ДЛЯ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ Настройка цепочек прохождения документов Формирование

ДЛЯ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ Настройка цепочек прохождения документов Формирование журнала трассировки Фильтрация задач к исполнению Ограничение доступа к данным Контроль выполнения задач Навигация и анализ работы

Ситуация n n n Есть потребность в сокращении времени по обработке документов Появились хорошие каналы связи Сотрудники морально готовы перейти на электронное взаимодействие Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

Предлагается система n n n Создание модуля управления потоками Подключение хранилища файлов Реализация макроподстановок Управление пользователями и правами доступа Поддержка справочников Инсталляция и запуск

Управление потоками n n n Настройка цепочек прохождения Формирование журнала прохождения Фильтрация задач к исполнению Ограничение доступа Контроль выполнения задач Навигация и анализ работы

Хранилище файлов n n n Размещение шаблонов документов Размещение файлов документов на хостинге Связывание файлов документов и управления потоками

Макроподстановка n n Настройка макроподстановки для шаблонов из списка возможных полей Автоматическая макроподстановка данных в указанные места Обновление подставленных значений Предоставляется перечень возможных вариантов подстановок для новых видов документов

Управление пользователями n n n Добавление новых пользователей Классификация сотрудников и студентов (должность, факультет) Настройка прав и предоставление паролей

Поддержка справочников n n n Справочник Справочник студентов преподавателей дисциплин факультетов и кафедр маршрутов документов

Инсталляция и запуск n n n Размещение на хостинге базы данных и пользовательских интерфейсов Связывание с хранилищем файлов Тестирование системы Доработки и улучшения Поддержка и консультации

Прохождение документов

Пояснение к прохождению документов n n n Представленная схема прохождения является частной и должна быть настраиваемой Документы могут иметь какой угодно вид и иметь механизм настройки Система может наращиваться и масштабироваться

Модули системы n n n n Справочники системы Шаблоны документов Маршруты прохождения Журнал документооборота Монитор текущей ситуации Анализ работы Администрирование Оповещение пользователей

Реализация проекта

Требования к системе n n n Надежность Простота интерфейса Авторизация пользователей Разграничение прав доступа Возможность дополнительной настройки Облачные вычисления

Цели создания n n Повышение эффективности управленческой деятельности Ускорение движения документов Уменьшение трудоемкости обработки Обеспечение прозрачности процессов

Начало работы n n Обязательно вводиться имя и пароль В зависимости от прав система дает разные возможности методистам, студентам, декану Новые пользователи должны заполнять анкету, в которой указывается ФИО, телефон, email и т. д. Права новым пользователям предоставляет ответственное лицо

Журнал документов n n Добавляются новые задачи (документы) в соответствии с шаблонами Документы фильтруются для досупа каждому участнику документооборота Ответственному лицу дается для контроля полный список документов Документы могут добавляться, удаляться, редактироваться, выводиться на печать

Выделение документа

Добавление документа n n n Новый документ формируется путем добавления новой записи В зависимости от типа документа за ним автоматически закрепляется шаблон для вывода его на печать Многие поля выбираются из списка, либо заносятся автоматически, например дата и номер документа

Вывод на печать n n n Каждый документ можно распечатать Перед печатью происходит подстановка необходимых полей внутрь документа Для внешнего вида документа используются шаблоны, которые можно всегда доработать Некоторые поля могут исключаться из вывода на печать Можно создавать новые типы документов

Поля для подстановки

Заключение Уникальность предлагаемого информационного решения в том, что система полностью работает в сети Интернет, реализует требуемый функционал, проста в эксплуатации, может наращиваться n n n n ООО "Силентиум" Адрес: г. Рязань Куйбышевское шоссе, 21 офис 11 Телефон: 8 (4912) 25 -17 -50 E-mail: mail@silentium. ru Фонд Содействия Информатизации Коневодства (ФСИК) "ФАВОРИТ" Адрес: Рязанская обл. , Рыбновский р-он, ВНИИК, оф. 86 Телефон: 8 (4912) 24 -05 -39 E-mail: fsik@mail. ru