ДИСЦИПЛИНА «Документационного обеспечения управления

ДИСЦИПЛИНА «Документационного обеспечения управления в налоговых органах» Практическое занятие: «ТЕХНОЛОГИЯ РАЗРАБОТКИ ИНФОРМАЦИОННОГО ДОКУМЕНТА РУКОВОДИТЕЛЯ НАЛОГОВОГО ОРГАНА»

Первый учебный вопрос: Технология разработки письма руководителя налогового органа

Состав реквизитов письма руководителя Код Название реквизита Вид документа реквизита (Письмо) 03 Эмблема организации + 04 Код организации; + 05 Основной государственный + регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 06 идентификационный номер + налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 Наименование организации + 09 Справочные данные об организации; 11 Дата документа 12 Регистрационный номер документа; + 15 Адресат + 18 Заголовок к тексту + 20 Текст документа + 21 Отметка о наличии приложения + 22 Подпись + 23 Гриф согласования документа + 24 Визы согласования документа +

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Наименование организации 08 - наименование организации Наименование организации

09 - справочные данные Справочные данные об организации об организации Справочные данные об организации

04 - код организации;

05 - основной государственный ОГРН 1027739260427 регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; ОГРН 1027739260427

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код ИНН/КПП 7715004824/772501001 причины постановки на учет (ИНН/КПП); ИНН/КПП 7715004824/772501001

28. 10. 2008 11 - дата документа 28. 10. 2008

12 - регистрационный № 10245825 номер документа № 10245825

13 - ссылка на регистрационный номер На № ______ от _____ и дату документа На № ______ от _____ На № _____ от _____

15 - адресат Генеральному директору ЗАО "Термика" Генеральному директору ЗАО "Термика" Генеральному директору ЗАО "Термика"

Пример бланка письма с угловым расположением 24 реквизитов Адресат (15) 03 Открытое акционерное общество 08 КСИМАР Клязьминская ул. , 12/1, Москва, 127413 09 Телефон 446 -61 -91 Факс 446 -41 -42 Kcimar@list. ru 04 л/с 0001234442221 ОКПО 0000 05 ОГРН 000000 ИНН/КПП 00000/00000 06 ______№_____ На № _____от_____ 11, 12 13

Эмблема ФНС Наименование организации Справочные данные об организации Дата, номер документа ссылка на регистрационный номер и дату документа Заголовок к тексту Текст документа

Требования к тексту делового письма Текст письма может состоять из следующих частей 1. обращение; 2. вступление; 3. основное содержание текста; 4. заключение; 5. заключительные этикетные формулы.

Требования к тексту делового письма Строго официальный характер носит обращение по должности: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр! Официальный характер носит и форма обращения по фамилии. Уважаемый господин Попов! Уважаемая госпожа Дежнева! Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству или только имени: Уважаемый Владимир Петрович! Уважаемая Елена Павловна! Уважаемый Сергей! При обращении к особо важным персона следует использовать обращения: Глубокоуважаемый господин председатель! Глубокоуважаемый господин Михайлов! Глубокоуважаемый Андрей Васильевич! При обращении к группе работников или всему коллективу организации: Уважаемые господа! Господа! При обращении к лицам одного профессионального круга: Уважаемые коллеги!

Требования к тексту делового письма Вступление Во вступлении формулируется цель письма или объясняется причина его написания с тем, чтобы установить связь между тем, что уже известно адресату, и тем, что автор намерен ему сообщить. Во вступлении может содержаться: - ссылка на документ, связанный с темой письма (нормативный, организационный, распорядительный, договорный и др. ); - описание факта, события, сложившейся ситуации.

Требования к тексту делового письма Основное содержание текста Содержится описание ситуации, послужившей поводом для составления письма, высказываются мнения, приводятся доказательства, необходимые для формулировки заключительной части – просьба, предложения, требования, напоминания и др. Если в основной части письма описываются какие-либо события, то факты излагаются в хронологической последовательности. Тема письма может быть подвергнутых подробному рассмотрению по частям (отдельно или в их взаимосвязи) и в целом. Приводятся при необходимости аргументы, логически подводящие к заключительной части. Заключение является итоговой частью письма и представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т. п.

Требования к тексту делового письма Заключительные этикетные формулы Письмо завершается устойчивыми в языковом отношении фразами, выражающими надежду на дальнейшее сотрудничество, развитие отношений или сожаление в случае ограниченных возможностей адресата или адресанта, например: Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Надеемся на развитие наших отношений на взаимовыгодной основе. Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением. К заключительным этикетным фразам относится и фраза «С уважением» , которая печатается под текстом и отделяется от названия должности запятой, например: С уважением, Генеральный директор Личная подпись О. Н. Крылов Заключительная фраза «С уважением» используется только в том случае, если деловое письмо начинается с обращения «Уважаемый …!» .

Задание 2 Разработать оперограмму движения информационно-справочного документа Замести Старший Руковод Начальни Структу Юридич тель инспектор Технологическая Исполн итель к службы рные еский руковод службы операция итель организ делопроиз подразд отдел ителя делопроиз ации водства еления водства 1. Подготовка проекта акта 2. Передача 3. Согласование 4. Доработка проекта…………

Состав реквизитов документов (продолжение) 26 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 – код формы документа по ОКУД; 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации; 10 – наименование вида документа; 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа;

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ (ОКОНЧАНИЕ) 4 25 – оттиск печати; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 –идентификатор электронной копии документа. Помимо установленных стандартом используются и другие устойчивые отметки (реквизиты) – «Гриф секретности» , «Подлежит возврату» , «Экземпляр №» , «Взамен разосланного» , «Разослать» «Категория срочности» и др.