Дисциплина Документационное обеспечение управления Лекция 4. 1 Общие требования к оформлению документов и бланков документов Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел. 8 -926 -278 -53 -94, адрес эл. почты mav 68@rambler. ru
2 Первый учебный вопрос ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ ОРД
3
4 ГОСТ 9327 -60 «Бумага. Потребительские форматы»
5 Формат бумаги и размеры полей Размеры полей документов 20 мм 10 мм Основные форматы А 4 (210 297) и А 5 (148 210) Дополнительные форматы A 3 (297 420) и А 6 (105 148)
6 15 КОНТРОЛЬ г. марта 2012 2, 5 1, 5 2 3
7 n n n n Перечень реквизитов ГОСТ Р 6. 30— 2003. 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат;
8 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа.
9 Табуляция - это отступ и выравнивание одновременно 0 1 2 3 4 5 6 7 0 уд 5 уд 16 уд 24 уд 32 уд 40 уд 48 уд 56 уд 0 мм 13 мм 42 мм 62 мм 83 мм 104 мм 125 мм 146 мм
Нулевое положение табулятора наименование организации; справочные данные об орга-ии; наименование вида документа; место составления; дата документа; ссылка на рег. номер и дату доку. ; заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите 22 «Подпись» ; гриф согласования; заверительная надпись «Верно» ; наименование должности лица, заверяющего документ; дата заверения; отметка об исполнении док. и направлении его в дело; второй гриф утверждения док. 10
11 Первое положение табулятора: • начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных). Второе положение табулятора: • регистрационный номер документа; • расшифровка фамилии в первом грифе согласования документа. Третье положение табулятора: • используют при составлении таблиц. Четвертое положение табулятора: • адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке). Пятое положение табулятора: • гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); • второй гриф согласования. Шестое положение табулятора: • расшифровка подписи в реквизите 22 «Подпись» ; • расшифровка подписи в грифе утверждения; расшифровка подписи во втором грифе согласования. Седьмое положение табулятора: • нумерационный заголовок в таблице.
12 Межстрочные интервалы О назначении на должность делопроизводителя ООО «Вымпел» Минюст России n n Департамент информатизации 1. Ответственный – Петров А. П. n В. К. Иванов Реквизиты документов, состоящих из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал строчными буквами. Составные части одного реквизита печатают через 1, 5 -2 межстрочных интервала Реквизит от реквизита печатают через 2 -4 межстрочных интервала
Постоянные реквизиты Пример реквизита Наименование реквизита Государственный герб РФ герб субъекта РФ эмблема организации наименование организации справочные данные об организации 29308305 0286161 7729083294 1087746054615 код организации код формы документа ОГРН ИНН/КПП 13
14 Обязательные реквизиты Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу: n Название автора документа (организация или ее структурное подразделение, работник, чиновник или физическое лицо, которое подписывает документ). n Дата документа. n Название места разработки, издания, принятия или подписания документа. n Подпись Дополнительно для организации: n Название вида документа, за исключением писем n Номер документа
15 Угловое расположение реквизитов Продольное расположение реквизитов
Второй учебный вопрос БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ 16 16
17 17 Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6. 30 -2003.
18 Общий бланк документа 11111 01 Государственный герб РФ; 02 герб субъекта РФ; 03 эмблема организации; 04 код организации; 08 наименование организации; 14 место составления док-та. 11 — дата 12 — регистрационный номер документа.
19 19 Бланк служебного письма 10 «Наименование вида документа» 09 «Справочные данные об организации» 14 «Место составления или издания док-та» 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»
Третий учебный вопрос ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 20
21 Реквизит 01 Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. N 2 -ФКЗ (с изменениями, внесенными Федеральным конституционным законом от 9 июля 2002 г. N 2 -ФКЗ).
22 Реквизит 02 герб субъекта РФ Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется Законом города Москвы от 20 января 1999 г. N 3 "О московской городской символике" и другими нормативными правовыми актами
Реквизит 03 эмблема организации 23 На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак или эмблема. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Гражданским кодексом РФ часть четвертая раздел VII. Права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации от 18 декабря 2006 года № 230 -ФЗ
24 Реквизит 04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). ОКПО 1234567
25 Реквизит 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) ОГРН 1111111 1234567 В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129 ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. ОГРН - это регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 1 июля 2002 г. ) Внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц подтверждается свидетельством, выдаваемым юридическому лицу. ОГРН представляет собой 13 -значный цифровой код
26 Реквизит 06 Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) ИНН/КПП 222222 1234567 ОГРН 1111 Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) - это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. ИНН формируется как цифровой код, состав которого по количеству знаков может быть различным для перечисленных выше лиц, так, для организации это 10 -значный цифровой код, для физического лица - 12 -значный цифровой код.
27 Реквизит 07 Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора. ОКУД 0200200 ОКПО 1234567 ОГРН 1111 ИНН/КПП 222222 ОКПО 1234567
28 Реквизит 08 наименование организации Правительство Москвы Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы) v автора документа, которым может выступать организация, иногда филиал, территориальное представительство или подразде. Министерство труда и социального ление. развития Российской Федерации v реквизит может включать в себя (Минтруд РФ) наименование вышестоящей инс. Правовой департамент танции. ОБЩЕСТВЕННЫЙ ФОНД v наименования приводимые в реквизите, должны соответст «Международный художественный фонд» вовать наименованиям, приве. Генеральный директор денным в учредительных доку. Биржевая пл. , 4, Москва, 103706, К-289, ментах этих организаций, и ОКПО- 02531762, ОГРН - 1027739852534 приводятся в именительном ИНН/КПП - 4145800003/12220000 падеже. _________№________ На №______от________
29 Реквизит 09 Справочные данные об орг-ции nпочтовый адрес; nномер телефона nномера факсов, nсчетов в банке, nреквизиты банка, nадрес электронной почты и др. МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования РОСИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (РГСУ) ул. Оплату. Вильгельма Пика, дом 4, счет № 40603810900071733211 в КБ "Мост-Банк" к/с гарантируем. Наш Москва, 127572, тел. +7 495 748 -67 -77, факс +7 495 748 -67 -78, E-mail: info@rgsu. net ОКПО- 02531762 ОГРН - 1027739852534 ИНН/КПП - 7718084031/771801001 3010181070000705 БИК 044583705 ИНН / КПП 7718084031/771801001 _________№_________ На________от__________
30 Реквизит 10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования РОСИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (РГСУ) _________ №_________
Реквизит 11 Дата документа Датой документа является: nдата его подписания или утверждения, nдля протокола - дата заседания (принятия решения), nдля акта - дата события. 31 Формат: n 05. 06. 2003. n 2003. 06. 05. n 05 июня 2003 г. 05 марта 2012 г. МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования РОСИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (РГСУ) ПРИКАЗ _________ №_________
32 Реквизит 12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. 118/01 -43 МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования РОСИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (РГСУ) ПРИКАЗ 05 марта 2012 г. _________ №_________
33 Реквизит 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа заполняется только в том случае, если составляется ответ на поступившее в организацию письмо. Реквизит содержит сведения о регистрационном номере и дате поступившего из другой организации документа, которые переписываются из его бланка. На №________от________ МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования РОСИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (РГСУ) ул. Вильгельма Пика, дом 4, Москва, 127572, тел. +7 495 748 -67 -77, факс +7 495 748 -67 -78, E-mail: info@rgsu. net ОКПО- 02531762 ОГРН - 1027739852534 ИНН/КПП - 7718084031/771801001 _________№_________
34 Реквизит 14 Регистрационный номер Реквизит употребляется только в общем бланке и бланке конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают только в том случае, когда затруднено его определение по реквизиту 08 «Наименование организации» . г. Москва МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования РОСИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (РГСУ) ПРИКАЗ 05 марта 2012 г. _________ 118/01 -43 №_________
Реквизит 15 Адресат 35 Реквизит сложный, состоит из нескольких составных частей, отделяемых одна от другой 1, 5 -2, 0 межстрочными интервалами. Внутри себя каждая составная часть печатается через один интервал. А. П. Петрову Председателю V. Konyaeva Комитет социальной защиты Ректорам ВУЗовсадоводческого Первая строка реквизита печатается от 4 -го населения Москвытоварищества некоммерческого 10, New Basmannyast. положения табулятора в правом верхнем Ул. Чертановская, 10, кв. «Горизонт» Moscow, 110252, Russia 154 Москва, 113648 Н. П. Николаеву Начальнику Управления Управление профессиональной углу первого листа документа на уровне профессиональной реабилитации инвалидов первой строки реквизита 08. реабилитации инвалидов Максимальное число составных частей Начальнику Управления В. А. Коняевой реквизита «Адресат» включает в себя: n наименование организации; Факс. (495) 261 -12 -65 ул. Новая Басманная, д. 10 Москва, 110252 n наименование структурного подразделения; n должность, инициалы и фамилию (для физ. лица - только инициалы и фамилию); n почтовый адрес.
36 Реквизит 16 Гриф утверждения документа Утверждение документа может проводиться двумя способами: q утверждение должностным лицом (должностными лицами); q утверждение специально издаваемым документом (постановлением, решением, приказом, протоколом). В любом случае гриф утверждения печатается от 5 -го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08. Состоит из нескольких составных частей, которые отделяются друг от друга 1, 5 -2, 0 межстрочными интервалами. УТВЕРЖДАЮ Декан факультета Председательфакультета Приказом ректора РГСУ Декан Комитета социальной защиты № 39 от 15. 10. 2006 населения Москвы О. А. Уржа личная подпись И. К. Петров 15. 10. 2011 личная подпись 15. 10. 2011
Реквизит 17 Резолюция наносится на документ рукописным способом должностным лицом. Резолюция помещается всегда на первом листе документа на любом свободном месте, кроме полей. Резолюция включает в себя: q фамилии исполнителей с их инициалами (кому? ); q содержание поручения (что сделать? ); q срок исполнения (когда? ); q личную подпись должностного лица (без расшифровки Ф. И. О. ); q дату резолюции (дату фактического рассмотрения документа). 37 Чадаевой А. П. Петровой Е. Н. Прошу подготовить проект учебного плана по данной специальности к 01. 08. 2011 личная подпись 15. 10. 2011
Реквизит 18 Заголовок к тексту 38 Должен быть проставлен на всех документах, оформленных на бумаге формата А 4. К тексту документов, оформленных на бланках формата А 5, заголовок можно не составлять. Заголовок к тексту документа включает в себя краткое содержание документа и оформляется перед текстом документа. Если заголовок отвечает на вопрос «о чем? » , «о ком? » , он пишется с прописной буквы; если заголовок увязывается по смыслу с наименованием вида документа и отвечает на вопрос «чего? » , «кого? » , он пишется со строчной буквы. по О поставке товаров личному составу МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ РОСИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (РГСУ) Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования ул. Вильгельма Пика, дом 4, Москва, 127572, тел. +7 495 748 -67 -77, факс +7 495 748 -67 -78, РОСИЙСКИЙ 02531762 ОГРН - 1027739852534 ИНН/КПП - 7718084031/771801001 E-mail: info@rgsu. net ОКПО- ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (РГСУ) _________№_________ ПРИКАЗ 05 марта 2012 г. На________от__________ г. Москва 118/01 -43 №_________
Реквизит 19 отметка о контроле КОНТРОЛЬ К 39 Отметка о контроле представляет собой крупную букву «К» или слово «КОНТРОЛЬ» , которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем.
Реквизит 20 Текст документа n n n n 40 Текст документа составляют на государственном языке РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа печатают отступив 2— 4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» на формате А 4, как правило, оформляется через 1, 5 -2, 0 межстрочных интервала, на формате А 5 - через 1. Допускает печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги. В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами.
41 Реквизит 21 отметка о наличии приложений После текста служебного письма от левого поля (нулевое положение табулятора) пишется слово «Приложение» с заглавной буквы, ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров. Если приложений несколько, то они нумеруются. Отметку о наличии приложения можно оформлять по краткой или по полной форме. Приложение: на 10 л. в 1 экз. в первый адрес. Краткая форма ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Приложение: ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. на 5 л. в 2 экз. Термины Положение о постоянно 1. Утвердить и определения в 3 экз. действующей экспертной РГСУ приказу ректора Полная форма кот 25. 11. 2006 г. № 135 комиссии колледжа (приложение 1). Приложение: Приложение 1 1. Положение об Управлении регионального развития на 5 л. в 1 РГСУ Общие требования к приказу ректора экз. Приложение: Приказ Минобразования от 20. 11. 2005 г. № 155 и 2. Правила подготовки и оформлениявдокументов Управления 135 приложение к нему, всего на 25 л. 1 экз. от 25. 11. 2006 г. № регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
42 Реквизит 22 Подпись В состав реквизита входят: n наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке); n личная подпись; n расшифровка подписи (инициалы и фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Генеральный Медицинского Личная подпись Директор И. о. директорадиректор -Личная подпись. Директор Лечебно-консультативного института центра Председатель коллегии И. И. Иванов А. П. Петров Личная подпись центра «Парацельс» А. К. Аверкин ООО «Вымпел» «Авиценна» зам. директора по науке Ответственный секретарь Личная подпись коллегии личная подпись А. А. Степанов Генеральный директор Личная подпись Директор Генеральный комиссии: Председатель директор ООО «Вымпел» Главный бухгалтер Члены комиссии К. И. Медведев личная подпись А. П. Петров С. П. Филатов Личная подпись Л. А. Румынина Личная подпись А. П. Петров Р. К. Ламкин Личная подпись А. А. Андрианова Личная подпись И. А. Арефьев Доцент кафедры управления персоналом, документоведения Личная подпись А. В. Лаптев и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Личная подпись А. В. Мельничук Личная подпись М. М. Матвеева
43 Реквизит 23 гриф согласования документа Согласование - это предварительное подготовленного документа. Внешнее согласование может проводиться: v согласование с конкретным должностным лицом; v согласование, осуществляемое с помощью другого документа. В состав грифа согласования входят: Ø слово СОГЛАСОВАНО; Ø должностное лицо, с которым согласовывают документ; Ø личная подпись; Ø расшифровки подписи; Ø дата согласования. рассмотрение проекта СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии Начальник Главного планово. Минтруда РФ экономического управления Комсоцзащиты Москвы от 28. 12. 2006 г. № 58 Личная подпись Л. К. Орехова 25. 10. 2006
44 Реквизит 24 визы согласования документа С помощью данного реквизита оформляется внутреннее согласование проекта документа. Виза включает в себя: Юрисконсульт Замечания прилагаю q наименование должности визирующего; Личная подпись Л. В. Рыгалова Главный бухгалтер q личную подпись; Личная подпись Л. В. Рыгалова q расшифровку подписи (инициалы, 25. 10. 2006 фамилию); 25. 10. 2006 q дату визирования.
Реквизит 25 отметка об исполнителе Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Печати бывают двух видов: n гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях); n простая печать. И. о. директора института зам. директора по науке Личная подпись А. К. Аверкин 45
Реквизит 26 отметка о заверении копии Отметка включает в себя: q заверительная надпись «Верно» от нулевого положения табулятора; q наименования должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи; q даты заверения, проставленной под наименованием должности. Верно Начальник канцелярии личная подпись А. А. Архарова 25. 10. 2006 46
Реквизит 27 отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу Чадаева 400 00 74 Чадаева Алла Петровна 400 00 74 Савина Наталья Евгеньевна 406 50 28 экз. 1 - в адресат экз. 2 - в дело 03 -15 экз. 3 - в Управление персоналом 47
Реквизит 28 отметка об исполнении и направлении в дело Отметка включает в себя следующие данные: n ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; n слова "В дело"; n номер дела, в котором будет храниться документ; n личная подпись; Исполнено письмом n дата. от 15. 12. 2000 № 745/01 -13 В дело 01 -03 личная подпись 16. 12. 2000 Вопрос по телефону решен положительно с начальником отдела кадров 30. 11. 2000 Вдело 05 -15 личная подпись 01. 12. 2000 48
Реквизит 29 отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). РЦд. И Вх. № 155 25. 10. 2000 15 ч 20 мин РЦд. И общий отдел Вх. № 431 17. 12. 2000 49 Вх. № 1351 23. 12. 2000 Реквизит 30 идентификатором электронной копии документа Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию: q имя файла; q код оператора; q а также другие поисковые данные. DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV. DOC 158 20 12 2000 DEPARTAMENT- каталог; PRIKAZ- подкаталог; IVANOV. DOC- имя файла; 158 - код оператора; 20 12 2000 – дата создания.
Скачать презентацию Дисциплина Документационное обеспечение управления Лекция 4 1 Общие
През ДОУ Л-4ннн.pptx