Дисциплина Введение в документоведение и архивоведение Лекция 3

Дисциплина Введение в документоведение и архивоведение Лекция 3. 1 Сфера профессиональной деятельности документоведа Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел. 8 -926 -278 -53 -64, адрес эл. почты mav 68@rambler. ru

Основные виды профессиональной деятельности документоведа Документовед – это специалист в области документоведения, делопроизводства и управления на предприятии или в орга низации, контролирующий весь документооборот. 2

Организационно-управленческая деятельность документоведа Документовед может руководить службой документационного обеспечения управления, умеет организовать работу и квалифицированно управлять деятельностью людей 3

Проектная деятельность документоведа 4 Документовед может совершенствовать документа ционное обеспечение управления в организации.

Аналитическая деятельность документоведа Документовед должен не только уметь собрать информацию, но и получить из нее сведения, нужные для совершенствования работы организации и ее подразделений 5

6 Другие виды деятельности Научноисследовательская • реализуется обучение аспирантуре через в Педагогическая Консультационная • осуществлять в школах, лицеях, учебных заведениях начального профессио нального образования, техникумах, колледжах, ВУЗах • реализуется в структурах фирм, специализирующихся на консалтинговых услугах

Что включает профессиональная деятельность 7 планирование, организацию, совершенствование деятельности службы ДОУ и контроля за состоянием делопроизводства в организации; разработку унифицированных форм документов, систем документации, табелей документов различного назначения и уровня направления, классификаторов документной информации упорядочивание состава документов и информационных показателей сокращение их количества и оптимизацию документопотоков организации отбор документов передаваемых на государственное хранение, организацию текущего хранения и экспертизу ценности документов постановку задач проектирования, эксплуатации, совершенствования автоматизированных информационных систем и систем управления изучение и обобщение передового опыта в области ДОУ, разработка нормативно методических документов по вопросам ДОУ подготовку предложений по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест сотрудников службы ДОУ участие в работе по подбору расстановке и повышению квалификации

Генеральный директор Служба ДОУ Основная цель службы ДОУ осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию. • совершенствование форм и методов работы с документами; • обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; • построения информационно поисковых систем, контроля исполнения и подготовки в соответствии с действующими нормативами; • сокращение документооборота; • унификацию форм документов; • разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях; • внедрение новейших информационных технологий в работу с документами. 8

Функции службы ДОУ технологические функции Ø осуществление первоначальной обработки входящих документов; Ø регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; Ø ведение информационно справочной работы по документам организации; Ø машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); Ø копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; Ø разработка и проектирование бланков документов; Ø подготовка документов к отправке. 9

Функции службы ДОУ 10 организационные функции Ø подготовка к докладу руководству поступающих докдокументов; Ø организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; Ø регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; Ø организация хранения документов в структурных подразделениях; Ø организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями; Ø повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов; Ø организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы; Ø организация делопроизводства по обращениям граждан; Ø разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

Функции службы ДОУ 11 контрольные функции Ø контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству; Ø контроль за сроками исполнения документов; Ø осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; Ø организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; Ø обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; Ø обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Функции службы ДОУ 12 методические функции Ø разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; Ø проведение экспертизы научной и практической ценности документов; Ø проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Типовые организационные структуры службы делопроизводства 13 Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений: • секретариат; • инспекция при министре; • канцелярия. Управляющий делами президента Владимир Кожин

Типовые организационные структуры службы делопроизводства 14 Канцелярия создается на государственных предприятиях, в НИИ, проектно конструкторских организациях, ВУЗах. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел): v по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, v по учету и регистрации документов, v по контролю за сроками исполнения документов, v по работе с обращениями граждан, v по созданию документов, v копировально множительное бюро, v архив.

Типовые организационные структуры службы делопроизводства 15 Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

16 Функции структурных подразделений Секретариат структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь референт, технические секретари. Выполняет следующие типовые функции: q предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих документов; q подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование; q организация и документационное обслуживание совещаний; q бездокументное обслуживание руководителей.

Функции структурных подразделений 17 Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции: Ø подготовка проектов нормативно распорядительных документов руководства органа местного управления, писем, справок; Ø анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним; Ø организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности; Ø прием, регистрация, организация хранения и справочно информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение.

Функции структурных подразделений 18 Отдел рационализации делопроизводства Его функции: ü разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии ДОУ; ü разработканормативно методического обеспечения делопроизводства; ü разработка сборников типовых текстов; ü разработка классификационных справочников; ü организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы ДОУ и др. специалистов.

Функции структурных подразделений 19 Экспедиция специализированный участок, осуществляющий прием и отправку документации. Выполняет: q прием поступающих документов, распределение по структ. подр. ; q доставку документов в структ. подр. ; q обработку, упаковку и отправку отправляемых документов; q количественный учет поступающих и отправляемых документов. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет: v регистрацию вход. , исход. и внутр. документов; v формирование и ведение справочно информационного массива; v контроль за оформлением и составлением исход. и внутр. документов

Функции структурных подразделений 20 Группа контроля выполняет: v контроль за сроками исполнения документов; v контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя; v анализ исполнительской дисциплины; v информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений. Группа писем ведет: q прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан; q подготовку обращений к рассмотрению; q контроль за сроками подготовки ответных документов; q извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений; q формирование и хранение дел с документами по обращениям; q анализ и обобщение результатов рассмотрения документов; q организацию приема граждан по личным вопросам рук. орг.

Функции структурных подразделений 21 Копировально-множительное бюро выполняет: ü копирование текстов; ü тиражирование текстов документов; ü подготовку рекламной продукции и т. п. Архив осуществляет: q прием от стр. подр. обработанных и подготовленных к хранению дел; q учет, систематизацию, хранение и организацию использования док. ; q контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в стр. подр. ; q подготовку дел к передаче на гос. хранение.

22 Должности руководителей, специалистов и технических исполнителей Должности Специалисты в организациях Документовед I категории Документовед II категории Специалисты в министерствах и ведомствах Руководители Специалист II категории Руководитель ФАА директором ВНИИДи. АД Специалист I категории Ведущий специалист Начальник отдела Заместитель управляющего делами Главный специалист Консультант Управляющий делами Помощник министра

Квалификационные требования и должностные инструкции 23 21 августа 1998 г. Постановлением Минтруда РФ № 37 был утверждён Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих Справочник призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений.

Квалификационные требования и должностные инструкции 24 Разделы квалификационной характеристики Должностные обязанности • установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работ нику, занимающему данную должность с учетом технологи ческой однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптималь ную специализацию служащих Должен знать • содержатся основные требования, предъяв ляемые к работнику в отношении специаль ных знаний, а также знаний законодатель ных и нормативных правовых актов, поло жений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выпол нении должностных обязанностей Требования к квалификации • определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмо тренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы

ЗАВЕДУЮЩИЙ КАНЦЕЛЯРИЕЙ 25 Должностные обязанности v Организует работу канцелярии. v Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. v Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. v Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов. v Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Должен знать Ø руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Ø ЕГС делопроизводства; Ø стандарты унифицированной системы ОРД; Ø структуру предприятия, учреждения, организации; Требования к квалификации Ø Среднее профессиональное образование Ø начальное профессиональное образование + (стаж не менее 3 лет)

ЗАВЕДУЮЩИЙ КМБ 26 Должностные обязанности v Обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ, в том числе микрофильмирование технической документации для всех структурных подразделений предприятия, учреждения, организации. v Организует прием технической и служебной документации для копирования, размножения, учет поступления материалов от подразделений. v Определяет расход материалов и выдачу готовой продукции заказчикам. Должен знать Ø руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся выполнения КМР; Ø методы и средства выполнения КМР; конструкцию, Ø принципы работы, правила монтажа и эксплуатации КМ оборудования; Требования к квалификации Ø Среднее профессиональное образование Ø начальное профессиональное образование + (стаж не менее 3 лет)

ДОКУМЕНТОВЕД 27 Должностные обязанности v Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники. v Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. v Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы ДОУ. v Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. v Организует внедрение систем ведения документации. v Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. v Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. v Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании автоматизированных информационных систем и систем управления. v Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области ДОУ, разрабатывает нормативно методические документы по вопросам ДО. v Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

ДОКУМЕНТОВЕД 28 Должен знать Ø законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся ДОУ; Ø порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб ДОУ; Ø методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; Ø порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; Ø организацию архивного дела; Ø нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; Ø основы программирования; Ø методы проектирования и актуализации баз и банков данных; Ø основы эргономики, социальной психологии, социологии; Ø документообразование; Ø отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; Ø основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; Ø правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда. Требования к квалификации Ø Среднее профессиональное образование

ДОКУМЕНТОВЕД Требования к квалификации Ø Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет. Ø Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет. Ø Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы. 29