District 67 Toastmasters International 4 th Excom Meeting

District 67, Toastmasters International 4 th Excom Meeting 2013 -2014 第四次執委會會議 9: 00 -9: 40 AM 04. 13. 2014 (2014春季大會 台北中油大樓) 1

Excom執委會 District Officers 總 會 (7) District Governor 總 會長 Lt. Gov. Education 教育 Lt. Gov. Marketing 推廣 Immediate Past District Gov. 剛卸 任總會長 Secretary 秘書長 Council 會員代表大 會 District Officers District Governor Lt. Gov. Education Lt. Gov. Marketing Immediate Past District Gov. Secretary Treasurer Public Relations Division Governors Area Governors

Quorum 開會法定人數 Ex. Com quorum 執委會開會法定人數: 1/2 (no proxy allowed 不可用委託書) Excom(執委會)人數 : 59 (1/2 = 30) 實到人數 : 37 3

Call to Order 宣布開會 4

Welcome Remarks -- District Governor, Joy Tsai, DTM 致歡迎詞---總會長蔡嬌燕 5

DISTRICT MISSION We build new clubs and support all clubs in achieving excellence. 成立新分會，並協助所有分 會達成卓越成就。 6

2013 -2014 4 th. Executive Committee第四次執委會 Topic/ Content Time Person in Charge Min s 08: 45 Registration 註冊報到 25 09: 00 3 rd Ex. Com Meeting Announcement 召開第三次執委會 Roll call and certification of Quorum 確認開會法定人數 District Secretary Teresa Chang 總會秘書長張海星 1 09: 01 Call to order- 4 th Ex. Com Meeting 宣佈第三次執委會開會 Welcome Remarks 致歡迎詞 DG Joy Tsai, DTM 總會長蔡嬌燕 LGET Eric Liang DTM 教育副總會長梁守誠 DG Joy Tsai, DTM 總會長 蔡嬌燕 3 1 15 Reading of the District Mission 宣讀總會使命 Adoption of Agenda 確認本次會議議程 1 1 09: 16 Approval of the previous meeting minutes確認上次會議紀錄 09: 19 Special Committee Reports特別委員會報告 District Secretary Teresa Chang 總會秘書長張海星 Realignment Committee 組織重整委員會主席報告 Harry Fong, DTM / 方瑞源 2 Coach Committee 救援教練委員會主席報告 Jorie Wu, DTM / 吳咨杏 2 Chief Ambassador 教育大使主席報告 Speakers Bureau 講師團報告 Translation Committee 翻譯委員會報告 2013 Fall Conference Committee 2013秋季大會委員會報告 Venue Report for 2014 -2015 下屆大會場地報告 9: 34 Discussion 討論事項 09: 39 Motion from the floor 臨時動議 09: 44 Announcements 宣佈事項 Time and Place of Next Meeting 下次會議時間地點確認 Adjournment 散會 09: 49 Mike Yang, DTM / 楊冀光 Haihsuo Lee 李海碩 Solomon Chen陳立山 Roger Huang 黃意程 / Peyton Kim金培琨 LGET Eric Liang, DTM / 梁守 誠 DG Joy Tsai, DTM 總會長蔡嬌燕 7 2 2 2 5 5 5

2013 -14 3 rd Ex. Com Meeting Minutes (1/26/2014) Meeting minutes e-mailed to all Excom Members on 3/28 & 4/2/2014 (twice) 會議記錄已於 3/28 & 4/2 寄給執委會委 員(兩次) 8

Special Committees Reports 特別委員會報告 9

Realignment Committee Report – Harry Fong, DTM 組織重整委員會主席報告-方瑞源 10

Now there are 152 clubs, 12 Divsions 目前總共 152分會，12分部

No Alignment is needed for below divisions 以下8 個分部不需要重組: • Div B • Div E • Div F • Div G • Div H • Div I • Div K

Div A will split into Div A & Div M A部 將分成 A部+ M部

Division C – realignment After realignment (經過重組後) C 1: Legacy, Galaxy, NTUT, Soo. Chow TMC. C 2: China, NTPU, NCCU, FJU. C 3: PECAL, CECI, U-SWOT, innovative. C 4: NTUST, Excellence, TSGH (三總), Hualien, NDH (東華). 增加為 17分會

Division D – realignment After realignment, 經過重組後: D 1 D 2 D 3 D 4 KTC /Tso-Ying/ KMU Elite /ALE Max/NKUHT/Vitality Yuan-Shan/ Scien. Tech/KCG/Ping-Tung HOPAX/KMUB/Ovation/KTTC

Division J – realignment After realignment, 經過重組後 J 1 – YMIC club , Sunflower advanced, Hai-Lan club, Happy club, Taipei DCS club J 2 – Sounder Bilingual , Cheer club, Taiwan Hakka, Aloha club J 3 – Pacific Club, Success Bilingual, Taichung Central , Yama Kawa

Coach Committee Report – Jorie Wu, DTM 救援教練委員會主席報告-吳姿杏 緣起: 50%的分會少於 20位會友，22%的分會低於 13人 2013年 9月成立救援教練委員會 主任委員 : Jorie Wu, DTM, 成員: Harry Fong, DTM & Edward Chen 1. 2. 作進行: 一天 作坊 3. 次數&人數: 共四次(北中南)，總計約200人參加 4. 作坊效益 5. 成果 : 實際申請為救援教練者 11 名 18

Coach Committee Report – Jorie Wu, DTM 救援教練委員會主席報告-吳姿杏 19

Coach Committee Report – Jorie Wu, DTM 救援教練委員會主席報告-吳姿杏 未來計畫與建議 從參與者的學習心得反映出『教練型的 溝通與領導』對會友很受益，可實際運 用在個人生活層面、 作上以及會務的 溝通與領導。建議總會採納此基礎 作 坊為總會幹部訓練的內容之一，提升領 導力。 2. 實際救援任務，則可在基礎班之後，針 對救援教練進行中階、高階培訓與輔 導。 1. 20

Report of the Chief Ambassador for REP 教育更新專案推廣大使團主席報告 Mike Yang楊冀光, DTM Chief Ambassador, District 67

1. Over the past 3 months, the 16 ambassadors (including me) have been working very hard to make the REP presentations to the assigned clubs. Until now, we have completed around 85% of the club visits in our district. We expect the completion of the first round of club visit by May. 目前為止, 所有16位宣導大使已完 成台灣區約85%分會的宣導, 預計在五月份前完 成所有分會的第一輪宣導! 2. It is estimated the second round of club visit will start in June and wrap up by Sep. 第二輪宣導預計從六月開始, 九月份宣導大使任 期滿前結束!

Speakers Bureau Report – Haishuo Lee -1/2 講師團報告-李海碩 1. 為建立更大之觀眾群，已與深圳講師團 建立聯繫。已有雙邊負責聯絡人，並將 由 67區協助其建立講師團以及分享訓練 資訊。華人講師統合之路，由此開始。 本場會議已有香港講師一人來台。來年 已預約完成 89區連續兩年全區冠軍來台， 並有香港區講師願意來台協助。兩岸三 地將共享資源。 23

Speakers Bureau Report – Haishuo Lee -2/2 講師團報告-李海碩 3. 已建立完成優酷頻道，可提供 89區會員 觀看67區影片。 4. 來年SB幹部團隊已組好一半以上，將會 確切完成今年開始的一切計畫。 5. 講師團將全力支援七月起的教育系統改革， 並將完整與講師團之來年發展計畫結合。 Less is more. 小小數行，壯志無限。 24

Translation Committee Report – Solomon Chen 翻譯委員會報告—陳立山 1. 2/21 -23配合講師團李海碩主席赴 D 89香港及深圳協助該區教育訓練 事宜。 世界總會已於二月份透過電子郵件 招募翻譯人才，以協助總會教材內 容中文化，D 67包含本人在內已有 不少志願軍報名加入，未來會由世 界總會發佈任務編組及 作內容。 25

2013 Fall Con Committee Report – Chair Peyton Kim 2013 秋季大會委員會報告-- 2014 Fall Conference in Tainan Attendees: 399 Profit : NT$10, 375 26

Venue Report for 2014 -2015 Conference 2014 -2015 大會場地報告— 秋季大會 : 台中翔園(確定) 春季大會 : 台北中油大樓(預定) 27

Discussion 討論事項 28

Motion from the Floor 臨時動議 (提案方式在下頁) 29

臨時動議/建議 建議 (不需要討論/表決) 主席回覆 動議 (需要討論/表決) “我動議…” (請清楚表明提案) - 需要有另一名成員附議 - 討論 (雙方都有機會表達意見) - 可以提修正案 (需要再附議和表決) - 可以提議付委(需要附議和表決) - 可以向主席要求提供更多資訊

Motion from the Floor Suggestions (do not require discussion/voting) Chairman responds Motion (a proposal that needs discussion and voting) “I move …” (Please clearly state the motion) - Needs to be seconded - Discussion follows (Pro/Con debates issue) - Amendments allowed (needs to be

Announcement 宣佈事項 Next Meeting Place and Time 下次開會時間地點確認 32

Meeting Adjournment 散會 33

District 67, Toastmasters International 2 nd Council Meeting 2013 -2014 第二次會員代表大會會議 9: 50 -11: 20 AM 4. 13. 2014 (2014春季大會 台北中油大樓) 34

Excom執委會 District Officers 總 會 (7) District Governor 總 會長 Lt. Gov. Education 教育 Lt. Gov. Marketing 推廣 Immediate Past District Gov. 剛卸 任總會長 Secretary 秘書長 Council 會員代表大 會 District Officers District Governor Lt. Gov. Education Lt. Gov. Marketing Immediate Past District Gov. Secretary Treasurer Public Relations Division Governors Area Governors

Quorum 開會法定人數 Council meeting quorum 會員代表大會開會法定人數: 1/3 (會長+EVP+proxy) President+EVP = 153 clubs x 2 = 306 36 (quorum : 1/3 = 102)

Call to Order 宣布開會 37

Time 09: 49 09: 50 09: 51 09: 52 09: 54 10: 25 11: 00 11: 15 11: 17 11: 20 2013 -2014 2 nd Council Meeting 第二次會員代表大會 Topic/ Content Person in Charge 2 nd Council Meeting Announcement第二次會員代表大會 District Secretary Teresa Chang Roll call and certification of Quorum 確認開會法定人數 總會秘書長張海星 Call to order-2 nd Council Meeting宣佈第二次代表大會開會 DG Joy Tsai, DTM Adoption of Agenda 確認本次會議議程 總會長蔡嬌燕 Approval of the previous meeting minutes District Secretary Teresa Chang 確認上次會議紀錄 總會秘書長張海星 Excom Meeting Results Briefing and Approval DG Joy Tsai, DTM 執委會會議決議簡述與認可 總會長蔡嬌燕 District 67 Officers Election D 67總會幹部選舉 DG Joy Tsai, DTM 總會長蔡嬌燕 Report of District Officers Candidate Nominating Committee Chairman 宣佈總會幹部候選人名單 Marian Hsiao, DTM Floor Nomination 徵詢臨時提名 提名委員會主席蕭敏環 Campaign Speech: 競選演說 (2' each for all candidates of DG, LGET, LGM 總會長、教育副總會長、推廣副總會長候選人每人 2分鐘) Vote 投票 Work for Vote Result 開票 作 (監票、唱票、計票) (開票 作與以下執委會報告同時進行) Reports of Officers 執委會報告 (另附書面報告) District Governor Report 總會長報告 Lt. Governor Education Report教育副總會長報告 Lt. Governor Marketing Report 推廣副總會長報告 District PR Officer 公關部執行長報告 District Secretary Report 秘書長報告 District Treasurer Report 財務長報告 District Internet Web Master 網路長報告 Division Reports 各分部總監報告 Discussion討論事項 Motion from the floor 臨時動議 Announcements 宣佈事項 Announcement of District Officers Elected 宣佈總會幹部當選名單 Time and Place of Next Meeting 下次會議時間地點確認 Adjournment 散會 Joy Tsai, DTM 蔡嬌燕 Eric Liang, DTM梁守誠 Caroline Kiang, 張可芸 Jennifer Huang黃緹涓 Teresa Chang 張海星 Irene Tsai 蔡嬌敏 Robert Chou 周鈞豪 Each DG 2 min各部總監 1分鐘 DG. Joy Tsai, DTM 蔡嬌燕 Mins 1 1 1 2 30 3 3 3 2 1 15 15 7 3

確認上次會議紀錄 Approval of the previous meeting minutes Meeting minutes e-mailed to all Council Members on 3/28 & 4/2/2014 (twice) 會議記錄已於 3/28 & 4/2 寄給會員代表(兩次) 39

Excom Meeting Results Briefing and Approval 執委會會議決議簡述與認可 40

D 67 總會幹部選舉 District 67 Officers Election 41

Report of District Officers Candidates 宣布總會幹部候選人名單 by Marian Hsiao 2014 -2015 District Officer Nominating Committee Chair 提名委員會主席 蕭敏環 42

(開票 作與執委會報告同時進行) 43

Reports of Officers 執委報告 44

District Governor’s report – Joy Tsai, DTM 總會長蔡嬌燕報告 45

D 67 2014 Spring Conference Council Meeting Joy Tsai DTM District Governor 2013 -14

D 67 District Success Plan l How have we been doing? l Till Now, President Distinguished District status in Marketing

D 67 District Success Plan l What have we achieved? A. Clubs base: 145 152 (February) Now: 139 - 13 Distinguished District: 150 Selected Distinguished District: 153 - 1 President Distinguished District: 157 - 5

D 67 District Success Plan B. Membership: 2, 822 (Nov 13 th, 2013) Now, 5, 504 (April 5 th, 2014) +2, 682 l Distinguished District: 5, 997 - 493 l Select Distinguished District : 6, 114 - 610 l President Distinguished District: 6, 288 - 784

D 67 District Success Plan C. DCP l Distinguished District: 58 l Select Distinguished District : 66 l President Distinguished District: 73

D 67 District Success Plan l What is our future challenge? l. Membership growth

Lt. Gov. Edu & Training report – Eric Liang, DTM 教育副總會長梁守誠報告 報告期間: 2013. 11. 24會員代表大會 ~ 2014. 04. 13會員代表大會 52

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54

Lt. Gov. Marketing report – Caroline Kiang, DTM 推廣副總會長張可芸報告 55

2014 春季大會報告 By Caroline Kiang, MBA 張可芸 國際演講協會 推廣副總會長 218 E

現況 1. 2. 3. 4. 5. Paid club : ranking 15 Membership payment : 7 Member Retention: 72. 43% % of clubs Paid: 100% % Clubs under 20 members: 47. 37%

新會成立情況 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. HOPAX 聚和國際中文演講會 7/21/2013 Microsoft 台灣微軟英文演講會 10/3/2013 TGIF 感謝主中英雙語演講會 10/3/2013 NCYU 嘉義大學英文演講會 10/17/2013 ANZ 澳盛銀行英文演講會 12/3/2013 ASUS 華碩英文演講會 12/16/2013 CDE 醫藥品檢驗基金會英文 2/12/2014 CSMU 中山醫學大學英文 4/1/2014

D 67 分會及會員情況 目前台灣有153 分會 付費計數為 5503, 需要 6, 114 增加一個分部 Division M 以目前分會增加情況看，我們明 年還要做一次重組（組織再造） 1

Ｄ 67 社會責任 • • 在監獄成立國際演講會 （已經和吳咨 杏前總會長拜訪過桃園監獄 4/9/2014) 今年暑假會在北一女中辦青年領導營 時間是從 7/7 到 7/30, 共八次，星期一 及星期三早上

Area Governor’s Report • It is due 5 -31 -2014, please start to report now

Let us have a great year and Enjoy your Toastmasters Journey!

District PR Report – Jennifer Huang 總會公關長報告—黃緹涓 PR Report Jennifer Huang

PR Report Celebration Party for George Yen 2013/09/07 in Taipei Joint Meeting - Dana La. Mon 2013/11/26 in Taichung Joint Meeting - Debbie Wooten, Deepak Menon, Jean Waltey, and Chia-huei, Tseng 2014/04/14 in Taichung PR Banner & Club Banner LINE Stickers Proposal (因預算問題擱置) 設定費 20萬，八張貼圖上架費 100萬(一個月內下載， 使用期限六個月)，如果還有其他需求如發送訊息等 還要視粉絲數量及簡訊數計算。

District Secretary Report – Teresa Chang 總會秘書長報告—張海星 執委會、會員大會之議程、開會通知、 會議紀錄，及總會幹部選舉相關文件 準備 (Preparation for Agenda, Minutes, , Documents of Ex. Com and Council meetings, and District Officers Election) • 65

District Treasurer Report – Irene Tsai, DTM 總會財務長報告—蔡嬌敏 （見下頁 see next page) 66

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District Internet Web Master Report – Robert Chou 總會網路長報告—周鈞豪 網路正常 68

Division Governors’ Report (one minute each) 各部總監報告 (書面報告) 69

Div A Gov – Edward Chen 1/2 New Club chartering status - Chartered : ASUS, Dec. 2013 - Potential - 德明財經技術學院 Weak Club status - 目前均無須救援 - 需多注意 : Trend Micro 人數少分會 : Pw. C, Ta Ren 70

Div A Gov – Edward Chen 2/2 Membership status a) up-to-date total membership : 536 b) numbers on 6/30: 566 (-30 ) • DCP status : • • NTU : 6分 Prestige, FEIB, HP : 5分 其他仍持續努力中 目標 President's Distinguished Division 71

Division B Governor – Alice Li 1. New club : No 2. Weak clubs : DBTC and YTC, but regular meetings are maintained. 3. up-to-date membership : 125 (CHTC hasn't done renewal, but will do in a few days. ) 4. DCP status (target): WTC 8, TTC 10, AUTC 7, DBTC 4, YTC 6, CHTC 6, NTTC 9, BTC 8, BTTC 7 72

Division C Governor – Sterling Hsiao 1 ) New Club chartering status: Don Hwa University TMC is chartering now, will belong to Area C 4. 2 ) Weak Club status: club 21 -36 growing 5 healthy CECI 11 -15 growing 4 healthy FJU 18 -14 decreased 3 unhealthy Hualien 20 -8 decreased 1 unhealthy NTUST 　 Soo. Chow membership DCP Status 14 -10 decreased 1 unhealthy 3 ) Membership status – a) up-to-date: ( Till 3/31) : 376 b) 6/30 : 357 members. ( +19) 73

4) Club DCP status (Div C) : DCP 6 5 4 3 2 1 Clubs Galaxy, Legacy, Innovative Soo. Chow NTUT, CECI, U-SWOT FJU, NCCU, NTPU, PECL China, Excellence Hualien, TSGH, NTUST 74

Division D Report 2014/04/13 Roger Huang 2013 – 2014 Division D Governor

Outline 1) 成立新分會的情況 2) 弱分會的情況 3) 會員人數狀況 4) 各分會的DCP得分狀況

2) 弱分會的情況 l. TYTC (左營) l 14位註冊會員 l 多數資深會員去進修，今年Guest數量較少。 l 中油、海軍總醫院、文康中心宣傳 l 一位淺在會員 l. Vitality l 需找齊八位會員 l. STTC (科 ) l 10位註冊會員(含一位新會員加入) l 和Ovation(黑馬雙語)每月一次Joint meeting l 一位淺在大學生會員 l 下屆會長人選未明朗

3) 會員人數狀況 l總會員人數 – l 311人 (2013. 6. 30) l 278人 (2014. 4. 9) Club 會員增 減 KTC -15 KMU +7 TYTC -6 NKUHT +6 l淨減少 33人 (abt. 11%) HOPAX -3 ALE MAX +3 -5 KMUB KTTC -2 Vitality -1 YSTC -5 STTC -10 KCG -2 Total -49 Total +16

4) 各分會的DCP得分狀況 l. President Distinguished Division l 有信心至少拿到傑出分會共八個：KTC, PTC, KMU, ETC, AMTC, KMUB, KNUHT, KTTC l 新成立分會: HOPAX (2013/7/21成立)

Division E Governor – Emily Chan 81

F部總監– 魏江松 F 1 樂陶陶 台中台語 高峰雙語 F 2 彰化雙語 花壇雙語 全方位雙語 F 3 埔心雙語 社頭雙語 秀水雙語 F 4 中興新村 良友雙語 人和雙語 水沙連雙語 合計 　 6月30日 20 13 21 　 8 17 10 　 20 4 4 　 16 15 13 18 179 　 3月31日 16 17 24 　 8 17 15 6 7 　 16 15 10 12 179 　 加減 -4 4 3 　 0 0 5 　 -5 2 3 　 0 1 -3 -6 0 　 目前DCP 預計6/30 DCP 4 7 3 5 6 9 　 　 3 * 3 6 4 5 　 　 3 5 1 * 2 * 　 　 6 7 1 * 2 * 　 82 達成 7 　 未達成 6

Div G Gov – Kevin Ho 1/2 New Club – Non Weak Club status Member Club 6 / 6 Irrationally 6 / 10 NTOU PMI TAIWAN 11 / 17 Sparkle 8 / 17 Yang Ming 13 / 18 83 DCP 1 2 4 5 4

Div G Gov – Kevin Ho 2/2 Membership : To-date : 275 6/30 : 249 (+26) . Club DCP : 84

Div H Gov – Lawrence Huang (請另見附件PDF檔案) 85

Division I Governor –Game Liao New Club : CSMU (中山醫大) 4/1/201 (Charter Ceremony : 4/22 Weak Clubs : Yuanlin – 部總監常拜訪，場地不理想 Yun. Tech – 已申請救援教練，輔導中 Taichung Adv. – 有起色，素質良好 Membership : To-date : 114 6/30 : 116 (-2) 86

Club DCP Status : I 1 Changhua Yuntech Yuanlin I 2 NCBTC Taichung Adv Taichung Tech I 3 Fluency Da-Li DCP 6 6 5 　 7 5 7 　 8 6 87

J部總監 – 廖鳳儀 J部因北區新增雙語會如(感謝主 TGIF，專案管理 學會PMI，階梯雙語，台灣雙聲代)參加J部所舉的 部內賽，這次試辦免費部內賽效果很好，希望總 會能像幹部訓練一樣補助費用，一來、可藉此機 會行銷演講會，二來、可吸引更多人參與！ 1) 成立新分會的情況~~(無) 2) 弱分會的情況~~(J 2喜相逢許會長承諾至少 8位 會員繳費，6/30前再增加 4位，已在 3/31繳費 6位) 88

3) 會員人數狀況 a) 最新會員人數 (共 42名) 特別是J 3日語會增加 9名新會員令人興奮 b) 與6/30會員人數的比較 (一樣 212人) 4) 各分會的DCP得分狀況 J 1喜洋洋 7分，台北傑人 6分，皆已是傑出 分會，兩個傑出分會仍會繼續往最高目標 邁進！尚未達成目標其他各分會都有不錯 成績。會在 6/30前儘速完成DCP申報。 89

Div K Gov Report – Peyton Kim 1) New Club chartering status - No new club. 2 ) Weak Club status - 協助 Ding 分會, 四月底要完成八個會員的繳費 3 ) Membership status a) up-to-date total membership b) comparison to the numbers on 6/30. 4) Club DCP status in your Div. Red Hill > 7分 Tainan, CKTC, Chia-yi, Full house, NCYU > 4分 90

91

Division L Governor – Lina Yang 1. Div. L has 9 clubs--1. 2. 3. 4. • 3 clubs have over 20 members, 3 clubs have 17 -18 members, 3 clubs have 8 -10 members 5 -6 clubs can get DCP award. Sam Hung, the present L 3 Area Governor, will be next Div. L Governor. 3 weak clubs now have coaches and become better. 92

Discussion 討論事項 93

上次會議未決提案: 僅於春季大會舉辦演講比賽 (提案人: L部總監 Lina Yang) 上次會議決議: 交付委員會，由教育副總會 長召集各部總監研議後向大會報告及建議。 94

Motion from the Floor 臨時動議 95

Announcement 宣佈事項 96

Announcement of District Officers Elected 宣布總會幹部當選名單 97

Time and Place of Next Meeting 下次開會時間地點確認 98

Meeting Adjournment 散會 99