Documento y expediente electrónico. De la universidad basada en el papel a la universidad basada en el documento electrónico Alicante, 9 de noviembre de 2011
Sumario 1. 2. 3. 4. 5. 6. Antecedentes. La e-Administración. El documento y expediente electrónico. Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico El ciclo de vida del expediente electrónico. Técnicas de mejora del ciclo de vida del e-expediente: a. La actuación administrativa automatizada. b. Interoperabilidad. 7. La preservación del documento y expediente electrónico. 8. La digitalización segura del documento papel. 9. Modelo de gestión documental. 10. Firma electrónica y documento electrónico. 11. Retos. 12. Conclusiones. e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes • La Universidad está inmersa en un proceso de modernización para adaptarse a las nuevas demandas de los estudiantes, PAS y PDI, empresas, otras administraciones públicas, etc. Así como a las nuevas leyes. • En los últimos años han surgido nuevas leyes que pretenden adecuar las Universidades a la nueva realidad que es la sociedad de la información o del conocimiento, tal y como nos referimos en estos momentos al impacto que están teniendo las tecnologías de la información y de las comunicaciones dentro de la sociedad actual. • Pero últimamente esta adecuación también se observa como un proceso de simplificación administrativa, ahorro de costes y mejora de la eficiencia de las universidades. • Las TIC no son el elemento que modernizará una institución, pero no se puede plantear su modernización sin su utilización. • Los nuevos ciudadanos están ya preparados, las leyes lo impulsan, las administraciones ofrecen herramientas, hay que ser más eficientes, hay que ahorrar costes, las universidades tienen que avanzar en la e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: Leyes que habilitaban • Ley 30/1992 de Régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJAP-PAC) recogida en su artículo 45: “Las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la Constitución y las Leyes” • Ley 24/2001 de 27 de diciembre que permite el establecimiento de registros telemáticos, así como las notificaciones telemáticas • Ley general tributaria de 2003 que ya habla de la actuación administrativa automatizada o la imagen electrónica de los documentos en papel. • Ley 59/2003 de firma electrónica que da validez jurídica al documento electrónico firmado digitalmente. e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: Nuevas leyes Hasta hoy las leyes habilitaban para poder hacer cosas por medios telemáticos, y por tanto estaba en manos de las AAPP en general y de las universidades en particular, el utilizarlos. A partir de ahora, no solo se habilita, sino que se OBLIGA: 1. Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP). 2. Real Decreto que desarrolla la ley 11/2007. 3. Ley 3/2010 de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana. 4. Ley 30/2007 de contratos del sector público. 5. ENI y ENS y las NTI 6. Ley de Impulso de la Sociedad de la Información (LISI). 7. Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP Ley aprobada el 14 de junio de 2007 y publicada en el BOE el 20 de junio de 2007 El eje central de la Ley es el cambio en el modelo de relación entre los ciudadanos y las administraciones públicas por medios telemáticos, para pasar de un sistema voluntarista, que era el definido en la Ley 30/1992, a un sistema obligatorio al reconocer el derecho de los ciudadanos a comunicarse con las AAPP por medios: 1. Es mucho más explícita y detallada respecto a los medios y la forma de ir avanzando en esta relación telemática (pasamos de unos artículos a una ley) a la vez que tiene efectos sobre todas las AAPP. 2. En la nueva ley se recoge el derecho de los ciudadanos y por tanto se convierte en una obligación para las AAPP. En este sentido incluso pone fechas al cumplimiento. Tal y como dice la ley, se pasa del “podrán” al “deberán” e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP OBJETIVO DE LA LEY: Esta ley tiene como objetivos principales: • Reconocer el derecho al ciudadano (también empresa o profesional) a relacionarse con las AAPP por medios electrónicos. • Regular los aspectos básicos de la utilización de las TIC dentro de la actividad administrativa, en las relaciones entre las AAPP, así como con las relaciones con los ciudadanos. Haciendo especial énfasis en la disponibilidad integridad, autenticidad, Destacamos: confidencialidad y conservación de los datos. De los 46 artículos que tiene la ley, en 28 un 60% se hace referencia a identidad digital, firma electrónica, seguridad jurídica, y en 7, un 15% de los artículos solo hace referencia a estos aspectos. Esto indica la importancia que da el legislador a estos aspectos. e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP PRINCIPIOS GENERALES: 1. Respeto a los derechos a la protección de datos de carácter personal. 2. Igualdad. 3. Accesibilidad. 4. Legalidad. 5. Cooperación entre AAPP: Interoperabilidad y prestación de servicios conjuntos a los ciudadanos. 6. Seguridad. 7. Proporcionalidad. 8. Responsabilidad y Cualidad respeto a lo que ofrecen las AAPP a través de los medios telemáticos. 9. Neutralidad tecnológica. Destacamos: 10. Simplificación administrativa. Ser más eficientes, reducir el tiempo de tramitación. Principio de seguridad en la implantación y utilización de los medios electrónicos. 11. Transparencia y publicidad del procedimiento. Principio de proporcionalidad en relación a las medidas de seguridad exigidas y en relación a los datos que se requieren a los ciudadanos. e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP CONCEPTOS IMPORTANTES: Sede electrónica Se considera sede electrónica una dirección electrónica (WEB) a través de la cual, los ciudadanos pueden ejercer sus derechos. Obliga a la Universidad de Alicante en cuanto a la integridad, veracidad y actualización de la información y de los servicios a los que se puedan acceder desde esta. Hará falta identificar el titular de la sede, así como los medios disponibles para la formulación de sugerencias y quejas. Dispondrán de sistemas que permitan establecer comunicaciones seguras siempre que sean necesarias. Deben respetar los principios de accesibilidad y usabilidad. e-Sede de la UA e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP CONCEPTOS IMPORTANTES: Identidad electrónica La Universidad de Alicante deben admitir sistemas de firma electrónica que sean conformes a la Ley 59/2003 de 19 de diciembre de firma electrónica. Se regula que herramientas serán aceptadas para identificar al ciudadano: e. DNI, Certificados digitales de firma electrónica avanzada, etc. Se regula que herramientas de identidad digital se podrán utilizar en las AAPP: Certificados de servidor o de sede electrónica, Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada, Firma electrónica del personal de la Universidad, etc. Representación: Se podrá habilitar a persones físicas y jurídicas para la realización de determinadas transacciones electrónicas en representación de los interesados. Para ciertos trámites, un intermediario puede representar a un ciudadano o a una empresa: ex. Gestor administrativo, etc. e-Sede de la UA e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP CONCEPTOS IMPORTANTES: Firma electrónica En este apartado distinguimos tres tipos de firma electrónica: • Firma electrónica del ciudadano. • Firma electrónica del trabajador de la Universidad. • Firma electrónica en la actuación administrativa automatizada. e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP CONCEPTOS IMPORTANTES: Registro electrónico Las AAPP crearán registros electrónicos para la recepción y reemisión de solicitudes, escritos y comunicaciones electrónicas. Notificación electrónica. Los ciudadanos podrán escoger en cualquier momento la forma de comunicarse con la Universidad. Estas podrán utilizar medios electrónicos de comunicación con el ciudadano siempre que el ciudadano lo haya solicitado o consentido expressamente. La Universidad en virtud del punto 6 del artículo 27 puede obligar a ciertos colectivos a comunicarse electrónicamente con la Universidad: empresas, profesionales, etc. En las relaciones con otras AAPP se utilizarán preferentemente medios electrónicos. e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP CONCEPTOS IMPORTANTES: Documento electrónico y archivo digital. Las AAPP podrán emitir documentos administrativos electrónicos. Se pueden hacer copias electrónicas de documentos electrónicos con validez jurídica. Se pueden hacer copias electrónicas de documentos en papel, estas copias tienen valor de copias auténticas si se garantiza la autenticidad. Este proceso de digitalización se puede hacer de forma automatizada con el correspondiente sello electrónico. Se podrá llegar a destruir el papel si se ha hecho un proceso de digitalización segura. Se pueden imprimir documentos originalmente en electrónico y tendrán consideración de copias auténticas siempre que tengan sistemas de verificación que permitan garantizar su autenticidad. Hay que garantizar la preservación y la validez jurídica del documento electrónico a lo largo de su vida útil. Si el documento nace electrónico se tiene que preservar electrónicamente. e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP CONCEPTOS IMPORTANTES: Consulta del estado del procedimiento por parte del ciudadano. El ciudadano podrá consultar, en un espacio restringido, previa identificación, la información sobre el estado de tramitación del procedimiento: fase en que se encuentra, órgano o unidad responsable y fecha de entrada en esta fase. Este es un punto muy importante de la ley y que condiciona de una forma muy importante el que el expediente sea electrónico. CONCEPTOS IMPORTANTES: Interoperabilidad. Reconoce el derecho del ciudadano aportar ningún documento o información que ya esté en poder de alguna administración pública. Este es otro de los puntos importantes que lleva a la necesidad de que el expediente sea electrónico. e-Administración: documento y expediente electrónico
La e-Administración, la confianza en Internet y el futuro de Europa: • “El papel de la administración electrónica en el futuro de Europa”. COM (2003) 256 de 29 de septiembre de 2003 • “Retos para la sociedad de la información europea más allá de 2005”, COM (2004) 757, de 19 de noviembre de 2004 • “i 2010. Una sociedad de la información europea para el conocimiento y la ocupación”, COM (2005) 229, d’ 1 de junio de 2005 • Declaración de Manchester “Transformando los Servicios Públicos” • “Interoperabilidad de los servicios públicos panaeuropeos de administración electrónica”, COM (2006) 45, de 13 de febrero de 2006. • “Plan de acción sobre administración electrónica i 2010”, COM (2006) 173, de 25 de abril de 2006 • “Una estrategia para una sociedad de la información segura – Dialogo, asociación y potenciación”, COM (2006) 251, de 31 de mayo de 2006 e-Administración: documento y expediente electrónico
La e-Administración • Pasamos de la relación presencial a la telemática. • Pasamos del papel al documento electrónico. • Al procedimiento administrativo automatizado. • A la interoperabilidad. • De una seguridad tecnológica a una seguridad jurídico-tecnológica. • La comunicación y las relaciones se establecerán a nivel de hardware/ software. Es necesario un control de lo que hace este. • Cada vez se requerirán perfiles mixtos: técnico/legal, técnico/archivero, etc. e-Administración: documento y expediente electrónico
La e-Administración Sector administración pública • • Ley 11/2007 de acceso electrónico del ciudadano a los servicios públicos. Real Decreto que desarrolla la ley 11/2007 Ley 30/2007 de contratos del sector público. ENI y ENS. • Lleva a: • Trámite telemático • Uso de las TIC con validez jurídica. • Reingeniería de procesos: • Documento y expediente electrónico. • Automatización de procesos. • Interoperabilidad. • Certificados ACCV y DNI electrónico. e-Administración: documento y expediente electrónico
La e-Administración Sector administración pública: Sector salud. • La receta electrónica: Uso masivo de la firma electrónica. • La historia clínica compartida: Interoperabilidad y alto nivel de seguridad. • La tarjeta del asegurado sanitario (pública o privada) como dispositivo de identidad digital y firma electrónica para pacientes. • La identidad digital basada en certificados digitales como sistema de alto nivel de seguridad para el acceso de los profesionales y de los ciudadanos a la información del paciente. • Movilidad: firma en el teléfono móvil. e-Administración: documento y expediente electrónico
La e-Administración Banca y servicios financieros • Se centran en iniciativas de autenticidad, y aun dudan sobre el modelo de negocio referente a expedir certificados digitales a sus clientes. • La tensión por el phishing puede forzar el cambio. • Las tarjetas financieras como EMV permite introducir un certificado de firma electrónica para otros usos. • Ya hay diferentes entidades financieras que aceptan el DNI electrónico, el certificado de la ACCV, etc. Como medio para identificarse en la banca electrónica. Ejemplo A la banca le interesa más la firma electrónica que la identidad digital: firma de contratos, transferencias, etc. e-Administración: documento y expediente electrónico
La e-Administración Empresas • Ley 56/2007 de impulso de la Sociedad de la Información. • Ley 30/2007 de contratos del sector público. • A la espera de los movimientos de la Administración Pública (especialmente el DNI-e), banca y servicios financieros. • Se están desplegando sistemas de factura telemática y de voto electrónico societario. • Todos los protocolos de negocio electrónico se orientan a la adopción de la firma electrónica de empresa para los intercambios normalizados (eb. XML y otros). • Empiezan a haber ayudas de las administraciones públicas para implantar Las empresas disponen de identidad digital, pero son reticentes a su uso. La Universidad puede obligar. e-Administración: documento y expediente electrónico
La e-Administración en la Universidad Desde hace más de un año se está trabajando en la implantación de la e. Administración en la Universidad de Alicante. En todo el trabajo se han tenido en cuenta las obligaciones que marca la ley, pero también las oportunidades que esta abre en la Universidad de Alicante para avanzar hacia la e-Administración, haciendo que esta nueva forma de prestación de servicios al ciudadano (estudiante, PAS y PDI y empresas) sea más abierta, más transparente, más eficiente y más cercana. A la hora de definir este plan de digitalización se tienen que analizar los procesos internos más importantes y también los que tienen relación con otras administraciones públicas, empresas, representes etc. Se han tenido en cuenta los agentes que intervienen y los documentos generados y gestionados. e-Administración: documento y expediente electrónico
Plan Director e-Administración La e-Administración en la Universidad Objetivos • • • Análisis de la Situación Actual en los distintos ámbitos de la ley: normativo, organizativo, de gestión documental, tecnológico y de servicios al ciudadano Modelos de e-Administración y Organismos de Referencia. Propuesta de arquitectura tecnológica de soporte a la e-Administración. Definición de la líneas de actuación a tres años vista para dar cumplimiento a las exigencias de la ley. Directrices a seguir en relación al plan de Información y Formación. Para la realización del trabajo se ha partido de la colaboración de AGTIC, el conocimiento de iniciativas relacionadas y de organismos de referencia y de entrevistas realizadas con las personas clave del proceso y que constituyen la Comisión de e-Administración: documento y expediente electrónico
Plan Director e-Administración: documento y expediente electrónico
Plan Director e-Administración La e-Administración en la Universidad Líneas de actuación Actuación 2010 2011 2012 Ámbito normativo 1. Elaboración de la normativa de Registro Electrónico 2. Elaboración de la normativa de Sede Electrónica 3. Elaboración de la normativa interna que regule la realización de procesos telemáticos y el documento electrónico con validez jurídica 4. Elaboración de la normativa de Notificación Electrónica 5. Elaboración de la normativa de Digitalización Segura de documentos 6. Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos 7. Elaboración de convenios de interoperabilidad 8. Elaboración y validación del cuerpo normativo único de e. Administración e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA e-Administración: documento y expediente electrónico
Plan Director e-Administración La e-Administración en la Universidad Líneas de actuación Actuación 2010 2011 2012 Ámbito organizativo 9. Evaluación y priorización de procedimientos para su digitalización 10. Documentación y optimización de los procedimientos de la UA de cara a su digitalización 11. Elaboración del cuadro de interoperabilidad 12. Elaboración del plan de comunicación de la e-Administración 13. Adaptación del plan de comunicación de la e-Administración según las nuevas herramientas implantadas y procedimientos digitalizados 14. Ejecución del plan de comunicación de la e-Administración 15. Ejecución del plan de formación de la e-Administración a los distintos ámbitos de la UA involucrados 16. Ejecución del plan de formación al usuario final de la UA de las herramientas y procedimientos de e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA e-Administración: documento y expediente electrónico
Plan Director e-Administración La e-Administración en la Universidad Líneas de actuación Actuación 2010 2011 2012 Ámbito de gestión documental 17. Finalizar el desarrollo del Cuadro de Clasificación 18. Finalizar la definición del vocabulario de metadatos 19. Definir la Tabla de Preservación de documentos 20. Formación al personal de archivo sobre “Record Management” 21. Redacción de un Plan Director del Documento Electrónico 22. Definición de las Políticas de Acceso a documentos y expedientes e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA e-Administración: documento y expediente electrónico
Plan Director e-Administración La e-Administración en la Universidad Líneas de actuación Actuación 2010 2011 2012 Ámbito tecnológico 23. Continuar siendo Entidad de Registro de la ACCV 24. Ampliar el número de certificados admitidos para relacionarse telemáticamente con la UA. Ligado a la implantación de @firma. 25. Entregar certificados digitales a los trabajadores de la UA que así lo requieran 26. Finalizar la implantación de SIGEM según propuesta de Cesser 27. Publicar la sede electrónica de la UA 28. Ampliar los servicios ofrecidos a través de la sede electrónica 29. Implantar herramienta de evidencias electrónicas 30. Implantar herramienta de gestión documental 31. Evaluar soluciones de archivo electrónico 32. Implantar herramienta de digitalización segura de documentos 33. Implantar herramienta de impresión segura de documentos 34. Implantar plataforma tecnológica de apoyo a la interoperabilidad e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA e-Administración: documento y expediente electrónico
Plan Director e-Administración La e-Administración en la Universidad Líneas de actuación Actuación 2010 2011 2012 Ámbito tecnológico 35. Digitalización de todos los procedimientos administrativos de la UA y, para los que aplique, con posibilidad de tramitación telemática e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA e-Administración: documento y expediente electrónico
Plan Director e-Administración La e-Administración en la Universidad Líneas de actuación Actuación 2010 2011 2012 Esquema Nacional de Interoperabilidad y de Seguridad 36. Elaborar un plan de acción que defina las actividades y sus plazos para dar cumplimiento al ENS y al ENI en un plazo máximo de 48 meses desde su entrada en vigor, es decir, hasta el 8 de enero de 2014. 37. Llevar a cabo las actividades del plan de acción de cumplimiento del ENS y del ENI según los plazos definidos por el propio plan para dar cumplimiento al ENS y al ENI antes del 8 de enero de 2014 y 2013 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico El documento electrónico existe desde que empezaron las TIC, documentos de texto, planos, imágenes, sonidos, vídeos, etc. Estos documentos han proporcionado una mejora en la eficiencia de los procesos internos en las empresas y administraciones. Hoy en día no se podría plantear una organización eficiente sin la utilización de las TIC y de los documentos electrónicos. Pero estos documentos eran simples copias sin validez jurídica de los documentos en papel que eran los que realmente tenían esa validez jurídica. De hecho, los archivos físicos continúan creciendo, al mismo tiempo que crecen las necesidades de almacenamiento digital de los documentos, hemos pasado de Kbytes a Mbytes a Gbytes y en estos momentos ya hablamos de Tbytes, es decir, el orden de magnitud ha crecido por 1000. e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico Con aparición de la firma electrónica y en concreto de la Ley de Firma Electrónica en el 2003 se abre un nuevo paradigma: El documento electrónico se equipara al documento manuscrito A partir de este momento se empiezan a generar documentos electrónicos con validez jurídica, que además, la pierden en el momento en que estos documentos se imprimen. El documento electrónico tiene validez jurídica mientras es electrónico. e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico Hasta ahora se ha hablado mucho del trámite electrónico, de la transacción, de la validez de esta, de las garantías jurídicas en el acto. Pero a medida que el trámite o transacción es una realidad (o obligación) se empieza a generar un gran número de documentos y expedientes electrónicos, los cuales además de la identidad, integridad, confidencialidad y autenticidad, requieren la garantía de preservación a lo largo del tiempo: DISPONIBILIDAD De la validez jurídica de la transacción electrónica a la del documento electrónico e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico Documento electrónico Definición • Información registrada producida o recibida durante el inicio, desarrollo o finalización de una actividad personal o institucional y comprende el contenido, el contexto y la estructura suficiente para aportar la evidencia de la actividad sin considerar la forma y el soporte • El contenido está consignado sobre un soporte al que no se puede acceder directamente (relación soporte y contenido) • El contenido está representado por signos (códigos binarios) que deben ser descodificados mediante un programa informático que convierte la expresión en codificación informática a lenguaje natural (dependencia software) e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico Documento electrónico Características • Separación entre entidad física y entidad lógica (reconstrucción durante visualización) • Compuestos • Distribuidos vs encapsulados • Dinámicos vs estáticos e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico Documento electrónico Características • Contenido • Debe reflejar correctamente aquello que se comunicó o decidió y debe servir para dar cuenta o evidenciar los actos. • La información contenida en los documentos permite tomar decisiones que posibiliten la acción. • Contexto • Además del contenido, debe incluir información relacionada con el entorno de creación/gestión/uso del documento (firma, metadatos descriptivos, etc. ) • Estructura • El formato, la estructura física, el soporte y la identificación del entorno tecnológico en que se creó el documento (software) para facilitar su representación e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico Documento electrónico Características • Autenticidad • • • Que el documento es aquello que afirma ser Proviene de una persona identificada y conocida (autoría) Que ha sido creado/enviado en el momento en que se afirma • Fiabilidad • El contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de la actividad/acto que testimonia • Integridad • Completo y inalterable (no ha sido modificado sin conocimiento del autor o del destinatario) • Disponibilidad/conservación • Se tiene que poder recuperar, presentar e interpretar e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico Documento electrónico Características ¿Como podemos conseguir generar documentos electrónicos válidos? • Uso perceptivo de la firma electrónica. La firma son datos anexados a un documento electrónico que permite al receptor probar el origen (autenticidad) y protegerlos de una falsificación posterior (integridad) • La incorporación del sello de tiempo es el elemento que permite demostrar en que momento se generó el documento • Necesidad de incluir los metadatos que posibiliten la creación, captura, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo • Necesidad de crear documentos autocontenidos y autodescritos en sí mismos (contenidors xml) e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico Documento electrónico Tipos de documentos electrónicos • Documentación estructurada (base de datos) modelo datacéntrico • Documentación no estructurada modelo docucéntrico • Creados utilizando aplicaciones informáticas (. pdf, . doc) • Creados en entornos web • Correos electrónicos e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico Documento electrónico Metadatos Definición • Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo • Son información estructurada o semi-estructurada que posibilita la creación, captura, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo • El uso de metadatos es imprescindible en la gestión de los documentos electrónicos ya que son necesarios para facilitar su recuperación acceso y probar su autenticidad • Los metadatos pueden estar “incrustados” en el mismo fichero que el documento o como un fichero independiente e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico Documento electrónico Tipos de Metadatos • Descriptivos • Aporta información contextual sobre los procesos de negocio, las relaciones entre los documentos y facilita la búsqueda • Preservación y gestión del ciclo de vida • Técnicas • Información sobre el formato, estructura del documento e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico Expediente electrónico: Conjunto de documentos electrónicos relacionados a través de un índice firmado digitalmente. Se podría considerar un documento con links a documentos. Tanto la ley 11/2007, como el RD 1671/2009 de desarrollo de la LAECSP lo regulan. Tienen metadatos propios. e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico Expediente electrónico La interoperabilidad, las empresas, los profesionales y sobre todo los nuevos ciudadanos van a impulsar el expediente electrónico. La eficiencia va a ser el principal motivo del expediente electrónico. Vamos a convivir muchos años con expedientes híbridos. Ahora nos planteamos el imprimir documentos electrónicos para incorporar en el expediente papel, dentro de poco va a ser lo contrario. Se nos va a plantear el paradigma de la digitalización de los expedientes antiguos. e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico Expediente electrónico Metadatos del expediente: Código Referencia Número expediente Código de Clasificación Nombre Agrupación documental Título Fecha de apertura Fecha cierre Titular Unidad productora Nivel de Seguridad Nivel de LOPD Emplazamiento Ubicación Física Estado Soporte Volumen expediente Interesados e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico • Concebir el ciclo de vida de los documentos como el eje de acción en que concurren en alianza estratégica los programas tecnológicos y la metodología archivística. • Formalización de su ámbito de aplicación, las políticas de la gestión del sistema, el modelo funcional y el modelo de información. Requerimientos para la integración de los organismos u oficinas en la plataforma tecnológica. • La metodología archivística en este entorno: – Política para la organización de la gestión electrónica del ciclo de vida de los documentos. – Política para el uso de los documentos y reutilización de la información. – Política para la organización de la gestión y Administración del sistema. e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico Proyecto transversal e interdepartamental que precisa del concurso de los siguientes organismos: • • • Los órganos rectores de la política archivística Los responsables de las TIC Los expertos en organización Los expertos en firma electrónica Los responsables de implementar la administración electrónica Los responsables jurídicos de la organización. e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico Los documentos contienen información que constituye un preciado recurso y un importante activo de la organización. La adopción de un criterio sistemático y corporativo en la gestión documental resulta esencial para las organizaciones a la hora de proteger y preservar los documentos como evidencia de sus actos. La gestión de documentos en una organización incluye: • Elaborar, aprobar y difundir la normativa correspondiente (políticas, estándares, manuales) • Prestar una serie de servicios relacionados con el uso y gestión de los documentos • Diseñar sistemas especializados para gestionar documentos • Integrar la gestión de documentos dentro del resto de sistemas de la organización y procesos de negocio e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico Conceptos clave: El diseño de un SGD no se debe enfocar de una manera aislada, sino que debería formar parte de un plan estratégico de gestión de la Información corporativo y integral, en concordancia con los requisitos del sistema de la calidad y seguridad de la información de la organización. Todos los sistemas de información, aplicaciones o herramientas que se utilicen para gestionar los procesos de negocio de la organización se deberían diseñar para facilitar la creación, captura y gestión de documentos íntegros, auténticos, fiables y disponibles. e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico Conceptos clave Los pasos a seguir para diseñar un SGD: • Determinar que documentos se deberían incorporar al sistema • Establecer el período de conservación de los documentos en el sistema • Especificar los procesos para gestionar el ciclo de vida de los documentos: captura y registro, clasificación, almacenaje, acceso, uso y disposición e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico Instrumentos del sistema Para la realización de estos procesos es necesario elaborar unas herramientas o instrumentos que servirán para sostener el sistema: • Cuadro de clasificación funcional. • Calendario de conservación y eliminación de documentos (Tablas de evaluación) • Vocabulario de metadatos. • Políticas de seguridad y acceso. • Políticas de preservación digital a largo plazo. e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico Responsable: Departamento Responsable: Archivo Vigencia Fase análisis Nuevo Abierto Cerrado Archivo Cerrado Gestión o tramitación Cerrado Transferencia Eliminación Calendario de preservación: Tablas de evaluación y elección Política de seguridad y acceso e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico Fase análisis: • Cuadro de clasificación. • Vocabulario de metadatos. • Políticas de seguridad y acceso. • Formato de los documentos. • Formato de las firmas electrónicas. e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico Gestión o tramitación Fase de gestión, tramitación o activa: Nuevo Abierto Cerrado • Alta nuevos documentos. • Asignación entrada cuadro de clasificación. • Asignación valores vocabulario de metadatos. • Asignación políticas de seguridad y acceso. • Cambio estado. e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico Vigencia Cerrado Transferencia Fase de vigencia o inactiva: • Transferencia. • Eliminación. • Asignación valores vocabulario de metadatos. • Cambio asignación políticas de seguridad y acceso. Eliminación • Aplicar políticas de preservación. e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico Archivo Cerrado Fase de archivo o histórica: • Cambio asignación políticas de seguridad y acceso. • Aplicar políticas de preservación. e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Unión Europea – Directiva 1999/93/CE, del 13 de diciembre, por la cual se establece un marco comunitario para la firma electrónica, introducción del concepto de “Qualified certificate” – Marco técnico: ETSI (políticas y perfiles) – CEN dispositivos y sistemas Legislación básica – Ley de firma electrónica de diciembre de 2003. Texto mejor adaptado a las necesidades de los prestadores y de los usuarios, es la transposición de la Directiva europea. Tratamiento especial al DNI digital, pero pendiente de su propia regulación, certificados de personas jurídicas. Referencias a estándares europeos. e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: LAECSP DOCUMENTOS Y ARCHIVO ELECTRÓNICO (CAPÍTULO IV. ARTÍCULOS 29 AL 32) Hacen referencia a: 1. Documentos electrónicos 2. Copias electrónicas 3. Archivo electrónico de documentos 4. Expediente electrónico e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: LAECSP Documentos electrónicos Las Administraciones Públicas podrán emitir válidamente por medios electrónicos los documentos administrativos a los que se refiere el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que incorporen una o varias firmas electrónicas conforme a lo establecido en la Sección 3 del Capítulo II de la presente Ley. Las AP podrán emitir válidamente por medios electrónicos documentos administrativos e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: LAECSP Documentos electrónicos Los documentos administrativos incluirán referencia temporal, que se garantizará a través de medios electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera. La Administración General del Estado, en su relación de prestadores de servicios de certificación electrónica, especificará aquellos que con carácter general estén admitidos para prestar servicios de sellado de tiempo. El documento electrónico incorporará referencia temporal e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: LAECSP Copias electrónicas Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento. Posibilidad de crear copias autenticas de documentos electrónicos con cambios de formato e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: LAECSP Copias electrónicas Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y Se establece la posibilidad de hacer copias electrónicas autenticas eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, de documentos en papel, tanto si imagen, de sido se dejará constancia. integridad y la conservación del documentoestos han lo quegenerados por la Esta obtención podrá hacerse decomo automatizada, mediante el correspondiente propia administración forma si han estado aportados por los sellociudadanos. Concepto de DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL. Se electrónico. permite hacer mediante procesos automatizados. e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: LAECSP Copias electrónicas En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan. Posibilidad de destrucción de los originales en papel Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora. Los documentos administrativos incluirán referencia temporal, que se garantizará a través de medios electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera. Posibilidad de pasar de electrónico a papel e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: LAECSP Archivo electrónico Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. Archivo electrónico de documentos como medio de preservación de este a lo largo del tiempo. Posibilidad de cambio de formato de este para garantizar la disponibilidad de la información. e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: LAECSP Archivo electrónico Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos. El archivo tiene que garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos guardados e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: LAECSP Expediente electrónico El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos. La remisión de expedientes podrá ser sustituida a todos los efectos legales por la puesta a disposición del expediente electrónico, teniendo el interesado derecho a obtener copia del mismo. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos: Integridad. e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: RD 1671/2009 Documento electrónico Artículo 41. Características del documento electrónico. 1. 2. Los documentos electrónicos deberán cumplir los siguientes requisitos para su validez: a. Contener información de cualquier naturaleza. b. Archivar la información en un soporte electrónico según un formato determinado y conocido. c. Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico o a un documento electrónico de rango superior. Los documentos administrativos electrónicos deberán, además de cumplir las anteriores condiciones, haber sido expedidos y firmados electrónicamente mediante los sistemas de firma previstos en los artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007, y ajustarse a los requisitos de validez previstos en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre. El documento electrónico administrativo tiene que estar firmado digitalmente e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: RD 1671/2009 Metadatos Artículo 42. Adición de metadatos a los documentos electrónicos. 1. Se entiende como metadato, a los efectos de este reglamento, cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento. 2. Los documentos electrónicos utilizados en la gestión pública susceptibles de ser integrados en un expediente electrónico, deberán tener asociados metadatos que permitan su contextualización en el marco del órgano u organismo, la función y el procedimiento administrativo al que corresponde. Además, se asociará a los documentos electrónicos la información relativa a la firma del documento así como la referencia temporal de los mismos, en la forma regulada en el presente Reglamento. e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: RD 1671/2009 Metadatos Artículo 42. Adición de metadatos a los documentos electrónicos. 3. La asociación de metadatos a los documentos electrónicos aportados por los ciudadanos o emitidos por la Administración general del Estado o sus organismos públicos será, en todo caso, realizada por el órgano u organismo actuante, en la forma que en cada caso se determine. 4. Los metadatos mínimos obligatorios asociados a los documentos electrónicos, así como la asociación de los datos de firma o de referencia temporal de los mismos, se especificarán en el Esquema Nacional de Interoperabilidad. 5. Una vez asociados los metadatos a un documento electrónico, no podrán ser modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, excepto por errores o por necesidad de metadatos Losactualización. son un elemento clave en la gestión del documento y expediente electrónico, incluso se regula su uso. e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: RD 1671/2009 Copias Artículo 43. Copias electrónicas de los documentos electrónicos. 1. Para que una copia electrónica de un documento electrónico administrativo o emitido por el interesado tenga la condición de copia auténtica, deberá cumplirse los siguientes requisitos: a. b. c. Que el documento electrónico original se encuentre en poder del órgano u organismo público que obtiene la copia. Que la copia sea obtenida por quien sea competente conforme a Derecho, o de forma automatizada conforme a los requisitos reglamentarios. Que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo, permitan comprobar la coincidencia con el original. Regula las copias de documento electrónico a documento electrónico: documento para el ciudadano, preservación y interoperabilidad. e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: RD 1671/2009 Copias Artículo 43. Copias electrónicas de los documentos electrónicos. 2. Las copias electrónicas generadas que, por tener idéntica firma electrónica al documento electrónico original, no comportan cambio de formato ni de contenido, tendrán la eficacia jurídica del documento electrónico original. En caso de cambio de formato original, la copia electrónica, para ser auténtica, deberá incluir su carácter de copia entre los metadatos asociados y estar autorizada mediante firma electrónica conforme a los sistemas recogidos en los artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio. 3. Se podrán generar copias electrónicas auténticas a partir de otras copias electrónicas auténticas siempre que se observen los requisitos establecidos en los apartados anteriores. e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: RD 1671/2009 Copias Artículo 44. Copias electrónicas realizadas por la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes de documentos en formato no electrónico. Conceptos: Imagen electrónica: es el resultado de aplicar un proceso de digitalización a un documento en soporte papel o en otro soporte que permita la obtención fiel de dicha imagen. Digitalización: es el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra, del documento. e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: RD 1671/2009 Copias Artículo 44. Copias electrónicas realizadas por la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes de documentos en formato no electrónico. 1. Las copias electrónicas de los documentos en soporte papel o en otro soporte susceptible de digitalización realizadas por la Administración, ya se trate de documentos emitidos por la Administración o documentos privados aportados por los ciudadanos, se realizarán de acuerdo con lo regulado en el presente artículo. e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: RD 1671/2009 Copias Artículo 44. Copias electrónicas realizadas por la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes de documentos en formato no electrónico. 3. Cuando sean realizadas por la Administración, las imágenes electrónicas tendrán la naturaleza de copias electrónicas auténticas, siempre que se cumplan los siguientes requisitos: a. b. c. d. e. Que el documento copiado sea un original o una copia auténtica. Que la copia electrónica sea autorizada mediante firma electrónica utilizando los sistemas recogidos en los artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio. Que las imágenes electrónicas estén codificadas conforme a alguno de los formatos y con los niveles de calidad y condiciones técnicas especificados en el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Que las copias electrónicas incorporen los metadatos asociados con el proceso de digitalización y firma que determine el Esquema Nacional de Interoperabilidad Que la copia sea realizada por persona expresamente habilitada para ello, o mediante procesos automatizados, en la forma y con las garantías que en cada caso expresamente se determinen. Habla de compulsa electrónica y procesos de digitalización automatizada e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: RD 1671/2009 Destrucción del papel Artículo 45. Destrucción de documentos en formato no electrónico. 1. Los documentos originales y las copias auténticas en papel o cualquier otro soporte no electrónico admitido por la Ley como prueba, de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas, podrán destruirse en los términos y condiciones que se determinen en las correspondientes Resoluciones, si se cumplen los siguientes requisitos: a. La destrucción requerirá una resolución adoptada por el órgano responsable del procedimiento, previo el oportuno expediente de eliminación, en la que se determinen la naturaleza específica de los documentos susceptibles de destrucción, los procedimientos administrativos afectados, las condiciones y garantías del proceso de destrucción, y la especificación de las personas u órganos responsables del proceso. Las resoluciones que aprueben los procesos de destrucción regulados en el artículo 30. 4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, requerirán informe previo de la respectiva Comisión Calificadora de Documentos Administrativos y posterior dictamen favorable de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, sin que, en su conjunto, este trámite de informe pueda ser superior a tres meses. e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: RD 1671/2009 Destrucción del papel Artículo 45. Destrucción de documentos en formato no electrónico. a. Que no se trate de documentos con valor histórico, artístico o de otro carácter relevante que aconseje su conservación y protección, o en el que figuren firmas u otras expresiones manuscritas o mecánicas que confieran al documento un valor especial. 2. Se deberá incorporar al expediente de la Resolución un análisis de los riesgos relativos al supuesto de destrucción de que se trate, con mención explícita de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad que, en relación con la conservación y archivo de los documentos electrónicos, establezca el Esquema Nacional de Seguridad. Especifica como se tiene que hacer la destrucción e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: RD 1671/2009 Sello de tiempo Artículo 46. Referencia temporal de los documentos administrativos electrónicos. 1. La Administración General del Estado asociarán a los documentos administrativos electrónicos, una de las siguientes modalidades de referencia temporal, de acuerdo con lo que determinen las normas reguladoras de los respectivos procedimientos: a. «Marca de tiempo» entendiendo por tal la asignación por medios electrónicos de la fecha y, en su caso, la hora a un documento electrónico. La marca de tiempo será utilizada en todos aquellos casos en los que las normas reguladoras no establezcan la utilización de un sello de tiempo. b. «Sello de tiempo» , entendiendo por tal la asignación por medios electrónicos de una fecha y hora a un documento electrónico con la intervención de un prestador de servicios de certificación que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento. e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: RD 1671/2009 Autocompulsa Artículo 47. Imágenes electrónicas aportadas por los ciudadanos. 1. 2. 3. 4. Los interesados podrán aportar al expediente, en cualquier fase del procedimiento, imágenes electrónicas de los documentos en soporte papel. Las imágenes electrónicas presentadas por los ciudadanos deberán ajustarse a los formatos y estándares aprobados para tales procesos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad. La presentación documental que realicen los interesados en cualquiera de los lugares de presentación establecidos en el Real Decreto 772/1999, podrá acompañarse de documentos electrónicos o copias digitalizadas de documentos que cumplan los requisitos establecidos al efecto por el ENI, autorizadas mediante firma electrónica del interesado. Será de aplicación a las solicitudes de cotejo de las copias aportadas, previstas en el artículo 35. 2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, lo establecido en relación con la transmisión de datos en el artículo 2. e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: RD 1671/2009 Archivo. Artículo 50. Archivo electrónico de documentos. 1. La Administración General del Estado deberá conservar en formato electrónico todos los documentos electrónicos emitidos por los ciudadanos o por las Administraciones públicas, que formen parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que, aun no formando parte de un procedimiento administrativo reglado, constituyan evidencia de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración. 2. La conservación de los documentos electrónicos podrá realizarse bien de forma unitaria, o mediante la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos así como para la comprobación de la firma electrónica de dichos datos. e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: RD 1671/2009 Archivo. Artículo 51. Conservación de documentos electrónicos. 1. Los períodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos se determinarán por cada órgano administrativo de acuerdo con el procedimiento administrativo de que se trate. 2. Para preservar la conservación, el acceso y la legibilidad de los documentos electrónicos archivados, podrán realizarse operaciones de migraciones, emulaciones y conversión de los documentos electrónicos, de acuerdo con las normas sobre copiado de dichos documentos contenidas en el presente Reglamento. 3. Los responsables de los archivos electrónicos promoverán el copiado auténtico con cambio de formato de los documentos y expedientes del archivo tan pronto como el formato de los mismos deje de figurar entre los admitidos en la gestión pública por el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Habla de procesos de migración de formatos como forma de preservación del e-documento y e-expediente e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico Leyes: RD 1671/2009 Expediente electrónico. Artículo 52. Formación del expediente electrónico. 1. La formación de los expedientes electrónicos es responsabilidad del órgano que disponga la normativa de organización específica y, de no existir previsión normativa, del encargado de su tramitación. 2. Los expedientes electrónicos que deban ser objeto de remisión o puesta a disposición se formarán ajustándose a las siguientes reglas: a. Los expedientes electrónicos dispondrán de un código que permita su identificación unívoca por cualquier órgano de la Administración en un entorno de intercambio interadministrativo. b. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado electrónicamente mediante los sistemas previstos en los artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y en los términos del artículo 32. 2 de la citada Ley. e-Administración: documento y expediente electrónico
Procedimiento administrativo automatizado Viabilidad: Hay actuaciones administrativas que se pueden automatizar. Normalmente son situaciones donde la voluntad humana ante el acto administrativo es limitada. Ej. : Comprobaciones. En otros casos la relación telemática ya genera un proceso administrativo automatizado: entrada de formularios, registro de entrada, digitalización segura, etc. En estos momentos, una vez determinada la viabilidad den cada caso, lo que se recomienda es aplicar la automatización. Esta automatización nos traerá la reducción del tiempo de tramitación, reducción de los costes y reducción del número de errores. e-Administración: documento y expediente electrónico
Procedimiento administrativo automatizado LAECSP Artículo 39. Actuación administrativa automatizada. En caso de actuación automatizada deberá establecerse previamente el órgano u órganos competentes, según los casos, para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo, se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación. e-Administración: documento y expediente electrónico
Procedimiento administrativo automatizado LAECSP Artículo 18. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada. Para la identificación y la autenticación del ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica: a) Sello electrónico de Administración Pública, órgano o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica. b) Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano o entidad y, en su caso, a la persona firmante del documento, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente. e-Administración: documento y expediente electrónico
Procedimiento administrativo automatizado Artículo 18. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada. La relación de sellos electrónicos utilizados por cada Administración Pública, incluyendo las características de los certificados electrónicos y los prestadores que los expiden, deberá ser pública y accesible por medios electrónicos. Además, cada Administración Pública adoptará las medidas adecuadas para facilitar la verificación de sus sellos electrónicos. El sello electrónico es la herramienta usada para el procedimiento automatizado. Es importante guardar de forma segura estas herramientas con validez jurídica. Es básico que se pueda auditar su uso: EVIDENCIAS ELECTRÓNICAS. Habrá muchos sellos electrónicos en el futuro. e-Administración: documento y expediente electrónico
Procedimiento administrativo automatizado Tipos de actos: Entrada. Los que tienen lugar al inicio del procedimiento. Generación de número, fecha y hora de entrada en el registro, generación del recibo del registro electrónico, comprobaciones de datos de los formularios y la digitalización de documentos. Gestión del procedimiento. Los actos que se generan en la gestión del procedimiento. Copias auténticas electrónicas, apertura y cierre de expedientes, foliación de este, migración de documentos electrónicos, proceso de eliminación y cata de expedientes en el archivo, etc. Salida. Los actos de envío de notificaciones o de interoperabilidad con otras administraciones públicas. Generación de número, fecha y hora de salida en los registros, etc. e-Administración: documento y expediente electrónico
Procedimiento administrativo automatizado Recomendaciones: “La actuación administrativa automatizada en el ámbito de las administraciones públicas” de Ignacio Alamillo y Xavier Urios, Barcelona, 2011, Escola d'Administració Pública de Catalunya, 237 pág. . , ISBN 978 -84 -393 -8702 -2. http: //www 20. gencat. cat/docs/eapc/Home/Publicacions/Col_leccio%20 Estudis%20 de%20 Rec erca%20 Digital/3%20 Actuacio%20 administrativa%20 automatitzada/alamillo_urios_castellano. pdf Hay recomendaciones jurídicas, ciclo de vida del software, viabilidad del sistema, firma electrónica, sellos electrónicos, seguridad y auditoría, Como regla general, son susceptibles de automatización los actos administrativos reglados. La automatización de la actuación administrativa en el ejercicio de potestades discrecionales es más complicada. Fuente: Nacho Alamillo y Xavier Urios e-Administración: documento y expediente electrónico
Procedimiento administrativo automatizado Recomendaciones: La motivación del acto administrativo automatizado se fundamenta en la adecuada programación. Por esta razón, solo se podrá reaccionar ante el acto administrativo emitido mediante la revisión de esta programación (posibilidad de revisión o de reacción que se debe dar al administrado). Adoptar una metodología de gestión del ciclo de vida del software para reducir los riesgos de errores en la automatización. Durante las fases de análisis y diseño, es necesario involucrar intensamente personal experto en el ámbito legal para garantizar un análisis adecuado de los requisitos funcionales a partir de una interpretación jurídica apropiada de las normas en qué es basarán los actos administrativos y, muy especialmente, los de naturaleza decisoria. Según nuestra opinión, el analista informático necesita soporte específico para poder transformar la norma jurídica en un conjunto de reglas programables. Fuente: Nacho Alamillo y Xavier Urios e-Administración: documento y expediente electrónico
Interoperabilidad Definición: “capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos” Aplicación: Reconocer el derecho al ciudadano a: “A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de protección de datos de carácter personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado consentimiento podrá emitirse y recabarse por medios Electrónicos” e-Administración: documento y expediente electrónico
Interoperabilidad Definición: “capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos” Aplicación: Reconocer el derecho al ciudadano a: “A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de protección de datos de carácter personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado consentimiento podrá emitirse y recabarse por medios Electrónicos” e-Administración: documento y expediente electrónico
Interoperabilidad Elementos importantes ante el procedimiento administrativo y el documento electrónico: • Principal fuente de ingreso de documentos electrónicos. • Principal vía de salida de documentos electrónicos. • Envío de expedientes y documentos a jueces. • ¿Formatos interoperables? • ¿Tipos de firma interoperables? • …. e-Administración: documento y expediente electrónico
Interoperabilidad Tipos Interoperabilidad estratégica y jurídica: • • • Convenios Acuerdos Contractos Leyes Etc. e-Administración: documento y expediente electrónico
Interoperabilidad Tipos Interoperabilidad organizativa: • Procesos • Catálogo, … Es básico publicar los servicios a través de organismos que centralicen estas tareas: • Evitar el fenómeno n to n • Facilitar el acceso de nuevos agentes, generadores o consumidores de información. • Centralizar la gestión de incidencias • Es muy importante mantener inventarios de información de que se dispone y de la manera como se puede acceder. e-Administración: documento y expediente electrónico
Interoperabilidad Tipos Interoperabilidad semántica Definición: Es aquella dimensión de la interoperabilidad relativa a que la información intercambiada pueda ser interpretable de forma automática y reutilizable para aplicaciones que no intervinieron en su creación. Es necesario: • Utilizar modelos de datos y estructura de documentos estándar. • Disponer de criterios comunes para decidir sobre la validez o autenticidad de un documento. Temas a tratar: • Formatos, • Metadados, • Modelo de datos • Tipos de firmas electrónicas, • Códigos de verificación. • Archivo, … e-Administración: documento y expediente electrónico
Interoperabilidad ESQUEMA NACIONAL DE INTEROPERABILIDAD Se define como se realizará la interoperabilidad y se estructura en un conjunto de normas técnicas: • • • Catálogo de estándares. Documento electrónico. Digitalización de documentos. Expediente electrónico. Política de firma electrónica y certificados digitales. Protocolo de intermediación de datos. Relación de modelos de datos comunes. Política de gestión de documentos electrónicos. Requisitos de conexión a la red de comunicaciones de les AAPP. Procedimiento de copiado auténtico y conversión de formatos. Modelo de datos para el intercambio de asientos registrales entre AAPP e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico Normativas de referencia en la preservación digital • ISO 14721: 2003 - Space data and information transfer systems. Open archival information systems. Reference model • ISO/TR 15801: 2004, Electronic imaging – Information stored electronically– Recommendations for trustworthiness and reliability • ISO/TR 18492: 2005 Long-term preservation of electronic document-based information • ISO 20652: 2005 Space data and information transfer systems – Open archival information systems – Producer-Archive interface methodology abstract standard e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico La norma ISO 14721: 2003. Space data and information transfer systems- Open Archival Information System (OAIS)-Reference model En la actualidad, la gran mayoría de los repositorios para la conservación de documentos electrónicos a largo plazo se han formulado siguiendo esta norma internacional. Los principales objetivos en que se debería fundamentar las plataforma son: § § § Creación y gestión de un repositorio digital seguro, en base al modelo OAIS. Diseñar un protocolo normalizado de transferencia de los documentos desde sus sistemas originarios hacia el sistema que se encargará de su preservación a largo plazo. Adoptar unos formatos para preservar los documentos y sus metadatos en base a tecnologías no propietarias. e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico § La migración se perfila como la estrategia de preservación a utilizar § El servicio de archivo electrónico y preservación digital se ha identificado como una de las necesidades estratégicas para el desarrollo de la administración electrónica. § Reto: Construir un sistema de archivo electrónico que incluya: § Creación de una plataforma tecnológica de archivo digital o repositorio para custodiar documentos electrónicos a largo plazo. § Asumir la responsabilidad de mantenimiento de este archivo, garantizando su disponibilidad, preservación y evidencia. § La estrategia de preservación implantada podría ser la misma del National Archives of Australia (NAA. http: //www. naa. gov. au/recordsmanagement/index. aspx), de manera que en el ingreso del documento se realiza un proceso de normalización (el paquete de información de ingreso o transferencia (PIT) se normaliza para obtener el paquete de información de archivo (PIA) ). e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico § Las técnicas de preservación utilizadas se debería fundamentar en OAIS. § Facilitar su integración con los sistemas de gestión documental/gestores documentales de las organizaciones. § Prestar servicios especializados (servicio de visualización asociado a un registro de formatos; desarrollo de estrategias de preservación encaminadas a superar la obsolescencia tecnológica del entorno digital; evidencia electrónica documental). e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico OAIS define tres tipos de entidades denominadas contenedores o paquetes de información según la fase del ciclo de vida de los documentos. 1. 2. Paquete de Información de Transferencia. PIT (Submission Information Package, SIP en terminología OAIS): documentos transferidos por los productores que incluyen los contenidos a preservar y los metadatos que faciliten su recuperación, tratamiento y preservación. Paquete de Información de Archivo. PIA (Archival Information Package, AIP en terminología OAIS): Cuando los PIT ingresen en el Archivo se les aplican unos controles para verificar su integridad, autenticidad y idoneidad con los requerimientos de conservación. Se les añade otros metadatos, y si la política de preservación así lo requiere, se puede proceder a una migración a un formato más estándar. Este trabajo de normalización del PIT genera el paquete de información de archivo (PIA). Este será almacenado en el repositorio de archivo el tiempo que se establezca de acuerdo con la normativa aplicable. e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico 3. Paquete de información de Consulta. PIC (Dissemination Information Package, DIP en terminología OAIS): cuando un usuario quiera consultar un documento almacenado en el sistema le permitirá obtener una copia del PIA que se denomina paquete de información de consulta (PIC). Las experiencias de aplicación del modelo OAIS han generado una serie de proyectos muy interesantes. § NESTOR (www. langzeitarchivierung. de); § Digital Preservation Europe (www. digitalpreservationeurope. eu); § DRAMBORA (Digital Repository audit. Method Based on Risk Asessment. http: //www. repositoryaudit. eu); § CASPAR (www. casparpreserves. eu); § INTERPARES (www. interpares. org). e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico Por su parte, el Comitee on Digital Archiving i el National Archives and Records Administration (NARA) considera que un repositorio electrónico de archivo debe garantizar: 1. La replicación de los objetos digitales en distintas ubicaciones físicas geográficamente dispersas, aportando garantías de integridad (pueden ser completas o múltiples réplicas parciales). 2. Utilización de técnicas criptográficas para garantizar la autenticidad y la integridad de los objetos digitales, asegurando el uso de mecanismos de transmisión segura de objetos digitales basados en firma electrónica. 3. Garantías en el momento de ingreso de objetos digitales mediante técnicas de verificación de su validez (con uso de la firma electrónica). 4. Garantías durante la retención de los objetos digitales mediante técnicas que aseguren la integridad criptográfica, medidas preventivas (sobre todo control de acceso y registros de auditorías) y medidas de contingencia (corrección de errores en objetos ya ingresados). e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico ISO/TR 15801: 2004. Electronic imaging-Information stored electronically- Recommendations for trustworthiness and reliability. Documentos electrónicos. Almacén electrónico de informaciones. Recomendaciones para garantizar la veracidad y fiabilidad de los documentos. Describe las condiciones requeridas para garantizar la veracidad, fiabilidad, autenticidad y integridad de los documentos en el marco de un sistema de gestión de expedientes electrónicos. Se ocupa básicamente de dictar especificaciones referidas a los tipos de documentos afectados, los medios de almacenaje, los formatos y el control de versiones, la gestión de estándares, la política de retención y destrucción. Así mismo define las responsabilidades para gestionar la información y para auditar su grado de cumplimiento. e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico En concreto, incluye directrices referidas a la captura de los documentos, su digitalización, la inserción de metadatos, la indexación, los procedimientos de autenticación, la transferencia de expedientes, la retención y destrucción de información, los backup y sistemas de seguridad, el mantenimiento del sistema, la seguridad y protección, la gestión de workflow, los sellos de tiempo y el control de versiones. Finalmente, en lo referente a la plataforma tecnológica, especifica los temas más relevantes: manual del sistema, medios de almacenaje, niveles de acceso, verificación de la integridad del sistema, procesamiento de consideraciones del entorno, migración y supresión de información. e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico ISO 19005 -1: 2005. Document management-Electronic document file format for long-term preservation. Part 1: Use of PDF 1. 4. Describe el uso del formato digital por excelencia para representar y conservar documentos con seguridad. Por su parte la ISO/TR 18492: 2005, Long-term preservation of electronic document-based information. Conservación a largo plazo de información documental basada en soporte electrónico. Es una norma básica, sumamente breve, que se preocupa de la conservación de documentos electrónicos creados o almacenados para garantizar su acceso y preservación futura. e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico Problemática a resolver • La preservación de los documentos electrónicos es un reto y una obligación a la que debe hacer frente cualquier organización que quiera preservar para el futuro, ya sea por razones legales, de evidencia, culturales o históricas, la información que genera o recibe en formato electrónico • En unas condiciones de conservación equivalentes al soporte papel: • Garantizando la disponibilidad y accesibilidad de los contenidos: • Independencia del medio físico donde se almacena • Independencia del formato del documento electrónico • Garantizando la integridad y autenticidad de los contenidos: • Preservación de la firma electrónica o evidencia electrónica e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico Estructura Paquete de información del archivo (XML) utilizando el formato METS: ejemplo Fuente: CATCert e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico Modelo funcional del servicio Fuente: CATCert e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico Modelo funcional Ingreso de objetos digitales • Preparación y envío de objetos digitales (sistemas del usuario o productor) • Transferencia de objetos digitales • Validación de los paquetes de información de ingreso • Generación de los paquetes de información de archivo o de evidencia electrónica • Indexación de la información descriptiva • Envío de los paquetes al proceso de archivo Fuente: CATCert e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico Modelo funcional Gestión y archivo de objetos digitales • Garantizar la evidencia electrónica • Gestión y mantenimiento de un archivo fiable (disponer de un depósito en condiciones de seguridad, que suporte las operaciones de custodia, preservación y evidencia electrónica) • Actualizar los componentes digitales de acuerdo con la política de preservación para afrontar la obsolescencia tecnológica Fuente: CATCert e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico Modelo funcional Preservación Programación y seguimiento de las políticas de custodia y preservación de los objetos digitales • Garantizar la evidencia electrónica • Registro de formatos tecnológicos • Programación de normas y estrategias de preservación (migración, emulación, etc. ) • Programación de diseños de paquetes de archivo y planes de migración • Preservación de la integridad (sellos de tiempo), de la autenticidad (firma electrónica de archivo y actualización) Fuente: CATCert e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico Modelo funcional Técnicas de preservación digital • Cambio de soporte, trasladar los documentos electrónicos de un soporte de almacenaje a otro. • Preservación de la tecnología, del entorno que ha creado los documentos • Emulación, mantiene el documento original en su formato originario y se crean aplicaciones que emulen el funcionamiento de los programas originales cuando estos se convierten en obsoletos. • Migración, es el proceso de convertir el objeto digital de un formato a otro i así evitar los problemas de dependencia tecnológica. La migración prima el contenido sobre el aspecto del documento. Regulado jurídicamente (LAECSP) • Encapsulación, conservar el documento en su formato original o migrado juntamente con instrucciones técnicas de cómo se debe interpretar el formato (contenedor neutral) Fuente: CATCert e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico Modelo funcional Consulta y acceso • Acceso a objetos digitales archivados Paquetes de información de difusión • Testimonio de evidencia electrónica (producir informes con valor judicial, relativos a objetos con valor de evidencia electrónica) • Difusión de información • Servicio de visualización Fuente: CATCert e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico Modelo funcional Configuración • Negociación de acuerdos de transferencia con los sistemas productores • Gestión de la configuración del sistema • Mantenimiento del software/hardware (infraestructura) • Configuración del estado de las operaciones y funciones del servicio • Establecimiento de las políticas de archivo y de preservación • Gestión de los usuarios y control de acceso (autenticación) • Auditoría del sistema Fuente: CATCert e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico Modelo funcional Gestión integral del ciclo de vida del expediente: de la creación a la conservación a largo plazo Fuente: CATCert e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel CRITERIOS Seleccionar la documentación a digitalizar, así como la forma de digitalización, es una decisión importante y en concordancia con la finalidad y los objetivos del Organismo. Antes de tomar las decisiones para la selección, será necesario hacer una valoración de costes, el momento, la calidad, así como los requerimientos de valor jurídico del producto resultante. Estos criterios de selección deberían quedar documentados de forma detallada, incluyendo todos los motivos para digitalizar, o no hacerlo. Los criterios a valorar para escoger los documentos a digitalizar, deberían ser: § Expediente en parte digitalizado: Si ya empezamos a tener expedientes donde hay parte de los documentos electrónicos, puede ser recomendable ir hacia un expediente totalmente digitalizado. e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel CRITERIOS § Requerimientos de uso del original: originales que serán consultados habitualmente y por diversas persones. Dar respuesta al derecho del ciudadano de consultar una información por medios telemáticos. § Política de digitalización del expediente: el Organismo puede decidir una estrategia que tienda a los expedientes solo en electrónico. § Estado de conservación en que se encuentra el documento: si el soporte es muy frágil por su naturaleza y su valor es alto es aconsejable priorizar su digitalización para no perder la información. § La preservación del material a digitalizar: documentación que interesa preservar a lo largo del tiempo. e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel CRITERIOS § Facilitar la transferencia a otras Administraciones. los expedientes al pasar a estado de preservación pueden cambiar de responsable de su custodia. El formato electrónico puede facilitar esta tarea. § La demanda y el uso: priorizar aquellos documentos en papel que se soliciten más a menudo que otros. § Impulsar la administración electrónica: el Organismo como entidad de la administración pública, está obligada por la LAECSP, a permitir el acceso por medios electrónicos a sus servicios. Por tanto será de interés, digitalizar toda aquella documentación susceptible de ser solicitada por el ciudadano, por medios electrónicos. e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel La preparación de la documentación representa el primer paso de la cadena de tratamientos que conforman el proyecto de digitalización. La correcta disposición del material, así como el tratamiento de los documentos en su estado analógico, es el paso previo y imprescindible a su conversión a digital. Principales procesos a realizar para la preparación de los documentos: § Inventariar: hace falta un control de inventario de toda la documentación a convertir, en todo proceso de digitalización. § Agrupación de la documentación: es recomendable agrupar la documentación a digitalizar, para facilitar la automatización, adecuación y eficiencia a la hora de tratarla. Podemos diferenciar entre dos situaciones : § Agrupación física. § Agrupación lógica. e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel § Tratamiento físico: diferentes tipos de acciones en función del estado del documento para asegurar que se capturará una imagen lo más fiel posible, y que no se causarán daños ni a los originales ni a la maquinaria de captura: extracción de elementos ajenos al soporte, limpieza superficial de los documentos, protección del documento y restauración del documento. § Ordenación: el objetivo principal es conseguir la máxima eficiencia en la fase de captura automatizando, en la medida que sea posible, el procesamiento de los documentos. § Codificación: establecer una nomenclatura clara que permita identificar los documentos digitalizados para facilitar la automatización de los procesos siguientes (incorporarlo a un Work. Flow definitivo). e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel CARACTERISTICAS DE LA IMAGEN: La calidad de una imagen viene definida por un conjunto de características: formato, resolución, definición, compresión, dimensión, rango dinámico, profundidad, etc. Esta podría ser una propuesta de características recomendables para el archivo: Tipos documento Formato Resolución Definición Compresión Textuales: documento de texto TIFF JPEG-2000 TIFF JPEG-2000 300 dpi Original b/n: 8 bits Original color: 24 b S. compresión 500 dpi Original b/n: 8 bits Original color: 24 b S. compresión Factor 10 a 1 500 dpi Original b/n: 8 bits Original color: 24 b S. compresión Factor 15 a 1 Cartográficos: mapas, cartas, planos, . . . Icónicos: imágenes e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel En los casos en que se requiera o se pueda requerir una evaluación grafológica (por ejemplo si fuese necesario evaluar la validez de una firma manuscrita en un documento digitalizado, el análisis de esta firma se realizaría mediante un estudio grafológico) se requerirá una alta calidad, como la definida anteriormente. En lo referente a otros contenidos no textuales, se proponen los siguientes formatos con las correspondientes características. Tipos documento Formato Resolución Definición Multimedia audio WAV MP 3 44 Khz 44 k. HZ 16 bits Multimedia video MPEG-2 800 x 600 px 24 bits e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel Escenarios: Compulsa electrónica. Según la Orden (JUS/465/2005, de 11 de noviembre) de la Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas del Departamento de Justicia la compulsa electrónica es el procedimiento de digitalización de la documentación en soporte papel y su comprobación, que produce una copia auténtica electrónica del documento. La Administración debe garantizar la autenticidad y la integridad de la compulsa o copia auténtica electrónica, así como la identificación del órgano que realiza la compulsa, mediante su firma electrónica reconocida. Además, habrá que asociar al documento, información de este procedimiento de compulsa, para que nos pueda servir de evidencia ante cualquier proceso legal. e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel Escenarios: Compulsa electrónica – Procedimiento. • Llega el ciudadano/a y presenta la documentación en soporte papel. • En este momento el funcionario se encargará de escanear esta documentación delante del ciudadano, a través de una estación de digitalización segura (definida anteriormente). • En este proceso hay una comprobación, documento a documento entre el documento original en papel y el documento digitalizado correspondiente (careo). • El original en papel se devuelve al ciudadano/a. No se contempla que el ciudadano aporte un documento digitalizado sin validez y el original en papel. En estos casos se realizará la compulsa electrónica del original presentado, sin tener en cuenta el documento electrónico. e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel Escenarios: Compulsa electrónica – Procedimiento. En cualquier caso se deberá obtener de forma automatizada el máximo de metadatos del objeto escaneado, y se incluirá la firma electrónica del funcionario habilitado o un sello electrónico y el sello de tiempo correspondiente. Para garantizar la validez legal de la compulsa, se deberá seguir el procedimiento ya explicado anteriormente, y que el Secretario General nombre o habilite el personal del Organismo facultado para compulsar. e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel Escenarios: Digitalización interna. Este escenario se plantea para los procesos de digitalización, de aquellos documentos en papel que están asociados a algún expediente y nos interesa poderlos pasar a un formato electrónico, en este caso no hay ninguna intervención del ciudadano. Se pueden diferenciar dos modalidades de este mismo escenario, que se distinguen por su volumen y por la intervención humana necesaria. La Ley 11/2007, de 20 de junio en su Artículo 30. 3 regula “Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, del que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico. ” e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel Escenarios: Digitalización interna – Procedimiento. § § § Se iniciará con la elección y preparación los documentos a digitalizar, en este proceso debe participar el archivero, para poder evaluar el valor de los documentos y la necesidad o no de su conservación. Acto seguido, se inicia el proceso de escaneado con una Herramienta de Digitalización Certificada, supervisada por un funcionario, el cual se encargará del proceso de digitalización, dando fe de que los documentos digitalizados corresponden al original. A continuación se añade la firma electrónica, que se puede basar en un certificado digital de trabajador público o uno de sello electrónico, según se establezca en la ordenanza correspondiente, en ambos casos es necesario asociar también un sello de tiempo, para dejar evidencia del momento concreto en que se realizó la digitalización. e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel Escenarios: Digitalización interna – Procedimiento. § § Seguidamente, un software se encargará de obtener aquellas propiedades asociadas al documento que pasarán a formar parte de los metadatos de este. El objetivo debería ser el de obtener el máximo de metadatos automáticamente, o en aquellos casos que no sea posible, hacerlo manualmente. Finalmente, se incorporará la documentación al gestor documental, según el cuadro de clasificación y los metadatos obtenidos en los puntos anteriores. Para garantizar la validez legal de la digitalización interna, se deberá seguir el procedimiento ya explicado anteriormente, y que el Secretario General nombre o habilite el personal del Organismo facultado para digitalizar. e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel Escenarios: Digitalización externa. La digitalización externalizada, responde a aquellos procesos de digitalización que no se pueden abordar internamente, normalmente por falta de recursos, y se decide subcontratar a un proveedor externo especializado en este tipo de trabajos. La redacción del artículo 30. 3 de la Ley 11/2007, de 20 de junio indica claramente que la condición, para la digitalización de documentos en soporte papel, es realizar un proceso que nos pueda garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento imagen, por tanto no se especifica quién lo tiene que hacer, ya que incluso permite hacerlo de forma automatizada mediante un sello electrónico, que no es personal. e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel Escenarios: Digitalización externa. Se debe empezar por realizar la elección de documentos a digitalizar, será imprescindible la participación del archivero para que pueda aportar sus conocimientos a la hora de evaluar el valor de los documentos y la necesidad o no de su conservación. Acto seguido, será necesario redactar un contrato en el cual se establecerá el procedimiento: detallando todas las tareas a realizar, concretando al máximo como se llevarán a cabo, incluyendo un riguroso control de calidad y unas medidas de seguridad importantes para garantizar al máximo la calidad, confidencialidad y integridad. Además, es imprescindible que se mantengan una trazabilidad estricta y segura de todo el proceso realizado, paro poder auditarlo en cualquier momento. e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel Escenarios: Digitalización externa – Procedimiento. § § § Inventario de los documentos originales en papel que se tienen que digitalizar. Auditoría de los documentos que salen del Organismo, y que llegan a la empresa digitalizadora, para garantizar que son los mismos. Informe de control y trazabilidad de todas las tareas previas realizadas sobre los documentos (preparación, limpieza, restauración, codificación, . . . ). El proceso de digitalización se realizará mediante una Herramienta de Digitalización Certificada (incluye firma electrónica mediante sello de órgano). Identificar el personal que realizará estas tareas, incluyendo la firma de un contrato de confidencialidad personalizado (especificando capacidades). e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel Escenarios: Digitalización externa – Procedimiento. § § § § Fijar como se deben entregar los documentos digitalizados, incluyendo los metadatos necesarios: descriptivos, de contexto, tecnológicos, legales, . . . Soporte en el cual o cuales se deben entregar los resultados obtenidos en el proceso de digitalización (ficheros imágenes y log garantizando integridad). Informe de incidencias acontecidas durante el proceso. Control de los documentos originales devueltos, generando un informe. Acuerdo de nivel de servicio, que garantice la calidad del servicio a realizar. Seguro para el transporte y la custodia de los documentos. Resellado a posteriori de los resultados generados por la empresa tercera, por parte del empleado o empleados habilitados para esta función. e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel Escenarios: Digitalización externa – Procedimiento. Para poder garantizar la validez legal de este proceso externalizado, será imprescindible cumplir con las siguientes condiciones: § Seguir estrictamente el procedimiento establecido en el contrato. § Incorporación de firma electrónica del documento digitalizado. § Auditoría por parte de una empresa tercera, del procedimiento seguido para obtener los documentos digitalizados. e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel Estación segura de digitalización. Es una plataforma compuesta por un dispositivo de captura de la imagen, más los drivers/controladores necesarios para comunicarse y finalmente, un software que sea capaz de generar el fichero que contendrá la imagen digital del documento original en formato papel, añadiendo una firma electrónica que garantice la integridad y autenticidad. Además, para asegurar una reproducción fiel y íntegra del documento digitalizado, será necesario acreditar que la imagen digital se ha obtenido mediante un proceso automático sin interrupción y sin intervención de ninguna persona física, en línea a lo que se establece en la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel Estación segura de digitalización. Requerimientos: § § El proceso debe ser automatizado, sin interrupciones y sin la intervención de ninguna persona física. El escaneo se tiene que realizar por medios fotoeléctricos, empleando un dispositivo de captura, el cual proporciona un fichero que se almacena en la memoria del sistema asociado al dispositivo. Proceso de optimización de la imagen, para garantizar la legibilidad del contenido original, este módulo deberá estar firmado digitalmente, con el objetivo de evitar su manipulación y asegurar el vínculo entre el código fuente y el módulo. Firma de la imagen del documento digitalizado, para garantizar su integridad y autenticidad. e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel Estación segura de digitalización. Requerimientos: § § § La aplicación de creación de firma debe estar incorporada al escáner como driver. De esta forma se puede asegurar que la imagen se firma antes de que el fichero se grave en el disco, o sea que todo se hace en el espacio de memoria del equipo en cuestión. Hay que tener en cuenta un pequeño cambio en esta funcionalidad en el cas de la compulsa, ya que será necesaria la aceptación por parte del funcionario que realiza la comparación entre la imagen digital y el documento original, antes de la firma. En aquellos casos que sea necesaria la intervención humana, la aplicación deberá disponer de mecanismos estrictos de seguridad que permitan guardar pruebas fehacientes de todas las acciones realizadas. Las condiciones técnicas y requerimientos para la generación y verificación de las firmas, serán las establecidas por las normativas correspondientes. e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel Estación segura de digitalización. DIGITALIZACIÓN SEGURA Metadatos: -Núm expediente -Fecha creación … Copia electrónica auténtica PDF, TIF, JPEG (firma electrónica) (sello de tiempo) Mundo papel escáner Expediente electrónic unificado · Documentos de origen electrónico · Documentos de origen papel digitalizados Mundo electrónico Certificado digital Fuente: CATCert e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel Estación segura de digitalización. Requerimientos: § § § Certificados digitales a utilizar (ejemplos concretos): § Procesos automatizados y desatendidos: Sello electrónico § Procesos con intervención humana: Certificados de trabajador público. Se recomienda que estas herramientas de digitalización certificada, pasen por un proceso de homologación, para certificarlas respecto a los requerimientos anteriores, y para poder hacer un seguimiento con auditorías periódicas, que garanticen su correcto funcionamiento en todo momento. Para lleva a cabo esta recomendación se plantean dos posibles opciones: Definir un procedimiento propio para la homologación de soluciones de digitalización certificada, con la confección de la correspondiente normativa para regular el proceso de homologación y mantenimiento de esta. e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel Estación segura de digitalización. Requerimientos: § Aprovechar la lista de soluciones homologadas para la digitalización certificada de facturas, que definió la Agencia Tributaria el año 2007, concretamente según lo que establece el Artículo 7 apartado e) de la Orden EHA 962/2007 y del apartado noveno de la Resolución de 24 de octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización de facturas. Lista actual. § Para poder garantizar la validez legal de este proceso externalizado, será imprescindible cumplir con las siguientes condiciones: § Seguir estrictamente el procedimiento establecido en el contrato. § Incorporación de firma electrónica del documento digitalizado. § Auditoría por parte de una empresa tercera, del procedimiento seguido para obtener los documentos digitalizados. e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental ¿Porqué? • Para sistematizar las decisiones que una organización debe acometer para incorporar a su funcionamiento habitual, la utilización de documentos digitales y de todas les herramientas que les dan soporte. • Definirá la estrategia de la organización en relación al uso de aplicaciones informáticas para la gestión de sus documentos. Los miembros de la organización podrán recurrir al Modelo de Gestión Documental para dar respuesta a los interrogantes que puedan surgir sobre el uso correcto de estas aplicaciones. e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental Contenido • • • Legislación y marco normativo. Criterios archivísticos. Modelo de firma electrónica. Modelo tecnológico del documento y expediente digital. Modelo de Gestión Documental. Modelo de Digitalización. Modelo de Impresión Segura. Modelo de Preservación. Normativas de Seguridad Documental. Modelo Organizativo. Criterios de Priorización. e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental Legislación y marco normativo. • La actual revolución en el uso del documento digital resulta de la aparición de cambios normativos que han dado impulso a las herramientas telemáticas y sobretodo han equiparado, en determinadas circunstancias, los documentos en formato digital a los documentos en formatos más tradicionales (otros soportes). • Además, tanto a nivel nacional como en la Unión Europea o internacionalmente, las organizaciones de estandarización técnica han definido y documentado los criterios y formatos que deben utilizarse para la gestión de los documentos digitales en todos sus aspectos. • La mayoría de decisiones que se concretan en el Modelo de Gestión Documental estarán condicionadas o basadas en esta normativa o estos estándares. • • Normativa aplicable: local, nacional e internacional. Estándares internacionales i otras convenciones: gestión documental, firma electrónica, digitalización e impresión segura, preservación, seguridad, . . . e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental Criterios archivísticos • La gestión de un gran volumen de documentación requiere de criterios con los cuales clasificar y conservar esta documentación. Estas técnicas de archivo ya eran necesarias para la gestión de documentos tradicionales, pero resultan imprescindibles para definir correctamente los criterios con los que se debe gestionar el documento digital, aprovechando las posibilidades de automatización para implementar estos criterios en las aplicaciones de gestión documental. • Los aspectos fundamentales a definir en este capítulo son: • • Cuadro de Clasificación Calendario de Conservación Tipología de documentos Políticas de acceso a los documentos e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental Modelo de firma electrónica • El hecho de otorgar el mismo valor jurídico a un documento firmado electrónicamente, que a su homologo original en soporte papel con una firma manuscrita, ha propiciado un gran avance en el uso del documento digital. • La firma electrónica, permite garantizar la integridad y autoría de los documentos digitales. Propiedades que han permitido considerar, que un documento digital firmado digitalmente sea comparable a un documento firmado manuscritamente. • Se deberá establecer una estrategia clara respecto al uso de la firma electrónica en la gestión de documentos digitales de la organización, la cual cosa pasa por: • • • Políticas de firma electrónica Formatos de firma Validación de las firmas Sellado de tiempo Evidencias de la firma electrónica Uso de certificados digitales e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental Modelo tecnológico documento/expediente electrónico • El uso eficiente de los documentos digitales, requiere de tomar algunas decisiones de carácter técnico, asociadas a los distintos tipos de documentos a gestionar, y más concretamente: • Formatos de los documentos digitales: se deben establecer unos requerimientos que deberían cumplir los formatos aceptados por la organización, y estos se consideran cómo directrices a seguir en el uso habitual de los documentos digitales. • Vocabulario de metadatos, una de las principales utilidades que nos ofrecen los Gestores de Documentos es almacenarlos con información adicional, para caracterizarlos y identificarlos, y adicionalmente nos describen el contexto en el cual fueron creados, para su posterior representación y comprensión. La principal recomendación, es muy clara y sencilla, y pasa por seguir las directrices establecidas por los estándares y normativas más utilizadas e independientes. e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental Modelo • • • La gestión documental es imprescindible en cualquier organización de tamaño medio o grande, ya que la complejidad que conllevan los procedimientos diseñados para realizar trámites es bastante elevada. Se hace indispensable la implantación de una plataforma de gestión de documentos digitales, para trabajar de forma eficiente y eficaz con los documentos digitales asociados al trámite y actividades de la organización. La elección de esta plataforma, debería considerar los siguientes aspectos, relacionados con el ciclo de vida de los documentos digitales: • • • Definición comunidad destinataria (Universo). Diseño de los procedimientos. Evaluación de los documentos. Incorporación. Registro en el sistema. Clasificación. Almacenaje. Uso. Disposición. e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental Modelo de digitalización • La realidad actual y de los próximos años, nos apunta hacía un entorno híbrido en cuanto a los soportes de los documentos, por lo tanto es necesario disponer de herramientas que nos permitan la conversión de documentos en soportes físicos, a sus homólogos en soporte digital, por lo tanto es necesario definir cómo será este procedimiento, teniendo en cuenta todos los aspectos y escenarios posibles. • • Normativa de digitalización. Procedimiento de digitalización. Características técnicas. Escenarios de digitalización: • • Compulsa electrónica. Digitalización interna. Digitalización externa. Definición normativa interna. e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental Modelo de Impresión Segura • Definir la conversión inversa, o sea cómo obtener documento en soporte físico de un documento que sólo existe en formato digital, ya que se generó así. • Ley 11/2007, articulo 30. 5 “Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendran la consideración de copias auténticas, siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente o otros sistemas de verificación que permiten contrastar su autenticidad por medio del acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora” • Política de impresión segura. • Arquitectura a implantar para dar soporte a esta necesidad. • Procedimiento de impresión segura. e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental Modelo de Preservación • El objetivo de la preservación, no es otro que el de asegurar la disponibilidad y inteligibilidad (representación de los documentos, para que puedan ser leídos por los seres humanos), de la información almacenada a lo largo del tiempo. • La estrategia de preservación, responderá a las siguientes preguntas: • • Que se debe preservar? Cuando es necesario arrancar las acciones de preservación? Quien debe responsabilizarse de la preservación? Los aspectos tratados en el modelo, serán: • • • Retos de la preservación digital. Contexto actual de la preservación digital. Plan de preservación. Mecanismos de preservación. Modelo tecnológico de preservación. e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental Normativas de Seguridad Documental • Un objetivo clave del Modelo de Gestión Documental, debe ser el de garantizar la seguridad de los documentos durante todo su ciclo de vida. • Las normativas de seguridad se estructuran cómo documentos, que deben incorporarse dentro de la estructura documental del proceso general de seguridad de la organización. • Desde una visión general, deberían definirse las siguientes normativas: • Normativa de autenticación. • Normativa de cifrado. • Normativa de evidencia electrónica. • Normativa de certificación. • Normativa de gestión de claves. • Normativa de seguridad criptográfica. e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental Modelo organizativo • • La migración del funcionamiento de la organización hacia el documento digital comportará un proceso de modernización y reestructuración organizativa con un impacto transversal en todas las áreas y departamentos de la organización. La estrategia a diseñar para gestionar esta migración, deberá poner énfasis en los siguientes aspectos: • • • Involucrar a los departamentos, para convencerles de la necesidad i conveniencia del cambio. Detectar posibles elementos de fricción. Definir un plan de personal, el cual contemple los cambios en la forma de trabajar, en las responsabilidades i puestos de trabajo. Coordinar la formación del personal y la información sobre los cambios introducidos. Gestión del cambio. Nuevos perfiles laborales y modificaciones en el organigrama. Planes de información y formación. Plan de mejora continua y sistema de indicadores. Interoperabilidad con terceros. e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental Criterios de Priorización • La envergadura de un Plan de adaptación al documento electrónico recomienda establecer un estrategia clara y detallada de los distintos proyectos a implantar con el objetivo de obtener una gestión eficaz y eficiente de los documentos digitales producidos y/o recibidos por la organización. • La estrategia definirá los proyectos a medio y largo plazo, guardando coherencia con el sistema objetivo, establecido desde la dirección de la organización. e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico Certificado digital Archivo de datos (estructura de información) Datos que contiene Identidad Personal : Nombre y apellidos, correo-e, dni Identidad Digital : Clave pública Uso del certificado : Política, Key. Usages Período de validez para esta asociación Emisor Ejemplos: Firma del emisor (? ) Datos que NO contiene Identidad Digital : Clave privada 1. - Identidad de una web. 2. - Identidad en un trámite. 3. - Identidad en un ordenador. 152 e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico Certificado digital CONCEPTOS Fundamentos (matemáticos) Criptografía asimétrica – Clave pública y clave privada complementarias Funciones Hash (o resumen) – Función unidireccional, libre de colisiones – Permiten detectar alteraciones en bloques de datos. [Integridad] – Al aplicarlas a documentos de cualquier medida devuelven un resultado de medida fija, pequeña. 153 e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico Certificado digital Entidades certificadoras y niveles de seguridad ¿Qué es una CA? Tercera Parte Confiable (TTP) Da fe de la veracidad de unos datos (IDENTIFICACIÓN). Garantiza ante un tercero la validez de los certificados. Gestiona y se responsabiliza de los certificados digitales emitidos. Estructura: • Autoridad de registro (RA). • Autoridad de certificación (CA). • Red. 154 e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico Certificado digital Entidades certificadoras y niveles de seguridad Ámbito: • Interna. • Grupo cerrado. • Abiertas. Tipos de uso: • Identidad • Firma • Cifrado Tipos de certificados: • Individuo. • Persona jurídica. • Apoderado. • Representante. • Profesional. • Órgano. • Sello. • Servidor. • Código. • Sello de tiempo. • CA. 155 e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico Certificado digital Entidades certificadoras y niveles de seguridad Entidades de certificación en España: • • • • ANF ACA Verisign Camerfirma Ceres - FNMT Entidades Financieras: Banco de Sabadell, Banesto, Identrus – GTA. Notariado: ANCert Registradores Firma. Profesional IPSca Ministerio del Interior: DNI-Electrónico Gobierno del País Valenciano Izempe CATCert 156 e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico Firma electrónica La firma electrónica es un conjunto de dígitos que están asociados a un documento y que garantizan: • • Que el documento es íntegro. Que el documento lo ha realizado una persona. “Es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”. • Firma electrónica ordinaria. • Firma electrónica avanzada. • Firma electrónica reconocida. 157 e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico Firma electrónica Mensaje original Función de Hash (resumen) del documento Cifrado del hash como la clave privada del firmante Clave privada de Anna Mensaje firmado electrónicamente ( Documento + Firma) 158 e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico Firma electrónica VALIDACIÓN Función de Hash (resumen) A = Mensaje firmado 2 heuwoek Si A=B Ok sino Error B E-firma clave pública de Anna 159 e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico Firma electrónica q CONCEPTO DE FIRMA • Añadir una evidencia a un documento • Vinculación: • Quién es el firmante • El contenido del documento • Peritaje: • Opcional • Caligráfico q CONCEPTO DE FIRMA ELECTRÓNICA • Añadir una evidencia electrónica a un documento electrónico. • Vinculación: • Quién es el firmante. • El contenido del documento. • Peritaje: • Se hace SIEMPRE • Se necesita una herramienta: Certificado Digital. MIAGCSq. GSIb 3 DQEHAq. CAMIACAQEx. Cz. AJBg. Ur. Dg MCGg. UAMIAGCSq. GSIb 3 DQEHAQAAo. IIEXDCCBFg wgg. PBo. AMCAQICBDy. RIysw. DQYJKo. ZIhvc. NAQEFBQ Aw. Nj. ELMAk. GA 1 UEBh. MCRVMx. DTALBg. NVBAo. TBEZ OTVQx. GDAWBg. NVBAs. TD 0 ZOTVQg. Q 2 xhc 2 Ug. Mi. BD QTAe. Fw 0 w. Nz. A 1 MDQx. NTE 1 MTRa. Fw 0 w. OTA 1 MDQx NTE 1 MTRa. MIG 1 MQsw. CQYDVQQGEw. JFUz. ENMAs GA 1 UECh. MERk 5 NVDEYMBYGA 1 UECx. MPRk 5 NVCB Db. GFz. ZSAy. IENBMRIw. EAYDVQQLEwk 3 MDMw. MTUz NDUxa. TBn. Bg. NV 8 z/Je. OUJ 6 y. BPgi. Vo 70 ilp. FWzl. G+ 160 e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico Firma electrónica: formatos Ampliamente aceptados: • PKCS#7. – Estándar propietario de RSA. – El primero en desarrollarse. – Definido en sintaxis ASN. 1. Firma codificada según “Basic Encoding Rules” (VER). • IETF RFC 2630 / RFC 3369 (CMS). – Estándar internacional. – Cogió como base el PKCS#7 y se añadieron pequeños cambios. 161 e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico Firma electrónica: formatos Ampliamente aceptados: • XMLDSIG (o XMLSIG). – Estándar del World Wide Web Consortium. – Sintaxis XML. Codificación: reglas serialización de XML. Formatos evolucionados: • ETSI TS 1 0 19 0 3 (XAd. ES) y TS 1 0 1733 (CAd. ES). – Definen formatos para elementos adicionales que no están definidos ni en CMS ni en XMLDSIG. – Se añaden a la estructura de firma como atributos firmados y no firmados. – Son una solución para el problema de las firmas con un ciclo de vida largo (varios años). 162 e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico Firma electrónica: formatos Formatos evolucionados: XAd. ES y CAd. ES especifican diferentes tipos de firmas: – Firma electrónica avanzada básica (C)XAd. ES-BES: Firma que protege la información del certificado del firmante mediante la propia firma. – Firma electrónica avanzada con indicación explícita de política de firma (C)XAd. ES-EPES: Firma que incorpora un identificador específico de la política de firma. – Firma electrónica avanzada con sello de tiempo (C)XAd. ES-T: Incorpora además sellos de tiempo sobre las firmas. – Firma electrónica avanzada completa (C)XAd. ES-C: Incorpora además referencias al material criptográfico de la validación. – Firma electrónica avanzada extendida (C)XAd. ES-X: Incorpora además los sellos de tiempo sobre las referencias. 163 e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico Firma electrónica: formatos Formatos evolucionados: XAd. ES y CAd. ES especifican diferentes tipos de firmas: – Firma electrónica avanzada extendida con material de validación (C)XAd. ES-XL: Incorpora además el material criptográfico de validación. – Firma electrónica avanzada con archivo de material de validación (C)XAd. ES-A: Incorpora el sello de tiempo sobre todo lo anterior, generados, por ejemplo periódicamente. 164 e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico Firma electrónica: formatos 165 e-Administración: documento y expediente electrónico
Retos 1. 2. 3. 4. 5. Elaboración de planes directores del documento electrónico: 1. Formatos. 2. Tipos de firma. 3. Metadatos. 4. Evidencias electrónicas documentales. 5. Preservación de formatos y firmas. 6. Procesos de migración de formatos. 7. Etc. Digitalización de los procesos: plan integral, priorización, eficiència, etc. Implantación de procesos de digitalización segura. Implantación de gestores de expedientes y/o documentales. Actualización del perfil de los gestores del documento: FORMACIÓN. e-Administración: documento y expediente electrónico
Retos 7. Participación de los responsables documentales en las fases iniciales del documento (creación) y no solo al final del proceso (archivo). 8. Archivo seguro: 1. Desarrollo de soluciones. 2. Integración de soluciones. 3. Definición de estándares. 4. Auditoría de código de migración. 5. Etc. 9. Interoperabilidad del documento/expediente electrónico. 10. Remisión de documentos y expedientes electrónicos a los jueces. 11. Desarrollo de normativa interna. e-Administración: documento y expediente electrónico
Conclusiones 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. El documento electrónico hasta hoy ha sido un elemento de mejora de la gestión, pero no ha tenido validez jurídica. El que se tenía que guardar era el papel. Hay mucha experiencia en la disponibilidad del papel. Las leyes han habilitado la existencia del documento electrónico con validez jurídica, pero se ha utilizado muy poco. Las últimas leyes acaban de dar la validez jurídica al documento electrónico. Hoy es una realidad. Aun así, en estos momentos se está hablando más del trámite telemático, sus requerimientos, su validez, su regulación que no del documento electrónico. A partir de ahora, hay leyes que obligan y que generarán una cantidad de documento electrónico con validez jurídica que se tendrá que gestionar y preservar en el tiempo. Hay muchos retos para afrontar, pero se abren grandes posibilidades. Había cosas que no es podían hacer y hoy son posibles, tanto técnicamente como jurídicamente. Existen las herramientas tecnológicas y legales para crearlo y gestionarlo, pero su preservación aún es una incógnita. (Las leyes dan pistas) e-Administración: documento y expediente electrónico
Conclusiones 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. No solo el sector público se verá obligado a su uso, gestión y preservación, el sector privado también. El sector público está más reglamentado, pero es previsible que la reglamentación en el privado siga la misma línea. El sello de tiempo será importantísimo en el documento electrónico. El e. DNI es clave en la generación de documentos electrónicos. Existirán ayudas para facilitar la gestión y preservación del documento electrónico. Ex. Factura telemática. En de pocos años tendremos una gran cantidad de documentos electrónicos para gestionar (del Byte al Tbyte). El archivo y la preservación del documento electrónico parecen ser el gran reto. No es difícil, pero se debe hacer bien. Ahora es el momento, se tiene que aprovechar. e-Administración: documento y expediente electrónico
e-Administración: Documento y expediente electrónico Muchas gracias Jordi Masias i Muntada AGTIC SL jmasias@agtic. com e-Administración: documento y expediente electrónico
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