Дисциплина Документационное обеспечение управления Лекция 8. 1 Основные виды работы с документами Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел. 8 -926 -278 -53 -94, адрес эл. почты mav 68@rambler. ru
Первый учебный вопрос ПРИЕМ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ, ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТАВКИ ДОКУМЕНТОВ 2
Прием и первоначальная обработка 3 поступающих документов: Кто осуществляет: Специальное подразделение службы ДОУ - экспедиция Работник службы ДОУ секретарь руководителя Централизация обработки документов в экспедиции позволяет: q организовать работу с применением различных средств организационной техники; q обеспечить своевременную, в день поступления, обработку поступающих документов и передачу их в соответствии с маршрутными схемами прохождения; q проводить ежедневный учет количества обрабатываемых документов; q организовать доставку документов курьером.
Работы по обработке поступающей 4 корреспонденции 1. Проверяются правильность доставки корреспонденции и целостность упаковки. 2. Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Не подлежат вскрытию конверты и бандероли Ø с пометкой «лично» , Ø адресованные общественным организациям Ø корреспонденция, содержащая документы на машинных носителях.
Работы по обработке поступающей 5 корреспонденции 3. Определяется необходимость сохранения упаковки (конвертов). Конверты сохраняются и скрепляются с документами в следующих случаях: q если получена доплатная корреспонденция; q если на документах нет обратного адреса q если на документах не проставлена дата (или она не совпадает) и ее можно установить только по почтовому штемпелю; q если только по дате почтового штемпеля возможно определить, соблюдены ли сроки отправки документов и др.
Работы по обработке поступающей 6 корреспонденции 5. Проставляется отметка о получении (реквизит 29) на первом листе документа в правом нижнем углу. В эту отметку согласно ГОСТ Р 6. 30 -2003 входят порядковый номер и дата поступления (при необходимости - часы и минуты). ООО «Вымпел» 12. 01. 2011 № 1234 12 ч 40 мин
Работы по обработке поступающей 7 корреспонденции 6. Производится сортировка документов и невскрываемой корреспонденции по адресатам - структурным подразделениям организации. Если в адресате документа нет указания структурного подразделения, а есть только наименование организации, это означает, что он будет передан в службу ДОУ, как и документы, адресованные руководителю и его заместителям.
Работы по обработке поступающей 8 корреспонденции 7. Организуется доставка документов адресатам. Это осуществляется либо курьером, либо представители структурных подразделений. Документы передаются под расписку в журнале, где экспедиция заносит данные о количестве передаваемых документов с указанием их собственных регистрационных номеров и авторов.
Второй учебный вопрос ОРГАНИЗАЦИЯ РАССМОТРЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 9
Цели предварительного рассмотрения документов: 10 q установления маршрута движения конкретного документа; q оперативного доведения документов до конкретного исполнителя; q определения необходимости регистрации отдельных видов документов; q формирования информационнопоискового массива.
При предварительном рассмотрении 11 выделяют документы следующим образом: документы, подлежащие рассмотрению руководством организации Группы документов: Ø документы из органов законод. и исполн. власти, из вышестоящей организации и др. ; Ø документы, направляемые на исполнение в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства; Ø документы, не требующие регистрации; Ø документы, решение которых не входит в компетенцию организации, возвратить их отправителям или отправить по назначению; обращения граждан Если в организации есть специальное подразделение по работе с указанными документами, то они могут сразу из экспедиции передаваться в это подразделение.
12 Дополнительные операции выполняемые в ходе предварительного рассмотрения 1. к поступающему документу подбираются дополнительные материалы. 2. Если в документе отсутствует заголовок, в его тексте подчеркивают или выделяют наиболее важные фразы, отражающие основные мысли автора документа. 3. готовят для руководителя проект резолюции на отдельном листе формата А 6, подкалывая его к документу. Если руководитель согласен, он подписывает резолюцию и проставляет дату.
Третий учебный вопрос РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 13
Регистрация документов 14 определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате
Цели регистрации 15 v придать юридическую силу документу v организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам. Регистрации подлежат: 1. все внутренние документы, 2. все отправляемые 3. некоторые входящие документы. К документам неподлежащим регистрации относятся : q поздравительные телеграммы и письма, q рекламные документы, q сводки и информация, присланная в копиях для сведения и др.
16 Документы могут регистрироваться: v в журналах; v на регистрационно-контрольных карточках (РКК) с помощью печатающих устройств; v на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, т. е. с использованием компьютерных технологий. основной принцип регистрации однократность. Это означает, что документ в организации должен быть зарегистрирован один раз, у него должен быть только один регистрационный номер, присвоенный организацией, независимо от того, в каком структурном подразделении он регистрировался.
17 Регистрационный номер Первым в составе любого регистрационного номера указывается порядковый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается с начала делопроизводственного года. Только порядковый номер документа в регистрационном номере присваивается документам, если они формируются в дела, в заголовках которых есть название вида документов.
18 Регистрационный номер В том случае, когда при формировании документов в дела необходимо ориентироваться на содержание документа и другие дополнительные данные, регистрационный порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре, который указывает место хранения документа, т. е. подразделение и номер дела в этом подразделении. служба ДОУ в день поступления это был 155 -й по счету документ это порядковый номер дела в этой службе, куда после исполнения будет подшит документ 155/01 -17 На ответном документе вторая часть регистрационного номера должна соответствовать второй части регистрационного номера документа-запроса.
Регистрационный номер 155/01 -17 Реквизит 12 Регистрационный номер 155/01 -17 19 Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные. Наиболее рационально применение буквенных обозначений при ведении делопроизводства по обращениям граждан, при регистрации которых к порядковому номеру добавляют первую букву фамилии исполнителя. Регистрационный индекс совместного документа, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, например № 235/187.
20 Обязательный минимум реквизитов регистрации в регистрационных формах 1. 2. 3. 4. 5. автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; номер документа, дата поступления; номер поступления, заголовок документа или его краткое содержание; 6. резолюция; срок исполнения; 7. отметка об исполнении; 8. отметка о направлении документа в дело. 9. дата и номер государственной регистрации, 10. расписка исполнителя о получении документа, 11. количество листов документа, 12. количество приложений, 13. отметка об исполнителе, 14. промежуточные сроки исполнения, 15. перенос сроков исполнения и др
21
Регистрация документов с помощью 22 регистрационно-контрольных карточек Справочные или информационные картотеки используются для регистрации документов и их дальнейшего поиска. Для каждой регистрируемой группы документов должна быть отдельная картотека. При этом для различных групп можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.
Регистрация документов с помощью 23 регистрационно-контрольных карточек Автоматизированная форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения. Оно может быть установлено на персональном компьютере или быть сетевым. Сведения о документе вводятся в электронную регистрационноконтрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программах различается. Многие из них позволяют самостоятельно добавлять для регистрационных карточек определенной регистрируемой группы документов дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.
Классификаторы документа 1. 2. 3. 4. 5. 24 Классификатор видов документов. Этот классификатор используется при заполнении такого реквизита РКК, как «наименование вида документа» . Классификатор корреспондентов включает в себя перечень названий организаций, учреждений, предприятий. С помощью классификатора корреспондентов заполняется реквизит РКК «Автор» . Классификатор вопросов деятельности организации включает в себя перечень вопросов деятельности. С помощью данного классификатора заполняется реквизит РКК «Заголовок документа или краткое содержание» . Классификатор структурных подразделений организации разрабатывается на основе организационных документов: устава (положения) организации, утвержденной структуры и штатного расписания, положений о структурных подразделениях. Индексы структурных подразделений используются присвоении документу регистрационного номера и заполнении показателей РКК - «Номер и дата документа» , «Номер и дата поступления документа» Классификатор исполнителей. Как правило, в такой классификатор включаются фамилии заместителей руководителей, руководителей структурных подразделений.
Четвёртый учебный вопрос 25 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА
Справочные карточки 26 Информационно-справочная работа организуется с помощью справочных картотек. в организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам: q по корреспондентскому; q по географическому; q по предметно-вопросному; q по структурному; q по номинальному; q по алфавитному.
Корреспондентский и географический 27 признаки используются в том случае, если у организации есть большая подведомственная сеть подчиненных ей организаций или она ведет переписку со значительным числом постоянных корреспондентов. Предметно-вопросный признак Карточки систематизируются в соответствии с рубриками классификатора вопросов деятельности организации. Тематическая кодификационная картотека ведется не в службе ДОУ, а в юридической службе организации.
Структурный признак 28 В какой-то мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует тематическую картотеку, только без той степени детализации, которая присуща тематической картотеке. Номинальный признак Используется для создания информационно-справочного массива по документам, регистрация которых осуществлялась в пределах одного вида. Это, как правило, внутренние документы самой организации и распорядительные документы других организаций.
29 Алфавитный признак широко используется при организации делопроизводства по обращениям граждан. Буква русского алфавита, являясь рубрикой такой картотеки, представляет собой первую букву фамилии автора жалобы.
Справочные карточки РКК на неисполненные документы 30 РКК на сполненные документы После заполнения РКК распределяются : 1 -й и 2 -й экз. РКК вместе с документом отправляются исполнителю; 1 -й экз. с распиской исполнителя о получении возвращается в подразделение по учету и регистрации службы ДОУ и устанавливается в регистрационную картотеку, рубриками которых являются названия месяцев года; 2 -й экз. РКК остается в структурном подразделении и устанавливается в картотеку структурного подразделения; 3 -й экз. РКК передается в контрольную службу и устанавливается там в контрольно-сроковую картотеку по сроку исполнения; 4 -й и 5 -й экз. РКК устанавливаются в справочных картотеках подразделения службы ДОУ по учету и регистрации.
Автоматизированный информационно- 31 поисковый массив Современные системы управления базами данных позволяют быстро выдавать справки по любому из показателей РКК или по их комбинации. Поиск сведений может осуществляться как по документам текущего делопроизводственного года, так и по архивной базе данных. Справочные сведения могут выводиться на экран, могут распечатываться в виде РКК.
Пятый учебный вопрос КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 32
Контроль исполнения документов 33 по ГОСТ Р 51141 -98 определяется как совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Функция контроля - одна из важнейших управленческих функций, в осуществлении которой принимают участие как работники службы ДОУ, так и руководители всех уровней.
Кто осуществляет контроль руководители всех уровней 34 специально уполномоченные лица или специальное контрольное подразделение Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей.
35 Основные этапы постановки на котнроль v получение данных постановки документа на контроль; v проверка своевременности доведения контрольного документа до всех исполнителей; v получение информации о ходе исполнения и регулирование при необходимости хода исполнения; v снятие документа с контроля с одновременной проверкой правильности оформления; v обобщение результатов контроля исполнения, составление аналитических справок (сводок) о состоянии исполнительской дисциплины.
Большинство документов, срок исполнения которых не определен в специальных нормативных актах, должно исполняться в течение 10 36 дней - это типовые сроки исполнения. Типовой регламент внутренней организации фед. органов исп. власти утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 v v v поручения, содержащие указание "срочно", "незамедлительно", подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения; поручения, содержащие указание "оперативно" предусматривают 10 дневный срок исполнения поручения; если срок исполнения не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания; запросы, поступающие в соответствии с законодательством РФ из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней; обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты их регистрации.
К или контроль 37 Срок исполнения входящих документов должен исчисляться с момента поступления документа в организацию. Сроки исполнения внутренних документов исчисляют, как правило, с момента доведения их до исполнителей. На левом поле контрольного документа на уровне заголовка предусмотрено проставление реквизита 17 «Отметка о контроле» в виде буквы «К» или слова «контроль» .
38 Для ведения контроля в ручном режиме используют контрольносроковую картотеку, разделенную на 33 ячейки. Ячейки контрольносроковой картотеки, отделенные друг от друга разделителями, обозначаются цифрами: с 1 -й по 31 -ю ячейки - это дни текущего месяца; 32 -я ячейка - для карточек на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц (месяцы); 33 -я ячейка - для карточек на документы, срок которых истек в предыдущем месяце.
39 Проверка хода исполнения в соответствии с ГСДОУ должна проводиться: q по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год; q по заданиям следующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; q по заданиям текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока. q Если задание должно быть исполнено в срок от 2 до 10 дней, проверка хода исполнения осуществляется чаще, как правило, раз в 2 - 3 дня.
Снятие документа с контроля 40 Исполнитель обязан предоставить в контрольную службу следующие документы: 1. Контрольный документ с проставленным в левом нижнем углу реквизитом 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» . 2. Ответный документ или любое другое документированное подтверждение исполнения. ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении; слова «В дело» , номер дела, в котором будет храниться документ.
Анализ исполнительской дисциплины41 в текущем месяце Анализируются и обобщаются в виде справки (сводки), содержащей следующую информацию: q общее количество документов (заданий), находящихся в момент составления сводки в работе у исполнителей; q количество документов, выполненных с опережением сроков, в срок, с нарушением сроков; q количество неисполненных документов с указанием выходных данных этих документов.
Автоматизированный контроль исполнения документов 42 строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и изданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
Шестой учебный вопрос ОРГАНИЗАЦИЯ ОТПРАВКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 43
44 Перечень работ Проверяются правильность оформления комплектность исходящих документов. и Проводится сортировка документов по видам почтового отправления и по адресатам. Осуществляется адресование конвертов вкладывания документов в конверт). Проводится фальцевание документов, т. складывание документа и вложение его в конверт. (до е. Осуществляется заклеивание конвертов. Производится взвешивание корреспонденции с помощью почтовых весов для определения стоимости почтового отправления. Проставляются стоимость отправления, дата отправки и обратный адрес организации. Доставляется корреспонденция в почтовое отделение связи.
Электронная почта 45 Системы электронной почты делятся на глобальные Для работы с электронной почтой используют почтовые клиенты (Outlook Express, Microsoft Outlook, The Bat) и почтовые Webинтерфейсы, расположенные на почтовых веб - серверах (http: //mail. ru/, http: //www. hotmail. ru/. корпоративные (ведомственные) Системы корпоративной электронной почты: Microsoft Mail; СС: Mail; 1 С: Электронная почта С помощью Microsoft Mail можно осуществлять следующие операции: q получать и отправлять электронные сообщения; q передавать файлы, созданные в других программах MS Office; q хранить сообщения в специальных электронных папках; q осуществлять быстрый поиск необходимых сообщений; q распечатывать сообщения.
Скачать презентацию Дисциплина Документационное обеспечение управления Лекция 8 1 Основные
През ДОУ Л-7.1.ppt