ДИСЦИПЛИНА «ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ» занятие «ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ НА ДОКУМЕНТЫ »
У ч е б н ы е ц е л и: 2 1. Сформировать представление об особенностях документационного обеспечения работы ОУ. 2. Раскрыть состав и назначение реквизитов, требования к разработке и оформлению документов У подлежащие разработке Основные вопросы, ч е б н ы е в о п р о с ы: (исследованию): 1. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов (в т. ч. формуляр-образец и требования к бланкам документов) 2. Назначение, содержание и оформление реквизитов
ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ Документ полифункционален (удовлетворяет различные общественные и личные потребности). Среди функций документа выделяются общие и специальные Общие функции документа : информационная, (документ создается для фиксации, сохранения и распространения информации); социальная (документ порожден той или иной социальной потребностью); коммуникативная (средство связи между элементами общественной структуры); культурная (средство закрепления и передачи культурных традиций). Специальные функции документа: управленческая (средство (инструментом) управления); правовая (средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений); функция исторического источника, (12 -14%). 4
Состав реквизитов организационно-распорядительных документов Требования к оформлению различных служебных документов определяется: - Законом РФ «О техническом регулировании» для обеспечения технической и информационной совместимости; - ФЗ от 20 февраля 1995 года № 24 -ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации”; - ГОСТом Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ; Конкретные правила и требования устанавливают: -ГОСТ Р 6. 30 -2003 «УСД. УС ОРД. Требования к оформлению документов» ; - Общероссийские классификаторы… 1 деятельность любой организации сопровождается созданием документов 2 оформление документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность УД 3
СИСТЕМЫ И ВИДЫ ДОКУМЕНТАЦИИ Система организационнораспорядительной документации Организационные Учредительн ые Система плановой документации Система отчетной документации Распорядительные документы Справочноинформацио нные При коллегиальном управлении В и д ы Система справочной документации д о к у м е н т о в Устав организации Постановле ние Программа Доклад Положение об организации и др. Решение и др. План Донесение Докладная записка и др. При единолично м управлении Планкалендарь Отчеты Справочноаналитическ ие Положение о структурном подразделени и Директива Расписание Баланс Акт Должностная инструкция Приказ График и др. Анкета и др. Справка Регулирующи е Правила и др. Распоряжени е и др. Протокол Сводка и др. 4
СИСТЕМЫ И ВИДЫ ДОКУМЕНТАЦИИ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ: - организационно-распорядительной документации (учредительные, регулирующие документы и распорядительные документы –постановления, решения, приказы, распоряжения и др. ), - плановой документации (программа, перспективный план, календарный план, график и др. ), - отчетной документации (доклады, донесения, сводки, отчеты и др. ), - справочной документации (акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень, доклад и др. ) 4
Состав реквизитов документов (начало) по ГОСТ Р 6. 30 -2003 РЕКВИЗИТ документа - «обязательный информационный элемент оформления официального документа» (ГОСТ Р 51141 -98) 01 – Государственный герб Российской Федерации [Б]; 02 – герб субъекта Российской Федерации [Б]; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) [Б]; 04 – код организации [Б]; 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица [Б]; 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) [Б]; 07 – код формы документа; 08 – наименование организации [Б]; 09 – справочные данные об организации [Б]; 10 – наименование вида документа [Б]; 11 – дата документа [Б] [*]; [Б] – реквизит для бланка документа; [*] – реквизит для отметки 4
Состав реквизитов документов (продолжение) Реквизит документа позволяет установить источник, полноту информации, степень ее достоверности, принадлежность и др. параметры материального носителя информации 12 – регистрационный номер документа [*]; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа [*]; 14 – место составления или издания документа [Б]; 15 – адресат [*]; 16 – гриф утверждения документа; 17 – резолюция [*]; 18 – заголовок к тексту [*]; 19 – отметка о контроле [*]; 20 – текст документа [Б] [*]; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; [Б] – реквизит для бланка документа; [*] – реквизит для отметки 4
СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ (ОКОНЧАНИЕ) 25 – оттиск печати; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 –идентификатор электронной копии документа. Примечание. Пометкой [Б] отмечены реквизиты, используемые для изготовления бланков документов, пометкой [*] – реквизиты, для размещения которых на бланке проставляются отметки. Помимо установленных стандартом используются и другие устойчивые отметки (реквизиты) – «Гриф секретности» , «Подлежит возврату» , «Экземпляр №» , «Взамен разосланного» , «Разослать» «Категория срочности» и др. 4
11 Классификация реквизитов документов Общепринятой классификация реквизитов документов нет Обязательные и дополнительные ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ : наименование организации – автора Д. , наименование вида Д. (УФД), заголовок к тексту, текст Д. , дата Д. , рег. номер Д, подпись, визы, отметка об исполнении Д. …. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ: остальные реквизиты (осн. – Типовая И. ) По функциональному предназначению другие РЕКВИЗИТЫ: - бланка и ограничительные отметки(01 -15, 18); - определяющие юридическую силу Д. (08, 10 -12, 16, 20, 22, 23, 25) ; - отражающие обработку и движение документа (13, 15, 17 -19, 21, 24, 26 -30) (осн. -авт. уч. Т. В. Кузнецова) Например: Перечень реквизитов определенного вида документа
ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА 9 Разработка и оформление многих документов, как правило, осуществляется на бланке (продольного и углового варианта ) Бланк Д. стандартный лист бумаги, содержащий набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа Виды бланков Формуляр Д. набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной Формуляр-образец Д. модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты последовательности общий бланк, бланк конкретного документа, кроме письма, бланк письма вида
ФОРМУЛЯР распоряжения (продольный бланк) ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ Дата документа Место составления или издания документа Регистрационный номер документа ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ ТЕКСТ ДОКУМЕНТА Констатирующая часть: причины, основания, цели издания распоряжения. Распорядительная часть: В целях… 1. Установить… 2. Провести… (распоряжения о выполнении мероприятий, сроки выполнения, место, ответственный за исполнение, какие сведения и в какой форме представить) ПОДПИСЬ (наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи) Отметка об исполнителе Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 13
ФОРМУЛЯР указания (угловой бланк) Наименование организации Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ Дата документа Регистрационный номер документа Место составления или издания документа Заголовок к тексту документа ТЕКСТ ДОКУМЕНТА Констатирующая часть: причины, основания, цели составления документа. Слово - «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» Распорядительная часть: указания о выполнении необходимых мероприятий, сроки выполнения, какие сведения и в какой форме представить, ответственный за исполнение Отметка о наличии приложения Подпись (наименование должность, личная подпись, расшифровка подписи) Отметка об исполнителе Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 13
Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов ЭМБЛЕМА Открытое акционерное общество КСИМАР Клязьминская ул. , 12/1, Москва, 127413 Телефон 446 -61 -91 Факс 446 -41 -42 ОКПО 0000, ОГРН 000000 ИНН/КПП 00000/00000 ______№______ На № _____от_____ 4
ТИПОЛОГИЯ ДОКУМЕНТОВ По содержанию документа По НИОКР По ПРОИЗВОДСТВУ По МАРКЕТИНГУ … По способу отображения информации ТЕКСТОВЫЕ ГРАФИЧЕСКИЕ Изобразительные ПО МАТЕРИАЛЬНОМУ НОСИТЕЛЮ Д О К У М Е Н Т Ы На бумаге На магнитном носителе На фотопленке На кинопленке ПО МЕСТУ РАЗРАБОТКИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИСХОДЯЩИЕ ВНУТРЕННИЕ ПО СРОЧНОСТИ ИСПОЛНЕНИЯ (представления) Срочные Внесрочные ПО СПОСОБУ ПЕРЕДАЧИ Письма Телеграммы Телефонограмм ы Телексы Факсограмм ы ПО ОГРАНИЧЕНИЮ ДОСТУПА Секретные Несекретные ПО СТЕПЕНИ ПОДЛИННОСТИ Подлинники Копии Дубликаты ПО СРОКАМ ХРАНЕНИЯ Постоянного хранения Долговременного хранения Временного хранения 13
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 13 ПО СОДЕРЖАНИЮ – по НИОКР, маркетингу; производству и др. ; ПО СПОСОБУ ОТОБРАЖЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ – текстовые (приказы, инструкции и др. ); графические (карты, графики, схемы, таблицы и др. ), изобразительные (фото-, кинодокументы); ПО МАТЕРИАЛЬНОМУ НОСИТЕЛЮ – на бумаге, магнитном носителе, фото- и кинопленке и т. п. ; ПО МЕСТУ РАЗРАБОТКИ и использования – исходящие, входящие и внутренние; ПО СРОЧНОСТИ ИСПОЛНЕНИЯ (представления) – срочные и внесрочные; ПО СПОСОБУ ПЕРЕДАЧИ – письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др. ; ПО ОГРАНИЧЕНИЮ ДОСТУПА – секретные и несекретные; ПО СТЕПЕНИ ПОДЛИННОСТИ – подлинники (первый или единичный экземпляр документа), копии (факсимильные или свободные) и дубликаты (копия официального документа); ПО СРОКАМ ХРАНЕНИЯ – документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения;
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Гриф утверждения документа (реквизит 16) 13 Процедура утверждения оформляется либо единолично руководителем, либо изданием распорядительного документа или УТВЕРЖДЕНО приказом начальника Главного управления лицензирования и контроля от 23. 08. 2008 № 342 УТВЕРЖДЕН протоколом Совета Университета от 07. 09. 2008 № 43 ИЛИ УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Шведов Л. Т. Шведов 14. 07. 2008
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Подпись (реквизит 22) 13 Право подписи документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей (справочные Д. могут быть подписаны исполнителем (автором) Д. ) В состав реквизита "подпись" входит наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет личная подпись, инициалы и фамилия Генеральный директор Ларичев А. Д. Ларичев Главный бухгалтер Журавлева Л. Д. Журавлева Коммерческий директор ЗАО "Сирена" Романов Н. Ф. Романов (допускается центровка) Особенности подписи исполняющим обязанности – ио но не «за» или «косая черта»
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Гриф согласования документа (реквизит 23) 13 Проекты Д. , подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются может быть оформлено протоколом согласования или справкой, или грифом согласования (ниже всех подписей слева ) СОГЛАСОВАНО Начальник Управления административного и финансового обеспечения Лужин Ф. М. Лужин 20. 09. 2008 СОГЛАСОВАНО Письмо министра связи от 30. 11. 2005 № 12/34 -09
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Визы согласования документа (реквизит 24) 13 когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату Начальник юридического отдела Ганичев М. Л. Ганичев 05 09. 2008 Начальник юридического отдела Замечания прилагаются Ганичев М. Л. Ганичев 05 09. 2008
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Заголовок к тексту (реквизит 18) 13 во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А 4 должен быть кратким и точно передавать смысл текста, грамматически согласован с названием вида Д. Например: ПРИКАЗ (о чем? ) О создании структурного подразделения ПРОТОКОЛ (чего? ) заседания ученого совета АКТ (о чем? ) О выделении к уничтожению документов располагают слева над текстом документа (или по центру), отступив от надписей бланка 2 -3 межстр. интервала, печатают через один интервал, точку в конце заголовка не ставят
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Резолюция (реквизит 17) 13 составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения пишется от руки на первом листе Д. , указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции Лукашину Т. Р. Прошу подготовить смету и проект договора к 30. 07. 2008 10. 07. 2008 Иванов Практикуется составление резолюции и в виде отдельного Д.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Отметка об исполнителе (реквизит 27) содержит информацию о должностном лице, которое подготовило документ размещается на лицевой стороне последнего листа Д. на 2 -4 интервала ниже реквизита "подпись" от левого поля (на оборотной стороне последнего листа ) Например: И. И. Сидоркин 709 -44 -23 или Илья Ильич Сидоркин 709 -44 -23 Отметка носит справочный характер 13
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Отметка о наличии приложения (реквизит 21) 13 для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым Д. размещается в документе после окончания текста (через 2 -4 интервала), выше реквизита "подпись" Если в тексте даны названия приложений Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если в тексте приложения упомянуты, но не названы Приложение: 1. Договор оказания услуг на 4 л. в 2 экз. 2. Смета расходов. . . на 3 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать
ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА 11 Формы: в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм Таблица ПЕРЕЧЕНЬ сведений (числовых данных), приведенных в определенную систему и расположенных по графам Связный текст ВКЛЮЧАЕТ грамматически и логически согласованную И. об управленческом действии. Используется при составлении положений, уставов, правил, писем, всех видов распорядительных Д, протоколов, актов, докладных и объяснительных записок Анкета ИСПОЛЬЗУЕТСЯ при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. В анкете часть информации будет постоянной
ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА Требования к тексту Д. в виде связного текста Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Допускается составление текстов Д. (положения, инструкции, доклады, отчеты, приказы и др. ) в виде отдельных разделов, которые могут подразделяться на пункты, подпункты и др. (нумеруются арабскими цифрами) Д. федеральных органов исп. власти могут состоять из нескольких глав, которые в свою очередь делятся на пункты и подпункты (нумеруются римскими цифрами) 13
ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА Требования к тексту Д. в виде связного текста Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Допускается составление текстов Д. (положения, инструкции, доклады, отчеты, приказы и др. ) в виде отдельных разделов, которые могут подразделяться на пункты, подпункты и др. (нумеруются арабскими цифрами) Д. федеральных органов исп. власти могут состоять из нескольких глав, которые в свою очередь делятся на пункты и подпункты (нумеруются римскими цифрами) 13
ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА 13 Требования к тексту Д. в виде связного текста требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность И. - краткость, точность, рацион. построения, логичность изложения, простота стиля. (в рус. языке - 600 тыс. слов, имеющих 7 млн. значений; в упр. Д. исп. значительно меньше ) применяют деловой стиль - с широким применением устойчивых языковых формул, т. е. языковых оборотов, который должен иметь нейтральный тон используют сокращенные слова и словосочетания, которые позволяют уменьшить объем текста и ускорить его восприятие
Скачать презентацию ДИСЦИПЛИНА ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ занятие ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ
Документы ревизиты.ppt