Дисциплина Введение в документоведение и архивоведение Лекция 7

Дисциплина Введение в документоведение и архивоведение Лекция 7. 1 Понятие документа, функции документов, виды и разновидности документов Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел. 8 -926 -278 -53 -64, адрес эл. почты mav 68@rambler. ru

Исторический аспект появления документа Коммуникация общение с другими Коммуникация определённых знаков или символов. людьми по 2 средством По мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т. е. в хранении информации.

Исторический аспект появления документа 3 Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления были связаны с применением сигнализации. «Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю»

Исторический аспект появления документа 4 на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки по предварительной договорённости людей о том, что будет означать определённый предмет "завязать узелок на память" "зарубить на носу"

Исторический аспект появления документа 5 Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство", "доказательство"

Исторический аспект появления документа 6 В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага". словарь В. И. Даля документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".

Документ и информация 7 Подходы к понятию информация Атрибутивная концепция Функциональная концепция • рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе • полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе • информационные процессы протекают только лишь в человеческом обществе и сознании.

Документ и информация Варианты определения «Информация» 1. "Информация - это смысл полученного сообщения, его интерпретация"; 2. Информация - это "содержание сообщений", а также "само сообщение, данные"; 3. "Информация - это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)"; 4. "Информация - это то, что уменьшает неопределённость события". 8

Документ и информация ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы Информация их представления 9

Определение понятия «документ» Информатика Документалистика Юриспруденция Наука об управлении Историческая наука 10 • материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде. • любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе • средство документирования и доказательства правовых отношений • как средство фиксации и передачи управленческих решений • исторические источники, т. е. носители ретроспективной информации

Определение понятия «документ» 11 ГОСТ 16487 -70 • средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека ГОСТ 16487 -83 • материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве ГОСТ Р 51141 -98 • зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать

Определение понятия «документ» 12 Словарь архивной терминологии, изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций Практика правительственных и судебных учреждений США Документ - информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем

Свойства документа 1. Атрибутивность документа – наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. 2. Функциональность документа – предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. 3. Структурность документа – это тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. 13

Внутренняя и внешняя структура документа Внутренняя структура • предисловие, • вступительная часть, • основной текст, • вспомогательные указатели, • приложения Внешняя структура • • • обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац 14

Носитель документной информации бумажные; фотографические носители; носители механической звукозаписи; магнитные носители; оптические (лазерные) диски 15

Бумажные носители информации 16 Свойства бумаги композиционный состав масса бумаги толщина бумаги плотность • состав и род волокон; • масса выпускаемой для печати бумаги составляет от 40 до 250 г/кв. м; • (может быть от 4 до 400 мкм); • степень пористости бумаги (количество бумажной массы в г/см 2); структурные и механические свойства гладкость поверхности бумаги; белизна; светопрочность; сорность бумаги • (результат использования при её производстве загрязнённой воды).

Бумажные носители информации 17 Размер бумаги q в 1833 г. в России был установлен единый размер листа бумаги q в 1903 г. союз бумажных фабрикантов принял 19 форматов. q в 1920 -е годы после решения о переходе к метрической системе были упорядочены и форматы бумаги (DIN), q принят ГОСТ 9327 -60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы". q в 1975 г. система DIN стала международным стандартом (ISO 216), будучи принята Международной организацией по стандартизации.

Бумажные носители информации Размер бумаги формата А Ш=Д/√ 2 SA 0≈ 1 м 2 18

Бумажные носители информации Размер бумаги формата В ШВn=(ШАn + ШАn+1 )/2 19

Бумажные носители информации Размер бумаги формата С 20

Бумажные носители информации Основные цели применения форматов Формат бумаги Цель применения А 0, А 1 технические чертежи А 2, А 3 чертежи, диаграммы, широкоформатные таблицы А 4 письма, бланки, расходные материалы для принтеров и копиров, журналы, каталоги А 5 записные книжки А 6 почтовые открытки А 5, А 6, В 5, В 6 книги С 4, С 5, С 6 конверты для писем формата А 4: несложенные (С 4), сложенные вдвое (С 5), сложенные втрое (С 6) В 4, А 3 газеты А 3, А 4, А 5 и А 6 в управленческой деятельности 21

Бумажные носители информации Форматы бумаги в США и Канаде "Ledger/Tabloid" (279 х432 мм) "Legal" (216 х356 мм), "Letter" (216 х279 мм), "Executive" (190 х254 мм) 22

Фотографические носители информации Фотоплёнка противоореольный слой светочувствительный эмульсионный слой подложка К числу важнейших характеристик фотографических материалов относятся: светочувствительность, зернистость, контрастность, цветочувствительность. 23

Фотографические носители информации 24 перфорация Классификация киноплёнки кадр Ø негативные; Ø позитивные (для контактного и проекционного печатания); Ø обращаемые (могут использоваться для получения негативов и позитивов); Ø контратипные (для копирования, например, для массового изготовления фильмокопий); Ø гидротипные; Ø фонограммные

Фотографические носители информации 25 Чёрно-белая фотографическая плёнка шириной 16 и 35 мм представляет собой наиболее распространённый носитель для изготовления микрофильмов. Микрофильмы рулонные в отрезке микрокарты микрофиши микрофиша - это лист фотоплёнки микрофиша формата 105 х148 мм. ультрамикрофиши

Материальные носители механической звукозаписи Фонографические валики Разновидности грампластинок v обычные v долгоиграющие v стереофонические. v квадрафонические v видеограммпластинки. Грампластинки Размеры грампластинок v 174 мм v 250 мм v 300 мм 26

Магнитные носители информации Металлическая проволока Порошковая магнитная лента Кассета Магнитный диск • HDD • Flopy 27

Оптические (лазерные) диски 28 Оптический диск Компакт диск DVD-диск Blu-ray-диск

Понятие «функция документа» 29 Функция документа — это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Весь спектр социальных функций документа можно условно поделить на три группы: 1) главную; 2) общие; 3) специальные.

Функции документа: главная 30 это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

Функции документа: общие 31 Информационная функция — это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т. е. служить источником информации, знаний. Коммуникативная функция — это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Кумулятивная функция — это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.

Функции документа: специальные 32 Управленческая или регулятивная функция — выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы и т. е. ) Познавательная или когнитивная функция — способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Правовая функция — это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Общекультурная функция — способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе.

Функции документа: специальные 33 Мемориальная (памятниковая) функция — способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Гедоническая функция — способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнитные фонограммы).

34 Понятие о классификации документов классификация документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Род (класс) это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа Вид второй уровень деления Подвид третий уровень деления

35 Понятие о классификации документов Классификация по информационной составляющей документа содержание документа степень обобщения информации тип знаков предназнач енность для восприятия информации человеком канал восприятия знаков степень распростран енности информации способ записи информации

36 Понятие о классификации документов Классификация документов по содержанию Классификация документов по уровню обобщения информации Библиотечнобиблиографической классификации Первичный документ Универсальная десятичная классификация Вторичный документ Десятичная классификация Дьюи Единая классификация литературы для книгоиздания

37 Понятие о классификации документов Классификация по характеру знаковых средств фиксации информации Текстовый документ - знаком служит алфавит (буквы) естественного языка Классификация документов по мерности записи информации Одномерные Двухмерные Нетекстовой документ – знаком служат ноты, картографические и другие неречевые знаки Иконический документ - знак подобен отражаемому объекту (рисунок, фотография, кинофильм) Идеографический документ - знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов или явлений (карта, ноты, чертеж) Трёхмерные

38 Понятие о классификации документов Классификация документов по предназначенности для восприятия информации человекочитаемые - они могут быть "прочитаны" непосредственно человеком, без специальных технических средств машиночитаемые, предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью устройств Классификация документов по каналу восприятия информации Визуальный Тактильный Аудиальный Аудио визуальный

39 Понятие о классификации документов Классификация документов по степени их распространенности Опубликованный - предназначенный для широкого и многократного использования, имеющий тираж, а также выходные данные Неопубликованный - содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров Классификация документов по способу документирования Рукописный Печатный Механический Магнитный Фотографический Оптический Электронный

40 Понятие о классификации документов Классификация по материальной составляющей документа по материалу носителя информации Бумажн ый Пленочн ый Пласти ночные по материальной конструкции или форме носителя информации Листов ой Карточ ный Ленточ ный Дисков ый Комбини рованн ый

41 Понятие о классификации документов Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде по регулярности выхода в свет Периоди ческие Неперио дически е по времени появления во внешней среде Подлинн ик (оригин ал) Копия Дублика т по месту происхождения региона льный , национа льный, зарубеж ный

42 Понятие о классификации документов Подлинник официального документа (оригинал) - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Копия документа - документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Дубликат - это копия официального документа, имеющая Дубликат юридическую силу подлинника.