Дисциплина Введение в документоведение и архивоведение Лекция 5

Дисциплина Введение в документоведение и архивоведение Лекция 5. 1 История специальности документоведа Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел. 8 -926 -278 -53 -64, адрес эл. почты mav 68@rambler. ru

Первые исторические свидетельства 2 о делопроизводственных служащих Ø Чтобы управлять, надо было иметь информацию о том, кем и чем управляешь (ДОКУМЕНТ). Ø Составление и оформление документа становится отдельным видом деятельности. Ø Требование к специалисту: знание грамоты, умение писать и умение оформлять документы в соответствии с установленными правилами, что придавало ему юридическую силу.

Первые исторические свидетельства 3 о делопроизводственных служащих Истоки профессии документоведа можно отнести к древнему Египту, где зарождается профессия писца — составителя и переписчика документа. «профессия же писца является самой важной, потому что на этом свете нет праздных слов. Кто с детства научится этому, станет уважаемым человеком» Египетский писец Хети «Будь писцом. Писец освобожден от всяких физических повинностей, защищен от работы всякой, избавлен от мотыги и кирки. Писец не таскает корзин, не гребет веслами, его не секут прутьями, и он не находится под властью многочисленных начальников»

Древнерусское государство X-XIV вв 4 При князьях всегда были грамотные служители, писавшие документы от их имени Они находились обычно на должности печатника — хранителя княжеской печати, накладывание которой сопровождало оформление важнейших документов В XIV в. лица, занимавшиеся составлением, оформлением и хранением документов, обычно назывались дьяками.

Дьяки и подьячие в учреждениях Московского государства XV–XVII вв Иван IV Грозный 5

Дьяки и подьячие в учреждениях 6 Московского государства XV–XVII вв Царь Боярская дума Думные дьяки участвовали в заседаниях Боярской Думы, докладывали о делах приказов, записывали и формулировали царские указы и приговоры Думы, скрепляли своей подписью документы Приказы Земской собор Приказные дьяки готовили решения по делам, рассматриваемым в приказах, и контролировали работу подьячих

Дьяки и подьячие в учреждениях Московского государства XV–XVII вв Приказ Дьяки Старые подьячие Подьячие средней руки Молодшие подьячие 7

Дьяки и подьячие в учреждениях Московского государства XV–XVII вв к концу XVII века работа с документами в аппарате управления сосредоточилась в руках особой группы служилых людей — дьяков и подьячих. В этот период их численность составляла более 4, 5 тысяч человек 8

Появление должности секретаря и 9 специализация служащих в коллегиях XVIII в. Император Пётр Первый Священный Синод Кабинет Правительственный Сенат Петра I Коллегии Канцелярии Конторы

Появление должности секретаря и 10 специализация служащих в коллегиях XVIII в. Генеральный регламент стал как бы обобщающим документом и являлся первым законодательным актом, в котором был прописан не только весь порядок работы Коллегий, ведения в них делопроизводства, но и обязанности каждого работника канцелярии.

Появление должности секретаря и 11 специализация служащих в коллегиях XVIII в. Президент коллегии Личный секретарь Секретарь коллегии Нотариусы Переводчики Актуариус Регистратор Канцелярист Копиист Вёл протокол заседания коллегии Осуществлял и письменный и устный перевод Следил за расходом бумаги свечей и т. д собирал росписи Регистрирует документы в книгах «А» , «Б» и «Повседневная записка» Подготавл ивает и отправляет документы Переписывает документы на бело

Появление должности секретаря и 12 специализация служащих в коллегиях XVIII в. Табель о рангах 24 января 1722 г. был введен «Табель о рангах всех чинов воинских, статских и придворных, которые в каком классе чины» — законодательный акт, по которому государственная служба была разделена на гражданскую (штатскую), военную и придворную. Каждая разновидность службы делилась на 14 ступеней — классов.

Появление должности секретаря и 13 специализация служащих в коллегиях XVIII в. Класс чина Название чина VI Коллежский советник, военный советник VII Надворный советник VIII IX X XIII XIV Название должности обер-секретарь Сената обер-секретарь иностранной, воинской и адмиралтейской коллегий Коллежский асессор обер-секретарь в коллегии, секретарь в Сенате секретари в воинской и иностранной коллегии, а Титулярный советник также сенатские протоколисты и переводчики секретари прочих коллегий, переводчики и протоколисты воинской, адмиралтейской и Коллежский секретарь иностранной коллегий секретари в надворных судах и канцеляриях в Губернский секретарь губерниях секретари в провинциях, переводчики и Провинциальный секретарь протоколисты коллежские, актуариус и регистраторы сенатские актуариусы, архивариусы, регистраторы при Коллежский регистратор коллегиях

Появление должности секретаря и 14 специализация служащих в коллегиях XVIII в. Класс чина Название чина Знаки различия Оклады VI Коллежский советник, военный советник 222 880 р VII Надворный советник 185 932 р VIII Коллежский асессор IX Титулярный советник 112 512 р X Коллежский секретарь 66 435 р XII Губернский секретарь 58 935 р XIII Провинциальный секретарь XIV Коллежский регистратор I и II классы — Ваше Высокопревосходительство, III и IV классы — Ваше Превосходительство, V класс — Ваше высокородие, VI-VIII классы — Ваше Высокоблагородие, IX-XIV классы — Ваше благородие. 173 109 р 46 371 р

Появление должности секретаря и 15 специализация служащих в коллегиях XVIII в. Секретарь И. А. Черкасов А. А. Безбородко v создание Петром I кабинета и личной канцелярии царя и появление должности кабинет- секретаря. v после смерти Петра I кабинет ликвидируется, но и во время царствования Елизаветы Петровны составлением документов занимался ее личный кабинет-секретарь барон И. А. Черкасов v в словаре Владимира Даля статс-секретарь определен как «доверенный письмовод государя» v при Екатерине II секретариат получил название Собственная его Величества Канцелярия. v в должности статс-секретаря начал свою карьеру известный государственный деятель екатерининского периода А. А. Безбородко

Появление должности секретаря и 16 специализация служащих в коллегиях XVIII в. Образование 10 ноября 1721 г. Петр I указом Сенату предписал организовать школу «где учить подъячих их делу, а именно цифири, и как держать книги, ко всякому делу пристойные» . Но помимо обязательной общей грамотности, обучение шло, прежде всего, по образцам документов — формулярам. «В первоначальном значении формуляр — текст документа, служащий образцом для составления документа» .

17 Штатный состав и должностные обязанности канцелярских служащих в XIX–нач. ХХ в. «Общее учреждение министерств» 1811 г.

18 Штатный состав и должностные обязанности канцелярских служащих в XIX–нач. ХХ в. Директор канцелярии Начальники отделений Журналист Экзекутор Казначей Помощники

19 Штатный состав и должностные обязанности канцелярских служащих в XIX–нач. ХХ в. «Общее учреждение министерств» 1811 г. q распределению обязанностей в министерстве. q определены обязанности канцелярии министра и ее директора q канцелярия возглавляется директором, который имеет те же права, какие принадлежат директору любого другого департамента q перечислены обязанности различных чинов департаментов министерства, в том числе правителя канцелярии, секретарей, столоначальников, начальника архива и прочих канцелярских чинов, порядок их подчиненности и ответственности

20 Штатный состав и должностные обязанности канцелярских служащих в XIX–нач. ХХ в. «Общее учреждение министерств» 1811 г. в этом важнейшем документе, определяющем порядок и стиль работы центрального аппарата России XIX в. , вопросам делопроизводства отводится важнейшее место. Анализ законодательного акта показывает, что делопроизводство понимается как технология принятия и выработки решений, и канцелярия занимает подобающее ей место в структуре министерства, а директор канцелярии по чину равен директору любого функционального департамента.

21 Штатный состав и должностные обязанности канцелярских служащих в XIX–нач. ХХ в. Секретари Сперанский М. М. «Члены государственного совета — ничто, председатель — кое-что, государственный секретарь — все» министр внутренних дел П. А. Валуев q стат-скретари, обер-секретари и государственные секретари – это был высший уроень общественной и сословной иерархии q они готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании q на секретаря возлагалась ответственность за точность сведений, предлагавшихся Совету, ясность их изложения, составление всех документов q от него также зависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, составление отчетов

22 Штатный состав и должностные обязанности канцелярских служащих в XIX–нач. ХХ в. Научная работа Варадинов Николай Васильевич Ø делопроизводство рассматривал в связи с той деятельностью, которую оно документирует (отражает в документах), как бы обслуживает Ø Выделив канцелярские дела и бумаги, распределив и описав их в соответствии с порядком производства дел, подчеркнул, что эти дела и бумаги составляют внутреннее письмоводство присутственного места Ø Поместив присутственное место в систему равных, высших и низших мест и лиц и замкнув делопроизводство этого присутственного места на внешний контур через систему сношений, выделил группу сношений присутственных мест и должностных лиц, просительские дела и бумаги.

23 Штатный состав и должностные обязанности канцелярских служащих в XIX–нач. ХХ в. Научная работа Вельдбрехт Валериан Никитич Ø делопроизводство определял, как правила, которыми канцелярия руководствуется при документировании производства дел Ø отмечает существенную разницу в процессе производства дел в присутственных местах и в канцеляриях «начальствующих лиц» Ø Задача канцелярии — «доложить дело» , что осуществляется посредством составления докладной записки Ø Следствием доклада является приговор, который в присутственных местах фиксируется в журналах и определениях, а в канцеляриях, в письменном мнении, составляемом по резолюции начальника. Ø приводит формы документов, поступающих в учреждение и подлежащих рассмотрению властей, — указы, рапорты, предписания, сношения и т. д.

24 Штатный состав и должностные обязанности канцелярских служащих в XIX–нач. ХХ в. Научная работа И. И. Рихтер В конце XIX в. И. И. Рихтер предпринял первую попытку применения десятичной системы классификации документов казенных железных дорог. Таким образом, с середины XIX в. можно было говорить о первых научных осмыслениях делопроизводственных процессов и появлении теоретиков в этой области деятельности.

25 Штатный состав и должностные обязанности канцелярских служащих в XIX–нач. ХХ в. Обучение и периодика 1. в середине XIX в. создаются школы стенографистов, 2. в 1868 г. в Харькове были открыты специальные курсы подготовки секретарей, 3. в конце века появляются курсы машинописи. 4. появляются и специальные периодические издания. q «Вестник контор и канцелярий» , q «Бюллетень конторщика» , q «Машинопись» , «Стенография» .

Делопроизводство в СССР в ХХ в. 26 Периоды развития делопроизводства в СССР перестройка системы организации делопроизводства в 1920 - 30 -х гг. период почти полного отсутствия разработок в 1940 - 50 -х гг. развитие законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 1960 - 90 -х гг.

Делопроизводство в СССР в ХХ в. 27

Делопроизводство в СССР в ХХ в. Ø после революции 1917 г. в связи с увольнением старых работников министерств, для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты, не имеющие специального образования, кадры, как следствие уровень ДОУ понизился Ø стали использовать опыт работы предшественников царских чиновников Ø негативно отражались последствия Гражданской войны, необходимость экономить бумагу и средства письма 28

Делопроизводство в СССР в ХХ в. 29 Законодательство Декрет СНК РСФСР от 30. 1917 «О порядке утверждения опубликования законов» и Декрет СНК РСФСР от 02. 03. 1918 «О форме бланков государственных учреждений» постановление Совета рабочей и крестьянской обороны от 08. 12. 1918 «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты» Положения о письмоводстве делопроизводстве и Для обеспечения законодательной базы новой системы делопроизводства Для улучшения качества оформления документов

Делопроизводство в СССР в ХХ в. 30 Научные исследования Для удовлетворения широкого спроса со стороны государственных учреждений, организаций, предприятий на рационализаторские работы при НК РКИ СССР в 1925 г. было создано акционерное общество — Государственное бюро организационного строительства «Оргстрой» В задачи «Оргстроя» входило: Ø реорганизация и постановка в учреждениях и на предприятиях делопроизводства и архива; Ø разработка проектов административных структур учреждений и их частей; Ø конструирование и издание бланков, форм документов, инструкций, руководств; Ø снабжение учреждений и предприятий канцелярским оборудованием; Ø организация курсов по подготовке практических работников.

Делопроизводство в СССР в ХХ в. 31 Научные исследования Институт техники управления (ИТУ) Основные направления изучения делопроизводства: документооборот учреждений и методы его оптимизации; способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации; контроль исполнения документов; хранение документов.

Делопроизводство в СССР в ХХ в. 32 Законодательство Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР Давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения Декрет СНК РСФСР от 02. 03. 1918 «О форме бланков государственных учреждений» Для улучшения качества оформления документов Были разработаны стандарты составления различных видов документов, форматы бланков. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве

Делопроизводство в СССР в ХХ в. После войны Ø 20 -25 июня 1960 г. , в Москве проводится Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административноуправленческого аппарата Ø первый учебный план по специальности «Организация государственного делопроизводства» был утвержден Минвузом РСФСР уже 30 августа 1960 г. Ø приказом Министра высшего и среднего специального образования и приказом директора историко-архивного института была создана первая в стране кафедра «Советского делопроизводства» Ø в 1961/62 учебном году по новой специальности был начат отдельный набор студентов на дневное и вечернее отделения Ø главное архивное управление являлось головной организацией, координирующей всю работу по разработке ЕГСД 33

Делопроизводство в СССР в ХХ в. После войны Ø Задача ЕГСД — научно обобщить и распространить на все учреждения прогрессивные формы и методы работы с документами, оправдавшие себя на практике Ø постановление Совета Министров РСФСР от 8 мая 1964 г. № 560 «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству» Ø приказом Минвуза РСФСР от 20. 05. 1964 был создан факультет государственного делопроизводства Ø Подготовка специалистов была открыта более чем в 90 вузах в разных городах страны 34

Делопроизводство в СССР в ХХ в. 35 Законодательная база Постановление Совета Министров была утверждена примерная РСФСР от 30. 09. 1961 «О мерах по инструкция о делопроизводстве для улучшению делопроизводства в учреждений и организаций РСФСР учреждениях и организациях РСФСР» Основные правила постановки способствовало упорядочению документальной части делопроизво- деятельности служб документации и дства и работы архивов учреждений, архивов организаций, предприятий СССР постановление Совета Министров СССР от 25. 07. 1963 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» Приказом Главархива СССР от 25. 05. 1988 была утверждена «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»

1 Задание к семинару Портрет Создать портрет «документоведа» в высказываниях в различные исторические периоды: Работа должна содержать: высказывания известных личностей, расположенных в хронологическом порядке, с иллюстрацией. Форма выполнения: презентация Состав группы: 4 чел. Ø 1 студент представляет презентацию с докладом 3 36 Творческая работа Составить образ «документоведа» на основании художественных произведений русских классиков Форма выполнения: презентация Состав группы: 4 -6 чел. Ø 1 студент представляет презентацию с докладом 2 Иллюстрирование Создать коллаж, отражающий: v Название исторического периода v Исторически личности v Иллюстрации работников сферы v Руководящие документы v Учебные заведения Исторические периоды: Ø Приказное делопроизводство Ø Коллежское делопроизводство Ø Министерское делопроизводство Ø Советский период до 1953 г. Ø Советский период после 1953 г. Состав группы: 4 чел. (на каждый) 1 студент представляет иллюстрацию, с полной расшифровкой каждого элемента изображения