Дисциплина Документационное обеспечение управления Лекция 8. 1 ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел. 8 -926 -278 -53 -94, адрес эл. почты mav 68@rambler. ru
Первый учебный вопрос НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 2
3 Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
Для чего предназначена номенклатура дел 4 схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия
Общие требования к номенклатуре 5 охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации; раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения; конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов; систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
Разновидности номенклатуры дел 6 Виды номенклатур типовые примерные конкретные Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Составление номенклатуры 7 предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач Нормативные и нормативно-методические документы • Государственная система документационного обеспечения управления • Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ • Основные правила работы ведомственных архивов • Типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения • Перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение
Разработка номенклатуры дел определение круга документов для включения в номенклатуру оформление и удостоверение номенклатуры дел составление заголовков дел определение системы индексации и установление индексов дел разработка классификационной схемы номенклатуры определение сроков хранения дел 8
Определение круга документов для 9 включения в номенклатуру Номенклатура дел Документы организации Документы руководства и структурных подр-ний Документы временных органов Внешние документы Документы неоконченные Не включаются в номенклатуру печатные издания дела по вопросам, продолжающи мся более 1 -го года
Составление заголовков дел 10 Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др. ), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т. д.
Составление заголовков дел Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. 11
Составление заголовков дел 12 Термин документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу.
Составление заголовков дел 13 при указании корреспондента нужно учитывать: v Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диабетических препаратов» . v Если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары» . v Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в математической олимпиаде» . v В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос: «Переписка об организации международной конференции "Женщины и бизнес"» .
Составление заголовков дел 14 особенности заголовков дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию v При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г. » . v Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Месячные отчеты об отгрузке товаров» . v В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10 -ф)» .
Разработка классификационной схемы 15 определяется на основе учета организационно-структурного построения порядок расположения заголовков в номенклатуре дел организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами
Разработка классификационной схемы 16 Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. В этом случае разделами сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы — это общественные организации или органы, действующие на общественных началах.
Определение сроков хранения дел 17 Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации. Типы перечней Типовые Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения Перечень документов, подлежащих приему в государствен ные архивы Ведомственные Перечень НТ документации, подлежащей приему в гос. архивы
Определение сроков хранения дел 18 негосударственные коммерческие организации могут пользоваться справочным пособием «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» 1 год Постоянные 3 года Временные 5 лет Сроки хранения 10 лет 15 лет и т. д.
Индексация дел 19 Индексы дел – условные обозначения, присваиваемые делам. Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03. В средних и крупных организациях в сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например: дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс « 03» в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером « 2» (02) 03— 02
Порядок оформления и удостоверения 20 номенклатуры дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.
Порядок оформления и удостоверения 21 номенклатуры дел Название раздела Индекс дела Заголовок дела Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статьи по Перечню 01 -02 Устав фирмы Пост. , ст. 37 01 -03 Штатное расписание Примечание ЭК По срокам хранения Всего В том числе переходящих Постоянного 8 1 Временного (свыше 10 лет) 14 6 Временного (до 10 лет включительно) 25 Итого 47 7
Второй учебный вопрос ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 22
Формирование дела 23 называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.
Правила формирования дел 24 В небольших организациях дела формируются и хранятся централизованно у работника, отвечающего за делопроизводство. В крупных учреждениях и организациях дела формируют в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
Работа по формированию дел 25 распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам) расположение документов внутри дел в определенной последовательности оформление обложек дел
Оформление обложки Индекс дела 26 Полное наименование организации Заголовок дела Срок хранения
Принципы систематизации документов в делах 27 Вопросный (вопросно-логический) принцип • документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса Хронологический принцип Алфавитной принцип • При систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т. д. Нумерационный принцип • группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, и т. д. )
Специфика систематизации 28 различных категорий документов распорядительные документы • формируют в дела по видам документов и по хронологии. Приказы по основной деятельности и по л/с группируют отдельно; протоколы • группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам; переписка • группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом; плановые и отчетные документы • следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления; документы в отчетах • следует располагать в такой последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения;
Специфика систематизации 29 различных категорий документов финансовые денежные документы в личных делах • группируются по номерам; • внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; • заявление о приеме на работу; • анкета, листок по учету кадров; • автобиография; документы об образовании; • выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; • дополнение к личному листку по учету кадров; • дополнение к личному листку по учету поощрений; • справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.
Общие правила систематизации документов в делах 30 в дела подшиваются только исполненные документы до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т. д. в дело включаются документы в одном экземпляре документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами
Правила формирования дел Толщина каждого дела не должна превышать 30 -40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. 31
Третий учебный вопрос ХРАНЕНИЕ ДЕЛ 32
Правила хранения дел 33 v Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках. v Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. v На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа. v Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.
Правила хранения дел 34 Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию. Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней описи.
Правила хранения дел 35
Скачать презентацию Дисциплина Документационное обеспечение управления Лекция 8 1 ОРГАНИЗАЦИЯ
През ДОУ Л-8.pptx