Дисциплина Стандартизация в управлении документами Лекция 4 1

Дисциплина Стандартизация в управлении документами Лекция 4. 1 Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489 -2001 Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел. 8 -926 -278 -53 -64, адрес эл. почты mav 68@rambler. ru

Общие вопросы 2 Международный стандарт ИСО 15489 «Информация и документация - Управление документами» разработан подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)» , действующим в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации (ИСО) Организация Объединенных Наций по вопросам образования, науки и культуры (ЮНЕСКО), Международный совет архивов, Международная федерация библиотечных ассоциаций и учреждений, Международный трест по управлению документацией, Архив Всемирного банка

Общие вопросы 3 Международный стандарт ИСО 15489 «Информация и документация - Управление документами» q На сегодняшний день в ряде развитых стран мира национальный стандарт по управлению деловой документацией, принятый на основе международного стандарта ИСО 15489, является основным нормативным актом, регламентирующим работу с документами. q На его основе принимаются также стандарты по отдельным аспектам управления документами, например, международный стандарт ИСО 23081, посвященный делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности.

Общие вопросы Международный стандарт ИСО 15489 «Информация и документация - Управление документами» Стандарт ИСО 15489 признан Международным советом архивов (MCA) как важный международный документ, отражающий точку зрения архивистов на управление документацией, поддерживающий концепцию управления документами в процессе их полного жизненного цикла. Стандарт ИСО 15489 регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях в различных организациях в процессе их деятельности Часть 1 «Основные положения» излагает общие принципы управления документами в организациях, создающих документы, предназначаемые для внутреннего или внешнего пользования. Часть 2 «Руководящие указания (Технический отчет)» содержит детальное описание процедур, обеспечивающих управление документами в соответствии с принципами, содержащимися в первой части стандарта. 4

Общие вопросы 5 Международный стандарт ИСО 15489 «Информация и документация - Управление документами» Управление документами в стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандарта ИСО 9001, а также стандарта ИСО 14001. Международные стандарты ИСО 9001 и 14001 устанавливают требования к документации по управлению качеством, но не предлагают способы выполнения этих требований в организациях. стандарт ИСО 15489 предназначен для использования специалистами по управлению документами и другими сотрудниками организаций, обязанными создавать и сохранять документы в своей деятельности

Общие вопросы 6 Международный стандарт ИСО 15489 «Информация и документация - Управление документами» Основой при разработке стандарта в области управления документами были использованы австралийские стандарты серии «Управление документами» , изданные в 1996 году

Общие вопросы 7 Международный стандарт ИСО 15489 «Информация и документация - Управление документами» + Стандарт ИСО 15489 имеет важное значение для делопроизводства в РФ может стать неплохой методической базой для служб документационного обеспечения управления в российских организациях - По своему содержанию и практической ценности данный стандарт уступает Государственной системе документационного обеспечения управления

Требования к документу Понятие «документ» ( «record» ) «запись» ( «document» ) • информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности • записанная информация (или материальный объект с зафиксированной информацией), которую можно считать отдельной информационной единицей (единым целым) Документ может включать в себя одну или несколько записей 8

Требования к документу 9 Понятие «документ» Основные особенности Записи создаются и получаются на различных носителях и с использованием постоянно меняющихся технологий. Основная характеристика записей - это их динамичный характер. Записи могут быть произведены множеством создателей, существовать в нескольких версиях и находиться в стадиях формирования в течение различных периодов времени. Документ, в отличие от записи, способен служить доказательством деятельности организации или индивида в обществе, имеет правовое значение. Документы создаются, получаются и хранятся организациями или частными лицами в качестве свидетельства управленческой деятельности, для подтверждения правовых или деловых отношений, тех или иных действий, решений, планов, намерений или предложений.

Требования к документу 10 Цели создания и сохранения документов, их роль в управленческой деятельности документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом управленческой деятельности Документы позволяют организациям v вести бизнес упорядоченно, эффективно и ответственно, v обеспечивать и документально фиксировать формирование организационной политики и принятие управленческих решений, v обеспечивать согласованность, продолжительность, производительность управленческой и административной деятельности, v повышать эффективность деятельности всей организации, v обеспечивать непрерывность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций, v соблюдать законодательные и регулятивные требования, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности, v обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием доказательств деятельности организации, v защищать интересы организации и права сотрудников, клиентов, настоящих и будущих заинтересованных лиц, v обеспечивать и документально фиксировать исследовательскую деятельность, v обеспечивать доказательство деловой, личной и общественной деятельности, v доказывать деловое, персональное и социальное своеобразие v сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

Требования к документу 11 Цели создания и сохранения документов, их роль в управленческой деятельности Сохранять документы необходимо для: а) соответствия текущим и будущим управленческим потребностям посредством: - сохранения информации о прошлых и настоящих решениях и видах деятельности; - сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения обязательств подотчетности; - своевременного, авторизированного, систематического уничтожения более не требуемых документов; - сохранения контекста документа для того, чтобы будущие пользователи могли считать документы аутентичными и надежными; б) соответствия правовым требованиям путем обеспечения документирования, разъяснения и внедрения регулятивной среды, применимой к управлению документами в специфическом направлении управленческой деятельности; в) соответствия текущим и будущим потребностям внутренних и внешних заинтересованных лиц посредством: - идентификации законных интересов, которые заинтересованные лица могут иметь в отношении сохранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации; - идентификации и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других позитивных результатов от сохранения документов; - соблюдения регулятивных требований соответствующего архивного органа, если они применимы.

Требования к документу 12 Цели создания и сохранения документов, их роль в управленческой деятельности ГОСТ Р 52292 «Информационная технология. ЭЛЕКТРОННЫЙ ОБМЕН ИНФОРМАЦИЕЙ. Термины и определения» современный подход разделения аспектов явлений СОЦИАЛЬНЫЙ • назначение • информация • документ и т. д. ТЕХНИЧЕСКИЙ • носитель • формат • данные и т. д. документ существует только в обществе мыслящих субъектов, является сообщением, закрепляющим некоторый факт

Требования к документу 13 ГОСТ Р 52292 «Информационная технология. ЭЛЕКТРОННЫЙ ОБМЕН ИНФОРМАЦИЕЙ. Термины и определения» документ есть явление социальное, он предназначен для формального обоснования тех или иных действий субъектов, взаимодействующих при его помощи. он отражает социальные отношения и выполняет социальные функции. социальная среда предъявляет к документу определенные требования, выполнение которых обеспечивается техническими средствами документ - это объект инфо -рмационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды; электронный документ это форма представления докуме-нта в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифро -вой среде;

Требования к документу Характеристики документов Документ является аутентичным, если можно доказать, что он: • является тем, чем претендует быть; • был создан или отправлен лицом, действительно создавшим или отправившим его; • а также был создан или отправлен в то время, которое обозначено. Достоверным (надежным) является документ, • содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности. Целостность документа определяется • его полнотой и неизменностью. Пригодным для использования является документ • который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. 14

Требования к документу Характеристики документов Требования к документам согласно ГОСТ Р 522923 фиксированность (документа) - функциональное свойство документа, состоящее в том, что документ выражает содержащиеся в нем сведения независимо от формы представления; доступность (документа) - свойство документа, состоящее в том, что форма представления документа обеспечивает физическую возможность измерения заданных параметров этого представления документа заданными средствами в заданных точках за конечное время; целостность (документа) - свойство документа, состоящее в том, что при любой демонстрации документа заданные значения параметров демонстрируемого представления документа соответствуют специфицированным требованиям; легитимность (документа) - свойство документа, состоящее в том, что демонстрируемое представление документа содержит параметры, объективно подтверждающие правомерность использованных на протяжении жизненного цикла документа технологий. 15

Требования к документу 16 Содержание, структура, контекст документов и метаданные Документ Содержание (контент) Структура Контекст Метаданны е Содержание (контент) - это фактическая информация документа, фиксирующая управленческую деятельность. Содержание документа может быть представлено в одной или нескольких бумажных и (или) электронных записях.

17 Требования к документу Содержание, структура, контекст документов и метаданные Структура - это внешний вид и расположение частей содержания, а также наличие в документе связей с другими документами (гиперссылок). носитель шрифты формат организация данных примечания расположени е реквизитов таблицы

18 Требования к документу Содержание, структура, контекст документов и метаданные Контекст (внешняя среда) - это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация, показывающая взаимосвязь документа с управленческой деятельностью организации и с другими документами. информация о самом документе • заголовок • автор • дата создания о создателе и целях создания документа • об управленческой функции или деятельности • учреждении-создателе об использовании документа • кем • когда • почему

Требования к документу 19 Содержание, структура, контекст документов и метаданные Метаданные ГОСТ ИСО 15489 - это данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. Метаданные ГОСТ 7. 70 - формализованное описание электронного информационного ресурса, используемое для идентификации и категоризации информационного ресурса при работе с большими совокупностями информационных ресурсов. Метаданные реквизиты (элементы оформления) документа. данные, сопровождающие документ (например, содержащиеся в регистрационно-контрольных журналах, учетных картотеках)

Требования к документу 20 Содержание, структура, контекст документов и метаданные ГОСТ ИСО 23081 «Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов» В этом стандарте различаются метаданные о самом документе, о принципах и правилах управленческой деятельности, о лицах, участвующих в процессе управления и делопроизводства, об управленческой деятельности и ее процессах, о делопроизводственных процессах.

Требования к управлению документами 21 Управление документами это область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора (передачи) документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой деятельности и отдельных управленческих операциях В стандарте ИСО 15489 к управлению документами отнесены: а) принятие в организации политики и стандартов в сфере управления документами; б) распределение ответственности и полномочий по управлению документами в организации; в) установление и распространение процедур и руководящих указаний; г) обеспечение ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов; д) проектирование, внедрение и администрирование специализ-ных систем для упр. документами; е) интегрирование управления документами в управленческие системы и процессы;

Требования к управлению документами 22 Управление документами Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии политики, процедур и практики, а также проектировании и внедрении систем управления документами в соответствии с оперативными потребностями организации и регулятивной средой. Стратегия управления документами стратегия документирования управленческой деятельности организации стратегию внедрения соответствующей системы управления документами Стратегия управления документами, в соответствии с международным стандартом, должна быть документально зафиксирована в стратегическом плане

Требования к управлению документами Регулятивная среда а) статутные и прецедентные законы и регулятивные акты, регулирующие управленческую среду в целом и в специфических отраслях; б) обязательные стандарты практической деятельности; в) правила рекомендательного лучшую практику; характера, отражающие г) добровольно применяемые кодексы поведения и этики; д) идентифицируемые общественные ожидания, касающиеся приемлемого поведения в специфической отрасли или организации. 23

Требования к управлению документами 24 Регулятивная среда Действующая правовая база документирования управленческой деятельности законодательные и иные нормативные правовые акты, регулирующие общие вопросы работы с информацией, в том числе и ее документирование в процессе управленческой деятельности; акты, прямо регулирующие организацию и деятельность государственных и негосударственных структур и косвенно касающиеся вопросов документирования; акты, посвященные отдельным предметным областям и содержащие нормы документирования информации и работы с документами; акты, регламентирующие отдельные аспекты документирования управленческой деятельности: правовой режим электронного документа, вопросы использования официальных символов и отличительных знаков на бланках документов и др.

Требования к управлению документами 25 Политика в области управления документами Целью политики должно быть создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать управленческие функции и деятельность так долго, сколько потребуется Политика разрабатывается на основе анализа управленческой деятельности. Она должна определять области, в которых законодательство, регулятивные акты, другие стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью.

Требования к управлению документами 26 Распределение ответственности и полномочий по управлению документами Обязанности и полномочия в области управления документацией следует распределять между всеми сотрудниками организации, включая управляющих документацией, специалистов смежных информационных профессий, руководство, менеджеров подразделений, системных администраторов и других лиц, для которых создание документов является частью их работы

Требования к управлению документами 27 Распределение ответственности и полномочий по управлению документами Цели распределения ответственности и полномочий является создание и сохранение системы правил по управлению документами, учитывающей не только внутренние интересы, но и требования внешних заинтересованных сторон.

Требования к управлению документами 28 Распределение ответственности и полномочий по управлению документами Функции и задачи отдельных групп сотрудников а) Особая ответственность и подотчетность в области управления документами возлагается на руководящее лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации. б) Ответственность руководящих работников заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации. в) Специалисты в области управления документами ответственны за все аспекты управления документами, в том числе проектирование, внедрение и сохранение документных систем и их эксплуатационных характеристик. г) Системные администраторы ответственны за обеспечение того, чтобы вся документация при востребовании персоналом организации была точной, доступной и удобочитаемой. д) Все сотрудники организации ответственны и подотчетны за сохранение целостных, достоверных, аутентичных, пригодных для использования документов, отражающих их деятельность.

Требования к управлению документами 29 Распределение ответственности и полномочий по управлению документами Роль архивных органов учреждения, ответственные за отбор, прием на хранение и обеспечение сохранности архивов, обеспечение доступности архивов и согласование вопросов уничтожения документов Основными задачами архива организации являются: комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; учет и обеспечение сохранности документов; создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов; подготовка и передача документов на постоянное хранение.

Требования к управлению документами Распределение ответственности и полномочий по управлению документами Роль архивных органов Дополнительные функции q участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и ДОУ q оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами q участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы ДОУ q контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организацияхисточниках комплектования архива 30

Система управления документами 31 Система управления документами – это информационная система, которая обеспечивает сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним. Система управления документами включает Система управления документами Должностные лица Процессы Инструменты Технологией неавтоматизированные (бумажными) электронные

Система управления документами 32 Характеристики системы управления документами 1. Поддержка таких свойств документа, как аутентичность, надежность, целостность, пригодность для использования Чтобы обеспечить аутентичность документов, организации должны внедрить и документально зафиксировать политику и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, сохранением и отбором документов Чтобы быть достоверными, документы должны создаваться во время или сразу же после операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в управленческой деятельности проведении данной операции Чтобы обеспечить целостность, необходимо защищать документы от неавторизованного изменения. Чтобы документ был пригодным для использования, должна иметься возможность идентифицировать документ в контексте управленческих операций, в которых эти документы были созданы и применялись

Система управления документами Характеристики системы управления документами 2. Надежность системы, то есть ее способность длительно и правильно функционировать в соответствии с установленными процедурами а) в установленном порядке включать все документы в рамках охватываемой ею управленческой деятельности; б) организовывать документы таким образом, чтобы отражать управленческие процессы, осуществляемые создателем документов; в) защищать документы от неавторизованного изменения или отбора (передачи) на хранение или уничтожение; г) в соответствии с установленным порядком функционировать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в документах; д) обеспечивать беспрепятственный доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным. 33

Система управления документами 34 Характеристики системы управления документами 3. Целостность системы это состояние информации (ресурсов информационной системы), при котором доступ к ней (к ним) осуществляется только преднамеренно субъектами, имеющими на него право. 4. Всесторонность (комплексность) системы Документные системы должны управлять документами, являющимися результатом всех видов управленческой деятельности организации или ее структурного подразделения. 5. Системность Создание, сохранение, управление документами должны осуществляться на системной основе

Система управления документами 35 Требования к системам управления документами 1. Система должна обладать функциональными характеристиками, позволяющими выполнять и поддерживать процессы управления документами 2. Документирование операций с документами 2. 1. Присвоение документам метаданных В процедурах системы должно быть предусмотрено присвоение документам подробных метаданных, включаемых в документы, присоединяемых к ним или связанных с ними. Требование к присвоению метаданных а) структура документа, то есть его формат и взаимоотношения между составляющими документ элементами, должна оставаться неизменной; б) в документе должен быть отражен управленческий контекст создания, получения и использования документа; в) отдельные записи, составляющие в совокупности документ, должны быть взаимосвязаны.

Система управления документами 36 Требования к системам управления документами 2. Документирование операций с документами 2. 2. Протоколы контроля системных процессов (audit trails) - данным, создаваемым системой и фиксирующим производимые с отдельным документом и (или) его метаданными действия. Записи о событиях, происходящих в системе, заносятся в файл контрольного журнала постоянно, вручную или автоматически 3. Средства хранения и физической защиты При проектировании системы управления документами следует избрать подходящую среду хранения и типы носителей информации, средства физической защиты, процедуры обеспечения сохранности и системы хранения.

Система управления документами Требования к системам управления документами 4. Распределенное управление документы могут физически храниться в одной организации, а ответственность и контроль управления могут возлагаться либо на организацию-создателя, либо на другой полномочный орган Местоположение документов может варьироваться в любой момент существования систем, а любые изменения в местонахождении документов должны быть прослеживаемыми и документально зафиксированными 5. Конвертирование и миграция. Прекращение действия системы Системы управления документами следует проектировать так, чтобы документы оставались аутентичными, надежными и пригодными для использования, независимо от любых изменений в системе 37

Система управления документами 38 Требования к системам управления документами 6. Доступ, поиск и использование Документные системы должны обеспечивать своевременный и эффективный доступ к документам, необходимым для продолжения управленческой деятельности и выполнения требований подотчетности, а также их поиск. Системы должны иметь и применять средства контроля доступа, чтобы обеспечить безопасность для целостности документов. 7. Сохранение и отбор на хранение или уничтожение Документные системы должны быть способны оптимизировать сохранение и отбор (передачу на хранение и уничтожение) документов.

Система управления документами 39 Методология проектирования и внедрения системы управления документами 1. Предварительное обследование На первом этапе создания или модернизации системы проводится предварительное обследование, в ходе которого определяются и документально фиксируются цели и сфера деятельности организации, ее структура, внешняя среда ее функционирования, принятые в организации заявления о политике.

Система управления документами 40 Методология проектирования и внедрения системы управления документами 2. Анализ управленческой деятельности и процессов организации в рамках второго этапа проводится анализ управленческой деятельности организации, то есть создается концептуальная модель управленческой деятельности, определяются управленческие процессы, которые сопровождаются документами. В результате анализа составляется детальное описание управленческой деятельности организации в виде иерархической классификационной схемы, демонстрирующей управленческие функции, виды деятельности и отдельные операции, сопровождающиеся документами, создаются операционные схемы управленческих процессов.

Система управления документами 41 Методология проектирования и внедрения системы управления документами 3. Определение состава требований к управленческим документам организации На третьем этапе определяется состав требований к созданию, получению и сохранению доказательств и информации о каждой управленческой функции, виде деятельности и операции, реализуемых при помощи документов. По завершении этого этапа могут быть созданы: а) список всех источников, содержащих релевантные для данной организации требования к документам, б) список регулятивных, деловых и более широких - общественных - требований к сохранению документов.

Система управления документами 42 Методология проектирования и внедрения системы управления документами 4. Оценка существующих систем управления документами и других информационных систем Четвертый этап заключается в идентификации и анализе существующих в организации информационных систем в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам. Продукты этого этапа могут включать табель (опись) систем, существующих в организации, и отчет, в котором описывается, в какой степени эти системы отвечают принятым в организации требованиям к документам.

Система управления документами 43 Методология проектирования и внедрения системы управления документами 5. Определение стратегии соблюдения требований к документам Целью пятого этапа является определение наиболее подходящих политики, процедур, стандартов, инструментов и других тактических элементов, которые организация должна принять, чтобы обеспечить создание и сохранение необходимых доку-ментов ее управленческой деятельности Когда этот этап завершен, появляется плановый, системный и соответствующий установленным требованиям подход к созданию, включению в систему, сохранению, использованию и обеспечению сохранности документов, что составляет основу для проектирования или модернизации системы управления документами.

Система управления документами 44 Методология проектирования и внедрения системы управления документами 6. Проектирование системы Шестой этап, проектирование системы, заключается в разработке документов, закрепляющих выбранную на пятом этапе стратегию, а также тактику, процессы и практику, описываемые в стандарте ИСО 15489. В результате шестого этапа могут быть составлены: план разработки системы, отражающий задачи, ответственность и сроки исполнения; техническое задание на создание системы; план внедрения системы; диаграммы, отражающие архитектуру и компоненты системы; примерные планы обучения и контроля обучения и др

Система управления документами 45 Методология проектирования и внедрения системы управления документами 7. Внедрение системы На седьмом этапе фактически реализуется план внедрения системы, разработанный на предыдущем этапе и определяющий, как должны согласовываться различные системные компоненты (процессы. процедуры, персонал и технология). После завершения этого этапа организация должна получить: улучшенную практику управления документами при минимальных изменениях в деловой деятельности, возможность соответствовать требованиям в области управления качеством, выгоду от долгосрочных инвестиций, сделанных на предыдущих шести этапах.

Система управления документами 46 Методология проектирования и внедрения системы управления документами 8. Обследование системы после внедрения Восьмой этап - это неотъемлемый и непрерывный процесс сбора информации о работе системы управления документами. В рамках этого этапа: а) анализируется, создаются ли документы, организуются ли они в соответствии с потребностями управленческой деятельности; б) проводится интервьюирование руководства, персонала и других заинтересованных сторон, наблюдение и выборочная проверка проводимых с документами операций; в) проверяется документация, разработанная на предыдущих фазах проекта.

Система управления документами 47 Методология проектирования и внедрения системы управления документами Проектирование и внедрение систем управления документами Этап 1 Проведение предварительно го обследования Этап 2 Анализ управленческой деятельности Этап 3 Определение состава требований к управленчески м документам организации Этап 5 Определение стратегии соблюдения требований к документам Этап 6 Проектирование системы Политика Этап 4 Оценка существующих систем управления документами Проектиров ание Стандарты Внедрение Этап 8 Обследование системы после внедрения Этап 7 Внедрение системы