Дисциплина Введение в документоведение и архивоведение Лекция 8

Дисциплина Введение в документоведение и архивоведение Лекция 8. 1 ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел. 8 -926 -278 -53 -64, адрес эл. почты mav 68@rambler. ru

2 Первый учебный вопрос: Делопроизводство в Древнерусском государстве (X— XI вв. ) и в период феодальной раздробленности (XI—XV вв. )

Древняя Русь Древнерусское государство имело свою письменность, которая использовалась: для документирования частной жизни (например, письма новгородцев на бересте), правовых отношений, охраны собственности (жалованные, вкладные грамоты). 3

Феодальная раздробленность Руси частноправовых актах (купчие грамоты на землю и иное имущество; кабалы заемные, закладные, служилые на заем денег, движимого и недвижимого имущества; полные грамоты на продажу в рабство; отпускные грамоты при отпуске на свободу и др. ). Отношения между княжествами закрепляются в договорах великих и удельных князей. Создаются письменные памятники права — судные грамоты. Управленческие решения подчиненным верховная власть фиксировала в указных грамотах. В процессе судебной деятельности составлялись: судные списки, правовые грамоты, бессудные грамоты, мировые. 4

Феодальная раздробленность Руси 5 В XIV в. людей, профессионально занимающихся работой с документами, стали называть дьяками. ВЫВОДЫ: Этот период характеризуется накоплениям традиций в области составления документов: создаются устойчивые формуляры документов, устанавливаются приемы их удостоверения — подписи, скрепы, печати, возникают стадии написания документа — черновик и беловик. Однако говорить о делопроизводстве как о системе определенных правил и приемов работы с документами пока еще нельзя. Это время накопления традиций и обычаев в работе с официальными документами.

6 Второй учебный вопрос: Приказное делопроизводство (XVI —XVII вв. )

Централизованное русское государство Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. 7

Приказы В середине XVI в. приказы преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства. 8

9 Дьяк Подьячие «старые» Подьячие «средней руки» Подьячие «молодшие» Структурными подразделениями приказов были столы или повытья.

Процесс создания документа 10 при поступлении на документе делали отметку о дате получения дьяк проставлял на документе помету (резолюцию), подготовка проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело. Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью ( «справой» ) подьячего, (точное соответствие беловика черновику) Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа).

Право подписи Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. Дьяк проставлял свою подпись, называемую «припись» , по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. 11

12 Характеристика документа • Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15— 17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. • Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины, которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец» • Столбцы использовались и для формирования документов в дела. • Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тетради.

Разновидности документов 13 • От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. • Между собой приказы сообщались памятями и направляли их подчиненным. • Из местных учреждений в приказы посылали отписки. • Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. • Дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др. ; • учетные данные заносили в книги: писцовые, дозорные, переписные и др. ; • хозяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, сметных списков; • судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

Текст древнерусского документа Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных видах документов можно проследить определенную последовательность в их расположении. Поэтому определить вид официального документа XVI—XVII вв. можно только после прочтения текста и выявления расположения реквизитов, а также наличия устойчивых словесных формулировок. Текст Русской правды 14

15 Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов. В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов. К описям документов уже в XVII в. составлялись для наведения справок о документах указатели, в частности, личных имен ( «азбуки» )

Выводы: 1. Основная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась главным образом на нормах обычного права, т. е. на традициях, обычаях. 2. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уложение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения. 16

17 Третий учебный вопрос: Делопроизводство в учреждениях России XVIII в. (коллежское делопроизводство)

Коллежское делопроизводство Высшим светским учреждением стал Сенат, церковным — Синод. Центральные учреждения — приказы заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии. 18

«Генеральный регламент» 1720 г. 19 Он определил: структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка поведение чиновников, убранство «камор» - присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения.

Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Главным в канцелярии был секретарь. Ему подчинялись: канцеляристы, регистраторы, копиисты, актариусы, переводчик, толмач, вахмистр. 20

«Генеральный регламент» 1720 г. 21 • узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал технологию ее ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана документов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением документов. • установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя» , существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины» • ввел понятие «архив» . Все оконченные дела на протяжении трех лет находились в канцелярии или конторе, а затем под расписку сдавались в архив коллегии архивариусу.

Разновидности документов 22 • От вышестоящих учреждений подчиненным направлялись указы, подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения, равные инстанции посылали другу предложения и сообщения. • В XVIII в. появляется новый вид документа — протокол. • Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме прошения челобитчиковы, прошение. • Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания. • Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, договорах, конвенциях, протоколах; • Судебная документация включила допросы, клятвенные обещания, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов. • Бухгалтерский учет отражался в балансе; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций. • В XVIII в. активно складывается система документации по личному составу: введены формулярные (послужные) списки чиновников.

23 Характеристика документов • Введение листовой формы документа изменило его формуляр. • Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе. • Появились новые реквизиты — регистрационные номера. • Иногда стали обозначать наименование вида документа (рапорт и т. д. ) • Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления, получения документа, скрепы, регистрационные номера. • Подпись включала наименование должности, имя и фамилию, иногда титул и следовала сразу за текстом документа. • Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали, так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря. • В левом нижнем углу проставляли дату подписания. • Документы в ряде случаев скреплялись печатью.

24 Четвёртый учебный вопрос: Делопроизводство в учреждениях России XIX — начала XX вв. (министерское делопроизводство)

Министерское делопроизводство В состав высших государственных учреждений наряду с Правительствующим Сенатом вошли вновь созданные Комитет министров. Государственный совет. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами. Местные учреждения почти не претерпели изменений. Александр I 25

«Общее учреждение министерств» 1811 г. регламентировало единообразие в организации делопроизводства новых центральных учреждений. Был установлен порядок рассмотрения документов, подготовки их проектов, оформления, подписания, скрепления, регистрации, контроля за исполнением и архивного хранения. Порядок работы с документами назван в этом законе «образ производства дел» . Он включал пять составных частей: порядок вступления дел ревизия движение их, или собственно так называемое производство отправление дел отчеты 26

Аппарат министерства возглавлялся министром (в подчинении которого был товарищ министра и канцелярия) и включал департаменты во главе с директором (у которого могла быть канцелярия), отделения, которые возглавляли начальники отделения, столы — во главе со столоначальниками. В министерствах были созданы два коллегиальных органа: при министре — Совет министра, при департаментах - Общее присутствие департамента. Они являлись совещательными органами, помогавшими министру или директору департамента принять обоснованное, квалифицированное решение. 27

28 Характеристика министерского делопроизводства • подготовка проекта документа начиналась в одном из столов, затем он последовательно передавался в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке • чиновники всех структурных подразделений министерства принимали участие в подготовке проекта решения, которое оформлялось в канцелярии министра или канцелярии департамента • все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах • ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел» • ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Отчетов было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. • со всех исходящих документов снимались копии ( «отпуски» ), которые со всеми входящими документами сдавались в архив министерства

Разновидности документов 29 • От императора министр получал указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления, от Государственного совета — высочайше утвержденные мнения, направлял представления; • от Сената получал сенатские указы, направлял представления, рапорты, доношения; • от Комитета министров — выписки из журналов заседаний, направлял записки и представления. Для получения денег из Государственного казначейства министр посылал отношение. • Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами. Подчиненным направлялись предписания. Подчиненные посылали в вышестоящие инстанции рапорты, доношения, представления. • директор департамента мог направлять министру записки (докладные записки), представления; • в департаменты других министерств — отношения, подчиненным — предписания. • начальник отделения посылал в другие отделения своего министерства записки, в отделения других министерств — отношения. • ход заседания совещательных органов фиксировался в журналах.

Характеристика документов 30 q Внедрение в процесс документирования бланков. q Документы в XIX в. обязательно подписывались и скреплялись. q Впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления. q В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов.

31 В XIX в. начинается процесс формирования теории делопроизводства. Сперанский М. М.