Дисциплина Введение в документоведение и архивоведение Лекция 4

Дисциплина Введение в документоведение и архивоведение Лекция 4. 1 Сфера профессиональной деятельности архивиста Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел. 8 -926 -278 -53 -64, адрес эл. почты mav 68@rambler. ru

2 Архивариус – чиновник, который занимал должность директора (управляющего, заведующего) архива Актуариус – лицо, которому вверялось хранение актов присутственных мест, то есть дел, протоколов, журналов Архивист – главная задача, которого собирать и хранить документальные богатства страны и использовать их в интересах государства

За что отвечает архивист 3 q отвечает за сохранность документов, q ведет контроль за использованием материалов, q делает подборки по запросам, q сотрудничает с канцелярией, q занимается проверкой правильности оформления и систематизацией поступающей информации, q ведет опись материалов q уничтожает дела по истечении срока их хранения.

Область организационноуправленческой деятельности может руководить отделом либо самим архивом, умеет организовать работу и квалифицированно управлять деятельностью людей nпланирование, организация, совершенствование деятельности архивов и служб архивного хранения документов организаций; nсоздание локальных нормативных актов, регламентирующих процедуры и правила работы с архивными документами, организации их хранения, комплектования, учета и использования; nорганизация контроля за состоянием архивного хранения документов в организации; nруководство структурными подразделениями, осуществляющими деятельность в архивного дела в органах власти и управления субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления; nруководство структурными подразделениями федеральных архивов, архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов; 4

Область организационноуправленческой деятельности nуправление архивным делом в органах муниципального самоуправления; nруководство муниципальными и ведомственными архивами, архивами и службами архивного хранения документов организаций, рукописными отделами музеев и библиотек; nруководство аутсорсинговыми организациями оказания услуг по хранению архивных документов и по архивной обработке документов; nучастие в работе по экспертизе ценности документов; nведение архивного дела в организациях; nобеспечение в соответствии с установленным порядком приема, регистрации, систематизации, организации хранения, комплектования, учета и использования документов; nсоставление и ведение справочно-поисковых систем (научносправочного аппарата), учетных документов 5

6 Область организационно-проектной деятельности от специалиста потребуется наивысшая квалификация, поскольку эта область связана с улучшением постановки работы в архиве nучастие в проектировании прикладных программ как составной части системы хранения документов; nанализ состояния системы архивного хранения документов конкретной организации; nсовершенствование технологии архивного дела на базе использования новейших информационных технологий; nучастие в разработке концепции архивного хранения документов; nучастие в проектировании автоматизированных архивных технологий; nподготовка проектной и сметной документации по созданию служб архивного хранения документов

7 Область научно-исследовательской деятельности реализуется через обучение в аспирантуре nучастие в разработке автоматизированных систем архивного дела на стадиях постановки задачи и оценки их применения в условиях конкретной организации; nучастие в разработке нормативно-методических документов, актов (правил, перечней документов, положений, инструкций, классификаторов, табелей применяемых форм документов и др. ) по архивному делу; nучастие в публикаторской и выставочной работе; nподготовка справочно-поисковых средств; nсоставление рефератов и создание библиографии по тематике проводимых исследований; nучастие в составлении отчетов по научно-исследовательской и методической работе

Область технологической деятельности заключается в выполнении определённых операций на своём рабочем месте внедрение и эксплуатация автоматизированных систем в архивном деле; n обеспечение текущего хранения документов, подготовка дел для передачи на архивное хранение; n создание и ведение справочно-поисковых средств к документам в архивном деле (номенклатура дел, описи, путеводители, обзоры, каталоги и др. ); n участие в технологических этапах работы федеральных архивов, архивов субъектов федерации и муниципальных архивов по основным направлениям их деятельности; n работа по обеспечению сохранности документов на разных носителях; n работа по консервации и реставрации документов n 8

Область консультационной деятельности 9 Архивисты в консалтинговых фирмах отвечают за консультации по проблемам, связанным с информационно-документальным обеспечением деятельности организаций, особенно на базе внедрения компьютерных технологий.

Статус архивной службы в РФ 10 В учреждениях для хранения документов Архивного фонда РФ и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы. Архив учреждения создается как самостоятельноеподразделение, возглавляемое заведующим архивом.

11 Основные задачи архивной службы комплектование документами архива; учет, обеспечение сохранности, создание научносправочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве; подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований; осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения

Гос. архивы на современном этапе: сеть федеральных архивов 12 Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов Уровни современной системы архивных учреждений РФ Государственные Федеральные Муниципальные Субъектов РФ Ведомственные Негосударственные

Гос. архивы на современном этапе: сеть федеральных архивов 13 Федеральное архивное агентство (Росархив) Федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела Совет по архивному делу Росархив Федеральные архивы (14) ВНИИДАД Объединение по экспл. и тех. обслуживанию фед. архивов ЦХСФ Обсл-щие организации Дирекция по стр-ву зданий и сооружений фед. архивов

Гос. архивы на современном этапе: сеть федеральных архивов 14 Государственный архив федеральное государственное учреждение, создаваемое РФ, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом РФ, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ, г. Москва), Российский государственный архив древних актов (РГАДА, г. Москва), Российский государственный исторический архив (РГИА, г. Санкт-Петербург), Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА, г. Москва), Российский государственный архив экономики (РГАЭ, г. Москва),

Гос. архивы на современном этапе: сеть федеральных архивов Российский гос. архив социально-политической истории (РГАСПИ, г. Москва), Российский гос. архив новейшей истории (РГАНИ, г. Москва), Российский гос. архив Военно-Морского Флота (РГАВМФ, г. Санкт-Петербург), Российский гос. архив литературы и искусства (РГАЛИ, г. Москва), Российский гос. архив научно-технической документации (РГАНТД, г. Москва), филиал Российского гос. архива научно-технической документации в г. Самаре, Российский гос. архив кинофотодокументов (РГАКФД, Московская обл. , г. Красногорск) Российский гос. архив фонодокументов (РГАФД, г. Москва) Российский гос. исторический архив Дальнего Востока (РГИА, г. Владивосток) Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ, Тюменская обл. , г. Ялуторовск) 15

Региональные архивы 16 Научно-методические советы (НМС) v Москвы (НМС архивных учреждений Центрального федерального округа), v Санкт-Петербурга и Ленинградской обл. (НМС архивных учреждений Северо. Западного федерального округа), v Ростовской обл. (НМС архивных учреждений Южного федерального округа), v Свердловской обл. , (НМС архивных учреждений Уральского федерального округа), v Новосибирской обл. (НМС архивных учреждений Сибирского федерального округа), v Самарской обл. (НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа), v РГИА ДВ ((НМС архивных учреждений Дальневосточного федерального округа). 170 гос. архивов 23 филиалы 34 архива документов по личному составу

Современная организация ведомственных архивов в РФ 17 Ведомственные архивы являющиеся отраслевыми центрами хранения архивной документации, которые осуществляют депозитарное хранение документов, созданных в результате деятельности соответствующих министерств и ведомств, а также их территориальных органов. Пример: n Министерства обороны РФ, n Министерства внутренних дел РФ, n Министерства иностранных дел Российской Федерации, n Агентства по атомной энергии, n Службы внешней разведки Российской Федерации, n Федеральной службы безопасности Российской Федерации, Российской академии наук

Муниципальные архивы структурные подразделения органов местного самоуправления муниципального района и городского округа, или же муниципальные учреждения, которые, осуществляют постоянное хранение документов различных государственных и муниципальных организаций. 18

Основные функции и должности архивистов 19 Основные цели и задачи архивистов - это собрать, сохранить документальные богатства страны и использовать их в интересах народа и государства.

Должности руководителей 20 Директор архива Руководит деятельностью архива, центра хранения документации Главный хранитель Руководит деятельностью структурных подразделений фондов архива по обеспечению сохранности и государственному учету документов, анализирует состояние их работы Начальник отдела архива Руководит производственной и административнохозяйственной деятельностью отдела Заведующий Руководит работой архивохранилища. Несет архивохранилищем ответственность за сохранность документов и надлежащее выполнение задач и функций, установленных положением об архивохранилище Заведующий сектором Организует работу сектора архива Заведующий архивом Руководит работой архива (архивного отдела) муниципального образования, ведомства, организации образования, ведомства, организации

Должности специалистов 21 Главный архивист Участвует в разработке предложений к планам работы архива. Ведущий архивист Участвует в подготовке проектов норм. документов. Архивист Участвует в проведении научных исследований и методических разработок. Главный археограф Организация работы по публикации источников, выявление и Ведущий археограф сбор исторических памятников, разработка методов и способов Археограф публикации, выработка правил научно-критического издания источников и т. д. Главный палеограф Проводит выявление, экспертизу ценности и отбор уникальных Ведущий палеограф и особо ценных документов. Палеограф Выявляет документы с угасающими текстами для создания страхового фонда. Осуществляет чтение, датировку и описание архивных документов. Изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность. Главный методист Оказывает методическую помощь структурным подр-ям архива Ведущий методист в выполнении плановых заданий и программ. Методист Способствует внедрению в практику работы архива современных научных и методических разработок. Обеспечивает работу методической комиссии

Должности технических исполнителей 22 Хранитель Принимает документы на постоянфондов ное и временное хранение, обеспечивает их сохранность и рациональное размещение в архивохранилище. Осуществляет работы по проверке наличия и физического состояния документов, выдачу документов из архивохранилища, их прием и размещение на местах хранения. Ведет работу по учету движения фондов архивохранилища, подготовке документов к реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страховому копированию и переплету.

Хранитель фондов 23 Должностные обязанности v Участвует в подготовке предложений к проектам планов структурного подр-ния архива и их реализации. v Составляет отчеты о проделанной работе. v Принимает документы на постоянное и временное хранение, обеспечивает их сохранность и рациональное размещение в архивохранилище. v Осуществляет работы по проверке наличия и физического состояния документов, выдачу документов из архивохранилища, их прием и размещение на местах хранения. v Ведет работу по учету движения фондов архивохранилища, подготовке документов к реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страховому копированию и переплету. v Проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек дел, опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд или фонд пользования. v Составляет топографические указатели на фонды архивохранилища. v Контролирует температурно-влажностный режим хранения документов, пожарную безопасность архивохранилища. v Участвует в осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях. v Участвует во внедрении в работу архива автоматизированных архивных технологий.

Хранитель фондов Должен знать Ø Ø Ø Ø законы и иные нормативные правовые акты РФ; нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; системы хранения и классификации архивных документов; нормативы условий и режимов хранения документов; виды справочно-поисковых средств архива; основы организации труда; порядок составления планово-отчетной документации; отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и учета документов; Ø основы документационного обеспечения управления; основы применения компьютерной техники; Ø правила внутреннего трудового распорядка; правила по охране труда и пожарной безопасности Требования к квалификации Ø Высшее профессиональное образование Ø Среднее профессиональное образование + (стаж не менее 2 лет) 24