенный, следующий, данный, настоящий, последний и т. п. : Подрядчик обязан приступить к выполнению работ не позднее трехдневного срока после перечисления оплаты. Указанный срок необходим для приобретения материалов по данному заказу. В текстах контрактов (договоров) эту же функцию средства связи выполняют ролевые обозначения контрагентов (Заказчик – Исполнитель), замещающие развернутые номинации юридических лиц.
композиция документа и связность текста Формально-логический тип текстовой организации проявляется в рубрикации. Текст объединяет логика развития темы, которая дробится на микротемы, каждая из которых рассматривается самостоятельно. При этом неизбежным оказывается использование параллельных синтаксических конструкций. Договор 1. Предмет договора 1. 1. Поставщик обязуется. . . 1. 2. Покупатель обязуется. . . 2. Ответственность сторон 2. 1. В случае невыполнения. . . 2. 2. В случае отступления от условий договора. . .
композиция документа и связность текста Один аспект темы выделяется абзацем. Абзац обычно объединяет несколько предложений, но может состоять и из одного предложения. В тексте на русском языке абзац оформляется красной строкой. В западноевропейской традиции – пропуском строки. Использование абзацев подчеркивает структуру и внутреннюю логику документа.
композиция документа и связность текста Пункты и подпункты в документах обозначаются арабскими цифрами: 1. 1. 1. 1. 2. В зависимости от сложности деления выбирается одно-, двух- или трехзначное обозначение пункта, подпункта. Подзаголовки пунктов придают деловым текстам подчеркнуто логический, аналитический характер.
композиция документа и связность текста Простое предложение может делиться графически на составные части. Как правило, рубрикацией разбиваются однородные члены предложения, нередко они осложняются причастными и деепричастными оборотами, придаточными предложениями, вводными словами:
композиция документа и связность текста Посредник своевременно предупреждает Заказчика: о непригодности или недоброкачественности товара, полученного от Заказчика; о том, что соблюдение указаний Заказчика в процессе выполнения работ, обусловленных договором, приведет к порче товара; о наличии иных, не зависящих от Посредника обстоятельств, грозящих ухудшением качества товара или невозможностью выполнения условий настоящего договора.
Жанры деловой письменности объединяет высокая степень стандартизации, которая охватывает все уровни языка - лексику, морфологию, синтаксис и текстовый уровень. В итоге складывается определенный тип языка, отличающийся консерватизмом, замкнутостью, непроницаемостью для иностилевых вторжений, для проявления индивидуального стиля автора. Безличность изложения выражается в отказе от интерпретаций, оценки событий, эмоциональных реакции.
Составитель документа должен знать: доминанту и основные черты официально -делового стиля (т. е. требования, предъявляемые к языку документа); арсенал устойчивых формул и правила их использования в том или ином жанре деловой письменной речи; характеристики жанров и их привязанность к той или иной ситуации делового общения.
Составитель документа должен уметь: адекватно использовать речевые средства в тексте при соблюдении языковых норм; грамотно составить проект документа и (или) отредактировать его.
Б Л А Г О дарю за внимание!
Скачать презентацию Документационная грамотность общества Кушнерук, С. П. Документная лингвистика
документационная грамотность.ppt