Дисциплина Стандартизация в управлении документами Лекция 1 Основы

Дисциплина Стандартизация в управлении документами Лекция 1 Основы стандартизации Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел. 8 -926 -278 -53 -64, адрес эл. почты mav 68@rambler. ru

2 Общая характеристика стандартизации Объекты стандартизации

3 Общая характеристика стандартизации Объект стандартизации — стандартизации продукция, работа, процесс и услуги, подлежащие или подвергшиеся стандартизации (презентация). Цель стандартизации — стандартизации выявление наиболее правильного и экономичного варианта, т. е. нахождение оптимального решения.

4 Общая характеристика стандартизации 1. Отбор объектов стандартизации. Объектом стандартизации становятся повторяющиеся элементы Б и А 2. Моделирование объекта стандартизации. процессу стандартизации подвергаются не сами объекты как материальные предметы, а информация о них, отображающая их существенные стороны 3. Оптимизация модели (Борт). Задача стандартизаторов — унифицировать документ, отобрав наилучший вариант состава реквизитов, необходимый уровень оформления, оптимальный формат бланка. 4. Стандартизация модели (Бстанд). разработка нормативного документа (НД) на базе унифицированной модели

5 Общая характеристика стандартизации Модель создания знания (с учетом работы) Поток нестабильных знаний Стабильность знаний Объединенные знания Локальные знания Научно исследовательские и проектно конструкторские разработки (предварительная стандартизация) Объединение знаний и наилучшая практика (объект знаний – кодификация) Установленные практики, правила, соглашения, (постстандартизация) Обобщение знаний Локальные знания

6 Общая характеристика стандартизации Стандартизация — деятельность по установлению правил и Стандартизация характеристик в целях добровольного многократного ис пользования, аправленная на достижение упорядоченности в н сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ и услуг. Средство стандартизации Принцип добровольности стан Принцип добровольности дартов реализуется только при выборе решения о применении стандарта или его разделов. Нормативный документ

7 Общая характеристика стандартизации Система стандартизации — совокупность правил выполнения работ по стандартизации, состава ее участников, правил функционирования системы в целом. Субъект участники работ по стандартизации органы и службы стандар тизации Субъект документы по стандартиза ции как носители правил процедур ее осуществления Системы стандартизации в России национальная система, которая действует в общероссийском масштабе локальная система, которая действует в рамках организации

8 Общая характеристика стандартизации национальная система стандартизации Участники работ по стандартизации национальные стандарты общероссийские классификаторы технико экономической и социальной информации правила их разработки и применения правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации Локальная система стандартизации подразделения (службы) стандартизации министерств, компаний, предприятий, научно исследовательских институтов и конструкторских организаций своды правил стандарты организации (СТО) технические условия (ТУ)

9 Общая характеристика стандартизации Понятие нормативных документов по стандартизации Нормативный документ — документ, устанавливающий правила, документ общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Нормативный документ Стандарты Правила Рекомендации Кодексы Общероссийские классификаторы Стандарт — документ, в котором в целях добровольного Стандарт многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг.

10 Общая характеристика стандартизации Понятие нормативных документов по стандартизации Стандарт — это документ, в Стандарт котором в целях его добровольного использования устанавливаются требования к продукции, процессам или услугам. Стандарты международный стандарт региональный стандарт национальный стандарт (ГОСТ Р) межгосударственный стандарт (ГОСТ) стандарт организации

11 Общая характеристика стандартизации Понятие нормативных документов по стандартизации Регламент — документ, Регламент содержащий обязательные правовые нормы и принятый органом власти. Классификатор — норма Классификатор тивный документ, предс тавляющий систематизиро ванный свод наименова ний и кодов классифика ционных группировок и объектов классификации. Правила (нормы) по стандартизации – нормативный документ, устанавливающий обязательные для применения органи зационно методические положения, которые дополняют или конкретизируют отдельные положения основополагающих национальных стандартов и определяют порядок и методы выполнения работ по стандартизации.

12 Общая характеристика стандартизации Отличительные признаки технического регламента и стандарта на продукцию Документ Статус Федеральный закон или Технический постановление регламент Правительства РФ Стандарт Объект регулирования Характер использов ания Специфические вопросы, определяющие содержание применительно к продукции Социальная роль Требования к Продукция. характеристикам Обеспечение Процессы ЖЦП, Обязатель безопасности связанные с требезопасности ное продукции бованиями к про. Требования к оценке дукции соответствия Продукция. Требования ко всем Работы (услуги). Документ в Процессы ЖЦП Доброволь техническим (потреобласти связанные с тре- ное бительским) характестандартизации бованиями к прористикам дукции Обеспечение качества продукции. Обеспечение безопасности продукции

13 Общая характеристика стандартизации Понятие нормативных документов по стандартизации Рекомендации по стандартизации — документ, содержащий советы стандартизации организационно методического характера, которые касаются проведения работ по стандартизации и способствуют применению основополагающего национального стандарта или содержат положения, которые целесообразно предварительно проверить на практике до их установления в основополагающем стандарте. Норма — положение, Норма устанавливающее количественные или качественные критерии, которые должны быть удовлетворены. Свод правил (СП) – документ в области стандартизации в котором содержатся технические правила и (или) описание процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации продукции и который применяется на добровольной основе.

14 Общая характеристика стандартизации Краткая история развития отечественной стандартизации бракеражные комиссии v В 1925 г. был создан первый центральный орган по стандартизации — Комитет по стандартизации при Совете Труда и Обороны. v В 1926 г. Комитет разработал первые общесоюзные стандарты на селекционные сорта пшеницы, чугун

15 Общая характеристика стандартизации Краткая история развития отечественной стандартизации Оргстрой стал первым в Оргстрой истории нашей страны органом вневедомственной унификации текста документов, который ввел свои разработки, являясь полностью независимым в экономическом отношении учреждением, хотя по методической части и был в определенной степени зависим от разработок НК РКИ.

16 Общая характеристика стандартизации Краткая история развития отечественной стандартизации Перед Оргстроем были поставлены следующие задачи: Изучение и обобщение накопленного опыты унификации делопроизводства и выработка на этой основе новых решений по совершенствованию управленческого труда, в том числе и делопроизводства; Оказание учреждениям, предприятиям и т. п. практической помощи в унификации текстов документов путем разработки и внедрения специальных проектов; Обоспечение мероприятий унификации делопроизводства техническими средствами и необходимой стандартной и бланочной документацией; Обучение заинтерисованных лиц современным методам ведения управленческих работ; Информирование широких слоев работников управления и производства о новейших теоретических достижениях унификации, о новинках конструкторских и технических разработок в сфере управления.

17 Общая характеристика стандартизации Краткая история развития отечественной стандартизации Ø для унификации делопроизводства Оргстроем разрабатывались комплек сные проекты унификации и проекты унификации отдельных видов делоп роизводства Ø в 1928 1929 гг. пытались внедрить безрегистрационную систему делоп роизводства Ø Оргстрой подготавливал для заказчиков формы наиболее часто встречавшихся в практике их работы документов и правила унификации служебных доку ментов Ø Оргстрой развивал деятельность по совершенствованию делопроизводства

18 Общая характеристика стандартизации Краткая история развития отечественной стандартизации Ø создания согласно Постановления СНК СССР от 14 января 1926 г. в системе НК РКИ СССР Госу дарственного института управления (ИТУ) Ø ИТУ разработал «Руководству по делопроизводству учреждений и предприятий» Ø Постановлением СНК СССР от 21 октября 1931 г. Оргстрой был преобразован в государственное Всесоюзное объединение «Союзоргучет» и передан в подчинение ЦСУ СССР Ø Постановлением Президиума ЦКК ВКП (б) и Коллегии НК РКИ СССР от 25 апреля 1932 г. ИТУ был ликвидирован

19 Общая характеристика стандартизации Краткая история развития отечественной стандартизации Основная идея ЕГСД – это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов – их подготовка, оформление, хранение. Результат этой работы вошел в «Основные положения ЕГСД» как список видов документов, издаваемых различными орга нами государственной власти и управления.

20 Общая характеристика стандартизации Краткая история развития отечественной стандартизации q 1958 г. утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР" ; q 1964 г. – в Московском государственном историко архивном институте (МГИАИ) открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства; q 1966 г. – при Главном архивном управлении был создан Всесоюзный НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);

21 Общая характеристика стандартизации Краткая история развития отечественной стандартизации q 1973 г. – разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД); q 1988 г. – вторая редакция ЕГСД – Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ); q 70 80 х гг. издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6. 38 72 и ГОСТ 6. 39 72 и др. ), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др. ) технико экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы; q 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации

22 Общая характеристика стандартизации Краткая история развития отечественной стандартизации Федеральный закон РФ «О стандартизации» от 1993 г. Для периода 1992— 2001 гт. характерны следующие направления развития российской системы стандартизации: • развитие межгосударственной стандартизации в соответствии с Соглашением от 13. 03. 1992; • активизация работ по гармонизации российских стандартов с международными в связи с необходимостью освоения международного рынка и подготовкой к вступлению в ВТО; • первоочередная разработка государственных стандартов на продукцию и услуги, подлежащие обязательной сертификации; • внедрение международных стандартов ИСО серии 9000 и создание отечественных систем качества, соответствующих этим стандартам.

23 Общая характеристика стандартизации Цели стандартизации Обеспечение: Повышение безопасности: Создание: Содействие: — конкурентно способности продукции, — жизни и здоровья граждан; — систем — соблюдению работ и услуг; классификации и требований кодирования технико- технических экономической и регламентов социальной информации; — научно технического прогресса; — имущества физических и — систем юридических лиц; каталогизации продукции; — рационального использования — государственного и — систем ресурсов; муниципального имущества; обеспечения качества продукции; — совместимости и взаимозаменяемости — в области эко логии; — систем поиска и технических средств (машин и передачи данных оборудования, их составных частей, комплектующих изделий и мате риалов; — информационной совместимости; — жизни и здоровья животных и растений; — сопоставимости результатов — объектов с учетом риска исследований — (испытаний) и измерений возникновения резвычайных ч технических и экономико статистических ситуаций природного и данных; техногенного характера — сравнительного анализа характеристик продукции; — государственных заказов; — внедрения инноваций;

24 Общая характеристика стандартизации Принцыпы стандартизации 1. Добровольность применения национальных стандартов и обязательность их соблюдения в случае принятия решения об их использовании. 2. Применение международного стандарта как основы разработки национального стандарта. 3. Сбалансированность интересов сторон, разрабатывающих, изготавливающих, предоставляющих и потребляющих продукцию (услугу). 4. Системность стандартизации. 5. Динамичность и опережающее развитие стандарта. 6. Недопустимость создания препятствий производству и обращению продукции, выполнению работ и оказанию услуг в большей степени, чем это минимально необходимо для выполнения целей стандартизации. 7. Эффективность стандартизации. 8. Четкость формулировок положений стандарта.

25 Общая характеристика стандартизации Принцыпы стандартизации 10. Комплексность стандартизации взаимосвязанных объектов. 11. Объективность проверки требова ний. 12. Обеспечение условий для еди нообразного применения стандар тов. 13. Обоснованность разработки наци ональных стандартов. 14. Открытость процессов разработки национальных стандартов. 15. Обеспечение доступности нацио нальных стандартов и информа ции о них для пользователей.

26 Общая характеристика стандартизации Функции стандартизации 1. Функция упорядочения • преодоление неразумногообразия объектов 2. Охранная (социальная) функция • обеспечение безопасности потребителей продукции (услуг), изготовителей и государства 3. Ресурсосберегающая функция • заключается в установлении в НД обоснованных ограничений на расходование ресурсов 4. Коммуникативная функция • обеспечивает общение и взаимодействие людей, в частности специалистов

27 Общая характеристика стандартизации Функции стандартизации 5. Цивилизующая функция • направлена на повышение качества продукции и услуг как составляющей качества жизни 6. Информационная функция • обеспечивает материальное производство, науку и технику и другие сферы нормативными документами, эталонами мер, образцами 7. Функция нормотворчества • проявляется в задании норм и требований применительно к объекту стандартизации 8. Доказательная функция • проявляется в том, что гармонизированные с конкретным TP стандарты раскрывают существенные требования регламента 9. Идентифицирующая функция • позволяет соотнести название продукции с необходимым ее составом и набором показателей качества, являющихся признаками продукции

28 Общая характеристика стандартизации Функции стандартизации

29 Методы стандартизации упорядочение объектов стандартизации параметрическа я стандартизация унификация продукции агрегатирование комплексная стандартизация опережающая стандартизация. Метод стандартизации это стандартизации прием или совокупность приемов, с помощью которых достигаются цели стандартизации.

30 Методы стандартизации Упорядочение объектов стандартизации Упорядочение как управление многообразием связано прежде всего с сокращением многообразия. Систематизация объектов стандартизации заключается в научно обоснованном, последовательном классифицировании и ранжировании совокупности конкретных объектов стандартизации. 09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный ОКУД: XX XX X фонд 1 2 символ — Класс 09 класс формы (Унифицированная форм система документации Пенсионного 3 4 символ — Подкласс фонда) форм 01 подкласс (Документация по учету и 5 7 символ — Регистрационный номер распределению средств) 8 символ — Контрольное 004 порядковый номер (Расчетная ведомость по страховым взносам в число Пенсионный фонд

31 Методы стандартизации Унификация продукции это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Основными принципами унификации документов унификация от общего к частному единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления комплексность унификации Информативность сокращение числа видов документов стабильность требований к документам сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико экономической информации экономичность.

32 Методы стандартизации Унификация продукции Унификация текста Трафарет • это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации Анкета Таблица • способ представления унифицированног о текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть • разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк.

33 Методы стандартизации Агрегатирование это метод создания машин, приборов и оборудования из отдельных стандартных унифицированных узлов, многократно используемых при создании различных изделий на основе геометрической и функциональной взаимозаменяемости. Комплексная стандартизация осуществляются целенаправленное и планомерное установление и применение системы взаимоувязанных требований как к самому объекту комплексной стандартизации в целом, так и к его основным элементам в целях оптимального решения конкретной проблемы

34 Предмет, содержание и задачи курса Цели освоения дисциплины вооружение студентов знаниями основ отечественной и зарубежной стандартизации в управлении документами, формирование чёткого представления о законодательном и нормативном регулировании стандартизации, привитие студентам навыков самостоятельного научного исследования в области стандартизации управления документами, умения использовать современные технологии работы по стандартизации, принципы и методы стандартизации в своей профессиональной деятельности.

Предмет, содержание и задачи курса 35 Место дисциплины в структуре ООП Введение в документоведение и архивоведение» Информационные технологии История делопроизводства Стандартизация в управлении документами Организация и технология документационного обеспечения управления Кадровое делопроизводство Организация делопроизводства и архива в негосударственных структурах

Предмет, содержание и задачи курса 36 Компетенции обучающегося, формируемые в результате освоения дисциплины общекультурными компетенциями • способностью работать с информацией в глобальных компьютерных сетях (ОК 15) профессиональными компетенциями • владеть принципами и методами упорядочения состава документов и информационных показателей (ПК 44); • владеть методами оптимизации документопотоков (ПК 46); • способностью применять научные методы при исследовании документа, архивного документа, (ПКД 3); • знать международные стандарты в области

Предмет, содержание и задачи курса 37 Что должны знать выпускники v международные организации по стандартизации; v основные цели и задачи, структуру, направления деятельности международных организаций по стандартизации; v организацию работ по стандартизации в рамках Европейского экономического сотрудничества; v основные комплексы международных стандартов, действующих в России; v стандарты СССР и РФ в сфере организации и технологии управления документами Что должны уметь выпускники Ø ориентироваться в последовательности внедрения комплекса международных стандартов в России; Ø использовать в своей работе стандарты и классификаторы в области управления документами; Ø творчески подходить к изучению и использованию зарубежного опыта; Ø давать объективную оценку состоянию работы с информацией и документацией в конкретных организациях

Предмет, содержание и задачи курса Количество часов по учебному плану (очная) Лабораторные Групповые п/п Лекционные № Всего Раздел, тема Всего (в часах) Аудиторные занятия работа Виды учебной работы, трудоёмкость Самостоятельная 1 Предмет, содержание, задачи изучения дисциплины 28 24 4 4 2 Правовые основы стандартизации 26 16 10 6 4 3 Международные, региональные и национальные организации по проблемам стандартизации в управлении документами Законодательное и нормативное регулирование управления документами в зарубежных странах 23 11 12 8 4 30 19 11 5 6 Исторические аспекты развития унификации и стандартизации документов в России Современные стандарты России по вопросам информации и документации Разработка пакета стандартов по управлению информацией и документацией в организации 31 17 14 10 4 12 3 9 3 6 30 10 20 12 8 36 180 3 100 Х 80 Х 48 Х 32 Х Х 4 5 6 7 Контроль Общая трудоёмкость часы з. е. 38

39 Предмет, содержание и задачи курса Количество часов по учебному плану (заочная) Виды учебной работы, трудоёмкость (в часах) Аудиторные занятия Самостоятельная Лабораторные 13 2 Правовые основы стандартизации 14 12 2 1 1 3 Международные, региональные и национальные организации по проблемам стандартизации в управлении документами Законодательное и нормативное регулирование управления документами в зарубежных странах 15 12 3 1 2 15 12 3 2 1 14 12 2 1 1 15 12 3 2 1 13 12 1 1 9 108 85 14 8 6 - 3 Х Х Х 4 5 Исторические аспекты развития унификации и стандартизации документов в России 6 Современные стандарты России по вопросам информации и документации 7 Разработка пакета стандартов по управлению информацией и документацией в организации Контроль Общая трудоём-кость часы з. е. Лекционные 13 Всего Предмет, содержание, задачи изучения дисциплины Раздел, тема п/п работа 1 № Всего Групповые

Предмет, содержание и задачи курса 40 Учебно методическое и информационное обеспечение дисциплины Основная литература 1. Заика И. Т. Документирование системы менеджмента качества: Учебное пособие. – М. : «Кнорус» , 2010. 2. Белобрагин В. Я. Основы технического регулирования: Учебное пособие. – М. : РИА «Стандарты и качество» , 2008. 3. Техническое регулирование: Учебник/Под ред. В. Г. Версана, В. Г. Элькина. – М. : ЗАО «Издательство «Экономика» , 2008. 4. Делопроизводство: Учебник для вузов / Под общей редакцией Т. В. Кузнецовой. М. : МЦФЭР, 2006.