Дисциплина Документационное обеспечение управления Лекция 5. 3 СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ И КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел. 8 -926 -278 -53 -94, адрес эл. почты mav 68@rambler. ru
Первый учебный вопрос СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ 2
3 К справочно-информационные документам относятся: 1. 2. 3. 4. 5. документы, обеспечивающие деловую переписку • служебное письмо, • телеграмма, • телефонограмму протокол; докладную записку; справку; заявление, предложение, жалобу; сводку, заключение, отзыв и др.
4 Служебное письмо обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. q Оформляется на бланке писем q Формат А 4 или А 5(если письмо менее семи строк) q Структура текста письма: Введение Основная часть Заключение объясняются причины составления письма излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения формулируется основная цель письма
Служебное письмо 5 q Текст письма излагается от первого лица множественного числа, например: Просим предоставить данные об итогах приема на 2003/2004 учебный год. q Объем письма не должен превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу. q В письмах А 5, отсутствует заголовок. q В письме, которое составляют в ответ на, должен быть заполнен реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер документа и дату документа» . q Служебное письмо подписывается руководителем организации или его заместителями, или руководителями тех структурных подразделений, которым предоставлено право подписи в пределах их компетенции.
Телеграмма: 6 обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по телеграфу. • Правила оформления телеграммы установлены Минсвязи РФ. • Телеграмму оформляют на чистых листах бумаги или на специальных бланках.
Телеграмма: реквизиты 7 указание 1. Телеграмма должна быть напечатана четко, без категории помарок, на одной стороне телеграфного телеграммы бланка установленной формы, прописными буквами, без отметка о виде абзацев, через два интервала, без переноса слов. телеграммы 2. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и телеграфный адрес получателя предлогов, если при этом не искажается содержание: (в частности, отрицание «не» текст опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: адрес отправителя • точка - ТЧК • запятая - ЗПТ • двоеточие - ДВТЧ • кавычки - КВЧ 3. Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Оттиск печати Сочетание изрегистрационный допускается только в цифр и букв дата номер заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов. С УВЕДОМЛЕНИЕМ
Телефонограмма: 8 обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Ø Ø Ø Ø Ø Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование организации - автора телефонограммы; наименование должности и фамилии, имени и отчества сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; наименование вида документа - телефонограмма; дата подписания телефонограммы; регистрационный номер отправляемой телефонограммы; текст; подпись; адресат, в который входит наименование организации, куда передается телефонограмма (включая при необходимости должность и фамилию того руководителя, кому адресована телефонограмма); фамилия того сотрудника, который принял телефонограмму; время принятия.
Телефонограмма: 9
10 Телефонограмма: правила оформления v В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов. v Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. v Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, по которым телефонограмма должна быть передана. v Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи. v Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
Протокол: 11 документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протоколы могут быть трех видов: краткие - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения; полные - содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников; стенографические - весь ход заседания записывается подробно.
12 Протокол: дата заседания Регистрационным индексом протокола является порядковый номер заседания Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос Вводная часть Основная часть Подписи председателя и секретаря с расшифровкой
13 Акт: документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т. д. ). Регистрационный номер Дата события Заголовок текста (Чего? ) Место составления Вводная часть Констатирующая часть Подписи членов комиссии Подписи проверяемого
Докладная записка: 14 документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресат принять определенное решение. Информационная докладная записка информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер которого руководителю известен. Отчетная докладная записка - должна информировать руководителя о завершении работы или о ходе выполнения указаний, планов и т. д.
15 Докладная записка : Наименование организации автора письма Заголовок текста это дата Регистрационный номер Адресат Место составления Вводная часть Резюмирующая часть Подпись руководителя с расшифровкой
Справка: 16 документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. В справках личного характера описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица. В справках служебного характера приводится информация по тем или иным направлениям деятельности организации.
Заявление: 17 это просьба о разрешении того или иного вопроса, касающегося осуществления представленных работнику или гражданину прав: на труд, отдых и т. д. Адресат Автор Текст Дата Подпись
Сводка 18 это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований к оформлению реквизитов по ГОСТ Р 6. 30 -2003. Текст сводки, как правило, приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию - руководителем или заместителями руководителя.
Заключение, отзыв 19 документы, содержащие мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. 1. Заключение составляется на чистом листе бумаги. 2. Заголовок должен содержать указание документа или вопроса, на который составлено заключение. 3. Текст состоит из двух частей: в первой части приводятся краткое изложение вопроса, анализ основных положений, общая оценка документа или вопроса. Во второй - излагаются собственные предложения и замечания. 4. Заключение подписывает специалист – составитель документа.
Перечень, список, номенклатура: 20 документы, содержащие систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или других одноименных понятий, составленных в целях распространения на них определенных норм и требований.
Второй учебный вопрос КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ 21
22 К документам по личному составу : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. заявление соискателя о приеме на работу; резюме; приказы по личному составу (увольнение, принятие на работу, перевод сотрудников); личные карточки формы Т-2; характеристика работника; автобиография работника; трудовой договор; личное дело сотрудника организации.
23 Заявление соискателя о приеме на работу краткую письменную просьбу, содержащую: адресат наименование вида документа данные о заявителе (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, если автор является сотрудником предприятия, или полный домашний адрес и телефон, если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением); Приложение: 1. Анкета на 2 л. в 1 экз. 2. автобиография 1 л. в 1 экз. 18. 10. 2011 дата подпись Отметка о приложениях Текст с указанием наименования структурного подразделения предприятия, должности и желаемой даты приема на работу
24 Резюме это документ, содержащий краткие (основные) биографические данные о соискателе. Рекомендуемыми реквизитами резюме являются: а) сведения об адресате (располагаются в левом верхнем углу листа на один-два интервала ниже его края, наименование вакансии целесообразно выделить прописными буквами или полужирным шрифтом) Образец К сведению руководства компании "Вега" при рассмотрении соискателей на вакансию "Менеджер по продажам"
25 Резюме: оформление б) наименование документа (слово "резюме", напечатанное прописными буквами, располагается двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизита "Сведения об адресате", с выравниванием по центру, без абзацного отступа); в) заголовок к тексту документа (включает фамилию, имя, отчество соискателя в родительном падеже, располагается на один межстрочный интервал ниже наименования документа); Образец РЕЗЮМЕ Иванова Ивановича
26 Резюме: оформление г) текст документа (излагается в вышеуказанной последовательности, разделы нумеруются арабскими цифрами с точкой, располагается на один-два межстрочных интервала ниже заголовка к тексту, могут выделяться полужирным шрифтом или подчеркиванием. В целях экономии места допускается оформлять текст без абзацного отступа с полуторным межстрочным интервалом шрифтом 10— 12 кегля); д) подпись соискателя (с указанием даты, личной подписи и ее расшифровки, располагается на один интервал ниже). Образец 24. 10. 2011 И. И. Иванов
Резюме: структура текста 27 1. персональные сведения (место рождения, дата рождения, паспортные данные, семейное положение, почтовый адрес, телефон и т. д. ); 2. сведения об образовании (места учебы, перечисленные в обратной хронологической последовательности, ученые степени и звания с указанием даты их присвоения); 3. сведения о трудовой деятельности (места работы и занимаемые должности, перечисленные в обратной хронологической последовательности, краткое описание характера выполняемой работы); 4. сведения о профессиональных интересах (проблемы и направления, в области которых хотел бы работать соискатель, цели трудоустройства); 5. дополнительные сведения (знание иностранных языков, иные навыки, имеющее отношение к перспективной профессиональной деятельности, опыт сотрудничества с международными и общественными организациями, наличие дипломов, свидетельств, удостоверений о профессиональной подготовке, сведения о рекомендациях и т. п. ).
Приказы по личному составу: 28 Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу и т. п. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОСВОБОДИТЬ Образец НАЗНАЧИТЬ
Приказы по личному составу: 29 Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество — строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Образец НАЗНАЧИТЬ: ПЕТРОВА Александра Петровича на должность старшего менеджера отдела продаж с 25. 10. 2011 с окладом 40 тяс. Руб. . ПРЕДОСТАВИТЬ: ПЕТРОВУ Александру Петровичу очередной отпуск сроком на 24 рабочих дня с 25. 10. 2011 по 25. 11. 2011. ОСВОБОДИТЬ: ПЕТРОВА Александра Петровича с должности старшего менеджера с 25. 10. 2011 по собственному желанию на основании статьи 80 § 1 ТК РФ. Основание личное 24. 10. 2011 № 12/45 заявление Петрова А. П. от После каждого пункта приказа по личному составу располагается реквизит: "Основание" (личное заявление работника, представление, докладная записка, объяснительная записка, справка — вызов учебного заведения, график отпусков, контракт и т. д. ), причем статья КЗо. Т не входит в реквизит "Основание", а является частью формулировки текста самого.
Приказы по личному составу: 30 В сложных приказах заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др. ), отсутствует или дается в обобщенном виде ( «Поличному составу» ). В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом. Например: 1. ОТПРАВИТЬ В КОМАНДИРОВКУ: 1. 1. Самсонова Игоря Петровича … 1. 2. Борисова Кирилла Ивановича … ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомстата РФ от 05. 01. 2004 N 1 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ"
Личная карточка формы Т-2 31 Разновидности: 1. Личная карточка работника (форма N Т-2) 2. Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т 2 ГС (МС) Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом. Заполняется на весь персонал предприятия (постоянных работников, времен-ных, совместителей и т. п. ). ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомстата РФ от 05. 01. 2004 N 1 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ"
Характеристика работника: 32 тексте характеристики можно который выдает связанные — Вэто официальный документ, выделить логически администрация между собой составные части: предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов 1. Анкетные данные, следующие за названием (поступление в учебные заведения, аттестация на должность и т. п. ). документа, где указывают имя, отчество и фамилию, наименование организации, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год выдающей характеристику рождения, национальность, образование. 2. Данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень должности лица, которому профессионального выдается характеристика, имя, мастерства и т. п. ). 3. Собственно характеристика, т. отчество и фамилия сотрудника; е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, Текст; повышение профессионального уровня, отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений, 4. Заключительная. Она содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики. печать; подпись;
Автобиография работника: v v v 33 В автобиографии обычно указывают: название документа; имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.
Трудовой договор 34 это документированное соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять опреде-ленную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Трудовой договор 35 Общие требования к содержанию и оформлению трудового договора определены гл. 10 и 11 Трудового кодекса РФ. В трудовом договоре указываются: а) фамилия, имя, отчество работника; б) фамилия, имя, отчество работодателя; в) наименование должности работодателя и предприятия, от лица которого он действует, г) условия трудового договора, подразделяемые на существенные и пр.
36 Состав документов, предъявляемых при заключении трудового договора а) паспорт; б) трудовую книжку; в) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; г) документы воинского учета; д) документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.
Личное дело сотрудника организации 37 сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ сведения о сотруднике организации (учреждения). а) анкета; б) автобиография; в) копия документа об образовании; г) трудовой договор (второй экз. ); д) договор о материальной ответственности; е) выписки из приказов о перемещении на другие должности; ж) выписки из документов о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности. з) справки о состоянии здоровья сотрудника; и) справки с места жительства; к) заверенные фотографии сотрудника.
Скачать презентацию Дисциплина Документационное обеспечение управления Лекция 5 3 СИСТЕМЫ
През ДОУ Л-5.3.ppt