ДИСЦИПЛИНА «Основы документационного обеспечения управления» Тема 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ – ОСНОВА ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ Лекция «ВВЕДЕНИЕ В ДИСЦИПЛИНУ» Лекция «СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ ДОУ »
У ч е б н ы е ц е л и: 1. Раскрыть цели и задачи дисциплины, требования к уровню освоения дисциплины 2. Раскрыть сущность ДОУ, эволюцию системы делопроизводства, правовую и нормативно-методическую базу делопроизводства, организацию СДОУ. У ч е б н ы е в о п р о с ы: 1. Цели и задачи дисциплины, требования к уровню освоения дисциплины. 2. Сущность и содержание ДОУ. Эволюция системы государственного делопроизводства. 3. Правовая и нормативно-методическая база делопроизводства. 4. Организация службы документационного обеспечения управления 2
Сеть “ 1 С-ТРС” ОТДЕЛ юридическая, справочная и коммерческая информация Зарубежный партнер СОВРЕМЕННАЯ ФИРМА СОТРУДНИК ОТДЕЛ БУХГАЛТЕРИЯ ДИРЕКТОР Телекоммуникационная PC М О Д Е М СОТРУДНИК М О Д Е М X. 2 5 ОТДЕЛ сервер ЛВС Сеть SPRINT командированный сотрудник ТЕЛЕФОННАЯ СЕТЬ ОБЩЕГО ПОЛЬЗОВАНИЯ ФАКС-АППАРАТ коммерческий директор Партнер СЕТЬ ИСКРА Р Е Л К О М ГОРОДСКОЙ ФИЛИАЛ ИНОГОРОДНИЙ ФИЛИАЛ сервер ЛВС
Источники и литература по дисциплине Федеральные законы - от 27. 07. 2006 № 149 -ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // СЗ РФ. 2006. J 6 31(ч. 1). Ст. 3448. - от 27. 12. 2002 № 184 -ФЗ "О техническом регулировании"// СЗ РФ. 2002. № 52. Ст. 5140; 2005. № 19. Ст. 1752. -от 22. 10. 2004 № 125 -ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" // СЗ РФ. 2004. № 43. Ст. 4169; 2006. № 50. Ст. 5280. от 21. 1996 № 129 -ФЗ "О бухгалтерском учете" // СЗ РФ. 1996. № 48. Ст. 5369; 2006. № 45. Ст. 4635. - от 01. 06. 2005 № 53 -ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" // СЗ РФ. 2005. № 23 - от 29. 07. 2004 № 98 -ФЗ "О коммерческой тайне" // РГ. 2004. 5 авг. ; 2006. 22 дек. - и другие 4
Источники по дисциплине 5 - ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Утв. Пост. Госстандарта России от 27. 02. 1998 № 28. - ГОСТ Р 6. 30 -2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утв. Пост. Госстандарта России от 03. 2003 № 65 -ст. - Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Утв. Пр. Главархива СССР от 23. 05. 1988 № 33. М. : Главархив СССР, 1991. - Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК 011 -93). Утв. Пост. Госстандарта России от 30. 12. 1993 № 229. - ОКПДТР—Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016 -94). Утв. Пост. Госстандарта России от 26. 12. 1994 № 367. - Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Минкультуры России от 08. 11. 2005 № 536 // РГ. 2006. 7 февр.
Литература по дисциплине 6 1. Быкова Т. Л. , Вялова Л. М. , Санкина Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под ред. . Т. В. Кузнецовой. М. : МЦФЭР, 2007. 560 с. 2. Галахов В. В. , Корнеев И. К. и др. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. М. : "ТК Велби", Проспект, 2006. 456 с. 3. Кузнецов С. М. Делопроизводство на компьютере. М. : ЗАО «Бизнес-школа "Интел-Синтез"» , 2000. 232 с. 4. Кузнецова Т. В. , Санкина Л. В. , Быкова Т. А. Документационное обеспечение управления: Учебник. М. : МЦФЭР, 2007. 432 с. 5. Стенюков М. В. , Кузнецова О. А. Составление документов на компьютере: Практич. пособие. М. : Приор, 6. Чуковенков А. Ю. , Янковая В. И. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6. 30 -2003. М. : Проспект, 2004.
Сущность и содержание документационного обеспечения управления (ДОУ) С УЩНОСТЬ 7 ДОУ Делопроизводство; документационное обеспечение управления, - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141 - 98) Цель ДОУ (1) - документальное закрепление соответствующей (управленческой) информации Цель ДОУ (2) своевременное и полное обеспечение работы органов управления (менеджмента) необходимой документацией
Сущность и содержание документационного обеспечения управления (ДОУ) Содержание (задачи) ДОУ СПЕЦИАЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ в процессе деятельности ОУ ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ - предоставление ОУ необходимой документации; - документальное закрепление управленческой информации; - организация и осуществление движения документов (документооборота) и др. -разработка документов, закрепляющих управленческую информацию; -учет и рассылка документов в организации; -продвижение документов по инстанциям и исполнителям; - доведение документов до ОУ и должностных лиц; - контроль исполнения документов; -хранение документов (оперативное, архивное) и др. 8
9 ПРИНЦИПЫ ДОУ должно организовываться и осуществляться на основе принципов УД (менеджмента), а также строиться на общих и специальных принципов делопроизводства ОБЩИЕ: - оперативности и своевременности; - адекватности и достоверности документируемой информации; - оптимальности (рациональности) документируемой информации; - стандартизации и унификации документируемой информации; - учета и сохранности и др. СПЕЦИАЛЬНЫЕ: - построения информационносправочной работы в организации; - организации регистрации документов и др.
10 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОУ Организацию ДОУ необходимо рассматривать в двух аспектах – функциональном и структурном Функциональный аспект организации ДОУ Прерогатива вышестоящих организаций - создание документов в соответствии с полномочиями организации; - систематизация документов и их унификация; -установление и закрепление единых форм, единых требований к реквизитам документов; -организация экспедиции документов по их доставке (ведомства); -упорядочение обработки и движения документов в организации; -создание ИПС документов в организации; организация контроля исполнения и др. В каждой организации -упорядочение документооборота; -организацию контроля исполнения документов; -организацию подготовки документов к передаче в архив; -совершенствование работы с документами
Организация ДОУ Структурный аспект организации ДОУ Структурная организация службы - управление делами – в федеральных органах исполнительной власти (министерствах); -общий отдел ДОУ, канцелярия - в органах местного самоуправления ; -отделы ДОУ - на различных предприятиях, в организациях ; -секретарь или специально назначенное лицо в структурных подразделениях 11
Эволюция системы делопроизводства 1 этап Делопроизводство в Древнерусском государстве 1 этап 12 Приказное делопроизводство нач. XVIII-нач. XIX вв 2 этап Система коллежского делопроизводства XIX– нач. XX вв 3 этап Система министерского делопроизводства XIX – нач. XX вв 4 этап История управления и делопроизводства в 1917 -1941 гг 5 этап История управления и делопроизводства в 1945 -2000 гг
учебный вопрос 13 Нормативно-методическая база делопроизводства Нормативно-методическую базу делопроизводства в определенной мере формируют нормативные правовые документы: законодательные акты РФ, указы и распоряжения президента РФ, постановления Правительства РФ, а также правовые акты федеральных органов исполнительной власти по ДОУ; государственные стандарты на документацию; общероссийские классификаторы техникоэкономической и социальной информации;
14 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА Методическая база делопроизводства Типовые инструкции по делопроизводству; -Инструкции по делопроизводству и др. Стандарты на УСД, классификаторы и др. Документирование УД ГСДОУ Организация работы с док-ми Типовая инструкция по делопроизводству … и др. Служба ДОУ; авт. и мех. работы НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКУЮ БАЗУ СОСТАВЛЯЮТ (вывод): - документы, определяющие методы, способы, порядок и правила осуществления ДОУ и деятельности организации в целом; -документы по труду и охране труда (основания для определения затрат времени на выполнение работ по делопроизводству, расчета численности персонала, создания благоприятных условий деятельности и т. п).
учебный вопрос 15 Организация службы документационного обеспечения Понятие службы документационного обеспечения управления (СДОУ) необходимо рассматривать с двух сторон. С одной стороны, она представляет некоторую структурную организацию ДОУ; собой с другой стороны, служба ДОУ выступает как управленческая деятельность, заключающаяся в осуществлении документооборота в процессе управления организацией
Функции службы документационного обеспечения 16 функции организационного, технологического, контрольного и методического характера: разработка, внедрение и ведение табеля и альбома УФД, а также внесение в них изменений; осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов; организация рассмотрения и подготовки к докладу документов; контроль за правильностью оформления документов; регулирование хода исполнения документов; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов; организация изготовления, копирования и размножения документов; разработка и проектирование бланков документов; разработка номенклатуры дел, обеспечение хранения дел; организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; организация контроля за работой с документами; экспертиза ценности документов; консультирование по вопросам ДОУ;
17 Организация службы ДОУ как разновидности УД СДОУ представляет собой законченный технологический цикл работы с документами Факторы, определяющие организацию по ДОУ: функции ДОУ и объем работ по каждой из них; масштаб организации т. е. количество структурных подразделений, их размещение, общая численность л/с, число уровней принятия решений, нормы управляемости); принятая система ДОУ; уровень механизации и автоматизации документационных процессов и др. Цикл работы с документами: экспедиционную обработку доставку документов; и регистрацию документов и учетносправочную работу; контроль документов; за исполнением формирование, оформление, хранение и использование дел; издание распорядительной документации организации; машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов
Организация СДОУ: наименование и структура служб ДОУ 18 1)устанавливается в соответствии с принадлежностью к определенной группе организаций; 2)определяется ее целями, задачами и функциями Наименования служб Управление делами; Отдел ДОУ; Канцелярия; Секретарь (должностное лицо) Структурные элементы служб Экспедиция, группа учета и регистрации документов, группа контроля исполнения, отдел писем, машинописное и копировальномножительное бюро, архив, протокольная служба, отдел рационализации делопроизводства Должностные лица служб - Руководители (управления делами, канцелярии, отдела ); - Специалисты (архивист, методист, инспектор); - Технические исполнители (экспедиторы, делопроизводители, машинистки ) задачи и функции служба ДОУ выполняет во взаимодействии с другими подразделениями и службами организации (юридической, фин. , персонала и др. )
Рефераты 19 1. Регламентация делопроизводства в законодательных актах дореволюционной России. 2. Службы делопроизводства в учреждениях дореволюционной России. 3. Технология обработки документов в учреждениях России (XVI-XVII в. , XVIII в. , XIX в. ) 4. Рационализация делопроизводства в учреждениях России в XIX начале XX в. 5. Направления рационализации делопроизводства в 1920 -е гг. 6. Анализ инструкции по делопроизводству (ДОУ) (на примере инструкций конкретного учреждения). 7. Анализ должностных инструкций работников службы ДОУ (на примере инструкций конкретного учреждения). 8. Анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) (на примере конкретной организации). 9. Организация работы канцелярии учреждения (на примере конкретного учреждения). 10. Современные проблемы нормативной регламентации делопроизводства. 11. Организация документооборота учреждения (на конкретном примере) и основные направления его совершенствования.
Рефераты 12. Анализ документооборота учреждения (на примере конкретного учреждения). 13. Организация регистрации документов (на примере конкретной организации). 14. Методы организации контроля за исполнением документов при традиционном делопроизводстве (на примере к учреждения). 15. Автоматизация регистрации документов. 16. Автоматизированные системы контроля за исполнением. 17. Организация работы с обращениями граждан в государственных учреждениях. 18. Методика составления номенклатуры дел учреждения. 19 Проблемы экспертизы ценности документов в делопроизводстве. 20. Классификационные справочники в делопроизводстве: проблемы разработки и применения. 21. Опыт организации работы с документами за рубежом. 22. Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства. 20
Скачать презентацию ДИСЦИПЛИНА Основы документационного обеспечения управления Тема 1 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
МИУ 1 ОДОУ.ppt