Дисциплина

Дисциплина История делопроизводства Лекция 6 Системы специальной документации в учреждениях России XVI-начала XX в. Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел. 8 -926 -278 -53 -64, адрес эл. почты mav 68@rambler. ru

2 Документация бухгалтерского учета Простая система бухгалтерского учёта v в бухгалтерском учете применялась простая система учета хозяйственной деятельности v в учреждении обычно велась одна книга, в которой записывались операции по всем направлениям хозяйственной деятельности v в XVI в. для отдельных видов операций заводятся самостоятельные книги + Не сложна по - Учитываются отдельные стороны хоз. своему Деятельности, а построению общий результат посмотреть было нельзя

3 Документация бухгалтерского учета Двойная система бухгалтерского учёта v возникновение двойной системы бухгалтерского учета относится еще к XI в. и связано с деятельностью итальянских банков v к началу XVIII в. двойная система бухгалтерского учета получила теоретическую разработку и широкое применение во многих западноевропейских странах Луки Пачиолло Особенностью двойной системы бухгалтерского учета и ее преимуществом перед простой является то, что эта система дает возможность иметь представление не только об отдельных сторонах хозяйственной деятельности учреждения или предприятия, но и об общих результатах этой деятельности на тот или иной промежуток времени

4 Документация бухгалтерского учета Двойная система бухгалтерского учёта Журнал — это основная книга, в которой Бухгалтерски регистрируются все виды операций в е книги хронологической последовательности, по времени их свершения с указанием дат и суммы оборота. Журнал Главная книга – это книга, в которой записываются все виды операций в систематической последовательности, по дебету и кредиту корреспонди- Главна рующих счетов я

5 Документация бухгалтерского учета Двойная система бухгалтерского учёта Баланс на 1 января _______ года Актив Пассив Статья Руб. Коп. Оборудование 3000 — Первоначальный капитал 5000 — Материалы 2000 — Прибыль 3000 — Товары 8000 — Кредиторы 1000 — Дебиторы 2000 — Наличный капитал 6000 — Итого 15000 — Итого 15000 —

6 Документация бухгалтерского учета Общий счетный устав Ø в 1848 г. был издан «Общий счетный устав» , который излагал общие правила учета в государственных учреждениях и счетные уставы по отдельным министерствам Ø устав определил задачи учета и систему учетных и счетных книг и требования, предъявляемые к ним Счётные книги Бухгалтерские книги • для учета денежных • должны были давать средств и «материальных точные сведения о капиталов» состоянии всех капиталов • «настольные реестры» — учреждения в целом и его приходо-расходные частей по отдельным журналы счетам • «дневные кладовые записки» — журналы для учета прихода и расхода

7 Документация бухгалтерского учета Двойная система бухгалтерского учёта начало XX вв. Большое внимание в теорети- ческих работах уделяется технике учета — механизации массовых объектов хозяйственных опера- ций В начале XX в. за рубежом в бухгалтерский учет внедряются свободные листы и карточки как наиболее совершенные способы учета, применяется метод копиро- вания — воспроизводство одно- типных счетных документов и счетных записей. Появился новый вид учета — копиручет (1905 г. )

8 Документация статистического учета Статистический учет XVI—XVII вв. Статистический учет — это количественный учет массовых явлений В отличие от бухгалтерского учета статистический учет связан с фиксацией однородных, типичных явлений общественной жизни Писцовые книги • содержат чаще всего описания городов Дозорные книги • представляли записи результатов проверки жалоб населения дозорщиками, когда та или иная местность подвергалась разорению Переписные книги • содержали общие подворные переписи населения, которые были предприняты в 1646 г и в 1678 г. Приправочные книги • представляли списки с писцовых, дозорных и других книг и документов XVI в, которые давались писцам XVII в для справок

9 Документация статистического учета Статистический учет XVIII в. Метрические книги • для учета бракосочетания, рождения и смертности населения, вели в церквях Ревизские сказки • для учета населения в целях более полного налогового обложения Статистический учет начало XIX в. Основными статистическими источ - никами для изучения хозяйственной жизни в России были отчеты губер - наторов о состоянии губерний, обзо - ры министерств, отчеты департа - ментов

10 Документация статистического учета Статистический учет конец XIX – XX вв. Основными видами документов статистического обследования при хозяйственных переписях были подворные карточки, посе- ленные бланки, описания част- новладельческих хозяйств. Земская статистика создала но- вую табличную форму обработки материала. Применялись простые таблицы, которые давали только статистическое описание зарегис- трированных единиц (двор, хо- зяйство),

11 Дипломатическая документация XVII– XVII вв. Договорные грамоты • международные договоры Взмётные, размётные, складные грамоты • акты объявления войны Опасные и проезжие • Давало право на проезд по грамоты территории государства Наказы • инструкции послам Статейные списки • доклад о деятельности за границей посола правительству

12 Дипломатическая документация XVIII вв. инструменты трактаты и договоры конвенции различные соглашения по общим соглашения по приложения к вопросам отдельным вопросам договорам реляции ноты мемуары донесения заявления или носили более деловой непосредственно запросы, характер и императору по направляемые составлялись по наиболее важным иностранному отдельным вопросам политическим правительству вопросам письма депеши адресовались на имя срочные донесения с канцлера или вице- места службы и канцлера по посылались с различным текущим курьерами или по вопросам почте

13 Дипломатическая документация XIX в. агреман • согласие испрашиваемое у государства для назначения лица на пост дипломатического работника верительная грамота • письмо императора выдаваемое послу для предоставления государственных интересов в другом государстве личные ноты • писались от имени представительства и адресовались министерству Система документов МИД сборники ( «наряды» ) однородных документов, «досье» , составленные из коллекции, объединявшие объединенных разнородных документов по всю входящую переписку хронологическим или одному вопросу; министерства за один день. корреспондентским признаками;

14 Военная документация XVI – XVII вв. • именные списки бояр, окольничих, думных дворян, боярские книги стряпчих, «начальных людей» в полках • ведомости распределения служилых людей по разряды категориям полковые и сотенные списки, • войсковые списки дворян и детей боярских «десятни» «строельные» • содержащие сведения о экономическом характере книги городов

15 Военная документация XVIII в. реляции указания лично приказы, ордера, патенты начин, военачальникам предписания паспорта и аттестаты распоряжения подчиненным личные лицам документы военнослужащих Генеральны й регламент 1720 г. табели, списки, ведомости воинские уставы учет численности рапорта, личного состава донесения, письма воинских частей текущая служебная переписка

16 Военная документация XIX в. «Учреждении для управления большой действующей армии» 1812 г. «Положение о сокращении переписки в войсках» 1834 г. Состав полковой канцелярии а) «журналы входящих и исходящих бумаг» ; б) «алфавит дел и бумаг» ; в) «высочайшие» приказы, приказы начальствующих лиц и постановления; г) книга приказов по полку; д) алфавитные списки офицеров и рядовых; е) формулярные и кондуитные списки чинов; ж) списки умерших женатых рядовых; з) книги комиссариатские, провиантские; и) особый журнал «переменам вообще до полка относящимся» .

17 Военная документация конец XIX – XX вв. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. Употребление вида документа зависело от инстанции, в которую он посылался: в высшую — рапорт, в равную — отношение, в низшую — предписание. Распоряжения начальствующих лиц объявлялись приказами, приказаниями, предписаниями, наставлениями (инструкциями). В приказах объявлялись общие распоряжения по войсковой части и по личному составу, наряды по части, приговоры судов и т п. Приказаниями оформлялись распоряжения частного характера. Предписаниями передавались распоряжения, касавшиеся отдельных военнослужащих. В наставлениях излагались указания, служившие развитием общих законоположений или распоряжений.

18 Судебная документация XVIII в. Генеральным регламентом 1720 г. «Учреждениями для управления губерний» 1775 г. q инициативный документ – челобитная, объявление, постановление. q допросы обвиняемых или истцов, « сказки » (запись устных допросы показаний свидетелей), клятвенные обещания , экстракты (краткое изложение существа дела) – материалы следствия

19 Судебная документация XIX в. «Общий указ гражданским губернаторам» 1837 г. Судебные дела Уголовные Гражданские • извещения или донесения о каких-либо признаках преступления, • жалобы потерпевшего, • донос с явным обвинением определенного лица в преступлении, • доношения лиц прокурорского надзора.

20 Судебная документация конец XIX – начало XX вв. «Правил Министерства юстиции о судоустройстве гражданском и уголовном в судебных местах прежнего устройства» 1865 г. упразднялось так называемое «коллежское письмоводство» . Оно было заменено «одноличным делоп- роизводством» , при котором в каж- дом документе давалось не полное повторение, а лишь краткое изло- жение предшествовавшей переписки.

21 Коммерческая документация — это договоры, контракты, соглашения, заключенные между лицами и учреждениями. Циркуляр • письмо, которым возникающее учреждение извещало о своем открытии Вексель • долговое обязательство об уплате определенному лицу определенной суммы денег в определенный срок Адвизы • уведомительные письма Аккредитивы • рекомендательные и кредитивно-рекомендательные письма Доверенности и полномочия • документы, на основании которых одно лицо дает другому право совершать что -либо за него или от его имени

22 Коммерческая документация «Коммерческие письма должны составляться с соблюдением безусловной вежливости и полнейшего приличия даже в тех случаях, когда вследствие недоразумений или каких-либо иных причин, стороны имеют полное основание быть недовольными одна другою» С. М. Барац