Дисциплина История делопроизводства Лекция 6 Системы специальной документации

Дисциплина История делопроизводства Лекция 6 Системы специальной документации в учреждениях России XVI-начала XX в. Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел. 8 -926 -278 -53 -64, адрес эл. почты mav 68@rambler. ru

2 Документация бухгалтерского учета Простая система бухгалтерского учёта v в бухгалтерском учете применялась простая система учета хозяйственной деятельности v в учреждении обычно велась одна книга, в которой записывались операции по всем направлениям хозяйственной деятельности v в XVI в. для отдельных видов операций заводятся самостоятельные книги + Не сложна по своему построению - Учитываются отдельные стороны хоз. Деятельности, а общий результат посмотреть было нельзя

3 Документация бухгалтерского учета Двойная система бухгалтерского учёта Луки Пачиолло v возникновение двойной системы бухгалтерского учета относится еще к XI в. и связано с деятельностью итальянских банков v к началу XVIII в. двойная система бухгалтерского учета получила теоретическую разработку и широкое применение во многих западноевропейских странах Особенностью двойной системы бухгалтерского учета и ее преимуществом перед простой является то, что эта система дает возможность иметь представление не только об отдельных сторонах хозяйственной деятельности учреждения или предприятия, но и об общих результатах этой деятельности на тот или иной промежуток времени

4 Документация бухгалтерского учета Двойная система бухгалтерского учёта Бухгалтерски е книги Журнал Главна я Журнал — это основная книга, в которой регистрируются все виды операций в хронологической последовательности, по времени их свершения с указанием дат и суммы оборота. Главная книга – это книга, в которой записываются все виды операций в систематической последовательности, по дебету и кредиту корреспондирующих счетов

5 Документация бухгалтерского учета Двойная система бухгалтерского учёта Статья Баланс на 1 января _______ года Актив Пассив Руб. Коп. Статья Руб. Коп. Оборудование 3000 — Первоначальный капитал 5000 — Материалы 2000 — Прибыль 3000 — Товары 8000 — Кредиторы 1000 — Дебиторы 2000 — Наличный капитал 6000 — Итого 15000 — Итого

6 Документация бухгалтерского учета Общий счетный устав Ø в 1848 г. был издан «Общий счетный устав» , который излагал общие правила учета в государственных учреждениях и счетные уставы по отдельным министерствам Ø устав определил задачи учета и систему учетных и счетных книг и требования, предъявляемые к ним Счётные книги Бухгалтерские книги • для учета денежных средств и «материальных капиталов» • «настольные реестры» — приходо-расходные журналы • «дневные кладовые записки» — журналы для учета прихода и расхода • должны были давать точные сведения о состоянии всех капиталов учреждения в целом и его частей по отдельным счетам

7 Документация бухгалтерского учета Двойная система бухгалтерского учёта начало XX вв. Большое внимание в теоретических работах уделяется технике учета — механизации массовых объектов хозяйственных операций В начале XX в. за рубежом в бухгалтерский учет внедряются свободные листы и карточки как наиболее совершенные способы учета, применяется метод копирования — воспроизводство однотипных счетных документов и счетных записей. Появился новый вид учета — копиручет (1905 г. )

8 Документация статистического учета Статистический учет XVI—XVII вв. Статистический учет — это количественный учет массовых явлений В отличие от бухгалтерского учета статистический учет связан с фиксацией однородных, типичных явлений общественной жизни Писцовые книги • содержат чаще всего описания городов Дозорные книги • представляли записи результатов проверки жалоб населения дозорщиками, когда та или иная местность подвергалась разорению Переписные книги • содержали общие подворные переписи населения, которые были предприняты в 1646 г и в 1678 г. Приправочные книги • представляли списки с писцовых, дозорных и других книг и документов XVI в, которые давались писцам XVII в для справок

9 Документация статистического учета Статистический учет XVIII в. Метрические книги • для учета бракосочетания, рождения и смертности населения, вели в церквях Ревизские сказки • для учета населения в целях более полного налогового обложения Статистический учет начало XIX в. Основными статистическими источниками для изучения хозяйственной жизни в России были отчеты губернаторов о состоянии губерний, обзоры министерств, отчеты департаментов

10 Документация статистического учета Статистический учет конец XIX – XX вв. Основными видами документов статистического обследования при хозяйственных переписях были подворные карточки, поселенные бланки, описания частновладельческих хозяйств. Земская статистика создала новую табличную форму обработки материала. Применялись простые таблицы, которые давали только статистическое описание зарегистрированных единиц (двор, хозяйство),

11 Дипломатическая документация XVII– XVII вв. Договорные грамоты Взмётные, размётные, складные грамоты Опасные и проезжие грамоты Наказы Статейные списки • международные договоры • акты объявления войны • Давало право на проезд по территории государства • инструкции послам • доклад о деятельности за границей посола правительству

12 Дипломатическая документация XVIII вв. трактаты и договоры соглашения по общим вопросам ноты заявления или запросы, направляемые иностранному правительству конвенции соглашения по отдельным вопросам мемуары мемуары носили более деловой характер и составлялись по отдельным вопросам письма адресовались на имя канцлера или вицеканцлера по различным текущим вопросам инструменты различные приложения к договорам реляции донесения непосредственно императору по наиболее важным политическим вопросам депеши депеши срочные донесения с места службы и посылались с курьерами или по почте

13 Дипломатическая документация XIX в. агреман • согласие испрашиваемое у государства для назначения лица на пост дипломатического работника верительная грамота • письмо императора выдаваемое послу для предоставления государственных интересов в другом государстве личные ноты • писались от имени представительства и адресовались министерству Система документов МИД сборники ( «наряды» ) однородных документов, объединенных хронологическим или корреспондентским признаками; «досье» , составленные из разнородных документов по одному вопросу; коллекции, объединявшие всю входящую переписку министерства за один день.

14 Военная документация XVI – XVII вв. боярские книги разряды полковые и сотенные списки, «десятни» «строельные» книги • именные списки бояр, окольничих, думных дворян, стряпчих, «начальных людей» в полках • ведомости распределения служилых людей по категориям • войсковые списки дворян и детей боярских • содержащие сведения о экономическом характере городов

15 Военная документация XVIII в. патенты начин, паспорта и аттестаты личные документы военнослужащих табели, списки, ведомости учет численности личного состава воинских частей реляции указания лично военачальникам приказы, ордера, предписания распоряжения подчиненным лицам Генеральны й регламент 1720 г. рапорта, донесения, письма текущая служебная переписка воинские уставы

16 Военная документация XIX в. «Учреждении для управления большой действующей армии» 1812 г. «Положение о сокращении переписки в войсках» 1834 г. Состав полковой канцелярии а) «журналы входящих и исходящих бумаг» ; б) «алфавит дел и бумаг» ; в) «высочайшие» приказы, приказы начальствующих лиц и постановления; г) книга приказов по полку; д) алфавитные списки офицеров и рядовых; е) формулярные и кондуитные списки чинов; ж) списки умерших женатых рядовых; з) книги комиссариатские, провиантские; и) особый журнал «переменам вообще до полка относящимся» .

17 Военная документация конец XIX – XX вв. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. Употребление вида документа зависело от инстанции, в которую он посылался: в высшую — рапорт, в равную — отношение, в низшую — предписание. Распоряжения начальствующих лиц объявлялись приказами, приказаниями, предписаниями, наставлениями (инструкциями). В приказах объявлялись общие распоряжения по войсковой части и по личному составу, наряды по части, приговоры судов и т п. Приказаниями оформлялись распоряжения частного характера. Предписаниями передавались распоряжения, касавшиеся отдельных военнослужащих. В наставлениях излагались указания, служившие развитием общих законоположений или распоряжений.

18 Судебная документация XVIII в. Генеральным регламентом 1720 г. «Учреждениями для управления губерний» 1775 г. q инициативный документ – челобитная, объявление, документ постановление. q допросы обвиняемых или истцов, «сказки» (запись устных допросы сказки показаний свидетелей), клятвенные обещания, экстракты обещания экстракты (краткое изложение существа дела) – материалы следствия

19 Судебная документация XIX в. «Общий указ гражданским губернаторам» 1837 г. Судебные дела Уголовные • извещения или донесения о каких-либо признаках преступления, • жалобы потерпевшего, • донос с явным обвинением определенного лица в преступлении, • доношения лиц прокурорского надзора. Гражданские

20 Судебная документация конец XIX – начало XX вв. «Правил Министерства юстиции о судоустройстве гражданском и уголовном в судебных местах прежнего устройства» 1865 г. упразднялось так называемое «коллежское письмоводство» . Оно было заменено «одноличным делопроизводством» , при котором в каждом документе давалось не полное повторение, а лишь краткое изложение предшествовавшей переписки.

21 Коммерческая документация — это договоры, контракты, документация соглашения, заключенные между лицами и учреждениями. Циркуляр • письмо, которым возникающее учреждение извещало о своем открытии Вексель • долговое обязательство об уплате определенному лицу определенной суммы денег в определенный срок Адвизы • уведомительные письма Аккредитивы • рекомендательные и кредитивно-рекомендательные письма Доверенности и полномочия • документы, на основании которых одно лицо дает другому право совершать что -либо за него или от его имени

22 Коммерческая документация «Коммерческие письма должны составляться с соблюдением безусловной вежливости и полнейшего приличия даже в тех случаях, когда вследствие недоразумений или каких-либо иных причин, стороны имеют полное основание быть недовольными одна другою» С. М. Барац