Дисциплина Документационное обеспечение управления Лекция 6. 1 ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел. 8 -926 -278 -53 -94, адрес эл. почты mav 68@rambler. ru
2 Аспекты, которые необходимо учитывать при создании службы ДОУ : Технический аспект Юридический аспект продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами установление в соответствующих документах статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями
Организационные проблемы 3 • выбор оптимальной организационной формы работы с документами; • разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства; • определение должностного и численного состава службы делопроизводства; • регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций; • выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация; • рациональная организация рабочих мест и условий труда; • повышение квалификации сотрудников службы.
Организационные формы работы с документами 4 Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения или одного сотрудника. В них выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
Организационные формы работы с документами 5 Децентрализованная форма Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности.
Организационные формы работы с документами 6 Смешанная форма самая распространенная. При этом часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация и др. ) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
Типовые организационные структуры 7 службы делопроизводства Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений: • секретариат; • инспекция при министре; • канцелярия. Управляющий делами президента Владимир Кожин
Типовые организационные структуры 8 службы делопроизводства Канцелярия создается на государственных предприятиях, в НИИ, проектноконструкторских организациях, ВУЗах. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел): v по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, v по учету и регистрации документов, v по контролю за сроками исполнения документов, v по работе с обращениями граждан, v по созданию документов, v копировально-множительное бюро, v архив.
Типовые организационные структуры 9 службы делопроизводства Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
10 цель службы делопроизводства организация, руководство, координация, контроль реализация работ по документационному обеспечению и Задачи службы делопроизводства постоянное совершенствование форм и методов работы с документами обеспечение единого порядка организации работы с документами документирования, сокращение документооборота; разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ;
Функции службы ДОУ 11 1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации. 2. Разработка и проектирование бланков документов. 3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов. 4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. 5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов. 6. Контроль за правильностью оформления документов. 7. Регулирование хода исполнения документов. 8. Организация изготовления текстов документов. 9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел. 10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан. 11. Организация контроля за работой с документами в структурный подр. 12. Разработка мероприятий по совершенств. форм и методов работы с док. 13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации. 14. Организация работы архива учреждения. 15. Повышение квалификации работников службы. 16. Организация рабочих мест труда сотрудников службы делопроизводства.
Функции структурных подразделений 12 Секретариат структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Выполняет следующие типовые функции: q предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих документов; q подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование; q организация и документационное обслуживание совещаний; q бездокументное обслуживание руководителей.
Функции структурных подразделений 13 Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции: Ø подготовка проектов нормативнораспорядительных документов руководства органа местного управления, писем, справок; Ø анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним; Ø организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности; Ø прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение.
Функции структурных подразделений 14 Отдел рационализации делопроизводства Его функции: ü разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии ДОУ; ü разработканормативно-методического обеспечения делопроизводства; ü разработка сборников типовых текстов; ü разработка классификационных справочников; ü организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы ДОУ и др. специалистов.
Функции структурных подразделений 15 Экспедиция специализированный участок, осуществляющий прием и отправку документации. Выполняет: q прием поступающих документов, распределение по структ. подр. ; q доставку документов в структ. подр. ; q обработку, упаковку и отправку отправляемых документов; q количественный учет поступающих и отправляемых документов. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет: v регистрацию вход. , исход. и внутр. документов; v формирование и ведение справочно-информационного массива; v контроль за оформлением и составлением исход. и внутр. документов
Функции структурных подразделений 16 Группа контроля выполняет: v контроль за сроками исполнения документов; v контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя; v анализ исполнительской дисциплины; v информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений. Группа писем ведет: q прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан; q подготовку обращений к рассмотрению; q контроль за сроками подготовки ответных документов; q извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений; q формирование и хранение дел с документами по обращениям; q анализ и обобщение результатов рассмотрения документов; q организацию приема граждан по личным вопросам рук. орг.
Функции структурных подразделений 17 Копировально-множительное бюро выполняет: ü копирование текстов; ü тиражирование текстов документов; ü подготовку рекламной продукции и т. п. Архив осуществляет: q прием от стр. подр. обработанных и подготовленных к хранению дел; q учет, систематизацию, хранение и организацию использования док. ; q контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в стр. подр. ; q подготовку дел к передаче на гос. ранение.
Скачать презентацию Дисциплина Документационное обеспечение управления Лекция 6 1 ОРГАНИЗАЦИЯ
През ДОУ Л-6.1.ppt