Дисциплина Документационное обеспечение управления Лекция 1. 1 ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел. 8 -926 -278 -53 -94, адрес эл. почты mav 68@rambler. ru
Первый учебный вопрос ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ 2
3 Понятие делопроизводства и документационного обеспечения управления: Делопроизводство – это Делопроизводство деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. «делопроизводство» = «документационное обеспечение управления» Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.
Свойства документа 1. Атрибутивность документа, т. е. документа наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. 2. Функциональность документа, т. е. его документа предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. 3. Структурность документа, т. е. тесная документа взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. 4
Признаки документа 5 1) Наличие смыслового семантического содержания; 2) Стабильная вещественная форма; 3) Предназначенность для использования в социальной коммуникации; 4) Завершенность сообщения.
Функции документа: 6 Функция документа — это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Весь спектр социальных функций документа можно условно поделить на три группы: 1) главную; 2) общие; 3) специальные.
Функции документа: главная 7 это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.
Функции документа: общие 8 Информационная функция — это способность функция документа удовлетворять потребности общества в информации, т. е. служить источником информации, знаний. Коммуникативная функция — это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Кумулятивная функция — это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.
Функции документа: специальные 9 Управленческая или регулятивная функция — выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы и т. е. ) Познавательная или когнитивная функция — способность — документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Правовая функция — это способность документа служить — средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Общекультурная функция — способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе.
Функции документа: специальные 10 Мемориальная (памятниковая) функция — способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Гедоническая функция — способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнитные фонограммы).
11 Знание функций документа позволяет: n n n определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания; правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества; осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы); определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, органах НТИ, архивах, книжных магазинах и т. п. ; разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т. д.
В своей практической деятельности службы 12 ДОУ руководствуются требованиями нормативных актов - Основные положения Гос. систем документационного управления (ГС ДОУ). (приказ архива СССР от 25. 05088 № 33). - Сборник планов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов (ОРД). Альбом является приложением к «Основным положением ГС ДОУ» . - Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. Изданы в 1993 году. - Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Приказом Федеральной архивной службы России от 27. 11. 2000 г. № 68. - Основные правила работы ведомственных архивов.
Классификация документов 13 По видам: – организационные – распорядительные; – справочноинформационные; – по личному составу. По форме: – индивидуальные; – типовые; – трафаретные;
Классификация документов 14 По содержанию: – простые; – сложные По происхождению: – официальные; – личные По месту происхождения: – внешние; – внутренние;
Классификация документов По срокам хранения: – постоянно; – свыше 10 лет; – до 10 лет. По гласности: – открытые – ограниченного доступа (дсп, секретно, сов. секретные и конфиденциальные); По срочности: – срочные; – несрочные; 15
Классификация документов 16 По средствам фиксации: – рукописные; – машинописные; – графические; – звуковые; – фотодокументы и др. По стадиям: – оригиналы (подлинники); – копии; – выписки и др.
Унификация документов – установление единого комплекса – видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, создание и оформление трафаретных текстов. Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. 17
Понятие о документообороте 18 Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания, или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот состоит из: q Поступающих (входящих) документов. q Отправляемых (исходящих) документов. q Внутренних документов.
Требования предъявляемые к документам Правильность движения документов (документ к исполнителю поступает кратчайшим путем, возврат – перемещения документа недопустимы) 19 Распределение окументов д между руководителями и специалистами должно строго соответствовать их функциональным обязанностям Единообразие маршрутов движения документов и технологических операций с ними, определенность каждой операции.
Второй учебный вопрос Дисциплина документационное обеспечение 20
Цели освоения дисциплины: 21 Целями учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» являются: вооружение студентов знаниями основ современного делопроизводства и документационного обеспечения деятельности организаций и предприятий, что поможет специалисту четко и грамотно составлять и оформлять различные документы, соблюдать основные правила и стиль деловой и коммерческой корреспонденции.
Требования к студенту после изучения 22 дисциплины: q q ЗНАТЬ оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, используя информационные технологии и средства оргтехники; использовать унифицированные системы документации; осуществлять хранение, поиск документов; использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте. Ø Ø Ø ВЛАДЕТЬ НАВЫКАМИ v составления документов; v унификации текстов и форм док-ов; v оформления документов в соответствии с требованиями гос. стандартов. Ø Ø УМЕТЬ основные понятия документационного обеспечения управления; основные законодательные и нормативные акты в области документационного обеспечения управления; цеди, задачи и принципы документационного обеспечения управления; системы документационного обеспечения управления; требования к составлению и оформлению различных видов документов; общие правила организации работы с документами; современные информационные технологии создания документов и автоматизации документооборота; организацию работы с электронными документами; виды оргтехники и способы ее использования в документационном обеспечении управления
Порядок изучения дисциплины № п/п Модуль 1 Л-1. 1 Л-2. 1 ПЗ-2. 2 Л-3. 1 Основы делопроизводства История развития делопроизводства в России. Основные этапы развития истории делопроизводства в России. Современное государственное регулирование делопроизводства Нормативно-методическая база современного документационного обеспечения управления Контрольная работа № 1 Модуль 2 Общие требования к оформлению документов и бланков документов. Требования к оформлению документов Системы документации. Организационные и распорядительные документы. Составление и оформление организационно-распорядительных документов. Системы документации. Справочно-информационные и кадровые документы Составление и оформление справочно-информационных и кадровых документов. Контрольная работа № 2 Модуль 3 Организация службы делопроизводства Основные виды работы с документами Организация текущего хранения документов Подготовка, составление и утверждение номенклатуры дел, как основного учетного документа. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа Контрольная работа № 3 Лекции Практические занятия Контрольные работы ТОВ, ЭБУ ООО Питан СРБ, ПСО, КОМ, СТД Л-6 ч ПЗ-6 ч Темы занятий ПЗ-3. 2 КР-1 Л-4. 1 ПЗ-4. 2 Л-5. 1 ПЗ-5. 2 Л-5. 3 ПЗ-5. 4 КР-2 Л-6. 1 Л-7. 1 Л-8. 1 ПЗ-8. 2 Л-9. 1 ПЗ-9. 2 КР-3 23 2 ч 2 ч 2 ч 19. 02 5. 03 19. 03 2 ч Л-6 ПЗ-6 2 ч 2 ч 2. 04 16. 04 30. 04 Л-6 ч ПЗ-4 ч 2 ч 2 ч 2 ч 14. 05 28. 05 11. 06 18 ч 10 ч 6 ч
Литература: 24 1. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления : учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. -— 6 -е изд. , стер. — М. : Издательский центр «Академия» , 2008. — 224 с. 2. Гринберг А. С. , Горбачев Н. , Мухаметшина О. А. Документационное обеспечение управления. – М. : Юнити-Дана, 2010 г. 3. Соколов В. С. Документационное обеспечение управления. – М. : Форум, 2010 г. 4. Сологуб О. Практикум по документационному обеспечению управления. –М: Омега-Л, 2010 г.
Скачать презентацию Дисциплина Документационное обеспечение управления Лекция 1 1 ОСНОВЫ
През ДОУ Л-1.1.ppt